График работы

пн-пт: с 9:00 до 18-00

Все услуги

Электронный архив договоров

Для повышения эффективности взаимодействия с клиентами и партнерами необходимо правильно учитывать и хранить договоры, контракты и приложения к ним. При этом, работа с бумажными оригиналами не повышает производительность персонала и зачастую приводит к риску их утраты. 

Перейти на новый уровень работы с документами, позволит — создание электронного архива договоров. Компания «Делис Архив» предлагает IT-решение, которое позволяет размещать, индексировать и вести учёт контрактов, договоров, соглашений и приложений к ним. В цифровом виде документы легко находить, группировать, сортировать, экспортировать, копировать, отправлять по электронной почте или выводить в печать. Нужные документы удобно искать с помощью полнотекстового контекстного поисковика.

Оглавление

  1. Требования к системам хранения договоров

  2. Способы хранения договоров

  3. Этапы формирования электронного архива договоров

  4. Преимущества сотрудничества с «Делис Архив»

Требования к системам хранения договоров

Главное требование к системам хранения договоров любой организации  — безопасность. «Делис Архив» формирует базу, данные которой недоступны для посторонних лиц. Злоумышленники не смогут их скопировать, уничтожить или просмотреть.

Доступ к сервису и хранимым в нем данным предоставляется только доверенному списку сотрудников организации. Их права на определённые действия устанавливает клиент: загрузка, просмотр, изменение документов, выгрузка и т. д. Возможно ограничение доступа к данным по отделам или типу соглашений. Например, бухгалтерия работает с договорами на поставку товаров, а сервисный отдел — с контрактами на обслуживание. Или юристы просматривают соглашения об аренде недвижимости, а менеджеры по продажам — источники о передаче оборудования на условиях лизинга.

Ещё одно важное требование к организации электронного архива — быстрая и комфортная работа с файлами:

Оцифровка бумажных документов выполняется с помощью сканера. «Делис Архив» облегчает пользователям процесс заливки документов благодаря системе распознавания текста, автопроверке на правильность заполнения и оформления — особенно это важно при массовой загрузке данных. Если обнаружена ошибка, она моментально устраняется. В актуальном виде поддерживаются данные о всех действиях пользователей при работе с системой “Делис Архив”.

В архивной системе «Делис Архив» легко искать, сортировать и отбирать файлы по множеству параметров: контрагенту, дате создания, ИНН, виду договора, сумме, ключевому слову и т. д. Кроме того, предусмотрена опция контроля сроков хранения договоров. Система выделит соглашения, которые больше не подлежат хранению.

Возможна на компьютер, принтер, электронную почту, в иную используемую в работе информационную систему. На заметку! Учитывайте, что бумажные оригиналы после оцифровки нельзя уничтожать раньше окончания срока хранения, который установлен законодательством. После перевода в электронный формат с ними будет лишь проще работать, но это не избавит от необходимости физического хранения бумажных оригиналов.

Способы хранения договоров

Наиболее распространены следующие способы размещения цифровых копий  соглашений: 


Этапы формирования электронного архива договоров

Создание цифрового хранилища требует решения многих задач — от сбора и сканирования бумаг до подробного атрибутивного описания документов, что в дальнейшем облегчит их поиск. Поэтому для выполнения работ лучше привлекать профессионалов.

Созданием электронных архивов занимаются специально подготовленные сотрудники «Делис Архив». Процедура проходит несколько этапов:

В дальнейшем специалисты нашей компании всегда готовы оказать клиенту техническую и консультационную поддержку.

Преимущества сотрудничества с «Делис Архив»

Компания «Делис Архив» на протяжении 20 лет занимается созданием и обслуживанием архивов компаний различных сфер бизнеса. Мы умеем разрабатывать и внедрять надёжные и современные решения. Наше умение работать с конфиденциальной информацией и защищать её подтверждено лицензией ФСТЭК.

Сотрудники вашей организации смогут работать с архивом удалённо из любой точки мира, а поисковик позволит за секунды находить нужные документы. Строгий учёт избавит вашу компанию от путаницы с бумагами, потерь источников, утечки информации.

Стоимость создания корпоративного хранилища зависит от количества пользователей, объёма и формата бумажных материалов, перечня дополнительных услуг. Если вы нуждаетесь в организации электронного архива, позвоните нам или воспользуйтесь формой на сайте. Наш менеджер уточнит условия заказа и сообщит стоимость услуг.

Стоимость электронного архива договоров

Наименование услуги Единица услуги Предварительная стоимость в руб. без НДС.
Подготовка документов к сканированию (выемка из файлов, изъятие скрепок)

за папку

от 45 руб.
Сортировка документов внутри папки по требованию Заказчика.

за документ

от 5 руб.

Выемка/возврат документов из папок.

за папку

от 8 руб.

Поточное сканирование расшитых листов формата А4-А6 (в сером, PDF).

за образ

от 1 руб.
Поточное сканирование расшитых листов формата А4-А6 (в цвете, PDF).

за образ

от 1,2 руб. 

Планшетное сканирование сшитых листов формата А4-А6 (в сером, PDF).

за образ

от 4,5 руб.

Планшетное сканирование сшитых листов формата А4-А6 (в цвете, PDF).

за образ 

от 5 руб.

Выравнивание образа по тексту, автоматическое распознавание текста на образе (слой с текстом) формирование PDF-файла.

за образ

от 0,12 руб.

Индексирование атрибутов (полей) с документа с двойным поверочным вводом.

за 1 атрибут

от 3,24 руб. 

Предоставление в пользование on-line системы Электронный архив.

за пользователя в месяц от 500 руб.








Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение

Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами

Полезные материалы


Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора
8 800 707 87 00Работаем по всей России