Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение
Экономить с нами легко
Многие современные организации уже перевели в электронный формат все свои документы. Их так же, как и обычные бумаги, следует где-то хранить. Для этого важно создавать электронные архивы, к которым государство предъявляет особые требования.
Все подобные требования прописываются в специальном стандарте. Среди них можно найти следующие правила по хранению документов в электронном архиве:
Вся документация организации должна направляться в архив определенным образом. Этот порядок регулируется государственными законами. Хранение электронных документов в архиве московских предприятий и организаций других городов должно осуществляться по следующему порядку:
Для описи также имеются свои правила. Среди них самыми важными являются:
Специалисты обязаны сначала подготовить документацию, перевести ее в электронный формат, создать при необходимости описи старых файлов. Работник архива получает все документы на носителях и проверяет файлы на наличие вирусов, читаемость и сохранность документации. В описи ставится отметка о передаче. Данный документ должен быть подписан двумя лицами: сотрудником, который передавал документы, и архивным работником, который принимал документы.
Существует ряд рекомендаций, которые следует соблюдать, прежде чем направлять документацию в архив:
Чтобы выдать файл из архива, его необходимо скопировать и отправить по локальной сети компании. Оригинальность документа подтверждается специальной программой, которая устанавливается каждому сотруднику фирмы.
Уничтожение неактуальной документации происходит в стандартном режиме. Комиссия контролирует весь процесс и составляет соответствующий акт об уничтожении. Все удаленные файлы следует убирать из архива полностью без возможности восстановления.
Среди плюсов можно выделить следующие факты:
Электронные архивы обладают не только преимуществами, но и определенными минусами:
Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00