Оптимизация документооборота

Совершенствование и автоматизация процессов движения документов

Главная
»Архивные услуги
»Архивная обработка
»Оптимизация документооборота

Зачем нужна услуга по оптимизации документооборота на предприятии?

Оптимизация документооборота – это услуга «Делис Архив», которая позволит любой организации сократить текущие затраты, повысить эффективность процессов, а также:

Обеспечить сохранность особо ценных документов

Вести учет документов в соответствии с требованиями архивного законодательства РФ

Систематизировать архив и осуществлять быстрый поиск нужной информации

Автоматизировать свои процессы

Уменьшить объем хранимой документации

Перевести бумажные документы в цифровой формат

1 / 4

2 / 4

3 / 4

4 / 4

Рассчитайте свою экономию

Экономить с нами легко

Средняя толщина папки, см.

Количество папок, шт.

Время работы персонала с документами в месяц, час.

Ставка аренды 1м2 в год, руб.

Средняя стоимость рабочего часа, руб.

Другие расходы, руб.

Площадь хранилища, м2

Итого затрат за год, руб.

Сколько бы вы потратили если бы хранили бы у нас, руб.

Ваша Экономия в год может составить, руб.

Или в месяц, руб.

Оптимизация документооборота на предприятии силами «Делис Архив» - полный комплекс услуг:

Разработка и внедрение необходимых программных продуктов

Выявление и локализация неэффективных процессов

Консалтинг с подготовкой заключения

Обучение персонала

Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации

На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия

Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение

Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами

Автоматизация документооборота – что это?

Автоматизация документооборота – это переход от традиционных носителей информации к цифровым путем создания единой базы делопроизводства с четким разграничением прав доступа.

С какой целью проводятся мероприятия по оптимизации документооборота в организации:

Снижение издержек на обслуживание документов.
Обеспечение слаженного и эффективного взаимодействия структурных подразделений.
Повышение уровня ответственности персонала, сокращение количества задействованных сотрудников.
Упрощение процессов согласования и передачи договорной и бухгалтерской документации.
Сокращение времени поиска необходимой документации на бумажном носителе до пяти минут, а на цифровом – до минуты.
Контроль эффективности использования рабочего времени сотрудниками на работу с бумагами.

Особенности оптимизации процесса документооборота

Стоимость услуг архивной компании по оптимизации документооборота зависит от поставленных задач.
Клиент может оценить потенциальный результат оптимизации документооборота в организации и предложенную технологию до ее реализации на практике. Мы безвозмездно разработаем прототип электронной системы исходя из индивидуальных запросов заказчика.
По завершению проекта компания оказывает техническую поддержку внедренного решения. Формат, объем и перечень услуг сопровождения согласуется с каждым клиентом индивидуально.
Цена электронной системы и услуг по автоматизации делопроизводства не обусловлена периодом действия лицензии, числом абонентов, объемом документации и формами шаблонов.
Системы мониторинга помогают осуществлять контроль качества процессов и установленных параметров.

Оптимизация документооборота – комплексная услуга

Аудит текущих бизнес-процессов заказчика. Оценка эффективности работы с документами, расчет объективной стоимости обслуживания одного документа.
Проектирование модели организации процесса. Разработка измененного прототипа организации процесса документооборота и проведение хронометража процессов.
Анализ и разработка требований к программным модулям.
Подготовка финансового анализа и расчет предполагаемой экономии.
Подготовка прототипа ПО и предоставление на рассмотрение заказчику.
Реализация автоматизированной системы «под ключ» и адаптация.
Обучение сотрудников заказчика и техническое сопровождение.
Осуществление контроля ключевых показателей.
Аналитика и текущая оптимизация процесса.

Оптимизация документооборота в организации должна носить системный, а не разовый характер.