Инструкция по сбору архивного короба Делис Архив

Полезные материалы

Хранить нельзя уничтожить

Эксперты «Делис Архив» предлагают вашему вниманию уникальный сборник тематических материалов, посвященных вопросам эффективного хранения и использования бухгалтерских документов.

Мы уверены, что после изучения предлагаемого материала, вы сможете многократно сократить затраты связанные с хранением документов, предотвратить риски их утраты или несанкционированного изъятия, а также увеличить эффективность работников бухгалтерских служб.

В основе статей сборника лежит богатый практический опыт крупнейшей российской архивной компании «Делис Архив» в области создания и управления архивами бухгалтерских служб как коммерческих, так и государственных структур.

Мы надеемся, что данный сборник будет вам полезен и поможет в скором времени решить все существующие проблемы при работе с документами.

Успехов вам и вашему бизнесу!

Полезные материалы

Алгоритм проверки входящего документа с сомнительным содержанием

1️⃣ Бланк

2️⃣ Реквизит «Адресат»

3️⃣ Реквизит «Заголовок к тексту»

4️⃣ Реквизит «Подпись»

5️⃣ Реквизит «Текст документа»

Сканирование и индексирование финансовых документов

Мы знаем, с чем Вам приходится сталкиваться:

Отсутствует нужный документ? Пропускаете сроки исполнения договорных обязательств? Риски налоговой проверки? Бывали случаи утраты документов? Предстоит выемка документов контролирующими органами? Сложно управлять большим объемом хранения бумажных документов? Нет связки с существующей корпоративной системой? Отсутствуют аналитические функции по документам? Задваиваются документы? Уволился архивариус? Пропадают документы? Утрачены? Предложите свой вариант...

Есть РЕШЕНИЕ от Делис Архив – Организуйте электронный архив и управляете финансовой документацией!

• Узнайте, как сократить временные затраты на поиск документа в 10 раз
• Узнайте, как сократить время на формирование сводного отчета по подразделениям в 30 и более раз
• Сократите затраты на сканирование и обработку в 2 и более раза!
• Получите расчет с обоснованием снижения ежемесячных эксплуатационных затрат

ОБРАТИТЕСЬ В ДЕЛИС АРХИВ! Переводите архив в цифру!

Представьте свой безбумажный офис!

Получить волшебную кнопку на почту

Сканируем и индексируем ВСЕ типы финансовой документации:

Счета-фактуры, ТОРГ-12, УПД, ТОРГ-2, Инвойсы, ГТД, накладные, спецификации, CMR, договора, приложения, дополнительные соглашения, план-графики работы к ним, авансовые отчеты и так далее... (Предложите свои документы)

Преимущества электронного архива финансовых документов от Делис Архив по сравнению с конкурентами:

Неограниченное количество полей для индексации

Серверное или облачное хранение

Неограниченные технические и людские ресурсы под Ваши сложные и уникальные проектов

Интеграция в существующую корпоративную систему

Масштабируемость (проекты от 300 до 30000000 листов)

Обучение

Высокие мобилизационные возможности под Ваши сжатые сроки

Организация рабочих мест

Сотрудничайте с признанным лидером оцифровки в b2b!

Запросите персональные условия

Как это работает? Всё просто. Приезжайте на экскурсию! Всё покажем и расскажем! Познакомим с технологией, людьми, техникой. Мы – открыты и поэтому с нами легко и просто! Уверены, Никто другой кроме нас не знает, как лучше реализовать Ваш проект!

Что Вы гарантированно получите?

Безопасность документов

Получите круглосуточный доступ к документам из любой точки

Отсутствие рисков, возникающих при налоговых и других проверках

Сократите непрофильную нагрузки на персонал

Точки контроля финансовых документов и обязательств по ним (сроки, обязательства, контроль кассовых разровов, контроль поступлений, контроль дебиторской и кредиторской задолженности, контроль авансовых платежей, контроль внесений изменений, контроль подразделений и так далее)

Снизите стоимости хранения ед. информации в 20 раз

Снизите капитальные и операционные затраты

Увеличите скорость на обработку документов

Устраните ошибки

Получите быстрое внедрение и интеграцию в существующую корпоративную систему

Повысите достоверность

Получите неограниченные аналитические функции: во временных разрезах день-месяц-квартал-год, по подразделениям, по сотрудникам, по отраслям, по объемам и так далее.

Увеличите гибкость системы

Получите конкурентные преимущества – повысьте качество работы с документацией!

Переходите на новый уровень – с нами это легко!

Как это работает? Что еще добавить? Наш опыт по услугам сканирования и электронного архива многогранен. Мы делаем это ежедневно:

Организуем рабочие места на Вашей территории

Участвуем в тендерах

Осуществляем ввод данных в Вашу корпоративную систему с проверкой корректности ввода

Обучаем Ваш персонал

Интегрируем электронный архив в Ваши корпоративные приложения

Индекс удовлетворенности наших клиентов NPS = 80, что сопоставимо с мировыми брендами

Работаем по всей территории РФ

В нашем электронном архиве 11 0000 0000 документов, что составляет 100 Тб данных

Вывезем Ваш архив из любой точки

Среднее время на поиск документов в электронном архиве –
10-15 мс.

Если сама идея безбумажного офиса Вам нравиться, то настало время знакомиться и сделать первый шаг!!! Это просто! Оставьте свои контакты, и мы перезвоним Вам в течение 5 минут.

На данном этапе Вы получите 7 бесплатных опций прямо сейчас:

бесплатную консультацию ведущего специалиста отдела

пилотный проект

бесплатный аудит Вашего текущего положения

персонального менеджера

бесплатную презентацию под ваш проект

подборку кейсов и видеоотзывов

бесплатный тестовый доступ в личный кабинет

подборку Отчетов мероприятий по оптимизации архивов

бесплатный тестовый доступ в электронный архив

Отправьте заявку и получите Расчет Вашего решения в течение 5 минут и оцените сами!

