Сканирование документов

• Система для хранения отсканированных образов документов (электронный архив);
• Системы электронного документооборота;
• Сканирование документов всех форматов;
• Наполнение информацией баз данных.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ УСЛУГИ

• Сокращение временных и финансовых затрат при поиске актуальных документов и изготовлении ксерокопий;
• Единый центр хранения финансовой, кадровой и иной документации;
• Разграничение и контроль прав доступа сотрудников к подлинникам и образам документов Клиента, снижение риска их потери или порчи;
• Оперативный поиск отдельных образов документов или их подборок непосредственно с рабочего места сотрудника по различным поисковым параметрам, без ограничения количества одновременных пользователей;
• Учет наличия документов и ведение истории обращений сотрудников к ним;
• Резервное копирование документов

В любой организации, вне зависимости от ее масштаба и вида деятельности, существуют документы и бумажные материалы, которые постоянно используются сотрудниками и подвергаются различным проверкам. В результате интенсивной работы c документами они утрачиваются, повреждаются; конфиденциальная информация, содержащаяся в них, становится общедоступной, в том числе и конкурентам. Также организация вынуждена нести значительные затраты, связанные с арендой и оснащением специальных площадей под хранение документов на своей территории. 

Решить задачи оперативного поиска актуальных документов, обеспечения сохранности информации и сокращения затрат на содержание архива поможет процедура по переводу документов в электронный вид (сканирование документов).

Обратите внимание на статистику:

• до 70 % запросов по предоставлению документов в различные государственные органы, а также для внутренних нужд бизнеса удовлетворяются с применением отсканированных образов документов;
• до 30 % рабочего времени сотрудников высвобождается при использовании электронного архива и автоматизированного поиска по отсканированным образам документов;
• до 90 % площадей, выделенных под хранение документов, можно освободить, предварительно произведя сканирование документов и передав их бумажные оригиналы на хранение в «Делис Архив».

Компания «Делис Архив» на протяжении многих лет профессионально оказывает услуги по сканированию документов всевозможных форматов и различного физического состояния.

Использование в процессе сканирования высокопроизводительного оборудования позволяет выполнять работы в самые сжатые сроки, как на территории клиента, так и на специально оснащенных и охраняемых площадях «Делис Архив».

Выгода для клиента от перевода документов в электронный вид:

Экономия – стоимость сканирования одного листа формата А4 – от 1 руб., сама программа для хранения и поиска документов ИПС «АРХИВ» предоставляется бесплатно и не требует дальнейшего обслуживания и технической поддержки. Компания «Делис Архив» после перевода в электронный вид готова оказывать услуги по хранению документов в течение 1 года бесплатно.

Практичность – все документы под рукой, работа с их отсканированными образами осуществляется непосредственно на рабочем месте, это позволяет экономить время при поиске, подборке и распечатке документов.

Универсальность — сканированные образы документов при необходимости могут быть добавлены в ранее установленные системы электронного архива.

Многофункциональность — наличие электронного архива позволяет обмениваться информацией в электронном виде, а также осуществлять аналитическую обработку информации, содержащейся в них.

Безопасность – пользователь имеет доступ к образам документам в соответствии с его правами, а сами документы находятся под надежным учетом и охраной.

Перечень услуг, предлагаемых нашей компанией, составляется индивидуально для каждого клиента и может включать следующие виды работ:

• Подготовительные работы (разброшюровка, маркировка, создание описи, нанесение штрих-кодов и пр.) – данный вид работ осуществляется в том случае, если выполнение подготовительных работ может в значительной мере повлиять на снижение стоимости проекта в целом.
• Сканирование (процесс перевода документа традиционного типа в электронный вид) – данный вид работ необходим в большинстве случаев создания электронных архивов, именно за счет него у пользователя появляется возможность получать доступ к графическим образам документов.
• Текстовое распознавание (перевод оригинальных текстов с отсканированных графических образов в редактируемый/машиночитаемый вид) – данный вид работ актуален, если необходимо производить быстрый поиск любого слова/значения по всему тексту отсканированного документа.
• Ввод данных (индексирование документов по заданному составу полей) – данный вид работ является ключевым, если в дальнейшем требуется осуществлять поиск и фильтрацию документов по различным ранее введенным параметрам.
• Формирование электронных книг (создание удобных для использования современных форматов книг PDF, DOC и т. п. ) – данный вид работ является вспомогательным и используется в том случае, если пользователь электронного архива в качестве результата хочет получить привычные документы офисного типа.
• Запуск поисковой системы (установка и запуск информационно-поисковой системы ИПС «АРХИВ» с результатами работ по переводу документов в электронный вид) – данный вид работ является основным, в случае если наш клиент пока не обладает собственным работоспособным электронным архивом.
• Постобработка(внесение изменений в электронный ресурс с целью улучшения качества результатов работ) – данный вид работ может включать в себя любые ваши пожелания по дополнительной обработке/преобразованию полученного электронного архива.

Сегодня вы затрачиваете свое бесценное время на поиск нужной информации, а уже завтра, сотрудничая с «Делис Архив», вы получаете доступ к ней за считанные секунды!

Наши специалисты в любое время и совершенно бесплатно готовы проконсультировать вас по вопросам сканирования документов и создания систем электронного архива, а также разработать и внедрить технологию, которая в дальнейшем позволит вам экономить значительные денежные средства.

Фото

Презентация

Видео