Архивная обработка документов
Архивная обработка документов (архивация) — комплекс мер для упорядочения и систематизации документов, сформированных в процессе деятельности компании. Обязательность процедуры для организаций закреплена на законодательном уровне. Но она ещё и полезна с практической точки зрения, поскольку помогает навести порядок в делах организации.
Архивация— трудоёмкий процесс, требующий знаний законодательства, действующих правил и особенностей процесса. Поэтому доверить её лучше профессионалам, имеющим профильное образование и большой опыт в архивном деле.
Оглавление
- Почему необходима архивная обработка и что входит в услугу
- Этапы архивации документов
- Преимущества архивной обработки в «Делис Архив»
Почему необходима архивная обработка и что входит в услугу
Процесс архивной обработки документов регламентирован ФЗ № 125 от 22.10.2004 года и соответствующими Правилами. Типовым Перечнем и другими правовыми актами утверждены допустимые сроки хранения документов. Например, бухгалтерская и налоговая отчётности хранятся не менее 5 лет. Для данных по личному составу этот период может достигать и 75 лет.
Помимо соблюдения законодательных норм, архивация решает и многие другие задачи: обеспечивает порядок в офисе, упрощает учёт, документооборот, облегчает поиск информации.
Услуги по архивной обработке могут включать следующие виды работ:
-
Архивация. Выполняется для систематизации дел и приведения их в соответствие с законодательными нормами. Исполнители-архивисты классифицируют документы по категориям (бухгалтерские, кадровые, управленческие), определяют сроки хранения. Архивация защищает заказчика от утраты информации и штрафов и позволяет подготовить материалы к передаче в Госархив.
-
Депозитарное архивное хранение. Клиенты получают возможность освободить офисные помещения от многочисленных бумаг, передав данную функцию профессиональной организации.
-
Оцифровка. Оказание услуги предполагает перевод документов из бумажной формы в электронный вид. Многим организациям удобнее пользоваться электронными версиями документов, поскольку это упрощает поиск и классификацию сведений.
-
Систематизация. Включает меры по обработке и организации хранения документации на всех видах носителей с привязкой к месту хранения .
-
Архивный переплёт. Услуга улучшает сохранность документации, способствует экономии места.
-
Экспресс-аудит корпоративного архива. Проводится анализ состояния архива, его соответствия требованиям законодательства с подготовкой перечня рекомендаций.
-
Отбор и уничтожение документации. Утилизация проводится после окончания срока хранения бумаг, установленного законом, на основании подготовленного архивистами акта. Списанные бумаги уничтожаются в шредере, информация заносится в соответствующий акт.
-
Подготовка и передача документов на государственное хранение. Заказчику предоставляется акт приёма-передачи дел.
Этапы архивации документов
Процесс архивации включает следующие этапы:
-
Экспертиза ценности. Этап подготовки предполагает анализ содержания документов, их особенностей, определение срока хранения. Документы классифицируют на категории: учредительные (устав, приказы), финансово-хозяйственные (первичка, коммерческие договоры, чеки, регистры, отчёты), кадровые (приказы, личные дела, контракты с работниками, сведения о зарплате). На этом этапе выявляют недостающую документацию, подлежащую восстановлению.
-
Систематизирование и оформление дел. Исполнители формируют из отсортированных документов дела, выполняют переплёт, нумеруют листы, составляют опись, ставят архивный штамп, подшивают лист заверительной надписи. На документы постоянного и долгосрочного хранения составляются отдельные описи.
-
Сканирование, оцифровка дел, анкет, чертежей, документов большого формата. Структурирование цифровых носителей информации.
-
Составление акта и уничтожение бумаг с истекшим сроком хранения.
-
Передача документов в частные и государственные архивы.
-
Депозитарное хранение в электронном и бумажном форматах или организация архива на территории компании.
Преимущества архивной обработки в «Делис Архив»
Компания «Делис Архив» более 20 лет оказывает полный спектр архивных услуг для отечественных и зарубежных компаний.
Преимущества сотрудничества с нами:
-
Оказание услуг сотрудниками с профильным образованием в сфере делопроизводства, историко-архивного дела и большим опытом работы, включая проекты федерального масштаба. Наши специалисты являются экспертами в профильных рабочих группах, оказывают консультационные услуги.
-
Наличие собственных хранилищ, полностью оборудованных для обработки и размещения деловой документации, в том числе особо ценной.
-
Обслуживание с учётом особенностей организации-заказчика, строгая конфиденциальность процессов.
-
Бессрочная гарантия на оказываемые услуги.
-
Приемлемые цены. Стоимость архивирования документов у специализированных организаций зачастую меньше расходов на привлечение к процессу собственных сотрудников.
Сколько стоят наши услуги, зависит от конкретного проекта и определяется индивидуально. Формирование стоимости осуществляется после оценки архива клиента и обсуждения поставленной задачи.
Если ваша организация нуждается в архивной обработке документов, оставьте заявку или закажите звонок на нашем сайте — мы обсудим детали сотрудничества и предложим лучшее для вас решение.
Все благодарности
Смотреть отзывы