Не готовы звонить? Не уверены? Сомневаетесь? Не убедили?

Подписаться

Просто оставьте Ваш контактный email адрес – Вы станете подписчиком нашей контекстной рассылки и будите изучать кейсы и успешные истории Ваших конкурентов и партнеров со стороны

Полезные материалы

Приказы по основной деятельности: образцы и пошаговая инструкция по заполнению

Приказ по основной деятельности: что это за документ

Приказы делят на три группы: по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам. Такая классификация приведена в приказе Росархива № 236, а именно — в «Перечне типовых управленческих архивных документов».

Приказы по основной деятельности — это нормативные акты, в которых руководитель формулирует поручения для сотрудников (подразделений), а, при необходимости, и в отношении себя. Их разрабатывают все компании вне зависимости от организационно-правовой формы и сферы бизнеса. Приказ подлежит обязательному исполнению лицами, на которых направлен, а цель его издания — решение основных и оперативных задач организации.

Под основными задачами понимаются те, которые решаются постоянно в ходе повседневной деятельности, например по вопросам снабжения. Под оперативными — те, которые требуют ситуационного вмешательства в привязке к конкретному вопросу, например, создание нового подразделения.

В этом и состоит главное отличие приказов по основной деятельности от других видов — в регулировании работы предприятия в целом или его отдельных подразделений. Приказами вводят в действие внутренние акты компании, создают комиссии, новые филиалы, организуют мероприятия, строят стратегии продаж и т. д. В отличие от приказов по основной деятельности приказы по личному составу регулируют отношения «работодатель — работник». А приказы по административно-хозяйственной части решают вопросы эксплуатации здания, транспортного обслуживания, связи и т. д.

Важно отличать приказы по основной деятельности от распоряжений. Распоряжения издаются уполномоченными на это руководителями, рангом ниже генерального директора. Распоряжение, как правило, имеет ограниченный срок действия (до фактического исполнения) и касается узкого круга сотрудников.

Архивная обработка документов

Удобная и прозрачная работа
с документами любого предприятия

Подробнее

Основные виды приказов по основной деятельности

В зависимости от того, на что направлено действие приказов, условно их можно разделить на организационные, структурные, контролирующие, финансовые, отчётные, обеспечительные и другие виды. Приведём несколько примеров, связанных с решением разных задач:

• Об установлении полномочий

Могут издаваться приказы о вступлении в должность директора или, наоборот, о прекращении его полномочий (это как раз тот случай, когда приказ издаётся на себя), назначении исполняющего обязанности руководителя, наделении лица правом подписи за директора.

• О назначении ответственных лиц

Сюда относятся приказы об ответственных за ведение и учёт трудовых книжек, кадровой документации, реестров учёта рабочего времени, пожарную безопасность, инструктаж по безопасности труда.

• О комплектовании (расширении) штата

Это приказы о разработке, введении, корректировке штатного расписания, создании филиала, представительства.

• Об утверждении локальных нормативных актов

Образцы приказов в этой области: об утверждении Правил трудового распорядка, введении внутренних инструкций, например по кадровому делопроизводству, охране труда.

• По регламентации действий работников при выполнении ими трудовых функций

Могут издаваться приказы о компенсации расходов на использование личных автомобилей в корпоративных целях, обеспечении защиты персональных данных, коммерческой тайны, приёме-передаче документов, действиях сотрудников при внештатных ситуациях.

Приведённый перечень приказов — не исчерпывающий, он ничем не ограничен. В зависимости от сферы, специфики деятельности и масштабов предприятия списки задач, решаемые изданием документа, могут быть самыми разными. Но во всех случаях важно правильно оформлять приказы — об этом далее.

Как оформлять приказы по основной деятельности

Составление приказа включает такие этапы:

• Определение задачи, которая решается изданием документа.

• Структурирование, создание проекта документа. Его согласование с заинтересованными лицами (например, с теми, кто указан в приказе в качестве исполнителей).

• Подписание руководителем.

• Регистрация в специальном журнале.

• Ознакомление ответственных работников с приказом.

• Контроль за исполнением.

Любой организации изначально нужно определить, какими правилами руководствоваться при оформлении документа. В частных фирмах большинство приказов составляют в свободной форме в соответствии с локальными правилами. Однако свободная форма условна, внутренние нормативы опираются на законодательные нормы, используемые федеральными и муниципальными органами.

Так, чтобы составить приказ, используют Примерную инструкцию по делопроизводству и Правила делопроизводства. Проекты приказов подготавливают структурные подразделения — на основании поручений начальства или по своей инициативе. Ответственность за качество подготовки проекта документа несёт руководитель подразделения. Если в компании есть служба делопроизводства, то она контролирует правильность оформления проекта (п. 3.16, 3.17 Примерной инструкции).

Важно! Оформляемые приказы не должны противоречить законодательству, уставу компании, локальным нормативам и ранее изданным приказам (п. 3.18 Примерной инструкции), в том числе иного назначения (например, приказам по личному составу).

Приказы составляются на общем бланке организации и содержат такой состав реквизитов:

• название организации;

• вид документа;

• дата составления;

• регистрационный номер;

• место издания;

• заголовок;

• текст;

• подпись руководителя;

• отметка об исполнителе.

Композиция приказа строится из двух частей:

• констатирующей — обосновывает издание документа, отражает суть поставленной руководителем задачи;

• распорядительной — начинается со слова «приказываю» и далее содержит необходимые поручения, подлежащие исполнению.

