8 800 707 87 00Работаем по всей России

Номенклатуры дел кадровой службы

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна организации?

Номенклатура дел – это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года.

Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов (всегда известно, что и где хранится), повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.

Основные нормативные акты РФ, являющиеся основой пр и разработке номенклатуры дел:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает сроки хранения кадровых документов (до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) и порядок исчисления сроков хранения.
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов    архивного фонда РФ и других   архивных    документов    в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015г. за № 38830 – устанавливают требования к порядку разработки и форме номенклатуры дел.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010г. N 558, Зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380 – устанавливает сроки хранения всех документов организации.

Основной принцип построения номенклатуры дел

Номенклатура дел организации – обобщенный документ, содержащий в своем составе описание типов папок каждого структурного подразделения организации. В номенклатуру дел включаются все оригиналы документов с одинаковыми сроками хранения, создаваемые как в бумажном, так и электронном виде, с указанием их фактического места хранения, за исключением копий и черновиков.

Как использовать предложенный вариант номенклатуры

Вы можете использовать предложенный «Делис Архив» вариант шаблона номенклатуры дел управления по работе персонала/кадровой службы как базу для разработки своей собственной номенклатуры, внося необходимые корректировки и дополнения. Обращаем ваше внимание, что номенклатура дел является внутренним нормативным актом организации, в связи с чем, порядок ее оформления и содержания в коммерческой организации и организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, могут отличаться от установленной нормативными актами формы (шаблон формы). В случае необходимости, вы можете самостоятельно определить сроки хранения необходимых документов, воспользовавшись бесплатным сервисом «Архивист онлайн».

Шаблон номенклатуры дел кадровой службы/управления по работе персонала:

Индекс дела

Заголовок дела

Срок хранения, № статей по перечню, законодательным актам Наименования подразделений Примечания

1

2

3

4

5

1. Работа с персоналом

1-01

Штатное расписание

Пост. ст.71а

Упр. по работе с персоналом

1-02

Список (штатно-списочный состав) работников

Пост. ст.74

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-03

Внутренние нормативные акты (положение об оплате труда, социальные программы, кодекс профессиональной этики, положения о защите персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка)

Пост. ст.27а

Упр. по работе с персоналом

1-04

Должностные инструкции

50 л. ст.77а

Упр. по работе с персоналом

1-05

Приказы по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные

50 л. ст.19б

Упр. по работе с персоналом

1-06

Приказы по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков (с заявлениями работников), о командировках

5 л. ст.19б

Упр. по работе с персоналом

1-07

Журналы регистрации приказов по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные

50 л. ст.695а

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-08

Журналы регистрации приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков, о командировках

5 л. ст.695ж,з

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-09

Личные карточки работников (форма № Т-2)

50 л. ст.658

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-10

Личные дела руководителей Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)

Пост. ст.656а, 666

Упр. по работе с персоналом

1-11

Личные дела работников Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)

50 л. ст.656б, 666

Упр. по работе с персоналом

1-12

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

50 л. ст.695б

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-13

Трудовые книжки

До востребования, ст.664

Упр. по работе с персоналом

невостребов анные -75 л.

1-14

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

75 л. ст.695в

Упр. по работе с персоналом

1-15

Заявления о выдаче справок с места работы

5 л. ст.253

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-16

Графики предоставления отпусков

1 г. ст.693

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-17

Описи документов, передаваемых страхователем в Пенсионный фонд РФ для получения страховых свидетельств и сопроводительные ведомости на выданные страховые свидетельства

5 л. ст.898

Упр. по работе с персоналом

1-18

Договоры, дополнительные соглашения ДМС с медицинскими страховыми Компаниями и документы к ним

5 л. ст.909

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

1-19

Договоры с кадровыми агентствами по подбору персонала

5 л. ст.443

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

1-20

Резюме кандидатов на вакантные должности

5 л. ст.652, 663

Упр. по работе с персоналом

1-21

Листы интервью с кандидатами на вакантные должности

5 л. ст.652, 663

Упр. по работе с персоналом

1-22

Договоры об обучении

5 л. ст.443,721

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

1-23

Учебно-методические пособия для обучающих семинаров и тренингов

До минования надобности ст.712б

Упр. по работе с персоналом

1-24

Опросные листки по итогам участия в семинарах и тренингах работников Компании

5 л. ст.708

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-25

Квалификационные аттестаты, сертификаты работников Компании по обязательному обучению

До востребования ст.664

Упр. по работе с персоналом

невостребованные -75 л.

