Внеофисное хранение документов.

Хранение документации в современном офисе неизбежно сопряжено с неудобствами и значительными затратами. Полки забиты кипами бумаг, отыскать нужный документ очень трудно, ограничить доступ к прочтению конфиденциальной информации без использования сейфа невозможно. С такой проблемой сталкивается большинство развивающихся и успешных компаний, существующих больше года. Стоит отметить, что порядок и сроки хранения документации регламентируются специальными нормативными документами. В соответствии с действующим законодательством, конфиденциальные документы, в большинстве случаев, необходимо хранить в течение пяти лет, а документы по личному составу не менее 75 лет. Выполняя требования закона, собственник документов вынужден нести значительные затраты, связанные с обеспечением их сохранности (аренда, безопасность, оборудование), при том что большая часть документов редко востребована и уже потеряла свою актуальность.

Как же быть, если вы хотите эффективнее использовать площади, но при этом обеспечить сохранность конфиденциальных документов? Самое рациональное решение – внеофисное хранение документов в «Делис Архив».

Рассматривая внеофисное хранение документов как альтернативу организации собственного архива, многие руководители опасаются возможных вариантов утраты или утечки информации, их также беспокоит оперативность доставки и предоставления документов из архивохранилища для работы. В компании «Делис Архив» все документы проходят процесс регистрации при поступлении в архивохранилище, в результате чего каждый документ имеет свое строгое место хранения. Для обеспечения дополнительной конфиденциальности архивные короба могут быть опломбированы, а в дальнейшем их хранение будет осуществляться в обособленных архивных боксах или архивных ячейках. Особо стоит обратить внимание на вопросы, связанные с доставкой документов: в случае необходимости клиент может получить необходимый для работы короб или документ в течение 3 часов с момента заявки. Доставка документов может быть осуществлена транспортным отделом «Делис Архив» или силами клиента. Для удобства клиентов существует вариант подборки и предоставления электронных образов документов, ранее переданных на внеофисное хранение, электронной почтой.

Какие плюсы имеет внеофисное хранение документов?

Передавая документы на внеофисное хранение в «Делис Архив», Вы получаете:

• экономию офисного пространства;
• надежную защиту информации от несанкционированного просмотра/прочтения/ изъятия;
• оперативный доступ к нужным документам и как следствие – экономию времени;
• возможность хранения различных информационных носителей;
• условия хранения документов, соответствующие ГОСТ;
• полную конфиденциальность информации.

Какие дополнительные сервисы предлагает «Делис Архив»?

Компания «Делис архив» предлагает своим клиентам полный комплекс услуг по внеофисному хранению и обслуживанию документов:

• архивная обработка документов пол личному составу и основной деятельности;
• сканирование документов;
• создание электронного архива;
• отбор на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
• конфиденциальное уничтожение документов на шредере;
• различные виды переплета документов;
• реставрация и восстановление документов.

Начать сотрудничество с компанией «Делис Архив» просто, для этого Вам необходимо заполнить форму заявки на сайте или позвонить по любому из телефонов. Менеджеры компании бесплатно проконсультируют Вас по всем возникшим вопросам, а также помогут рассчитать стоимость услуг.

Фото

Презентация

Видео