Ответственность за утрату кадровых документов работников, аналитика судебной практики

1. Ответственность юридического и должностного лица за утрату или несоответствующее ведение документов архива

Действующее законодательство Российской Федерации предусматривает, что организации, а также граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе, документов по личному составу, в течение сроков их хранения (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Согласно ст. 27 вышеупомянутого Федерального закона, юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

2. Административная ответственность юридического и должностного лица за неисполнение обязательства по обеспечению сохранности архивных документов

ст. 13.20 КоАП РФ – «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов» за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на граждан в размере от 100 до 300 рублей;
• на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Судебная практика по ст. 13.20. КоАП РФ:

1. Так, Старостина О.В., являлась председателем ликвидационной комиссии ОАО «Птицефабрика «Нолинская», а в период осуществления указанным должностным лицом руководства и контроля за деятельностью ликвидируемого общества была выявлена утрата архивных документов. Судом было установлено, что Старостина О.В. совершила административное правонарушение, предусмотренное статьей 13.20 КоАП РФ, а именно: нарушила правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, так как было выявлено, что при сдаче дел по личному составу ОАО «Птицефабрика «Нолинская» в отдел по делам архивов министерства культуры Кировской области (далее – отдел по делам архивов) поступили описи дел по личному составу за 1965-2014 гг. в количестве 285 ед. хр., но при этом часть документов по личному составу отсутствовала – приказы по личному составу, личные карточки работников, т.е. были утеряны (в здании ликвидируемого общества не обнаружены).

Суд указал, что утрата указанных документов создает невозможность получения и использования необходимой информации, полученной на их основе, государственным органам, органам местного самоуправления либо иным юридическим или физическим лицам, обращающимся к данным документам на законных основаниях.

Отделом по делам архивов установлен факт нарушения обязательных требований законодательства об архивном деле в части необеспечения сохранности архивных документов, повлекшее их утрату, и как следствие нарушение прав граждан на пенсионное обеспечение. Судом указанные факты проверены и подтверждены материалами дела, в связи с чем суд признал Старостину О.В. виновной в совершении административного правонарушения, предусмотренного статьей 13.20 КоАП РФ, и назначил ей административное наказание в виде административного штрафа в размере 300 (трехсот) рублей. (Постановление о назначении административного наказания по делу № 5-377/2016 от 12.07.2016 г. мирового судьи судебного участка № 28 Нолинского судебного района Кировской области).

2. Также, по делу об административном правонарушении председатель потребительского кооператива была признана виновной и привлечена к административной ответственности в связи с нарушением действующего законодательства, а именно – ч. 1 ст. 17, ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.201 г. №558 на том основании, что при проверке организации прокуратурой были выявлены нарушения, выразившиеся в том, что все кадровые документы, связанные с приемом, перемещением (переводом), увольнением работников, которые должны храниться в организации, утеряны.

Поскольку председатель кооператива, являющаяся на момент совершения правонарушения должностным лицом, свою вину признала, что является смягчающим обстоятельством, суд признал ее виновной в совершении правонарушения, предусмотренного ст. 13.20 КоАП РФ, и назначил ей наказание в виде предупреждения (Постановление от 23.09.2014 г. о назначении административного наказания, вынесенное и.о. мирового судьи судебного участка Пачелмского района Пензенской области).

3. Генеральный директор ОАО «Кировгипрозем» был признан виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 13.20. КоАП РФ, выразившегося в нарушении правил комплектования, учета и использования архивных документов. Судом установлен факт утраты архивных документов, а именно, 72 единицы хранения за период 1979 – 1986 гг., подлежащих передаче на государственное хранение в Государственный архив Кировской области. Из представленных и исследованных судом доказательств следует, что в результате ненадлежащего исполнения должностным лицом (генеральным директором) должностных обязанностей, связанных с обеспечением сохранности архивных документов, произошла их утрата. Генеральный директор свою вину при рассмотрении дела признал и был привлечен к административной ответственности, ему назначено наказание в виде предупреждения. (Постановление от 07.11.2014 г. о назначении административного наказания мирового судьи судебного участка № 55 Ленинского судебного района г. Кирова).

ст. 13.25 КоАП РФ – 1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 2 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

ст. 13.25 КоАП РФ – 2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

ст. 13.25 КоАП РФ – 3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень и требования, к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей;
• на юридических лиц – от 100 000 до 200 000 рублей.

