График работы

пн-пт: с 9:00 до 18-00

Все услуги

Оптимизация документооборота

Совершенствование и автоматизация процессов движения документов

Зачем нужна автоматизация документооборота в организации?

Разработка эффективных методик по оптимизации документооборота предприятия позволит вам:

От 2 до 6 раз сократить затраты на обеспечение жизненного цикла документа
Сократить время на поиск необходимого документа в бумажном виде до 5 минут, а его электронного образа до 1 минуты
Повысить уровень ответственности сотрудников и сократить число участников процесса
Связать с системой KPI качество работы сотрудников с документами
Организовать преемственность и масштабируемость внутренних процессов

                                    















Особенности оптимизации документооборота предприятия в «Делис Архив»

Условия оплаты наших услуг могут напрямую зависеть от достигнутых результатов.
Оценить результат и предлагаемую технологию возможно до начала реализации проекта, мы бесплатно подготовим прототип измененного процесса и программного обеспечения с учетом потребностей каждого клиента.
При покупке технической поддержки клиент получает постоянное сопровождение работы системы: мониторинг, доработку блоков, работу над ускорением процессов и оперативное внесение изменений в эти процессы.
Стоимость автоматизации документооборота в организации и нашего программного обеспечения не зависит от срока действия лицензий, количества пользователей, обработанных документов и форм их шаблонов.
Системы мониторинга процессов помогут контролировать качество процессов и заданных параметров.


Полный комплекс работ по оптимизации документооборота предприятия

Все проекты по автоматизации документооборота в организации реализуются индивидуально и могут включать в себя следующие виды работ:

Аудит бизнес-процессов клиента

Аудит текущих процессов клиента по обеспечению жизненного цикла документов, определение реальной стоимости обслуживания 1 документа

Разработка модели организации процесса

Разработка измененной модели организации процесса, проведение хронометража процессов в рамках предложенной модели

Определение требований к новому ПО

Определение требований к дополнительному программному обеспечению и сопутствующим техническим средствам

Финансовый анализ

Подготовка финансового анализа, определение размера ожидаемой экономии

Разработка и демонстрация прототипа

Подготовка и демонстрация клиенту действующего прототипа процесса и программного обеспечения

Внедрение и адаптация

Внедрение утвержденного клиентом процесса «под ключ», внедрение и адаптация программного обеспечения

Обучение сотрудников и авторский надзор

Проведение мероприятий направленных на обеспечение соответствия разработанных технологий

Контроль достижения ключевых показателей

Контроль достижения поставленных целей (экономия, повышение эффективности и т.д.)

Аналитика и доработка

Сбор аналитики в реальном времени и текущее улучшение процесса

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение

Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами


1 / 3
Конфиденциальность и безопасность
  • Сохранность важной документации
  • Современные системы безопасности и контроля доступа
  • Своевременное уничтожение документов
безопасность хранения документов
2 / 3
Современные центры хранения
  • Современные архивохранилища класса «А»
  • Обеспечение внутреннего климатического режима
  • Современная система учета документов
Современные центры хранения документов
3 / 3
Сокращение затрат
  • Повышение эффективности персонала клиентов
  • Оптимизация расходов на хранение и обслуживание документов
  • Уменьшение общего объема подлежащих хранению документов
Сокращение затрат хранения документов
Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации
На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия
Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO

Реализованные проекты

Автоматизация документооборота – что это?

Автоматизация документооборота – это переход от традиционных носителей информации к цифровым путем создания единой базы делопроизводства с четким разграничением прав доступа.

С какой целью проводятся мероприятия по оптимизации документооборота в организации:

  • Снижение издержек на обслуживание документов.
  • Обеспечение слаженного и эффективного взаимодействия структурных подразделений.
  • Повышение уровня ответственности персонала, сокращение количества задействованных сотрудников.
  • Упрощение процессов согласования и передачи договорной и бухгалтерской документации.
  • Сокращение времени поиска необходимой документации на бумажном носителе до пяти минут, а на цифровом – до минуты.
  • Контроль эффективности использования рабочего времени сотрудниками на работу с бумагами.

Особенности оптимизации процесса документооборота

  • Стоимость услуг архивной компании по оптимизации документооборота зависит от поставленных задач.
  • Клиент может оценить потенциальный результат оптимизации документооборота в организации и предложенную технологию до ее реализации на практике. Мы безвозмездно разработаем прототип электронной системы исходя из индивидуальных запросов заказчика.
  • По завершению проекта компания оказывает техническую поддержку внедренного решения. Формат, объем и перечень услуг сопровождения согласуется с каждым клиентом индивидуально.
  • Цена электронной системы и услуг по автоматизации делопроизводства не обусловлена периодом действия лицензии, числом абонентов, объемом документации и формами шаблонов.
  • Системы мониторинга помогают осуществлять контроль качества процессов и установленных параметров.

Оптимизация документооборота – комплексная услуга

  • Аудит текущих бизнес-процессов заказчика. Оценка эффективности работы с документами, расчет объективной стоимости обслуживания одного документа.
  • Проектирование модели организации процесса. Разработка измененного прототипа организации процесса документооборота и проведение хронометража процессов.
  • Анализ и разработка требований к программным модулям.
  • Подготовка финансового анализа и расчет предполагаемой экономии.
  • Подготовка прототипа ПО и предоставление на рассмотрение заказчику.
  • Реализация автоматизированной системы «под ключ» и адаптация.
  • Обучение сотрудников заказчика и техническое сопровождение.
  • Осуществление контроля ключевых показателей.
  • Аналитика и текущая оптимизация процесса.

Оптимизация документооборота в организации должна носить системный, а не разовый характер.

Другие услуги

Полезные материалы


Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Ольга Куликова, руководитель отдела по работе с клиентами

«Делис Архив» теперь в Telegram!

Подписывайтесь на telegram-канал «Бумажный мир»

Информационно-аналитический канал посвящен делопроизводству в области бумажного документооборота, архивной отрасли, правовой и законодательной экспертизе, экспертным сообществам в области цифровизации и ЭДО.

Исключительно актуальный и интересный новостной поток. Канал "Бумажный мир Делис Архив" - коротко, структурировано, на понятном языке и в непринужденной форме.

8 800 707 87 00 Работаем по всей России