8 800 707 87 00Работаем в обычном режиме
  1. Главная
  2. »Архивная обработка
  3. »Архивация кадровых документов

Архивация кадровых документов

Уставом или положением любой организации установлена обязанность ее высшего руководства и учредителей обеспечить сохранность кадровых документов на протяжении всего срока их хранения или до момента передачи на государственное хранение. Также предусмотрена ответственность за несвоевременное предоставление информации персонального характера по запросам работников или государственных органов. Обеспечить сохранность материалов личного характера и персональные данные вам помогут архивисты.

Обратитесь в «Делис Архив», и мы поможем вам:

проверить комплектность кадровых документов и своевременно восстановить недостающие;
упорядочить бумажные материалы в соответствии с требованиями Росархива;
при необходимости передать дела на хранение в госархив;
создать современный корпоративный архив кадровых документов;
сократить затраты на хранение и исполнение социальных запросов граждан;
обеспечить конфиденциальность и безопасность персональных данных.

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение

Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами

Какие документы подлежат архивированию?

Архивированию подлежат самые ценные для работников документы с долговременными сроками хранения 50 или 75 лет. Состав таких материалов и требования к их упорядочению определены соответствующими нормативными актами. Основные виды кадровых приказов, соглашения и договоры, учетные карточки и личные дела, в отдельных случаях табели учета рабочего времени в обязательном порядке подлежат архивной обработке и постановке на учет. Отдельные типы бумажных материалов обрабатываются по истечении календарного года, а другая их часть – после увольнения работника.

Этапы архивирования кадровых документов

Подбор документов и проведение экспертизы ценности

На данном этапе необходимо тщательно отобрать все бумажные материалы, а также их копии, которые могут пригодиться в целях максимального формирования комплектов дел. Когда все папки с бумажными материалами уже находятся в зоне обработки, необходимо провести оценку каждого отдельного листа, определить историческую и практическую ценность, а лишние бумаги подготовить к отбору на уничтожение. Также в случае выявления факта отсутствия оригинала документа необходимо провести действия по его восстановлению, в том числе из состава копийных материалов.

Формирование документов в тома

Все материалы, отобранные после экспертизы, должны быть сформированы в итоговые дела. Бумажные носители, содержащие ФИО работников, складываются по первым трем буквам алфавита фамилий. Иные документы – по хронологии и регистрационным номерам. Стоит отметить, что максимальный листаж итогового тома не может превышать 250 листов или 4 см в ширине корешка. Количество листов определяется на момент полистной нумерации, которая осуществляется простым карандашом в правом верхнем углу страницы.

Составление описи

В целях осуществления дальнейшего учета подготавливается опись, в которую должно быть занесено каждое обработанное дело. Опись составляется по определенной государственной архивной службой форме и должна содержать четко сформулированные заголовки с указанием основных параметров каждого тома (порядковый номер, количество листов, хронология, примечания).

Переплет и оформление

Заключительным этапом архивирования кадровых документов являются их переплет, оформление обложки дела и листа заверителя. Переплет должен быть выполнен правильно, информация по содержимому должна быть полностью доступна. В основном применяют жесткий архивный переплет на четыре сшива. Обложка итогового дела подлежит оформлению, на нее выносят всю информацию, имеющую отношение к итоговому тому из описи.

Полезные материалы

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора
8 800 707 87 00Работаем по всей России