1-26

Документы (тесты) по определению (оценке) квалификации и индивидуальных качеств работников Компании

До замены новыми ст.701б

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-27

Итоговые документы (отчеты, презентации) по проведенным тестированиям

5 л. ст.705

Упр. по работе с персоналом

1-28

Списки работников Компании, планируемых для направления на обучение, повышения квалификации

5 л. ст.719, 733

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-29

Документы (справки, сведения, отчеты, акты, заключения, предписания) проверок работы с кадрами государственными органами

Пост. ст.173, 648

Упр. по работе с персоналом

1-30

Журнал учета проверок государственными органами, их решений, определений, предписаний, актов, заключений

5 л. ст.176

Упр. по работе с персоналом

1-31

Документы (списки, заявления работников Компании) о добровольном медицинском страховании (о страховании родственников)

3 г. ст.913

Упр. по работе с персоналом

1-32

Переписка со страховыми Компаниями по вопросам страхования работников

5 л. ст.910

Упр. по работе с персоналом

2. Охрана труда

2-01

Инструкции по охране труда и технике безопасности

Пост. ст.27а

Гр. охраны труда

2-02

Документы (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 л. ЭК ст.602

Гр. охраны труда

2-03

Предписания, акты Государственной инспекции по труду г. Москвы и документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 л. ЭК ст.603

Гр. охраны труда

2-04

Планы мероприятий по улучшению условий труда работников

5 л. ст.608

Гр. охраны труда

2-05

Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

До замены новыми ст.619

Гр. охраны труда

2-06

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

5 л. ст.624

Гр. охраны труда

2-07

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 л. ст.625

Гр. охраны труда

2-08

Журнал учета профилактических работ по технике безопасности (Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектрическому персоналу)

10 л. ст.626а

Гр. охраны труда

2-09

Журнал инструктажа по технике безопасности

10 л. ст.626б

Гр. охраны труда

2-10

Журнал проведения аттестации по технике безопасности

5 л. ст. 626в

Гр. охраны труда

2-11

Документы (отчеты, акты, заключения, предписания, докладные записки) проверок организации Государственным пожарным надзором

Пост. ст.173а

Гр. охраны труда

2-12

Отчеты замеров сопротивления изоляции в офисах

10 л. ст. 1406**

Гр. охраны труда

2-13

Переписка по вопросам охраны труда и технике безопасности

5 л. ЭК ст.605, 607

Гр. охраны труда

в электронном виде и на бумажных носителях

2-14

Перечень профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров

Пост. ст.645а

Гр. охраны труда

2-15

Сведения об авариях и несчастных случаях

5 л. (1) ЭК ст.629

Гр. охраны труда

(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человечески ми жертвами, -пост.

2-16

Журнал регистрации несчастных случаев, учета аварий

Пост. ст.630

Гр. охраны труда

Остались вопросы? Мы вам поможем!

Если у вас остались вопросы по срокам хранения кадровых документов, порядке разработки и внедрения номенклатуры дел, организации процесса упорядочения и хранения документов, обращайтесь по адресу HH-expert@archiv.ru и мы вам поможем.

В письме просим указать ваше имя, корпоративный адрес электронной почты, контактный номер телефона и название организации.

Просим отнестись с пониманием к тому, что запросы без обозначенных выше данных останутся без ответа экспертов «Делис Архив».

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Анна Суханова, менеджер по работе с клиентами
8 800 707 87 00Работаем по всей России