Все предприятия, работающие на территории России, обязаны вести бухгалтерский учет. На практике это означает, что каждый год в бухгалтерию на обработку передается огромное количество накладных, счетов-фактур, банковских выписок, приходных и расходных ордеров, авансовых отчетов и т. д. Их необходимо хранить не менее пяти лет на случай проверки со стороны ФНС, ПФР или ФСС. Еще сложнее обстоит дело с документами кадровой службы: приказами о приеме/увольнении, личными делами. Их срок хранения составляет до 75 лет.
В большинстве компаний вне зависимости от вида деятельности и формы собственности основу архива составляют первичка и налоговая отчетность. Для удобства их хранения компания «Делис Архив» предлагает заказать переплет бухгалтерских документов. При этом на 25–30% сокращается площадь, необходимая для их размещения, минимизируется вероятность утери, несанкционированного изъятия или подделки акта выполненных работ или авансового отчета.
Утрата документов чревата самыми разными неприятностями. Налоговый инспектор имеет право отказать в вычете НДС, если не будет входящих счетов-фактуры. Если компания не сможет подтвердить стаж сотрудника, выходящего на пенсию, санкции последуют со стороны трудовой инспекции и ПФР. В результате в любом случае – многотысячные штрафы. Чтобы избежать этого, нужно своевременно побеспокоиться о сшиве и хранении бухгалтерской документации.
На новых предприятиях переплет документов выполняется до начала формирования архива. Если организация уже работает, бумаги необходимо упорядочивать до передачи на хранение.
Составной переплет
Это самый распространенный и надежный метод брошюровки ценных бумаг, с которыми в дальнейшем придется интенсивно работать, изготавливать копии по запросам в случае проверок, в том числе электронные. Документы сшиваются на четыре прокола, а полученный блок облачается в надежную картонную обложку. Такой вид сшива гарантирует сохранность бумажных материалов в течение установленных сроков хранения.
Прошивка
Один из самых простых вариантов систематизации бумаг, в том числе по стоимости. В дальнейшем ни один лист из сшива невозможно изъять или заменить новым. В качестве соединительного материала используют термошнуры и нити. Особо важные бумаги дополнительно опечатываются, закрываются жесткой обложкой.
Брошюровка документов
При брошюровке документов пачки документов скрепляют между собой пружиной: пластиковой или металлической. Первый вариант относится к бюджетным. Его применяют при архивировании больших объемов проектной, первичной документации, отчетности, используемой в текущей работе. Стальные пружины более надежны. Листы в сшиве можно разворачивать на 360 градусов, например для ксерокопирования.
Компания Делис Архив оказывает услуги по брошюровке документов организациям и частным лицам.
При подборе конкретного типа переплета специалисты компании «Делис Архив» учитывают тип и объем документации, требования, предъявляемые законодательством к сохранности бумажных материалов и информации.
Все благодарности
Смотреть отзывы
