8 800 707 87 00Работаем в обычном режиме
  1. Главная
  2. »Хранение документов
  3. »Оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов

Документооборот в большинстве организаций является одной из важных составляющих законности и успешности деятельности. Причем у многих компаний он достигает гигантских размеров, а также способствует накоплению документации в подразделениях и последующей бюрократической путанице. Для некоторых это становится настоящей проблемой.
А вот в систематизировании и учете накопленных в процессе работы бумаг поможет оперативное хранение документации.
Если говорить упрощенно, то оперативное хранение документов – это рабочая процедура, подразумевающая систематизацию, сохранение (с мониторингом сроков в соответствии с требованиями действующего законодательства) и учет документации с момента ее создания до даты завершения действия и окончательной передачи в архив.

Особенности процесса

Стоит отметить, что организация оперативного хранения документов – процесс трудоемкий и требует (на рекомендационной основе) выполнения ряда правил и условий. И хотя жестких ограничений для коммерческих организаций по сохранению документации нет, все-таки не стоит пренебрегать наработанным опытом правильного архивного дела. В частности, по формированию дел и созданию номенклатуры.

Формирование дел

Это один из важных шагов к систематизации документации. Все материалы, которые не находятся в работе у исполнителей, должны быть сгруппированы в соответствии с их информационной принадлежностью. Это и называется формированием дел, где дело – есть бумажная единица хранения, а файл – цифровая.
Формирование дел состоит из трех этапов:

  • Сортировка исполненных материалов согласно номенклатурной специфике. В частности, распорядительные документы могут группироваться в дела с приказами, протоколами, поручениями и т. п. Возможен вариант временной группировки – например, квартальные планы или отчетность. Однако по истечении срока действия такие дела перегруппируются.
  • Расположение документации в дела. Обычно материалы подшиваются в папки-скоросшиватели для материалов с кратковременными сроками сохранения и в папки с мягкой системой брошюровки (шнурки) для материалов с длительными или постоянными сроками. Последний вариант приемлем при последующей передаче дел в архив. Материалы внутри папок складываются в обратном хронологическом порядке от поздней даты вверху до ранней внизу. Причем приказы могут быть расположены согласно нумерации, если в этом случае сохраняется их хронология. Лицевые счета сотрудников, как правило, формируются в отдельные дела. В основном дела состоят из материалов одного календарного года. Стоит отметить, что в деле не должно быть более 250 листов. А сама папка не должна превышать 4 см в толщину.
  • Оформление обложки. Как только в дело прикреплен первый документ, оно считается официально заведенным. Поэтому к нему сразу же оформляют обложку, куда вносят: названия компании и структурного подразделения, данные ответственного лица и его рабочие контакты, количество листов, сроки хранения, даты начала и конца использования, а также дополнительные пометки и примечания.

Документы в дела подшиваются только в единственном экземпляре. Копии, дубликаты и т. п. не допускаются. В качестве исключения могут быть подшиты материалы с визированием, резолюциями или примечаниями, которые являются важным дополнением к основной документации.
Формированием дел занимается либо служба по делопроизводству, либо секретарь, либо назначенное ответственное лицо.

Номенклатура

Оперативное хранение документов сопряжено с четкой систематизацией данных о делах для максимально удобного и быстрого их нахождения при использовании. Для этого и предназначена номенклатура.
Обычно это составленный перечень всех имеющихся в организации дел с указанием точных сроков их сохранения. Он служит не только в качестве поисковой системы при работе структурных подразделений компании, но и как инструмент для дальнейшей экспертизы документации при последующей подготовке передачи в архив.
В номенклатуру включается вся документация вне зависимости от ее носителя (бумага или электронный формат), способов фиксации и уровня конфиденциальности.

1 / 12
На фото: Третий этаж архивного хранилища «Делис Архив» класса «А»
2 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
3 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
4 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
5 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
6 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
7 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
8 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
9 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
10 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»
11 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»
12 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»

Преимущества

Оперативное сохранение документации имеет свои плюсы. А именно:

  • Оперативность доступа. Хорошо продуманный план архива с четким учетом хранимых дел позволяет быстро находить необходимые материалы.
  • Надежность сохранности документации. В помещениях архива согласно требованиям Росархива должен обеспечиваться необходимый микроклимат (температура от 17 до 19 градусов по Цельсию, а влажность от 50 до 55%), при котором бумажный материал сохраняется долгое время. Помимо этого, на территории архива периодически необходимо проводить обработку, предотвращающую появление и развитие грибков и грызунов. Архив должен быть пожаробезопасным и охраняемым. Доступ в такие помещения следует ограничить кругом ответственных лиц, что оговаривается специальным положением или договором с аутсорсинговой компанией, куда документация передана на сохранение.
  • Рациональное размещение документации. В зависимости от востребованности материалов их стоит располагать в помещении так, чтобы можно было быстро найти самые используемые документы. Однако особо важная или секретная документация должна быть ограждена от несанкционированного доступа.
  • Своевременное уничтожение документации. По мере истечения сроков часть материалов согласно номенклатуре проходит экспертизу и уничтожается путем измельчения с составлением перед этим соответствующего акта.
  • Удобство передачи материалов в архив. Уже подготовленные и отсортированные дела с надлежаще оформленным перечнем по истечении срока использования могут быть переданы в архив достаточно быстро, так как фактически вся подготовительная часть (сортировка, оценка ценности, брошюрование и т. п.) выполнена еще во время оперативного хранения.

Почему мы?

Наша компания является одной из самых крупных и опытных в Москве и России, а также обладает всем необходимым для качественного сохранения документации (профессиональные работники, оборудованные архивные помещения, надежная охрана).
Специалисты компании сделают максимум для вашего удобства по очень выгодным ценам! Обращайтесь!

Полезные материалы

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Ольга Куликова, руководитель отдела по работе с клиентами
8 800 707 87 00Работаем по всей России