Номенклатуры дел кадровой службы
Что такое номенклатура дел и для чего она нужна организации?
Номенклатура дел – это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года.
Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов (всегда известно, что и где хранится), повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.
Основные нормативные акты РФ, являющиеся основой пр и разработке номенклатуры дел:
- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает сроки хранения кадровых документов (до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) и порядок исчисления сроков хранения.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015г. за № 38830 – устанавливают требования к порядку разработки и форме номенклатуры дел.
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден Минкультуры РФ от 25.08. 2010г. N 558, Зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380 – устанавливает сроки хранения всех документов организации.
Основной принцип построения номенклатуры дел
Номенклатура дел организации – обобщенный документ, содержащий в своем составе описание типов папок каждого структурного подразделения организации. В номенклатуру дел включаются все оригиналы документов с одинаковыми сроками хранения, создаваемые как в бумажном, так и электронном виде, с указанием их фактического места хранения, за исключением копий и черновиков.
Как использовать предложенный вариант номенклатуры
Вы можете использовать предложенный «Делис Архив» вариант шаблона номенклатуры дел управления по работе персонала/кадровой службы как базу для разработки своей собственной номенклатуры, внося необходимые корректировки и дополнения. Обращаем ваше внимание, что номенклатура дел является внутренним нормативным актом организации, в связи с чем, порядок ее оформления и содержания в коммерческой организации и организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, могут отличаться от установленной нормативными актами формы (шаблон формы). В случае необходимости, вы можете самостоятельно определить сроки хранения необходимых документов, воспользовавшись бесплатным сервисом «Архивист онлайн».
Шаблон номенклатуры дел кадровой службы/управления по работе персонала:
| Индекс дела |
Заголовок дела |
Срок хранения, № статей по перечню, законодательным актам | Наименования подразделений | Примечания |
|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1. Работа с персоналом |
||||
|
1-01 |
Штатное расписание |
Пост. ст.71а |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-02 |
Список (штатно-списочный состав) работников |
Пост. ст.74 |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
1-03 |
Внутренние нормативные акты (положение об оплате труда, социальные программы, кодекс профессиональной этики, положения о защите персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка) |
Пост. ст.27а |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-04 |
Должностные инструкции |
50 л. ст.77а |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-05 |
Приказы по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные |
50 л. ст.19б |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-06 |
Приказы по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков (с заявлениями работников), о командировках |
5 л. ст.19б |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-07 |
Журналы регистрации приказов по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные |
50 л. ст.695а |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
1-08 |
Журналы регистрации приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков, о командировках |
5 л. ст.695ж,з |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
1-09 |
Личные карточки работников (форма № Т-2) |
50 л. ст.658 |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
1-10 |
Личные дела руководителей Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.) |
Пост. ст.656а, 666 |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-11 |
Личные дела работников Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.) |
50 л. ст.656б, 666 |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-12 |
Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним |
50 л. ст.695б |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
1-13 |
Трудовые книжки |
До востребования, ст.664 |
Упр. по работе с персоналом |
невостребов анные -75 л. |
|
1-14 |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
75 л. ст.695в |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-15 |
Заявления о выдаче справок с места работы |
5 л. ст.253 |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
1-16 |
Графики предоставления отпусков |
1 г. ст.693 |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
1-17 |
Описи документов, передаваемых страхователем в Пенсионный фонд РФ для получения страховых свидетельств и сопроводительные ведомости на выданные страховые свидетельства |
5 л. ст.898 |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-18 |
