Услуги по архивной обработке документов
На крупных и средних предприятиях, где имеет место значительный документооборот, архивирование документов — один из ключевых этапов систематизации важной документации, подготовки её к дальнейшему хранению, а также законному уничтожению по истечении сроков хранения.
Создание архива — трудоёмкая задача, требующая знаний законодательства и достаточного практического опыта. Поэтому лучший вариант — передача процесса профессионалам, глубоко разбирающимся в архивном деле.
Оглавление
- Почему необходимо архивирование документов
- Процесс архивирования. Этапы
- Особенности архивирования документации в небольших компаниях
- Аутсорсинг услуги архивации документов.
Почему необходимо архивирование документов
Процесс упорядочения, способы и сроки хранения каждого отдельного носителя информации жёстко регламентированы законом Российской Федерации № 125 от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в РФ». Согласно установленным требованиям, хранить бухгалтерскую документацию, хозяйственные договоры и иные материалы по деятельности юрлица необходимо не менее 5 лет, а данные по оформлению и учёту персонала — и вовсе до 75 лет.
Но необходимость в передаче документов в архив возникает не только как обязанность на законодательном уровне, но и с практической стороны. Архивация решает следующие задачи:
- Систематизирует данные, облегчает учёт документов и поиск информации.
- Обеспечивает сохранность ценных документов.
- Способствует порядку в офисных помещениях, освобождая их от лишних бумаг.
- Упрощает передачу дел между должностными лицами.
Процесс архивирования. Этапы
Вне зависимости от формы собственности, вида деятельности и размера организации архивирование документов осуществляется по одному и тому же принципу и состоит из следующих этапов:
- подготовительная часть – выявление реального объема документации, подлежащей дальнейшему хранению. В основном это тщательный видовой анализ документов, определение их сроков хранения и принципов дальнейшей классификации, сортировки и систематизации. На этом этапе осуществляется розыск недостающих к обработке бумаг, в том числе за счет имеющихся в наличии копий;
- формирование бумажных материалов в итоговые тома – все отобранные на подготовительном этапе документы формируются в дела по видовому составу, номерам или датам из расчета не более 250 страниц в каждом итоговом деле. Каждый лист в обязательном порядке нумеруется. Подготавливаются внутренние описи на документы внутри дела, а также сводные описи на сформированные тома;
- переплетные работы – все подготовленные и укомплектованные тома в обязательном порядке переплетаются в картонную обложку, которая должна защитить важные носители информации от порчи или утраты;
- оформление после переплета – на обложку каждого дела проставляется архивный штамп и заносится информация из описи (номер, дата и т.д.), в конце тома подшивается оформленный лист заверительной надписи;
- отбор и уничтожение – бумаги и дела, сроки хранения которых истекли, а также черновики и копии заносятся в особую форму акта и измельчаются на шредере.
Все указанные выше работы на крупных предприятиях чаще всего ложатся на плечи сотрудников подразделений или внутренние службы ДОУ, тогда как работники архива лишь принимают готовые дела согласно передаточной документации, проверяют соответствие подготовленной описи и сверку материалов в деле. Они же выполняют действия по сканированию и копированию архивных материалов по запросу в рамках последующего хранения. Заметим, что архивирование рекомендуется проводить ежегодно по завершении отчетного периода (сдача бухгалтерской отчетности). Таким образом вы обеспечите сохранность и комплектность важных документов, а также сократите их объем. Если, тем не менее, у вашей компании существуют задачи по систематизации документов, рекомендуем воспользоваться услугой архивации документов от компании «Делис Архив».
Особенности архивирования документации в небольших компаниях
Схема работы в малых компаниях принципиально не отличается от описанной выше последовательности. Особенность заключаются в периодичности и целях проведения такой обработки (по мере накопления документов, при ликвидации организации, перед проверками государственных органов). Основную часть работ в целях экономии перекладывают на штатных секретарей, бухгалтеров или кадровых специалистов. Практика показывает, что назначение для упорядочения бумаг сотрудники, не имеющих профильного архивного образования и опыта в архивации документов, не является взвешенным решением. Результатом их действий могут являться: неумышленная утрата важных документов, отказ в приемке итоговых дел в госархив, дополнительные затраты на устранение выявленных ошибок и недочетов и т.д. Для экономии времени и денег рекомендуем привлекать к работам специалистов с реальным опытом.
Аутсорсинг при архивировании
Так как процесс архивации документов достаточно трудоемкий и состоит из нескольких этапов, а собственные сотрудники могут даже толком не ознакомиться с положениями закона об архивном деле и действующими правилами, привлечение внешних архивных компаний является рациональным решением.
Такие организации оперативно и в полном объеме выполнят все необходимые работы и предоставят гарантированный по качеству и срокам результат. Вы можете быть уверены в том, что подготовленные дела и описи без проблем будут приняты любым государственным архивом. Вы сэкономите свое время и деньги, ведь цена на архивирование документов у профильной организации будет соизмерима, а зачастую меньше расходов на оплату труда собственных сотрудников.
ООО «Делис Архив» более 20 лет организует прозрачную и удобную работу с документами в компаниях любых размеров и видов деятельности. В течение этого времени были реализованы тысячи проектов для отечественных и зарубежных организаций.
Мы идем в ногу со временем, и помимо традиционных услуг по архивной обработке реализуем технологичные решения по оцифровке документации, созданию электронных архивов. Если вы хотите воспользоваться услугами надёжной компании-архивиста, оставьте заявку или закажите звонок на нашем сайте — менеджеры предложат лучшее решение с учётом ваших потребностей и пожеланий.
Все благодарности
Смотреть отзывы
