Организация архива на предприятии с нуля в Москве- www.archiv.ru

Организация архива на предприятии

Когда слово «архив» звучит гордо!

Зачем нужна услуга по организации архива на предприятии?

Организация архива на предприятии – это услуга «Делис Архив», обеспечивающая удобную и прозрачную работу с архивом любой организации, которая позволит вам:

Обеспечить сохранность особо ценных документов

Вести учет документов в соответствии с требованиями архивного законодательства РФ

Систематизировать архив и осуществлять быстрый поиск нужной информации

Своевременно уничтожать документы с истекшими сроками хранения

Уменьшить объем хранимой документации

Подготовить документы по личному составу к передаче в госархив

Организация архива на предприятии силами «Делис Архив» - полный комплекс услуг с бессрочной гарантией:

Подготовка документов к хранению в соответствии с требованиями архивного законодательства (составление описи, научно-техническая обработка, оформление и переплет)

Систематизация и описание документов

Формирование дел из россыпи

Проведение экспертизы ценности, определение сроков хранения документов

Отбор документов на уничтожение с составлением акта и измельчения на шредере

Передача документов на хранение в государственный архив

Организация архива на предприятии с нуля

Любой компании, пусть даже с самым небольшим делопроизводством, важно иметь архив. Некоторые организации следят за своими документами, бережно относятся к ним, структурированно располагают их на полках и стеллажах, нанимают специалиста, который занимается ведением архива. Но некоторые руководители считают неразумным тратить дополнительные финансы на создание надежного и структурированного места хранения документов, поэтому все бумаги хаотично располагаются на рабочих столах, а не в шкафах и папках, как это положено. И именно в таких случаях, когда на предприятии появляется проверяющая инстанция, отыскать нужный документ очень сложно или вовсе невозможно.

Если по каким-либо причина ваша организация еще не обзавелась архивом, то самое время заняться данным вопросом и изучить несколько аспектов по организации архива на предприятии с нуля. Порядок в документации положительным образом влияет на эффективность всей компании.

Оглавление

С чего начать организацию архива
Процесс организации архива на предприятии
Этапы создания архива

С чего начать организацию архива

В первую очередь создание архива подразумевает необходимость нанять специалиста, который будет знать весь состав документации, подлежащей хранению.

Прежде чем начать размещать документы на стеллажах, необходимо структурировать их и разделить на четыре группы:

Бумаги, которые необходимо хранить постоянно на протяжении существования предприятия.

Документация, которая относится к личному составу.

Бумаги, которые организация обязана сохранять более 10 лет.

Файлы, которые предприятие должно хранить не более 10 лет.

Если на всю документацию, которая была передана в архив, составлены специальные описи, то распределить бумаги по группам будет не сложно. Если этот процесс был упущен, то специалист обязан составить описи на все принятые им для хранения файлы.

Самое важное – на каждой папке с документами должна быть обложка, на которой указана вся важная информация: отдел, которому принадлежит бумага; индексация; название документа; срок хранения и т. д.

Только после того как были составлены и утверждены описи, можно приступать к раскладыванию документации по полкам. Немаловажно пронумеровать стеллажи. Те бумаги, которыми предприятие будет пользоваться в редких случаях, стоит разместить в менее удобных местах, например наверху стеллажа. А те файлы, которые требуются регулярно для рабочего процесса организации, необходимо расположить в доступном месте для удобства.

Не стоит забывать, что любая бумага в компании обладает собственным сроком хранения. Поэтому нецелесообразно хранить на одной полке документацию с временным сроком хранения и документы с постоянным хранением. В первую очередь, законодательство РФ напрямую запрещает осуществлять такой способ архивизации. А кроме того, при уничтожении неактуальных документов бумаги с постоянным сроком хранения могут случайно попасть в этот процесс и исчезнуть навсегда.

Специалисту по архивам необходимо для правильной работы архива завести специальный учетный журнал. В нем важно указывать сотрудников и дату, когда документ был выдан во временное пользование, а также дату, когда документ вернули на место. Выдача бумаг должна производиться только под роспись.

Процесс организации архива на предприятии

Организация архива в организации начинается с определения срока хранения тех или иных документов. Этим могут заниматься не только руководители предприятий, но и специалисты, которые ведут делопроизводством компании. В сам процесс организации архива входят несколько этапов. Подробнее о них будет рассказано ниже.

Этапы создания архива

1. Издание приказа, в котором назначаются специалисты по управлению и содержанию архива. На небольших предприятиях таким человеком может являться и делопроизводитель. Но такая большая нагрузка может сказаться на качестве и эффективности рабочего процесса сотрудника, особенно если компания обладает слишком большим оборотом документов.

2. Разработка номенклатуры документации, которая подлежит архивации. Данный этап формирования архива должен производиться полностью по федеральному закону, последняя редакция которого выпущена в 2016 году. В России ФЗ «О перечне типовых управленческих архивных документов» обязателен к исполнению для любой компании.

3. Определение для каждого файла и папки срока хранения документов. Все дела, которые являются особо важными для предприятия, должны подлежать хранению на постоянной основе. Та документация, которая должна храниться более 10 лет, называется документами с временным хранением. В некоторых организациях в архивах отводят специальное место, где располагаются бумаги со сроком хранения менее 10 лет.

4. Распространение всем сотрудникам фирмы и отделам специальных выписок, в которых должны быть прописаны все заголовки дел, сдающихся в архив. Это структурирует работу архива и позволит держать всю документацию в полном порядке. Составлять подобные выписки необходимо строго с соблюдением имеющегося каталога по архивным делам. Если такого каталога организация не имеет, то стоит взять пример с предприятия, которое занимается схожей деятельностью.

5. Оценка архива и имеющихся документов. Специалист по архивным делам, прежде чем приступить к работе, обязан произвести опись уже имеющихся документов, а также составить список недостающих файлов и определить сроки, в которые их необходимо вернуть в архив.

6. Руководители делопроизводства или руководители предприятия обязаны провести инструктаж с новыми архивными работниками. Разговор должен затрагивать не только стандарты по архивизации, но и некоторые юридические тонкости ведения дел.

7. Важно произвести инвентаризацию архива. В нее входят:

создание картотеки, где должны быть в обязательном порядке прописаны атрибуты всех имеющихся в архиве дел;
сверка всех отчетов, которые были произведены за прошлые годы по документообороту;
устранение все имеющихся недочетов в описаниях документации;
удаление с описаний и с документов недостоверной или неактуальной информации.

8. Руководители фирмы обязаны составить приказ, в котором прописать, какие лица имеют право получать документацию из архива, а какие – нет. Если предприятие небольшое, то практически все сотрудники могут воспользоваться архивом и взять необходимые документы. Если же в организации существует много отделов, то сотрудники каждого из них могут получать бумаги определенной категории архивных дел.

9. Все дела и папки должны быть в определенном переплете. Если этого не было сделано ранее, то необходимо заняться этим вопросом до расположения документов на полках.

10. Специалист должен вести учет не только тех документов, которые были выданы сотрудникам, но и всей остальной актуальной документации. Он обязан создать картотеку на новые документы, а также следить за сроками хранения уже имеющихся файлов.

11. Необходимо уничтожить всю документацию, которая является неактуальной.