Автоматизация документооборота – что это?
Автоматизация документооборота – это переход от традиционных носителей информации к цифровым путем создания единой базы делопроизводства с четким разграничением прав доступа.
С какой целью проводятся мероприятия по оптимизации документооборота в организации:
- Снижение издержек на обслуживание документов.
- Обеспечение слаженного и эффективного взаимодействия структурных подразделений.
- Повышение уровня ответственности персонала, сокращение количества задействованных сотрудников.
- Упрощение процессов согласования и передачи договорной и бухгалтерской документации.
- Сокращение времени поиска необходимой документации на бумажном носителе до пяти минут, а на цифровом – до минуты.
- Контроль эффективности использования рабочего времени сотрудниками на работу с бумагами.
Особенности оптимизации процесса документооборота
- Стоимость услуг архивной компании по оптимизации документооборота зависит от поставленных задач.
- Клиент может оценить потенциальный результат оптимизации документооборота в организации и предложенную технологию до ее реализации на практике. Мы безвозмездно разработаем прототип электронной системы исходя из индивидуальных запросов заказчика.
- По завершению проекта компания оказывает техническую поддержку внедренного решения. Формат, объем и перечень услуг сопровождения согласуется с каждым клиентом индивидуально.
- Цена электронной системы и услуг по автоматизации делопроизводства не обусловлена периодом действия лицензии, числом абонентов, объемом документации и формами шаблонов.
- Системы мониторинга помогают осуществлять контроль качества процессов и установленных параметров.
Оптимизация документооборота – комплексная услуга
- Аудит текущих бизнес-процессов заказчика. Оценка эффективности работы с документами, расчет объективной стоимости обслуживания одного документа.
- Проектирование модели организации процесса. Разработка измененного прототипа организации процесса документооборота и проведение хронометража процессов.
- Анализ и разработка требований к программным модулям.
- Подготовка финансового анализа и расчет предполагаемой экономии.
- Подготовка прототипа ПО и предоставление на рассмотрение заказчику.
- Реализация автоматизированной системы «под ключ» и адаптация.
- Обучение сотрудников заказчика и техническое сопровождение.
- Осуществление контроля ключевых показателей.
- Аналитика и текущая оптимизация процесса.
Оптимизация документооборота в организации должна носить системный, а не разовый характер.