О компании
Хранение
документов
 

Передача документов на архивное хранение

Все документы, созданные в делопроизводстве за время работы государственных органов, учреждений, организаций, а также коммерческих компаний проходят единый делопроизводственный цикл. Заключительным этапом делопроизводства является передача документов на архивное хранение. Последним пунктом назначения может быть государственный (муниципальный) архив и ведомственный архив, документы которых составляют государственную часть Архивного фонда РФ. В связи с этим российское законодательство строго регламентирует процедуры подготовки документов к хранению и их непосредственной сдачи в архив.

Виды архивов для хранения документов

Как правило, государственные архивы федерального уровня принимают на хранение документы, имеющие общенациональную значимость (Государственный архив РФ, Российский государственный военный архив и т.д.). Государственные архивы субъектов РФ обслуживают архивные нужды конкретных регионов. Так, например, ликвидируемые организации Москвы и Санкт-Петербурга обязаны передать документы по личному составу в Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы и Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга соответственно. Аналогичные архивы, принимающие документы по личному составу, функционируют во многих других субъектах страны.

В рамках муниципального района, городского округа или муниципального учреждения ответственность за учет, комплектацию и хранение архивных документов возлагается на муниципальные архивы. На хранение в муниципальные архивы передают документы государственные учреждения и предприятия, кооперативные и общественные организации, а также частные лица.

Ведомственные архивы не являются частью системы государственной архивной службы, но их документы выступают в качестве источника пополнения госфондов. Это центральные архивы различных ведомств (свои архивные службы есть у Минздрава, Минкультуры, Минобразования и др.) и архивы отдельных организаций, областных учреждений и пр.

Важно отметить, что не все документы подлежат передаче на хранение в архивы государственной части Архивного фонда РФ. Наиболее строгие требования закон предъявляет к организациям, являющимися источниками комплектования. Такие организации обязаны сдавать в госархив документы постоянного срока хранения по утвержденному графику (например, каждые три года, каждые пять лет и т.д.). Документы по личному составу хранятся в любой организации безотносительно к форме собственности. Однако на хранение в государственный архив они передаются лишь в случае ликвидации организации.

Как происходит передача документов на архивное хранение

Передаче документов в архив обязательно предшествует комплекс подготовительных мероприятий, который называют научно-технической обработкой документов. В самом общем смысле это упорядочивание документов в соответствии с законодательными требованиями. Научно-техническая обработка документов начинается с организации и проведения работ по экспертизе ценности. Для этих целей в организации создается экспертная комиссия, в задачи которой входит определение сроков хранения документов, а также отбор и подготовка документов к архивному хранению.

По результатам экспертизы ценности дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу отправляются на научно-техническую обработку в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций». На этой стадии осуществляется формирование дел, нумерация листов, составление листа-заверителя на каждое дело, проводятся переплетные работы, оформление обложек, а также составляются внутренние описи дела (на установленные виды документов), описи дел и предисловия к каждой описи. В том случае если организация ликвидируется, на весь архивный фонд необходимо составить еще и историческую справку.

После проведения научно-технической обработки документов происходит непосредственная передача документов на архивное хранение на основании ранее составленных описей. Прием документов должен быть зафиксирован актом приема-передачи документов. Данный акт составляется в двух экземплярах: один остается в организации, другой – в архиве.

Как должны быть оформлены документы для передачи

При подготовке документов к передаче на архивное хранение особое внимание следует обратить на оформление сопутствующих документов и элементов оформления. Листы-заверители, описи, предисловия к описям, исторические справки составляются по утвержденным формам. Категорически запрещается объединять дела постоянного хранения и по личному составу в одну опись. Согласно гостребованиям, документы должны быть переплетены в твердую обложку. Оформление обложки включает проставление следующих реквизитов:

наименование организации и структурного подразделения;
заголовок дела;
крайние даты дела (или дата дела);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
индекс дела по номенклатуре дел (при наличии);
номер тома;
архивный шифр дела (номер фонда, номер описи дел, номер дела).

При передаче документов на хранение в госархив оформлять корешки дел не требуется.

Санкции за нарушение требований к архивному хранению

Передача документов на архивное хранение необходима для обеспечения сохранности документов организации. Это требование архивного законодательства, которое наказывает нарушителей штрафом от 100 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП). Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества в случае неисполнения порядка и сроков хранения документов могут поплатиться штрафом до 300 тысяч рублей (ст. 13.25 КоАП).

Помимо штрафов со стороны архивных служб, существуют санкции, которые вправе накладывать контролирующие органы в случае игнорирования их запросов о представлении тех или иных документов. И чем большую ценность представляют документы, тем больше придется заплатить за нарушение законных требований. Так, согласно статье 126 Налогового кодекса РФ, непредставление в налоговый орган документов влечет штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ. Потеря первичной документации за один и более налоговых периодов повлечет более серьезное наказание – до 30 тысяч рублей (ст. 120 НК РФ).

Выберите город
 
г. Москва
  • г. Москва
  • г. Санкт-Петербург
Tелефон:
(495) 514-01-64
Tелефон:
(812) 642-42-45