Ведущая энергетическая организация

В связи с особым масштабом деятельности компания имеет несколько архивов, в которых хранятся документы головного офиса и региональных филиалов. По причине того, что архивные описи были составлены лишь на часть дел (из реестра были исключены документы, поступающие из региональных подразделений), поиск нужной документации занимал много времени. Сначала требовалось определить, в каком из архивов компании находится дело, и затем найти его среди прочих архивных материалов.

Задачи

Для решения проблемы поиска оригиналов документов необходимо внедрить автоматизированную систему учета и поиска. Кроме того, для снижения нагрузки на корпоративные архивы часть документов необходимо передать на внеофисное хранение.

Решение

Реализация проекта началась со сверки документов по имеющемуся в компании реестру дел. Все документы, включая те, что отсутствовали в первоначальном реестре, были промаркированы штрихкодом. Для организации быстрого поиска бумажных документов потребовалось проведение топографии всего архивохранилища заказчика: стеллажи и короба были пронумерованы, на основе чего была создана топографическая картотека для быстрого поиска документов. Сотрудники компании были подключены к информационно-поисковой системе «Архив» с помощью рабочего веб-кабинета, в который были занесены обновленные данные: описание документа, штрихкод и его точное расположение в архиве. Часть архива были переданы на внеофисное хранение в компанию «Делис Архив

Результат

Внедрение системы электронного учета «Архив» обеспечило сотрудникам компании более эффективную работу с оригиналами документов. После передачи наименее актуальных дел на внеофисное хранение в архивохранилище «Делис Архив» появились свободные площади, что позволило лучше ориентироваться в архивах и размещать на архивных полках более важные документы. Составление полной карты архивов с использованием электронных технологий заметно ускорило процесс поиска документов и, как следствие, быстроту реагирования между подразделениями компании и общую производительность труда. Внедрение системы позволило оперативно реагировать на запросы контролирующих органов и вышестоящих организаций. Помимо этого, проведенные работы существенно снизили возможность потери оригиналов документов.

Возврат к списку


Задать вопрос
 
  • ФИО*
  • Телефон
  • E-mail*
  • Компания
  • Город
  • Должность
  • Вопрос*
Не заполнены поля
Выберите город
 
г. Москва
  • г. Москва
  • г. Санкт-Петербург
Tелефон:
(495) 514-01-64
Tелефон:
(812) 642-42-45