ст. 13.25 КоАП РФ – 4. Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей;
• на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

В соответствии с ч. 2 ст. 2.1. КоАП РФ «Юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых настоящим Кодексом или законами субъекта Российской Федерации предусмотрена административная ответственность, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению». В случае нарушения законодательства об архивном деле и/или не соблюдения требований ч. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле в РФ» (необеспечения должного учета, сохранности архивных документов) юридическое лицо будет признано виновным, если не докажет факт отсутствие объективной возможности для исполнения установленных обязательств.

Необходимо учесть, что в соответствии с ч. 3 ст. 2.1. КоАП РФ назначение административного наказания юридическому лицу не освобождает от административной ответственности за данное правонарушение виновное физическое лицо, равно как и привлечение к административной или уголовной ответственности физического лица не освобождает от установленной ответственности за данное правонарушение юридическое лицо.

Административная ответственность юридических лиц также установлена за утрату кадровых документов или необеспечение их сохранности работодателем, в том числе ответственными сотрудниками кадровых служб, когда действующее трудовое законодательство обязывает работодателя хранить документы в течение установленных сроков. Работодатель обязан вести и хранить кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено действующим трудовым законодательством и отсутствие которых или их утеря работодателем влечет ответственность, предусмотренную ст. 5.27. КоАП РФ – нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

К таким обязательным кадровым документам относятся: трудовые книжки, штатное расписание, трудовые договоры, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, правила внутреннего трудового распорядка, документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области, график сменности, график отпусков, приказы по личному составу, личная карточка, табель учета рабочего времени, правила и инструкции по охране труда, медицинские книжки работников, должностные инструкции.

Так, постановлением заместителя начальника отдела Государственной инспекции труда (ГИТ) в Саратовской области №7 от 12.10.2016 г. ООО «Евро-Пласт» признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ (по факту ненадлежащего хранения трудовой книжки и ее утраты), и ему назначено административное наказание в виде штрафа в размере 44 000 рублей. Указанное постановление ГИТ было обжаловано Генеральным директором в суд.

Решением Волжского районного суда г. Саратова от 10.02.2017 г. по Делу № 18-8/2017 Постановление ГИТ оставлено без изменения, а жалоба Генерального директора без удовлетворения. Судом было установлено, что трудовая инспекция провела внеплановую документарную проверку ООО «Евро-Пласт» на предмет соблюдения норм трудового законодательства. В ходе проверки было установлено, что трудовая книжка Б. принята ООО «Евро-Пласт» на ответственное хранение, а в ходе проверки была обнаружена подложная трудовая книжка на имя Б, т.е. установлен факт пропажи трудовой книжки Б. Таким образом, ООО «Евро-Пласт» не обеспечило надлежащее хранение трудовой книжки Б., что повлекло ее утрату. Судом указанные обстоятельства проверены, подтверждаются материалами дела, следовательно, инспекция труда правомерно пришла к выводу о наличии в действиях ООО «Евро-Пласт» состава административного правонарушения, предусмотренного частью 1 ст. 5.27 КоАП РФ и о назначении наказания в виде штрафа в размере 44 000 рублей.

Как указал суд, оснований для отмены судом постановления должностного лица Государственной инспекции труда в Саратовской области не имеется.

Помимо административной ответственности, виновная сторона в соответствии со ст. 15 Гражданского кодекса РФ должна возместить убытки, которые понесло физическое или юридическое лицо в связи с совершением правонарушения, в том числе нарушения требований архивного законодательства. Под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, реальный ущерб за утрату или повреждение его имущества, а также компенсация, связанная с упущенной выгодой.

На основании выше сказанного следует, что при утрате архивных документов, например, по личному составу, все обоснованные убытки работников, при установлении виновных лиц, должны быть компенсированы.

2.1. Ответственность за обеспечение сохранности документов, содержащих персональные данные

Статья 24 закона № 152-ФЗ «О персональных данных» определяет виды ответственности за нарушение требований федерального закона. Лица, виновные в нарушении требований закона «О персональных данных», несут гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.

Статья 13.11. «Нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных»

1. Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, влечет:

• предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 000 до 3 000 рублей;
• на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 рублей;
• на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

2. Обработка персональных данных без согласия в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в случаях, когда такое согласие должно быть получено в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо обработка персональных данных с нарушением установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных требований к составу сведений, включаемых в согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, влечет:

• наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 000 до 3 000 рублей
• на должностных лиц – от 10 000 до 20 000 рублей;
• на юридических лиц – от 15 000 до 75 000 рублей.

