Компания по производству слабоалкогольных и безалкогольных напитков

Крупная компания по производству слабоалкогольных и безалкогольных напитков. Работает с компаниями-дистрибьюторами (от мелкого до крупного опта), а также с розничными магазинами. В связи с интенсивной торговой деятельностью, в компании непрерывно образуется большой массив документов, обслуживание которого сопряжено с рядом проблем.

Задачи

Крупный документооборот и его скорый прирост привели к тому, что архивные площади начали стремительно сокращаться. Одновременно с этим загромождение архива понизило эффективность его работы. Сотрудники компании испытывали затруднения при подборе документов. В компании постоянно проходят проверки по соответствию международным стандартам, а также налоговые проверки. Чаще всего запрашиваемые документы необходимо предъявлять в отсканированном виде. Сложившаяся ситуация повышала риск того, что в случае проведения проверки необходимый документ будет предоставлен позже установленных сроков или будет вовсе утерян. Перед специалистами «Делис Архив» стояла задача по оптимизации работы с документами таким образом, чтобы на подготовку документов к различным проверкам уходило минимум времени и сил.

Решение

Для оптимизации работы с документами компания «Делис Архив» предложила следующие мероприятия. В существующую в компании систему учет внесены правки, в результате чего все документы из системы выходят с уникальным штрихкодом. При этом автоматически формируется электронный реестр документов с внесением в него атрибутивной части и данных штрихкода каждого сформированного документа. После этого документы отправляются контрагентам. Подписанные документы, вернувшиеся от контрагентов, сверяются по электронному реестру и проходят техническую экспертизу (делаются пометки о том, пришел или не пришел документ, является он оригиналом или нет). Далее все документы сканируются и распознаются в части штрихкода. Атрибутивная часть при этом исключается из процесса распознавания. Благодаря привязыванию штрихкода отсканированного документа к штрихкоду электронного реестра происходит полная идентификация документа и автоматическое прикрепление скан-копии документа к реестру. Отсканированные документы упаковываются в короба и передаются на хранение в профессиональный архив компании «Делис Архив». Все документы, переданные в архив, вносятся в электронную базу учета, что позволяет за считанные минуты найти необходимый оригинал документа.

Результат

В результате внедрения автоматизированной системы учета документов работу архива компании-заказчика удалось вывести на более высокий уровень. Вместе с сокращением площадей, отведенных под хранение массива документов, удалось добиться снижения затрат на создание электронного архива. В частности, благодаря тому, что дорогостоящее индексирование документов, предполагающее ручной ввод данных, было заменено менее затратным и в то же время более точным автоматическим анализом штрихкода. Новый систематизированный архив документов обеспечил базу для быстрого поиска документов и оперативного исполнения запросов со стороны контрагентов и контролирующих органов.

Возврат к списку


Задать вопрос
 
  • ФИО*
  • Телефон
  • E-mail*
  • Компания
  • Город
  • Должность
  • Вопрос*
Не заполнены поля
Выберите город
 
г. Москва
  • г. Москва
  • г. Санкт-Петербург
Tелефон:
(495) 514-01-64
Tелефон:
(812) 642-42-45