Номенклатуры дел кадровой службы

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна организации?

Номенклатура дел – это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года.

Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов (всегда известно, что и где хранится), повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.

Основные нормативные акты РФ, являющиеся основой пр и разработке номенклатуры дел:

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает сроки хранения кадровых документов (до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) и порядок исчисления сроков хранения.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015г. за № 38830 – устанавливают требования к порядку разработки и форме номенклатуры дел.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010г. N 558, Зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380 – устанавливает сроки хранения всех документов организации.

Основной принцип построения номенклатуры дел

Номенклатура дел организации – обобщенный документ, содержащий в своем составе описание типов папок каждого структурного подразделения организации. В номенклатуру дел включаются все оригиналы документов с одинаковыми сроками хранения, создаваемые как в бумажном, так и электронном виде, с указанием их фактического места хранения, за исключением копий и черновиков.

Как использовать предложенный вариант номенклатуры

Вы можете использовать предложенный «Делис Архив» вариант шаблона номенклатуры дел управления по работе персонала/кадровой службы как базу для разработки своей собственной номенклатуры, внося необходимые корректировки и дополнения. Обращаем ваше внимание, что номенклатура дел является внутренним нормативным актом организации, в связи с чем, порядок ее оформления и содержания в коммерческой организации и организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, могут отличаться от установленной нормативными актами формы (шаблон формы). В случае необходимости, вы можете самостоятельно определить сроки хранения необходимых документов, воспользовавшись бесплатным сервисом «Архивист онлайн».

Шаблон номенклатуры дел кадровой службы/управления по работе персонала:

