Архивная обработка кадровых документов

В чем заключается суть архивной обработки документов по личному составу:

Архивная обработка документов – последовательность действий по отбору документов с долговременными сроками хранения (75 лет, 50 лет) и их упорядочение, переплет и оформление в соответствии с требованиями архивного законодательства РФ. По сути, архивная обработка – это набор технических действий, осуществляемых в четко заданной последовательности.

Для чего она нужна:

Законодательством РФ и уставными документами любой организации установлена обязанность руководства обеспечить сохранность социально значимых документов (документов по личному составу), а в случае ликвидации организации передать их в упорядоченном виде на государственное хранение.

Ежегодная архивная обработка документов позволяет своевременно выявить факты отсутствия документов (часто приказы по личному составу), несоответствия (неполноты) их оформления (часто с личными карточками Т-2) и осуществить действия по устранению выявленных нарушений. Стоит заметить, что помимо руководства организации ответственность за сохранность документов, установленную законодательством РФ, несут также специалисты кадровых служб в рамках исполнения ими своих должностных обязанностей.

Обработанные документы легче хранить, легче искать, легче перемещать. Они занимают меньше места на полке, и без расшивки дела отдельные документы не могут быть изъяты, в отличие от хранения кадровых документов вроссыпь или в файлах.

Рано или поздно наступает момент, когда возникает необходимость отобрать и уничтожить потерявшие актуальность документы. В соответствии с установленными правилами, уничтожить документы с истекшими сроками хранения возможно строго после проведения архивной обработки документов по личному составу за этот же период (допустим, принято решение уничтожить документы по 2012 г. включительно, архивная обработка документов по личному составу должна быть проведена также по 2012 г. включительно).

Какими нормативными актами регулируется порядок архивной обработки кадровых документов?

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015 г. за № 38830.
2. Правила определяют требования к организации процесса хранения, комплектования (к каждому этапу архивной обработки), учета, использования документов, определяют шаблоны форм документов, связанных с хранением и обслуживанием документов, в том числе негосударственных организаций вне зависимости от их формы собственности.
3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010 г. N 558, зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380.
4. Перечень устанавливает сроки хранения типовых документов, образующихся в процессе деятельности организаций при осуществлении ими однотипных (общих для всех или большинства организаций) управленческих функций, независимо от формы собственности.

Основные этапы архивной обработки документов по личному составу:

1. отбор (выборка) документов, подлежащих архивной обработке
2. формирование дел из отобранных документов в соответствии с их видами
3. нумерация листов в деле
4. составление внутренней описи на документы, входящие в состав дела
5. составление описи дел, подлежащих хранению
6. переплет (сшивка) документов
7. оформление листа-заверителя и обложки дела
8. подготовка Предисловия к описи
9. подготовка Исторической справки

1 этап – отбор (выборка документов, подлежащих архивной обработке)

Данный этап является основным, так как от полноты и оперативности подборки всех необходимых документов зависят сроки проведения и качество архивной обработки документов. Под понятие «документы по личному составу» попадают не только кадровые документы, но и документы, формирующиеся в бухгалтерской службе (договоры ГПХ и документы по заработной плате работников).

Обращаем ваше внимание на то, что документы по личному составу обрабатываются исключительно на бумажных носителях. Если часть документов, подлежащих хранению, велась в электронном виде, их необходимо распечатать, а копии заверить подписью и печатью.

В целях сбора и архивной обработки документов рекомендуем использовать обособленные и запираемые помещения, которые позволят исключить факты перемещения документов во время архивной обработки и предотвратить несанкционируемый доступ к ним.

С полным перечнем документов по личному составу, подлежащих архивной обработке, вы можете ознакомиться в статье «Основные требования архивного законодательства и сроки хранения кадровых документов».

Более подробная информация содержится в прикрепленном файле