Заголовок приказа начинается с предлога «о» или «об», после которого идет отглагольное существительное: «О введении», «Об утверждении» или иное в зависимости от задач составления документа.

В тексте приказа должны быть пункты:

• об ответственности за исполнение, возлагаемое на конкретных лиц;

• указание лица, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Советы по ведению журнала регистрации приказов по основной деятельности

Вести учёт приказов по основной деятельности помогает журнал регистрации. Он упорядочивает и фиксирует документы, упрощает поиск нужного и улучшает контроль за их исполнением.

Унифицированной формы журнала законом не установлено, поэтому компания может разработать его самостоятельно или использовать уже готовый бланк.

В журнале по каждому регистрируемому приказу могут приводиться такие сведения:

• дата составления, порядковый номер;

• наименование или краткое содержание;

• количество листов (и приложений к нему);

• кем подписан приказ;

• лицо, ответственное за исполнение приказа;

• срок исполнения;

• отметки об исполнении;

• подразделения и лица, которых нужно ознакомить с документом;

• примечания.

Несмотря на то, что строгой формы журнала нет, определённые требования при его оформлении и заполнении учитывать всё же надо:

• Обязательно оформляйте обложку, на которой укажите наименование предприятия, дату начала и окончания ведения журнала, индекс дела по номенклатуре дел.

• В журнале могут фиксироваться сведения не только об утверждении, но и об отмене приказов, например в случае ошибочного издания документа. Если это так, то в графе «Примечания» в строке с ошибочным приказом укажите запись о том, что документ аннулирован. В новой строке внесите сведения о приказе, на основании которого произошло аннулирование ошибочного. В следующей новой строке добавьте сведения о корректном приказе, который должен исполняться вместо аннулированного.

• Журнал должен содержать информацию о лицах, которые ответственны за его ведение. Сведения можно указать на титульном листе, его обороте, в нижней части каждой страницы или на последнем листе.

• Журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном виде, если иное не предписано нормативами, которые организация обязана соблюдать. К слову, приказы по основной деятельности тоже можно перевести в электронный вид. Вести учёт документов в цифровом формате гораздо удобнее: легко добавлять данные, искать и сортировать документы, с одним файлом могут работать сразу несколько сотрудников, минимален риск ошибок и утраты информации.

По завершении каждого года журналы подшивают в дела и отправляют в архив предприятия. При электронном ведении документы передают в систему хранения электронных документов, которая должна соответствовать требованиям п. 137 Правил из приказа № 77.

Срок хранения приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности необходимо хранить в архиве. В 2024 году для них действуют такие сроки хранения (п. 19 Перечня Росархива):

• постоянно — в общем случае;

• до ликвидации компании — в случае, если организация не является источником комплектования архивов;

• до минования надобности — если приказ получен для ознакомления.

Что касается журнала регистрации приказа, то срок его хранения — во всех случаях постоянный (п. 182 Перечня). Это значит, что архивные документы подлежат передаче на постоянное хранение в госархив после завершения срока их временного хранения в организации.

Согласно п. 4.4 Инструкции Росархива, временный срок соответствует:

• 15 годам хранения документа в федеральном органе власти (государственной корпорации, внебюджетном фонде) с обязательной последующей передачей в Архивный фонд России, если документ признан источником комплектования государственных либо муниципальных архивов.

• 10 годам хранения документа органом власти (организацией) в субъекте РФ или 5 лет органом местной власти (при аналогичных обязательствах по передаче документа в Архивный фонд).

• 10 лет хранения документа в частной фирме, если он не выступает источником комплектования архива.

На заметку! Источниками комплектования архивов признаются документы, которые являются значимыми для граждан, общества и государства, что подтверждено экспертизой ценности (п. 2, 16 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). Такие документы в установленном порядке направляются в Архивный фонд.

Получить экспертную поддержку по вопросам разработки, ведения и архивирования документов вы можете в компании «Делис Архив». Мы проанализируем документооборот в вашей организации и окажем практическое содействие в эффективном управлении документами.

Хранение управленческих документов Ответственное хранение документов Хранение электронных документов в архиве Хранение кадровых документов Хранение бухгалтерских документов Оперативное хранение документов

Сканирование и индексирование технических документов

Мы знаем, с чем Вам приходится сталкиваться:

Отсутствует актуальная версия документа или проекта? Не соблюдаются требования СМК в части документации? Уволился архивариус? Пропадают блоки, файлы и части проекта? Не согласованная работа сотрудников и подрядчиков над проектами? Большие временные затраты на печать документации или проекта? Трудности с согласованиями новых разделов? Отсутствие контроля доступа? Нет удаленного доступа? Полное отсутствие историй внесения изменений? Риски утраты проектов, разделов, частей и отсутствие промежуточных бекапов? Зависите от сотрудников? Предложите свой вариант...

Представьте свой безбумажный офис!

Сканируем любые форматы и объемы технических документов:

А5, А4, А3, А2, А1, А0, любой длины. Индексируем любые данные документов, в том числе по шапкам и внутри листа. Любые варианты сборки проекты (одного или разного формата, сшитые, не сшитые, россыпью) и нет.
Предложите свои документы...

Преимущества электронного архива финансовых документов от Делис Архив по сравнению с конкурентами:

Сотрудничайте с признанным лидером оцифровки в b2b!

Как это работает? Всё просто. Приезжайте на экскурсию! Всё покажем и расскажем! Познакомим с технологией, людьми, техникой. Мы – открыты и поэтому с нами легко и просто! Уверены, Никто другой кроме нас не знает, как лучше реализовать Ваш проект!

Сравните сами!

Что еще добавить? Наш опыт по услугам сканирования и электронного архива многогранен. Мы делаем это ежедневно:

Что Вы гарантированно получите?

