8 800 707 87 00Работаем в обычном режиме
06

Оптимизация
документооборота
предприятия

Совершенствование и автоматизация процессов движения документов
  1. Главная
  2. »Оптимизация документооборота

Зачем нужна автоматизация документооборота в организации?

Разработка эффективных методик по оптимизации документооборота предприятия позволит вам:

От 2 до 6 раз сократить затраты на обеспечение жизненного цикла документа
Сократить время на поиск необходимого документа в бумажном виде до 5 минут, а его электронного образа до 1 минуты
Повысить уровень ответственности сотрудников и сократить число участников процесса
Связать с системой KPI качество работы сотрудников с документами
Организовать преемственность и масштабируемость внутренних процессов

Особенности оптимизации документооборота предприятия в «Делис Архив»

Условия оплаты наших услуг могут напрямую зависеть от достигнутых результатов.
Оценить результат и предлагаемую технологию возможно до начала реализации проекта, мы бесплатно подготовим прототип измененного процесса и программного обеспечения с учетом потребностей каждого клиента.
При покупке технической поддержки клиент получает постоянное сопровождение работы системы: мониторинг, доработку блоков, работу над ускорением процессов и оперативное внесение изменений в эти процессы.
Стоимость автоматизации документооборота в организации и нашего программного обеспечения не зависит от срока действия лицензий, количества пользователей, обработанных документов и форм их шаблонов.
Системы мониторинга процессов помогут контролировать качество процессов и заданных параметров.
Оптимизация документооборота

Полный комплекс работ по оптимизации документооборота предприятия

Все проекты по автоматизации документооборота в организации реализуются индивидуально и могут включать в себя следующие виды работ:

Аудит бизнес-процессов клиента

Аудит текущих процессов клиента по обеспечению жизненного цикла документов, определение реальной стоимости обслуживания 1 документа

Разработка модели организации процесса

Разработка измененной модели организации процесса, проведение хронометража процессов в рамках предложенной модели

Определение требований к новому ПО

Определение требований к дополнительному программному обеспечению и сопутствующим техническим средствам

Финансовый анализ

Подготовка финансового анализа, определение размера ожидаемой экономии

Разработка и демонстрация прототипа

Подготовка и демонстрация клиенту действующего прототипа процесса и программного обеспечения

Внедрение и адаптация

Внедрение утвержденного клиентом процесса «под ключ», внедрение и адаптация программного обеспечения

Обучение сотрудников и авторский надзор

Проведение мероприятий направленных на обеспечение соответствия разработанных технологий

Контроль достижения ключевых показателей

Контроль достижения поставленных целей (экономия, повышение эффективности и т.д.)

Аналитика и доработка

Сбор аналитики в реальном времени и текущее улучшение процесса

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение

Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами
1 / 3
Конфиденциальность и безопасность
  • Сохранность важной документации
  • Современные системы безопасности и контроля доступа
  • Своевременное уничтожение документов
безопасность хранения документов
2 / 3
Современные центры хранения
  • Современные архивохранилища класса «А»
  • Обеспечение внутреннего климатического режима
  • Современная система учета документов
Современные центры хранения документов
3 / 3
Сокращение затрат
  • Повышение эффективности персонала клиентов
  • Оптимизация расходов на хранение и обслуживание документов
  • Уменьшение общего объема подлежащих хранению документов
Сокращение затрат хранения документов
Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации
На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия
Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO

Автоматизация документооборота – что это?

Автоматизация документооборота – это переход от традиционных носителей информации к цифровым путем создания единой базы делопроизводства с четким разграничением прав доступа.

С какой целью проводятся мероприятия по оптимизации документооборота в организации:

  • Снижение издержек на обслуживание документов.
  • Обеспечение слаженного и эффективного взаимодействия структурных подразделений.
  • Повышение уровня ответственности персонала, сокращение количества задействованных сотрудников.
  • Упрощение процессов согласования и передачи договорной и бухгалтерской документации.
  • Сокращение времени поиска необходимой документации на бумажном носителе до пяти минут, а на цифровом – до минуты.
  • Контроль эффективности использования рабочего времени сотрудниками на работу с бумагами.

Особенности оптимизации процесса документооборота

  • Стоимость услуг архивной компании по оптимизации документооборота зависит от поставленных задач.
  • Клиент может оценить потенциальный результат оптимизации документооборота в организации и предложенную технологию до ее реализации на практике. Мы безвозмездно разработаем прототип электронной системы исходя из индивидуальных запросов заказчика.
  • По завершению проекта компания оказывает техническую поддержку внедренного решения. Формат, объем и перечень услуг сопровождения согласуется с каждым клиентом индивидуально.
  • Цена электронной системы и услуг по автоматизации делопроизводства не обусловлена периодом действия лицензии, числом абонентов, объемом документации и формами шаблонов.
  • Системы мониторинга помогают осуществлять контроль качества процессов и установленных параметров.

Оптимизация документооборота – комплексная услуга

  • Аудит текущих бизнес-процессов заказчика. Оценка эффективности работы с документами, расчет объективной стоимости обслуживания одного документа.
  • Проектирование модели организации процесса. Разработка измененного прототипа организации процесса документооборота и проведение хронометража процессов.
  • Анализ и разработка требований к программным модулям.
  • Подготовка финансового анализа и расчет предполагаемой экономии.
  • Подготовка прототипа ПО и предоставление на рассмотрение заказчику.
  • Реализация автоматизированной системы «под ключ» и адаптация.
  • Обучение сотрудников заказчика и техническое сопровождение.
  • Осуществление контроля ключевых показателей.
  • Аналитика и текущая оптимизация процесса.

Оптимизация документооборота в организации должна носить системный, а не разовый характер.

Полезные материалы

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора
8 800 707 87 00Работаем по всей России