Договоры, дополнительные соглашения ДМС с медицинскими страховыми Компаниями и документы к ним |
5 л. ст.909 |
Упр. по работе с персоналом |
после истечения срока действия договора |
|
1-19 |
Договоры с кадровыми агентствами по подбору персонала |
5 л. ст.443 |
Упр. по работе с персоналом |
после истечения срока действия договора |
|
1-20 |
Резюме кандидатов на вакантные должности |
5 л. ст.652, 663 |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-21 |
Листы интервью с кандидатами на вакантные должности |
5 л. ст.652, 663 |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-22 |
Договоры об обучении |
5 л. ст.443,721 |
Упр. по работе с персоналом |
после истечения срока действия договора |
|
1-23 |
Учебно-методические пособия для обучающих семинаров и тренингов |
До минования надобности ст.712б |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-24 |
Опросные листки по итогам участия в семинарах и тренингах работников Компании |
5 л. ст.708 |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
1-25 |
Квалификационные аттестаты, сертификаты работников Компании по обязательному обучению |
До востребования ст.664 |
Упр. по работе с персоналом |
невостребованные -75 л. |
|
1-26 |
Документы (тесты) по определению (оценке) квалификации и индивидуальных качеств работников Компании |
До замены новыми ст.701б |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
1-27 |
Итоговые документы (отчеты, презентации) по проведенным тестированиям |
5 л. ст.705 |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-28 |
Списки работников Компании, планируемых для направления на обучение, повышения квалификации |
5 л. ст.719, 733 |
Упр. по работе с персоналом |
в электронном виде |
|
1-29 |
Документы (справки, сведения, отчеты, акты, заключения, предписания) проверок работы с кадрами государственными органами |
Пост. ст.173, 648 |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-30 |
Журнал учета проверок государственными органами, их решений, определений, предписаний, актов, заключений |
5 л. ст.176 |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-31 |
Документы (списки, заявления работников Компании) о добровольном медицинском страховании (о страховании родственников) |
3 г. ст.913 |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
1-32 |
Переписка со страховыми Компаниями по вопросам страхования работников |
5 л. ст.910 |
Упр. по работе с персоналом |
|
|
2. Охрана труда |
||||
|
2-01 |
Инструкции по охране труда и технике безопасности |
Пост. ст.27а |
Гр. охраны труда |
|
|
2-02 |
Документы (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда |
45 л. ЭК ст.602 |
Гр. охраны труда |
|
|
2-03 |
Предписания, акты Государственной инспекции по труду г. Москвы и документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении |
5 л. ЭК ст.603 |
Гр. охраны труда |
|
|
2-04 |
Планы мероприятий по улучшению условий труда работников |
5 л. ст.608 |
Гр. охраны труда |
|
|
2-05 |
Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций |
До замены новыми ст.619 |
Гр. охраны труда |
|
|
2-06 |
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности |
5 л. ст.624 |
Гр. охраны труда |
|
|
2-07 |
Протоколы аттестации по технике безопасности |
5 л. ст.625 |
Гр. охраны труда |
|
|
2-08 |
Журнал учета профилактических работ по технике безопасности (Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектрическому персоналу) |
10 л. ст.626а |
Гр. охраны труда |
|
|
2-09 |
Журнал инструктажа по технике безопасности |
10 л. ст.626б |
Гр. охраны труда |
|
|
2-10 |
Журнал проведения аттестации по технике безопасности |
5 л. ст. 626в |
Гр. охраны труда |
|
|
2-11 |
Документы (отчеты, акты, заключения, предписания, докладные записки) проверок организации Государственным пожарным надзором |
Пост. ст.173а |
Гр. охраны труда |
|
|
2-12 |
Отчеты замеров сопротивления изоляции в офисах |
10 л. ст. 1406** |
Гр. охраны труда |
|
|
2-13 |
Переписка по вопросам охраны труда и технике безопасности |
5 л. ЭК ст.605, 607 |
Гр. охраны труда |
в электронном виде и на бумажных носителях |
|
2-14 |
Перечень профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров |
Пост. ст.645а |
Гр. охраны труда |
|
|
2-15 |
Сведения об авариях и несчастных случаях |
5 л. (1) ЭК ст.629 |
Гр. охраны труда |
(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человечески ми жертвами, -пост. |
|
2-16 |
Журнал регистрации несчастных случаев, учета аварий |
Пост. ст.630 |
Гр. охраны труда |
|
Остались вопросы? Мы вам поможем!
Если у вас остались вопросы по срокам хранения кадровых документов, порядке разработки и внедрения номенклатуры дел, организации процесса упорядочения и хранения документов, обращайтесь по адресу HH-expert@archiv.ru и мы вам поможем.
В письме просим указать ваше имя, корпоративный адрес электронной почты, контактный номер телефона и название организации.
Просим отнестись с пониманием к тому, что запросы без обозначенных выше данных останутся без ответа экспертов «Делис Архив».
Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00
