Главная
»Электронный архив
»Электронный архив договоров

Электронный архив договоров

В любой компании, которая пользуется стандартным архивом, возникают проблемы с поиском тех или иных документов. Как следствие, из-за этих долгосрочных действий более важная работа откладывается на второй план. То есть сотрудникам приходится тратить больше времени на поиски информации, чем на основной вид деятельности. Таким образом, эффективность рабочего процесса падает. Поэтому для поднятия эффективности многие фирмы стараются переходить на электронный вид документооборота.

Оглавление

Создание электронного архива договоров
Управление договорами
Что такое электронный архив договоров
Быстрый доступ к договорам
Услуги по созданию электронного архива
Надежность и сохранность договоров

Создание электронного архива договоров

Существует несколько этапов для создания электронного архива договоров:

Приведение всех бумажных документов в порядок, их систематизация.

Сканирование документов в электронный формат. Этот этап выполняют сотрудники нашей компании, которые обладают профессиональным многолетним опытом. Вся работа производится на качественном оборудовании, которое отличается от обычных офисных сканеров.

Весь оцифрованный материал сохраняется в электронном виде на внешнем носителе. Это может быть стандартная USB-флешка, внешний жесткий диск, стандартный CD-диск и т. п.

Далее наши сотрудники помогут проиндексировать все договора и остальные документы вашей фирмы, чтобы в будущем не возникало проблем с поиском информации в электронном архиве.

На данном этапе происходит комплектация договоров по определенным папкам.

Вся проделанная работа с качественным результатом передается в руки заказчику.

Управление договорами

В любой фирме для успешной работы важно поставить главную задачу: хорошее управление договорами и прочей документацией. Реализуя такую задачу, любая компания позволяет себе улучшить эффективность рабочего процесса, увеличить экономическую прибыль фирмы, а также снизить различные риски. Также успешное управление документами положительно влияет на имидж и солидность компании. Для реализации задачи достаточно перевести документы в электронный формат и создать архив. Наши сотрудники занимаются созданием электронного архива договоров в Москве и других регионах страны.

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение
Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами

Что такое электронный архив договоров

Электронный архив договоров на сегодняшний день является актуальным и незаменимым источником для процесса управления документами любой компании. Рабочий процесс по созданию такого вида архива не занимает много времени, но предоставляет руководителям фирм множество преимуществ. Электронный вид архива значительно удобнее и прост в использовании, по сравнению с бумажным видом архива.

Быстрый доступ к договорам

Все сотрудники фирмы, в которой уже существует электронный формат архива, получают быстрый доступ ко всем необходимым договорам. Это позволяет повысить эффективность рабочего процесса за счет скоростного поиска информации. Также собирать пакет необходимых документов посредством электронного архива намного удобнее и быстрее. Работать подобный архив может практически с любым программным обеспечением, которое осуществляет управление контрактами и договорами.

Услуги по созданию электронного архива

Наша компания предоставляет качественное выполнение заказов по созданию электронного архива договоров. Наши клиенты получают ряд преимуществ. Главное из них – повышение эффективности рабочего процесса за счет внедрения электронного архива.

Надежность и сохранность договоров

По сравнению с бумажным видом архива, электронный формат позволяет надежно сохранить всю информацию и документацию в компании. В первую очередь, в программе устанавливается специальная защитная система от проникновения в архив посторонних лиц. Также в случае удаления всей информации электронный архив создает резервные копии. Это позволяет в чрезвычайных ситуациях сохранять все договора в полном порядке.