Если сама идея безбумажного офиса Вам нравится, то настало время знакомиться и сделать первый шаг!!! Это просто! Оставьте свои контакты, и мы перезвоним Вам в течение 5 минут. На данном этапе Вы получите 7 бесплатных опций прямо сейчас:

Полезные материалы

Современный безбумажный офис

Мир стремительно меняется, и привычные подходы к ведению бизнеса быстро устаревают. Чтобы идти в ногу со временем, прогрессивному руководителю нужно по-новому взглянуть на управление компанией, учитывая все возможности цифровых технологий и примеры их применения.

Одним из немаловажных процессов при цифровизации бизнеса является переход от бумажного офиса на цифровой. 

Будь то малый бизнес или крупное производство, существует целый ряд корпоративных информационных систем, которые в разной степени решают различные задачи от финансовых до делопроизводственных.

На малых предприятиях, до 200 человек, чаще всего используют «коробочные» системы. Они наиболее простые в обслуживании и использовании и решают такие задачи, как начисление зарплаты и организация бухгалтерского учета.

Автоматизированные системы документооборота позволяют навести порядок в организации, обеспечивая интуитивно удобную и оперативную работу с внутренней информацией. С помощью таких систем работа с документами ускоряется, их можно легко найти, а в случае необходимости распечатать, отправить по электронной почте или обменяться информацией внутри компании в режиме реального времени.

Электронный документооборот – это текущие документы предприятия, созданные при помощи компьютерных технологий. Такие документы могут быть подписаны электронной подписью и храниться в локальной сети организации.

Электронный архив предприятия может быть как частью системы электронного документооборота, так и существовать отдельно.

Преимущества перехода от бумажного архива к электронному нельзя недооценивать.

Одним из главных плюсов организации безбумажного офиса является оптимизация рабочего процесса путем сокращения времени на поиски нужных документов. Благодаря внедрению электронного архива доступ ко всем документам и все действия с ними осуществляются в считаные секунды, с любого устройства, которое подключено к базе данных.

Помимо оперативного поиска документации, еще одна немаловажная причина внедрить электронный архив – это качественное функционирование крупных предприятий с несколькими филиалами по всей стране. При бумажном документообороте процесс передачи и согласования документов может занять определенное время, а иногда растянуться на месяцы, тогда как в электронной системе все процессы осуществляются здесь и сейчас, также экономя средства на логистике.

В случае с обеспечением сохранности конфиденциальных данных безбумажный офис снова выигрывает. Ведь за бумажными носителями уследить намного сложнее, возможны ошибки персонала, несанкционированный взлом и другие обстоятельства непредвиденной силы, как пожар и наводнение.

Электронный архив документов может помочь в автоматизации таких процессов, как контроль дебиторской и кредиторской задолженности, автоматическое формирование финансовых показателей (БДДР, БДДС), аналитические функции, соблюдение сроков исполнения этапов договоров и взаимных действий, контроль сроков жизни документов и сроков их актуальности. Особенно актуальность документов важна для всех предприятий, придерживающихся системы менеджмента качества (СМК). Например, все лаборатории должны хранить копии выданных анализов и по требованию предоставлять их заказчику, проектировщики должны работать с актуальными исходными данными, а юристы – с действительным договором, а не его проектом или черновиком. В случае неактуальности таких документов организация не сможет обеспечить качественное предоставление услуг или товаров, что, в свою очередь, может привести к репутационным потерям и лишению сертификатов СМК ICO. Защитить предприятие от несвоевременного обновления актуальных данных и сохранить важные документы также позволит грамотно сформированный электронный архив.

Не менее важным преимуществом организации электронного архива станет решение такой сложной задачи, как организация хранения бумажных документов. Ведь помимо выделения немалых площадей под сохранность документов нужно еще и грамотно организовать весь процесс. Должны быть соблюдены условия температурно-влажностного режима, обеспечена система безопасности, а также необходимо будет выделить сотрудника на поддержание и обслуживание архива, причем из-за высокой стоимости аренды недвижимости часто предприятия вынуждены располагать архивохранилища в отдаленных от основного здания местах. Такая удаленность бумажных архивов, как и в случае с развитой филиальной структурой, усложняет процесс получения документов и становится экономически невыгодна.

Безбумажный офис – это уже не роскошь, а средство первой необходимости современного функционирующего предприятия, которому необходимо обеспечить качественный контроль рабочих процессов на всех их стадиях. Переход компании на цифровой безбумажный офис выведет процесс работы предприятия на новый высококачественный уровень, оптимизировав всю рабочую среду.

Для достижения всех преимуществ и обеспечения полностью функционирующего электронного архива и сохранения затрат на его поддержание целесообразно передать его организацию сторонним специализированным предприятиям.

Самостоятельное ведение электронного архива нецелесообразно по следующим причинам:

1) Сложности в обеспечении технических функций электронного архива, таких как соблюдение принципов актуальности и безопасности документов, и архива в целом, а также соблюдении логики всех поисковых запросов.

2) Высокие затраты на содержание, организацию и обработку документации.

3) Временные затраты на самостоятельный поиск документов.

Подведя итоги, можно смело сказать, что результатом внедрения электронного архива документов станут ускорение и оптимизация всех внутренних бизнес-процессов (скорость ввода документа в корпоративную систему, в том числе систему документооборота, скорость обработки, скорость анализа, скорость принятия решений, высвобождение площадей, высвобождение сотрудников, как непосредственно занятых в содержании архива, так и косвенных), автоматизация контрольных и аналитических функций для финансистов, бухгалтерии, кадров, технологов, закупщиков. Что в совокупности дает для организации, внедрившей электронный архив документов, конкурентные преимущества.

