Строительная компания

Крупная международная компания в сфере производства строительных материалов. Имеет разветвленную структуру дочерних предприятий и располагает большой территорией с несколькими помещениями выделенными под архив.

Задачи

Компания столкнулась сразу с несколькими проблемами. Так как в организации не было работника, ответственного за выдачу и контроль документов, архив был доступен для всех сотрудников. Из-за отсутствия системы единого окна работы с документами часть дел была утеряна. При этом найти виновника пропажи было практически невозможно.

Решение

Для того чтобы привести архив в порядок, на начальном этапе реализации проекта компания «Делис Архив» создала номенклатуру дел для каждого структурного подразделения. Все дела архива были занесены в опись. Документы длительного и постоянного сроков хранения были переплетены. В соответствии с требованиями заказчика оформлены корешки дел с указанием индекса номенклатурного дела, номера по описи и название. На основе технологии штрихкодирования дела были промаркированы и внесены в систему электронного учета «Архив», разработанную компанией «Делис Архив». В системе «Архив» ведется учет всех документов компании, включая как архивные, так и текущие документы разных подразделений. После того как текущие документы выйдут из делопроизводства и отправятся на хранение в архив, в информационно-поисковой системе они будут отмечены как архивные документы.

Результат

Архивная обработка документов , а также внедрение информационно-поисковой системы «Архив» позволило учитывать хранение и перемещение документов, дел, папок и коробов, а также осуществлять быстрый поиск и подбор документов (в архиве, подразделении и др.) с точностью до стеллажа и коробки. Сотрудники всегда осведомлены о реальном местонахождении объекта учета и, в том случае если документ был выдан, то в системе отображается статус о том, что он находится на руках. В результате проведенных работ в компании удалось наладить систему «одного окна», работа с документами значительно упростилась, время на поиск документов сократилось в несколько раз, при этом риски утери документов были сведены к минимуму.

Возврат к списку


Задать вопрос
 
  • ФИО*
  • Телефон
  • E-mail*
  • Компания
  • Город
  • Должность
  • Вопрос*
Не заполнены поля
Выберите город
 
г. Москва
  • г. Москва
  • г. Санкт-Петербург
Tелефон:
(495) 514-01-64
Tелефон:
(812) 642-42-45