8 800 707 87 00

Условия передачи кадровых документов на государственное хранение

 Установленные законом основания для приема кадровых документов организации на государственное хранение

Основной целью любого государственного архива является осуществление деятельности по хранению и обслуживанию различных документов организаций, в том числе по личному составу работников, а также оказание иных сопутствующих услуг на платной основе. Несмотря на это, глава 5, статьи 23, пункта 10 Федерального закона от 22.10.2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» предусматривает основной повод для передачи документов коммерческой организации в государственный архив в случае ее ликвидации, в том числе в результате банкротства.

Данная передача, в зависимости от территориальной расположенности архива, осуществляется в основном на платной основе (например, стоимость приемки 1 дела по описи в Центральный государственный архив трудовых отношений г. Москвы (ЦГАТО) составляет 310 руб.) и осуществляется на основании договора. Все затраты на осуществление предварительной архивной обработки, описания, переплета и транспортировки документов до их места хранения в полном объеме принимает на себя организация, т.е. ликвидатор.

Основные этапы и сроки приемки документов на государственное хранение

Обращаем ваше внимание на то, что нормативными актами РФ не установлены сроки, в рамках которых государственные архивы обязаны принять документы ликвидируемой организации на хранение, и повлиять на скорость данного процесса зачастую не представляется возможным.

Основные этапы взаимодействия организации с государственным архивом, на примере ЦГАТО г. Москвы

Все документы по личному составу обработаны в соответствии с установленными архивными правилами, составлена опись дел по личному составу, предисловие к описи, историческая справка организации (с порядком обработки документов рекомендуем вам ознакомиться в статье «Архивная обработка кадровых документов»).

Подготовка и направление в государственный архив по месту регистрации организации заявления о приемке документов на хранение в связи с ее ликвидацией (форма 1) и оригинал

доверенности, заверенной подписью и печатью организации на лицо, которое будет взаимодействовать с госархивом (рекомендуем в архиве получить входящий номер и дату регистрации, которые будут присвоены заявлению для полного контроля за ситуацией).

В течение 30 календарных дней с момента вашего обращения, госархив назначает куратора, который будет взаимодействовать с вашей организацией. О назначении куратора вы узнаете по указанному в заявлении номеру телефона и по электронной почте.

В течение 2-х недель с момента назначения куратор приезжает по месту нахождения подлежащих передачи документов и визуально оценивает качество проведенной архивной обработки и описания. В случае выявления несоответствий, куратор дает рекомендации по их устранению. Дата повторного визита куратора согласовывается непосредственно с ним после устранения выявленных нарушений.

Если нарушений не выявлено, в течение 2-х недель после оценки куратором приезжает эксперт из госархива для проведения повторной экспертизы (скорее всего, это больше функция контроля куратора).

Если все хорошо и ни у куратора, ни у эксперта вопросов не осталось, куратор представляет все описи, предисловия и историческую справку по вашей организации на рассмотрение экспертной комиссии госархива. Обычно заседание экспертной комиссии происходит не чаще одного раза в месяц.

Если члены экспертной комиссии большинством голосов приняли решение согласовать предоставленные куратором документы (он их ранее получает от вас в электронном виде) по вашей организации, куратор вас об этом проинформирует и направит договор, акт приема-передачи и счет на оплату. Все документы необходимо заполнить и подписать, а счет оплатить. Договор стандартной формы и правке не подлежит.

Подписанный вами договор и копию платежки об оплате необходимо отвезти в архив, где его также подпишут и присвоят номер (на подписание договора госархивом уходит до 10 рабочих дней).

После того, как договор подписан, и все формальности соблюдены, вам сообщат о дате, времени и месте, куда необходимо привести документы для передачи на государственное хранение (в среднем, с момента подписания договора до момента передачи документов проходит до 5 рабочих дней)

В назначенный архивом день необходимо привести все подлежащие к передаче дела, по 3 экземпляра каждой описи, предисловия к описям, историческую справку на бумажных носителях, утвержденные со стороны вашей организации, а также акт приема-передачи.

Поздравляем! Наконец, документы по личному составу переданы в государственный архив, вы получили удовольствие от процесса и свой экземпляр акта приема-передачи, подписанный архивом.

Из практики можем сказать, что минимальный срок с момента обращения в архив до момента непосредственной приемки документов составлял 2 месяца, а максимальный срок - порядка 6 месяцев.

Также, обращаем ваше внимание, что в зависимости от территориальной расположенности архива, последовательность этапов, их количество и сроки могут отличаться от обозначенных выше. При первом общении с Госархивом попросите их представителей обозначить этапы взаимодействия, результаты этих этапов и ориентировочные сроки. Также, не забудьте подготовить доверенность (форма приведена ниже), если взаимодействовать с Госархивом от вашей организации будет назначенный представитель.

Варианты передачи в архив кадровых документов действующих организаций:

Хранение документов в Госархиве

В последнее десятилетие государственные архивы становятся участниками рыночных отношений и начинают оказывать организациям услуги по хранению документов на платной основе. Учитывая факт ограниченности свободных площадей и нехватку человеческих ресурсов на обслуживание принятых на хранение документов (выдача справок по социально - правовым и иным запросам), госархивы в основном отказывают действующим организациям в приемке на хранение документов по личному составу даже на платной основе, а случаи приема документов зачастую являются скорее исключением, чем закономерностью. Важным является тот факт, что предлагаемая госархивами стоимость услуг по хранению и обслуживанию документов, требования к подготовке самих документов для их приемки на временное хранение зачастую не могут конкурировать с предложениями ведущих негосударственных архивных компаний.

Хранение документов в «Делис Архив»

«Делис Архив» по технической оснащенности, уровню безопасности, наличию персонала, перечню услуг и подходу к ценообразованию превосходит большинство государственных архивов.

Хранение и обслуживание кадровых документов является определенными в уставе видами деятельности.

Для работы и защиты персональных данных имеются: лицензии ФСТЭК, необходимое программное обеспечение для шифрования данных, компания является оператором персональных данных.

Документы по личному составу могут приниматься на хранение в любом, даже в не упорядоченном виде, а по запросу работников могут быть подготовлены все необходимые справки, в том числе для предоставления в ПФР.

Вам больше не придется тратить время на подборку из архива необходимых документов и подготовку справок. Ваши сотрудники могут забрать готовую справку в сжатые сроки непосредственно у нас в офисе. Вся ответственность за достоверность данных, отображенных в справках, будет возлагаться на «Делис Архив», а не на работников кадровых служб вашей организации.

Остались вопросы? Мы вам поможем!

Если у вас остались вопросы по срокам хранения кадровых документов, порядке разработки и внедрения номенклатуры дел, организации процесса упорядочения и хранения документов, обращайтесь по адресу HH-expert@archiv.ru и мы вам поможем.

В письме просим указать ваше имя, корпоративный адрес электронной почты, контактный номер телефона и название организации.

Просим отнестись с пониманием к тому, что запросы без обозначенных выше данных останутся без ответа экспертов «Делис Архив».

Более подробная информация содержится в прикрепленном файле

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Анна Суханова, менеджер по работе с клиентами
8 800 707 87 00