Компания «Делис Архив» существует более 19 лет. За это время мы внедрили более 100 электронных архивов с различной степенью интеграцией в АБС банков и корпоративных систем.

Полезные материалы

Этапы создания электронного архива

5 преимуществ электронного архива документов

Электронный архив. Оптимальное решение для корпоративных задач

Внедрение электронного архива

Журнал регистрации приказов по основной деятельности: образец заполнения, ведение, сроки хранения

В ходе работы любая компания создаёт много распорядительных документов. Внутренние распоряжения по производственным и организационным аспектам — это и есть приказы по основной деятельности. Чтобы упорядочить документацию, её регистрируют в специальном журнале. Как это правильно делать, расскажем в статье.

Для чего нужно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности разрабатывают все компании вне зависимости от организационно-правовой формы и сферы бизнеса. Их издают, например, в отношении таких аспектов:

• производство, организация работы компании;
• планирование;
• стратегия продаж;
• списание дебиторской задолженности компании;
• расширение структуры организации — открытие новых филиалов и подразделений;
• назначение сотрудников на руководящие должности;
• утверждение внутреннего трудового распорядка и штатного расписания;
• соблюдение коммерческой тайны;
• установление порядка отчётности и т. д.

Вести учёт всех этих документов помогает журнал регистрации приказов по основной деятельности. Его оформляют отдельно от документов регистрации приказов по личному составу, поскольку для них установлены другие сроки хранения.

Федеральное законодательство не устанавливает общей обязанности всех организаций вести именно бумажный журнал регистрации приказов по основной деятельности. Ранее такая обязанность была прямо предусмотрена для субъектов розничной торговли лекарственными препаратами подпунктом «и» пункта 5 Правил, утверждённых приказом Минздрава России от 31.08.2016 № 647н. Этот приказ утратил силу с 1 сентября 2025 года и заменён приказом Минздрава России от 29.04.2025 № 259н. Действующие Правила относят приказы и распоряжения руководителя по фармацевтической деятельности к документации системы качества и предусматривают журналы, фиксирующие процессы системы качества, но отдельный журнал регистрации приказов больше прямо не назван. Аптечная организация закрепляет состав и формы документации в своей системе качества.

При этом подпункт «а» статьи 182 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, устанавливает постоянный срок хранения для документов — журналов, реестров и баз данных — регистрации и контроля распорядительных документов по основной деятельности. Включение документа в Перечень определяет срок хранения уже созданного регистрационного документа, но само по себе не обязывает организацию использовать именно бумажный журнал. Способ регистрации следует закрепить в инструкции по делопроизводству или другом локальном акте.

• Какие задачи решает ведение журнала:
• Упорядочивает и упрощает документооборот.
• Фиксирует факт регистрации распорядительного документа. Сам журнал не наделяет приказ юридической силой, но помогает подтвердить его наличие, дату регистрации и движение в организации.
• Улучшает контроль за большим объёмом управленческой документации.
• Помогает ориентироваться в приказах, облегчает поиск нужного документа, позволяет получить информацию о его содержании и другие краткие сведения.

Подробнее об организации процессов: ведение и организация документооборота на предприятии.

Образец заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Унифицированная форма журнала законом не установлена. Поэтому бланк можно разработать самостоятельно с учётом специфики предприятия либо использовать подходящий готовый образец.

Форму журнала и порядок его ведения утверждает руководитель организации в инструкции по делопроизводству, положении о документообороте, альбоме форм или отдельном приказе. Включать журнал в учётную политику обязательно только тогда, когда это предусмотрено внутренней системой документов самой организации; общей нормы о таком включении нет.

При самостоятельной разработке журнала целесообразно закрепить следующие требования к оформлению:

• На обложке или титульном листе указывают полное наименование организации, название документа, индекс дела по номенклатуре дел, даты начала и окончания ведения.
• Определяют ответственного работника и состав регистрационных данных: номер и дату приказа, краткое содержание, автора или подразделение, отметки о направлении и исполнении при необходимости.
• Для бумажного журнала локальным актом устанавливают допустимые средства записи и порядок исправления ошибок. Исправление должно позволять прочитать первоначальную запись и идентифицировать внесшего его работника.
• Нумерацию, прошивку, заверительную надпись и применение печати устанавливают с учётом выбранной формы журнала и локальных правил. Общего требования считать такой журнал бланком строгой отчётности и обязательно скреплять печатью для всех организаций нет.
• По окончании ведения указывают дату последней записи и закрывают журнал в соответствии с инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел.

Важно регулярно проверять правильность ведения документа ответственным лицом. На крупных предприятиях этим обычно занимается начальник канцелярии или службы делопроизводства. Периодичность проверки закрепляют в инструкции по делопроизводству или других локальных актах компании.

Хранение управленческих документов Ответственное хранение документов Хранение электронных документов в архиве Хранение кадровых документов Хранение бухгалтерских документов Оперативное хранение документов

Можно ли вести журнал в электронном виде

Поскольку унифицированная форма журнала законом не утверждена, его можно вести как на бумаге, так и в электронном виде, а при необходимости совмещать оба варианта. Общего правила о безусловном приоритете бумажной записи перед электронной нет. Организации следует определить в локальном акте, какая система или форма является официальным источником регистрационных данных, и исключить появление несогласованных дубликатов.

Электронная версия журнала удобнее в ведении: проще заносить данные, снижается риск неразборчивых записей, в документах легче ориентироваться и искать нужный. Если на предприятии используется или планируется внедрение системы электронного документооборота, учёт приказов по основной деятельности целесообразно вести в цифровом формате. При этом необходимо обеспечить подлинность, целостность, доступность, резервное копирование и возможность воспроизведения записей в течение всего срока хранения.

Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Для документов регистрации и контроля распорядительных документов по основной деятельности установлен постоянный срок хранения — подпункт «а» статьи 182 Перечня Росархива. Термин «Постоянно» применяется с учётом примечания к Перечню: документы организаций — источников комплектования государственных или муниципальных архивов передаются на постоянное хранение после окончания установленного периода временного хранения в организации. Организации, которые не являются источниками комплектования, должны хранить такие документы не менее 10 лет.

По завершении календарного года закрытые журналы или выгрузки из электронной системы формируют в дела по номенклатуре дел и передают в архив организации. При ликвидации судьбу документов определяют по результатам экспертизы ценности и в порядке, предусмотренном законодательством об архивном деле; автоматической обязанности передавать каждый журнал любой коммерческой организации в государственный или муниципальный архив нет.

Общие требования к хранению и передаче архивных документов установлены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации.

Если вы столкнулись с трудностями в разработке, ведении или хранении журнала регистрации приказов, обращайтесь в «Делис Архив». Мы поможем составить документ с учётом специфики деятельности компании, изучим документооборот и подскажем, как его оптимизировать. При необходимости специалисты подготовят документы к передаче в соответствующий архив.

Нормативные источники

• Приказ Минздрава России от 31.08.2016 № 647н — утратил силу с 1 сентября 2025 года
• Приказ Минздрава России от 29.04.2025 № 259н — действует с 1 сентября 2025 года до 1 сентября 2031 года
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и утверждённый им Перечень
• Статья 182 Перечня — документы регистрации и контроля
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации

Сроки хранения кадровых документов

Какие нормативные акты регулируют хранение кадровых документов

Главный нормативный акт, на который ориентируются при определении сроков хранения документов в 2024 году, — это Перечень, утверждённый приказом Росархива № 236. Он представляет собой таблицу, в которой приведены типовые управленческие архивные документы. Они удобно сгруппированы по разделам в зависимости от вида и назначения, для каждого документа обозначен установленный срок хранения. Основная часть документов по кадрам приведена в разделах 7 («Трудовые отношения»), 8 («Кадровое обеспечение») и 4.2 («Учёт оплаты труда»).

Приказ № 236 рассматривает сроки:

• нахождения документации на предприятии вне архива, например в кадровой службе или ином структурном подразделении;

• размещения документации в архиве — специальном помещении, где созданы необходимые условия для хранения.

Помимо названного приказа, ст. 22.1 ФЗ № 125 указывает сроки хранения документов по личному составу, в зависимости от даты их окончания в делопроизводстве. Также ФЗ № 125 является основным документом регламентирующим архивное дело на территории РФ и присваивает Перечню Росархива статус основного нормативного документа по установлению сроков хранения документов любого юридического лица. 

Правила учёта, использования и хранения документов регламентированы:

• инструкцией, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237;

• правилами по приказу Росархива от 31.07.2023 № 77.

А чтобы определить, является ли конкретный документ кадровым (по личному составу), можно пользоваться:

• методрекомендациями ВНИИДАД для работы с документацией по личному составу;

• методрекомендациями по экспертизе документов.

Архивное хранение
кадровых документов

Экономичное и надёжное хранение
любых объемов документов

Подробнее

Какие бывают сроки хранения и как их правильно считать

Согласно приказу № 236, документы по кадрам должны храниться определённый срок — 1 год, 5, 50, 75 лет. Срок хранения начинает исчисляться с 1 января года, идущего за тем, в котором документ был окончен делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 ФЗ № 125). А заканчивается 31 декабря последнего года нормативного срока.

На заметку! Документы по личному составу на протяжении всего срока хранения должны размещаться в металлических запираемых шкафах. Могут передаваться в архивные хранилища юридического лица (при наличии такового). А на государственное хранение будут приняты только в случае ликвидации организации. 

Типичный пример подлежащей обязательному учёту и хранению кадровой документации — трудовые договоры. Для них установлен срок:

• по завершении производства документа до 01.01.2003 года — 75 лет;

• после 01.01.2003 года — 50 лет.

Как только установленный срок хранения документа истекает, организация может:

1. Провести полистную экспертизу ценности (п. 4.8, 17, 47 Правил по пр. № 77).

2. На основании результатов экспертизы отобрать документы на уничтожение или продлить срок их хранения на любой период (п. 4,3, 4.11 Инструкции по пр. № 237). 

К сведению: для документов по основной деятельности организации в приказе № 236 может быть установлен постоянный срок хранения. Организации, которые применяют к документам постоянный срок хранения, зачастую являются источником комплектования государственного архива и их документы могут быть включены в состав Архивного фонда РФ. В коммерческой организации (не источнике комплектования госархива) срок хранения документов по основной деятельности составляет не более 10 лет.

Срок «До минования надобности» означает хранение документа не менее 12 месяцев. Сколько ещё хранить документ по истечении года, остаётся на усмотрении предприятия. Срок «До замены новым» действует, пока компания не отменит и не заменит документ другим того же назначения.

К отдельным видам документов по личному составу Перечень Росархива устанавливает весьма непродолжительные сроки хранения: 

Сроки хранения документов в архиве

Приведём примеры кадровых документов, требующих архивной обработки и особого учёта. Эти документы при ликвидации организации передаются на государственное хранение. 

Документы со сроком хранения 50 и 75 лет:

• трудовые договоры (п. 435);

• штатные расписания (п. 42 Перечня);

• лицевые счета (п. 296);

• гражданско-правовые договоры (п. 301);

• тарификационные перечни (п. 400);

• справки о стаже (п. 403);

• приказы по личному составу (п. 434);

• сведения о стаже (п. 450);

• книги учёта приёма на работу, личных дел, движения трудовых книжек (п. 463).

