1. Главная
2. »Электронный архив
3. »Хранение электронных документов в архиве

Хранение электронных документов в архиве

Многие современные организации уже перевели в электронный формат все свои документы. Их так же, как и обычные бумаги, следует где-то хранить. Для этого важно создавать электронные архивы, к которым государство предъявляет особые требования.

Требования к хранению

Все подобные требования прописываются в специальном стандарте. Среди них можно найти следующие правила по хранению документов в электронном архиве:

• Хорошая читаемость документации;
• Перезапись электронного файла в тех случаях, когда появляются новые технологии и программы;
• Присутствие логики между связанными документами;
• Формирование актов, в которых описывается хранение файлов в электронном архиве.

Внутренняя опись

Вся документация организации должна направляться в архив определенным образом. Этот порядок регулируется государственными законами. Хранение электронных документов в архиве московских предприятий и организаций других городов должно осуществляться по следующему порядку:

1. Каждый год производится экспертиза ценности файлов.
2. По итогам проведения экспертизы необходимо уничтожать те файлы, которые имеют истекший срок хранения.
3. Те файлы, которые еще актуальны и подлежат хранению, необходимо внести в опись.

Особенности описи

Для описи также имеются свои правила. Среди них самыми важными являются:

Передача документов в архив

Специалисты обязаны сначала подготовить документацию, перевести ее в электронный формат, создать при необходимости описи старых файлов. Работник архива получает все документы на носителях и проверяет файлы на наличие вирусов, читаемость и сохранность документации. В описи ставится отметка о передаче. Данный документ должен быть подписан двумя лицами: сотрудником, который передавал документы, и архивным работником, который принимал документы.

Требования к электронным файлам

Существует ряд рекомендаций, которые следует соблюдать, прежде чем направлять документацию в архив:

1. Формат файла должен соответствовать нормам.
2. Создание контейнера в виде файла zip.
3. Документация фильтруется и направляется в контейнеры специальными работниками.
4. Контейнеры отправляются в архив с помощью интернета или посредством любого современного носителя.

Выдача и уничтожение документации

Чтобы выдать файл из архива, его необходимо скопировать и отправить по локальной сети компании. Оригинальность документа подтверждается специальной программой, которая устанавливается каждому сотруднику фирмы.

Уничтожение неактуальной документации происходит в стандартном режиме. Комиссия контролирует весь процесс и составляет соответствующий акт об уничтожении. Все удаленные файлы следует убирать из архива полностью без возможности восстановления.

Достоинства и недостатки электронных архивов

Среди плюсов можно выделить следующие факты:

• С электронными файлами намного удобнее работать;
• Чтобы найти необходимую документацию, не нужно тратить много времени;
• Для работы выдается копия файла, а оригинал остается в сохранности;
• Резервные копии архивов позволяют сохранить все при чрезвычайных ситуациях.

Электронные архивы обладают не только преимуществами, но и определенными минусами:

• Необходимо покупать специальные программы, чтобы работать с архивом;
• Позаботиться о безопасности хранения документации;
• Если нет возможности сделать резервную копию, то существуют риски потерять разом весь архив документов.