3. Невыполнение оператором предусмотренной законодательством Российской Федерации в области персональных данных обязанности по опубликованию или обеспечению иным образом неограниченного доступа к документу, определяющему политику оператора в отношении обработки персональных данных, или сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных влечет:

• предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 700 до 1 500 рублей;
• на должностных лиц – от 3 000 до 6 000 рублей; на индивидуальных предпринимателей - от 5 000 до 10 000 рублей;
• на юридических лиц – от 15 000 до 30 000 рублей.

4. Невыполнение оператором предусмотренной законодательством Российской Федерации в области персональных данных обязанности по предоставлению субъекту персональных данных информации, касающейся обработки его персональных данных влечет:

• предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 000 до 2 000 рублей;
• на должностных лиц – от 4 000 до 6 000 рублей;
• на индивидуальных предпринимателей – от 10 000 до 15 000 рублей;
• на юридических лиц – от 20 000 до 40 000 рублей.

5. Невыполнение оператором в сроки, установленные законодательством Российской Федерации в области персональных данных, требования субъекта персональных данных или его представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных об уточнении персональных данных, их блокировании или уничтожении в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, влечет:

• предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 000 до 2 000 рублей;
• на должностных лиц – от 4 000 до 10 000 рублей;
• на индивидуальных предпринимателей – от 10 000 до 20 000 рублей;
• на юридических лиц – от 25 000 до 45 000 рублей.

6. Невыполнение оператором при обработке персональных данных без использования средств автоматизации обязанности по соблюдению условий, обеспечивающих в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных сохранность персональных данных при хранении материальных носителей персональных данных и исключающих несанкционированный к ним доступ, если это повлекло неправомерный или случайный доступ к персональным данным, их уничтожение, изменение, блокирование, копирование, предоставление, распространение либо иные неправомерные действия в отношении персональных данных, при отсутствии признаков уголовно наказуемого деяния влечет:

• наложение административного штрафа на граждан в размере от 700 до 2 000 рублей;
• на должностных лиц – от 4 000 до 10 000 рублей;
• на индивидуальных предпринимателей – от 10 000 до 20 000 рублей;
• на юридических лиц – от 25 000 до 50 000 рублей.

7. Невыполнение оператором, являющимся государственным или муниципальным органом, предусмотренной законодательством Российской Федерации в области персональных данных обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов по обезличиванию персональных данных влечет:

• предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 3 000 до 6 000 рублей.

Так, должностное лицо Епимахов С.Н., являющийся председателем Собрания депутатов Верхнеуфалейского городского округа Челябинской области, был признан виновным в совершении правонарушения, предусмотренного ст. 13.11. КоАП РФ и подвергнут наказанию в виде штрафа в размере 800 рублей. Как было установлено судом и подтверждено материалами дела, Епимахов С.Н. допустил нарушение ст. 19 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», поскольку, являясь должностным лицом, не принял меры по организации обеспечения безопасности персональных данных в Собрании депутатов, так как установлен факт утери заявления гражданки С.Ф.В. о включении ее кандидатом в состав Общественной палаты Верхнеуфалийского городского округа с приложением документов: анкеты, копий справок, паспорта гражданина РФ, диплома о высшем образовании, трудовой книжки и т.д., что также подтверждается Актом проверки прокуратуры округа.

Указанные документы содержат информацию, прямо относящуюся к физическому лицу (субъекту персональных данных), и в соответствии с пунктом 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» относятся к персональным данным.

На основании изложенного, суд пришел к выводу о том, что вина Епимахова С.Н. нашла подтверждение в судебном заседании, и квалифицировал действия виновного по ст.13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях – нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных – КоАП РФ в редакции от 10.05.2007 г.), (Постановление от 17.03.2017 г. по делу об административном правонарушении № 3-62/2017 Мирового судьи судебного участка № 2 Верхнего Уфалея Челябинской области).

ст. 140 УК РФ – Неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, наказываются штрафом в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет.

ст. 15 ГК РФ – возмещение убытков, которые понесло физическое или юридическое лицо в связи с совершением правонарушения. 10

Остались вопросы? Мы вам поможем!

Если у вас остались вопросы по срокам хранения кадровых документов, порядку разработки и внедрения номенклатуры дел, организации процесса упорядочения и хранения документов, обращайтесь по адресу HH-expert@archiv.ru и мы вам поможем.

В письме просим указать ваше имя, корпоративный адрес электронной почты, контактный номер телефона и название организации.

Просим отнестись с пониманием к тому, что запросы без обозначенных выше данных останутся без ответа экспертов «Делис Архив».