Прочие документы со сроком хранения более 10 лет:

• журналы учёта инструктажа по охране труда — 45 лет (п. 423);

• решения конкурсных комиссий — 15 лет (п. 437);

• журналы учёта выдачи документов о профпереподготовке — 50 лет (п. 489).

Мы составили для вас полный перечень кадровых документов по разделам 7, 8, подраздела 4.2 пр. № 236. Выделили те, которые подлежат обязательной передаче в архив в силу их долговременных сроков хранения.

Подготовка перечня документов для передачи в архив

Требования к подготовке дел для архивного хранения и передаче в государственный архив обозначены в Правилах Росархива (приказ от 31.07.2023 № 77). Общий алгоритм оформления дела включает (п. 50 Правил):

1. Проведение экспертизы ценности документов.

2. Формирование документов отобранных по результатам экспертизы в дела.

3. Нумерацию листов.

4. Формирование внутренней описи по включаемым в дело документам (образец — в приложении № 5).

5. Формирование листа-заверителя (на основании приложения № 4 к Правилам).

6. Оформление сводной описи дел.

7. Подшивку, переплетение.

8. Оформление обложки (приложение № 6).

В одно дело допускается включать не более 250 листов, при толщине корешка дела не более 4 см (п. 51 Правил).

Хранение управленческих документов Ответственное хранение документов Хранение электронных документов в архиве Хранение кадровых документов Хранение бухгалтерских документов Оперативное хранение документов

Штрафы за нарушение сроков хранения

Нарушение сроков хранения кадровых документов в структурном подразделении или архиве грозит штрафными санкциями. Прежде всего по ст. 13.20 КоАП РФ:

• 3–5 тысяч рублей — на должностное лицо;

• 5–10 тысяч рублей — на юридическое лицо.

Поскольку компания является работодателем, то также возможны санкции за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ: в виде штрафа на должностное лицо либо ИП — до 5 тысяч рублей, на юридическое лицо — до 10 тысяч руб.

Кроме того, могут оштрафовать за нарушение порядка работы с персональными данными по ст. 13.11 КоАП РФ:

• должностное лицо — до 20 тысяч рублей;

• юридическое лицо — до 100 тысяч рублей.

За причинение ущерба гражданину по причине непредоставления ему документов из-за ошибок хранения (например, утерянных фирмой) возможна даже уголовная ответственность по ст. 140 УК РФ — штраф до 200 тысяч рублей, запрет на занятие деятельностью на 2–5 лет.

Документы по личному составу: что это, сроки хранения, виды

Документы по личному составу есть на любом предприятии. Они формируются в ходе трудовой деятельности работника и подлежат ответственному хранению. Часто бумаги остаются в архиве организации на многие годы. Рассказываем о том, какие бывают документы по личному составу, об их особенностях и сроках хранения.

Документы по личному составу — что это

Документы по личному составу (по кадровому составу, по персоналу, по кадрам) — это архивные документы, которые отражают трудовые правоотношения между компанией и сотрудниками (п. 3 ст. 3 ФЗ № 125-ФЗ).

В ходе трудовой деятельности различные взаимодействия между работником и работодателем фиксируются документально, будь то приём на работу, назначение на должность, выплата зарплаты, предоставление отпуска, перевод, увольнение и т. д. Всё это оформляется документами по личному составу. С каждым из них сотрудник должен быть ознакомлен под подпись, а при необходимости по заявлению может получить копию. Поскольку эти бумаги содержат ценную информацию, то считаются социально-значимыми, подлежат долговременному архивному хранению и требуют особых условий хранения.

Перечни документов по личному составу: правовая база

Точной и единой классификации документов по личному составу законом не установлено. Поэтому для составления перечня бумаг конкретного предприятия могут использоваться различные правовые акты, которые предлагают своё разделение на группы. Например, можно ориентироваться на Перечень типовых архивных документов по приказу Росархива № 236, прежде всего на документы, приведённые в разделах 7 («Трудовые отношения»), 8 («Кадровое обеспечение») и 4.2(«Учёт оплаты труда»).

Также отдельные виды документов приводятся в разделах:

• 1 («Организация системы управления») — штатные расстановки (п. 42 Перечня);

• 2 («Планирование деятельности») — индивидуальные планы работников (п. 203);

• 12 («Социально-бытовые вопросы») — договоры о медицинском обслуживании работников (п. 633).

Кроме того, довольно подробные перечни приведены:

• в Методических рекомендациях по работе с бумагами по личному составу, разработанных ВНИИДАД;

• в Методических рекомендациях по экспертизе ценности этих документов. 

Эти рекомендации не носят обязательный характер, но могут использоваться любыми компаниями для классификации документов по кадровому составу. Рассмотрим, какие их виды указаны в приведённых актах, и ознакомимся с правилами определения сроков хранения.

Ведение и организация
документооборота на предприятии

Эффективные процессы –
залог стабильного развития и сокращения затрат

Подробнее

Виды и особенности документов по личному составу

Главная особенность всех кадровых документов, которую необходимо учитывать работодателю, — это конфиденциальность. Необходимо соблюдать требования законодательства по защите персональных данных сотрудников, в том числе безопасность электронного хранения, если используете ЭДО.

Вторая особенность — это возможность регламентировать порядок работы с документами по персоналу локальными актами. В них вы можете обозначить перечень документации, формы, сроки хранения, ответственных лиц и т. д. Для классификации кадровых бумаг мы рекомендуем опираться на вышеназванную правовую базу.

Например, пункт 1.1 Методрекомендаций по работе с документами по кадрам предлагает их разделение на такие группы:

• О трудовой деятельности

К этой группе отнесена документация о приёме работников, переводах, перемещениях, заменах на других специалистов, совмещении, расторжении контрактов, отпусках, присвоении разрядов, особых званий, поощрениях, наградах, дисциплинарных мерах, командировках, аттестации. Это различные приказы, трудовые договоры или служебные соглашения.

