Научно-техническая обработка документов и дел в Москве

Научно-техническая обработка документов и дел

Наведем порядок в любых документах

Научно-техническая обработка документов и дел – зачем нужна?

Научно-техническая обработка – это решение, обеспечивающее сохранность документов с постоянными и долговременными сроками хранения любой организации, которое позволит вам:

Отобрать и сохранить все самое ценное

Вести учет документов в соответствии с требованиями архивного законодательства РФ

Систематизировать архив и осуществлять быстрый поиск нужной информации

Своевременно уничтожать документы с истекшими сроками хранения

Уменьшить объем хранимой документации

Подготовить документы к передаче в госархив

Научно-техническая обработка в «Делис Архив» - полный комплекс услуг с бессрочной гарантией:

Подготовка документов к хранению в соответствии с требованиями архивного законодательства (составление описи нумерация листов, оформление и переплет)

Систематизация и описание документов

Формирование дел из россыпи

Проведение экспертизы ценности, определение сроков хранения документов

Отбор документов на уничтожение с составлением акта и измельчения на шредере

Передача документов на хранение в государственный архив

Научно-техническая обработка документов

Любая организация на протяжении своей деятельности должна обеспечивать сохранность документов и содержащейся в них конфиденциальной информации. От этого зависят размер будущих затрат на хранение и использование бумажных носителей, скорость принятия управленческих решений и эффективность работы персонала. Также стоит отметить, что утрата финансовых, бухгалтерских, корпоративных и кадровых материалов влечет за собой установленную нормативными актами РФ ответственность. Навести порядок в делах и организовать системный подход в работе с бумажным архивом поможет услуга научно-технической обработки документов.

Оглавление

Для чего необходимо проведение научно-технической обработки документов.
Основные этапы ее проведения.
Преимущество проведения научно – технической обработки в «Делис Архив».

Для чего необходимо проведение научно-технической обработки документов

В основном научно-техническая обработка документов (НТО) осуществляется при решении комплексной задачи наведения порядка в бумажном архиве, а также при подготовке материалов к передаче на государственное хранение. Собственники документов, оценивая свои риски, проводят отбор и упорядочение кадровых и корпоративных данных с долговременными сроками хранения, а также освобождают свои помещения от тех папок, срок хранения которых истек. Данный вид обработки в обязательном порядке осуществляется при ликвидации юридического лица. Это обусловлено тем, что ликвидировать организацию можно исключительно после получения акта о приемке всех важных томов на государственное хранение.

Основные этапы ее проведения

Все процессы начинаются с изучения объема накопленных дел, определения их видового состава, значимости, срока хранения. При определении сроков хранения используются все действующие нормативные и ведомственные акты. Далее проводится проверка комплектности отобранных ценных бумаг, а в случае выявления факта утраты их отдельных частей реализуются подходы по их восстановлению.

Когда предварительные этапы завершены, начинается процесс итогового формирования дел из разрозненных листов. Порядок и принцип формирования определены архивными нормами РФ. Стоит отметить, что итоговый том не может превышать в объеме 250 листов, что подтверждается нумерацией каждого листа или вложения. На этом же этапе подготавливается опись, наименование которой зависит от типа упорядочиваемых материалов. Завершающим этапом являются переплет и оформление листа-заверителя и обложки дела. Переплет должен быть выполнен таким образом, чтобы сохранить бумажные носители до окончания их сроков использования.

Только по результатам описанных выше действий возможно провести отбор всех материалов, подлежащих уничтожению. Такие дела в полном составе заносятся в акт и далее должны быть уничтожены методом измельчения. Чаще всего для таких случаев используют шредерное оборудование, а сам факт измельчения подтверждается актом переработки.

Выше описан основной подход к оказанию услуги, однако в зависимости от потребностей конкретного юридического лица порядок или их состав могут изменяться или дополняться.

Преимущество проведения научно – технической обработки в «Делис Архив»:

доверяйте профессионалам, нами реализованы тысячи аналогичных проектов;
все работы могут выполняться как на вашей территории, так и в архивном отделе «Делис Архив»;
нам известны все требования государственных архивов;
все работы выполняем собственными силами, имеем необходимое оборудование;
работаем с источниками комплектования любого госархива;
предоставляем бессрочную гарантию на результаты работ.