Уничтожение конфиденциальных документов является необходимым процессом для любой организации. Основной критерий – это уничтожение без возможности восстановления, поэтому очень важно подойти к этой процедуре максимально ответственно.
Государственные и некоторые коммерческие организации имеют ряд документов, в которых содержится информация особой значимости. Для их уничтожения применяются методы, которые используются специально для секретных документов. К утилизации таких документов предъявляются высокие требования, чтобы обеспечить их безопасность и конфиденциальность.
Уничтожение секретных документов по закону
Порядок уничтожения секретных документов в организации определяется положениями нормативно-правовых актов:
-
Закон «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07.1993 г.
-
Постановление Правительства РФ № N 3-1 «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации» от 05 января 2004 года.
-
Постановление Правительства Российской Федерации № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну» от 04 сентября 1995 г.
Инструкция по уничтожению секретных документов
-
Экспертиза ценности секретных документов. Данная процедура проводится в обязательном порядке перед уничтожением. Экспертиза ценности позволяет определить срок хранения документа, что позволяет составить перечень документов на утилизацию.
-
Составление акта на уничтожение секретной документации, в котором составлен список подготовленных документов к уничтожению с подробной информацией о количестве страниц и др.
-
Проставление подписей в акте на уничтожение от проводившего экспертизу работника; далее акт должен содержать отметку о согласовании с экспертной комиссией.
-
После оформления и подписания акта происходит отправка документов на уничтожение.
Существует несколько методов утилизации таких документов:
-
химическая обработка;
-
сжигание;
-
шредирование.
Уничтожение секретных документов путем химической обработки
Химическая обработка способствует размягчению бумажных документов и превращению их в бумажную массу. Этот способ считается одним из самых надежных, но и дорогим, поэтому его чаще используют как дополнительную процедуру при шредировании.
Данный метод имеет следующие недостатки:
-
требует специальное оборудование или химические реактивы, что часто подразумевает использование услуг специализированных компаний;
-
процедура уничтожения достаточно долгая;
-
по причине длительного уничтожения химическим способом присутствовать от начала до конца всего процесса невозможно;
-
дорогостоящий способ уничтожения.
Уничтожение секретных документов путем сжигания
Сжигание документов – самый надежный, простой и недорогой способ уничтожения секретной документации. При правильном использовании сжигание гарантирует полное уничтожение информации.
Недостатки, которые присущи данному методу:
-
при процедуре сжигания требуется обязательное присутствие исполнителей, т.к. бумажный материал может сгореть не полностью;
-
сжигать материал следует только на специальном оборудовании;
-
сжигание считается вредным для экологии способом утилизации бумаг.
Шредирование
Шредирование является наиболее распространенным и популярным способом уничтожения конфиденциальной информации. Главные преимущества – это дешевизна, экологичность и надежность.
Полезные материалы
Все благодарности
Смотреть отзывы