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения, № статей по перечню, законодательным актам	Наименования подразделений	Примечания
1	2	3	4	5
*1. Работа с персоналом*
1-01	Штатное расписание	Пост. ст.71а	Упр. по работе с персоналом
1-02	Список (штатно-списочный состав) работников	Пост. ст.74	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-03	Внутренние нормативные акты (положение об оплате труда, социальные программы, кодекс профессиональной этики, положения о защите персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка)	Пост. ст.27а	Упр. по работе с персоналом
1-04	Должностные инструкции	50 л. ст.77а	Упр. по работе с персоналом
1-05	Приказы по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные	50 л. ст.19б	Упр. по работе с персоналом
1-06	Приказы по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков (с заявлениями работников), о командировках	5 л. ст.19б	Упр. по работе с персоналом
1-07	Журналы регистрации приказов по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные	50 л. ст.695а	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-08	Журналы регистрации приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков, о командировках	5 л. ст.695ж,з	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-09	Личные карточки работников (форма № Т-2)	50 л. ст.658	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-10	Личные дела руководителей Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)	Пост. ст.656а, 666	Упр. по работе с персоналом
1-11	Личные дела работников Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)	50 л. ст.656б, 666	Упр. по работе с персоналом
1-12	Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним	50 л. ст.695б	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-13	Трудовые книжки	До востребования, ст.664	Упр. по работе с персоналом	невостребов анные -75 л.
1-14	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	75 л. ст.695в	Упр. по работе с персоналом
1-15	Заявления о выдаче справок с места работы	5 л. ст.253	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-16	Графики предоставления отпусков	1 г. ст.693	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-17	Описи документов, передаваемых страхователем в Пенсионный фонд РФ для получения страховых свидетельств и сопроводительные ведомости на выданные страховые свидетельства	5 л. ст.898	Упр. по работе с персоналом
1-18	Договоры, дополнительные соглашения ДМС с медицинскими страховыми Компаниями и документы к ним	5 л. ст.909	Упр. по работе с персоналом	после истечения срока действия договора
1-19	Договоры с кадровыми агентствами по подбору персонала	5 л. ст.443	Упр. по работе с персоналом	после истечения срока действия договора
1-20	Резюме кандидатов на вакантные должности	5 л. ст.652, 663	Упр. по работе с персоналом
1-21	Листы интервью с кандидатами на вакантные должности	5 л. ст.652, 663	Упр. по работе с персоналом
1-22	Договоры об обучении	5 л. ст.443,721	Упр. по работе с персоналом	после истечения срока действия договора
1-23	Учебно-методические пособия для обучающих семинаров и тренингов	До минования надобности ст.712б	Упр. по работе с персоналом
1-24	Опросные листки по итогам участия в семинарах и тренингах работников Компании	5 л. ст.708	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-25	Квалификационные аттестаты, сертификаты работников Компании по обязательному обучению	До востребования ст.664	Упр. по работе с персоналом	невостребованные -75 л.
1-26	Документы (тесты) по определению (оценке) квалификации и индивидуальных качеств работников Компании	До замены новыми ст.701б	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-27	Итоговые документы (отчеты, презентации) по проведенным тестированиям	5 л. ст.705	Упр. по работе с персоналом
1-28	Списки работников Компании, планируемых для направления на обучение, повышения квалификации	5 л. ст.719, 733	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-29	Документы (справки, сведения, отчеты, акты, заключения, предписания) проверок работы с кадрами государственными органами	Пост. ст.173, 648	Упр. по работе с персоналом
1-30	Журнал учета проверок государственными органами, их решений, определений, предписаний, актов, заключений	5 л. ст.176	Упр. по работе с персоналом
1-31	Документы (списки, заявления работников Компании) о добровольном медицинском страховании (о страховании родственников)	3 г. ст.913	Упр. по работе с персоналом
1-32	Переписка со страховыми Компаниями по вопросам страхования работников	5 л. ст.910	Упр. по работе с персоналом
*2. Охрана труда*
2-01	Инструкции по охране труда и технике безопасности	Пост. ст.27а	Гр. охраны труда
2-02	Документы (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда	45 л. ЭК ст.602	Гр. охраны труда
2-03	Предписания, акты Государственной инспекции по труду г. Москвы и документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении	5 л. ЭК ст.603	Гр. охраны труда
2-04	Планы мероприятий по улучшению условий труда работников	5 л. ст.608	Гр. охраны труда
2-05	Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций	До замены новыми ст.619	Гр. охраны труда
2-06	Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности	5 л. ст.624	Гр. охраны труда
2-07	Протоколы аттестации по технике безопасности	5 л. ст.625	Гр. охраны труда
2-08	Журнал учета профилактических работ по технике безопасности (Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектрическому персоналу)	10 л. ст.626а	Гр. охраны труда
2-09	Журнал инструктажа по технике безопасности	10 л. ст.626б	Гр. охраны труда
2-10	Журнал проведения аттестации по технике безопасности	5 л. ст. 626в	Гр. охраны труда
2-11	Документы (отчеты, акты, заключения, предписания, докладные записки) проверок организации Государственным пожарным надзором	Пост. ст.173а	Гр. охраны труда
2-12	Отчеты замеров сопротивления изоляции в офисах	10 л. ст. 1406**	Гр. охраны труда
2-13	Переписка по вопросам охраны труда и технике безопасности	5 л. ЭК ст.605, 607	Гр. охраны труда	в электронном виде и на бумажных носителях
2-14	Перечень профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров	Пост. ст.645а	Гр. охраны труда
2-15	Сведения об авариях и несчастных случаях	5 л. (1) ЭК ст.629	Гр. охраны труда	(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человечески ми жертвами, -пост.
2-16	Журнал регистрации несчастных случаев, учета аварий	Пост. ст.630	Гр. охраны труда

Остались вопросы? Мы вам поможем!

Если у вас остались вопросы по срокам хранения кадровых документов, порядке разработки и внедрения номенклатуры дел, организации процесса упорядочения и хранения документов, обращайтесь по адресу HH-expert@archiv.ru и мы вам поможем.

В письме просим указать ваше имя, корпоративный адрес электронной почты, контактный номер телефона и название организации.

Просим отнестись с пониманием к тому, что запросы без обозначенных выше данных останутся без ответа экспертов «Делис Архив».

Номенклатура дел