• По учёту кадров

В эту группу входят личные карточки, трудовые книжки, личные дела, журналы учёта, невостребованные персональные документы.

• По зарплате

Сюда относят бумаги, связанные с начислением и выплатой заработка. Это табели для учёта рабочего времени сотрудников, лицевые счета, ведомости по оплате, акты о выполненных работах.

• По охране труда

В эту группу входят документы-основания для льгот (например, перечни трудящихся во вредных и опасных условиях), табели, путевые листы, наряды-допуски, различные акты, заключения о нештатных ситуациях.

В п. 2.1 Методрекомендаций по экспертизе ценности документацию по персоналу делят на семь групп:

• о приёме, перемещении сотрудников, их аттестации и увольнении;

• о награждении;

• учётная документация;

• зарплатная документация;

• о деятельности на вредных и опасных производствах;

• отчётная кадровая документация;

• трудкнижки, вкладыши, невостребованные источники (об образовании, квалификации).

В п. 2.1.1–2.1.7 Методрекомендаций подробно расписаны наименования документов, применяемых в рамках трудовых отношений. Например, к числу зарплатных источников отнесены расчётные листки, налоговые декларации. К документации о вредных и опасных производствах — списки соответствующих им профессий, должностные инструкции, книги записи отработанного времени.

Составляя номенклатуру дел для своего предприятия, можно ориентироваться и на документы по кадрам, приведённые в приказе Росархива № 236. В их числе — договоры, приказы, распоряжения, дополняющие их документы — о приёме, переводе (и иных событиях, отражающих статус работника), отпусках, проверках, командировках.

Учитывайте, что помимо перечисления документов по кадрам приказ устанавливает сроки хранения для каждого из них. Это может быть хорошей подсказкой, если вы не владеете такой информацией.

Сроки хранения документов по личному составу

Юридические лица и ИП обязаны хранить документацию по личному составу в течение установленного срока (ст. 17 ФЗ № 125). По общему правилу он составляет (ст. 22.1):

• 75 лет — при завершении производства по документу до 01.01.2003 года;

• 50 лет — при завершении после 01.01.2003 года.

Вместе с тем, как следует из п. 4 ст. 22.1, правило не действует в отношении бумаг, для которых актуальными перечнями от Росархива определены иные сроки сохранения. В 2024 году актуален список, определённый приказом № 236. Как мы уже говорили, в нём отражены десятки видов документов вместе со сроками их хранения.

Например, по нему сроки для трудовых договоров — 75 или 50 лет, как по общему правилу (п. 435). А для приказов, распоряжений (п. 434):

• об отпусках сотрудников, проверках, командировках — 5 лет, по должностям на вредных и опасных производствах — 75 или 50 лет, как по общему правилу;

• о дисциплинарных мерах — 3 года.

Срок для описей дел по личному составу, если они использовались в деятельности, но не были утверждены (согласованы), — до минования надобности (п. 172 Перечня). Для документации конкурсных комиссий — 15 лет (п. 437), для бумаг по кадровому резерву — 5 лет (п. 439).

Некоторые типы документов перечня № 236 имеют постоянный срок хранения. Это, например, фонды зарплаты (п. 293), положения о премировании (п. 294), документация по использованию персональных данных (п. 440). Постоянный срок означает, что архивные документы подлежат передаче на постоянное хранение в архив после завершения срока их временного хранения в организации:

• через 10 лет — при хранении частной компанией, органом власти региона;

• через 15 лет — при хранении федеральным органом, государственной компанией.

По завершении срока хранения организация:

1. Проводит экспертизу ценности документационных материалов.

2. По итогам экспертизы уничтожает документ либо продлевает срок хранения.

Хранение управленческих документов Ответственное хранение документов Хранение электронных документов в архиве Хранение кадровых документов Хранение бухгалтерских документов Оперативное хранение документов

Ответственность за ненадлежащее хранение документации

Несоблюдение сроков размещения документов по личному составу — повод для применения к предприятию санкций по ст. 13.20 КоАП РФ:

• с должностных лиц (в общем случае руководителей) — в размере от 3 до 5 тысяч рублей;

• с юридических лиц — от 5 до 10 тысяч рублей.

Поскольку компания является работодателем, то при нарушении сроков хранения документации по кадровому составу ей грозят взыскания за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ: на должностное лицо фирмы либо ИП — до 5 тысяч рублей, на юридическое — до 50 тысяч рублей.

Другая возможная ответственность:

• В случае незаконной передачи персональных данных, произошедшей из-за нарушения требований Росархива и законодательства, — штраф по ст. 13.11 КоАП РФ: на должностных лиц — до 20 тысяч рублей, на организацию — до 100 тысяч рублей.

• В случае, если документ не предоставлен по требованию гражданина (например, бывшему работнику по причине утери) и это привело к причинению вреда правам и интересам человека, — уголовное наказание по ст. 140 УК РФ: штраф на должностное лицо до 200 тысяч рублей, дисквалификация на 2–5 лет.

• При утрате кадровых источников, на основании которых уменьшается налоговая база, — штраф при признании такого уменьшения незаконным. Величина взыскания — 20 % от недоплаченного налога, но не менее 40 тысяч рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

• При непредоставлении документа по запросу ФНС вследствие его утери — штраф в размере 200 рублей за каждый источник на основании п. 1 ст. 126 НК РФ. Также возможен штраф за непредоставление работодателем документов со сведениями о работнике по запросу ФНС — 10 тысяч рублей на организацию или ИП, 1 тысяча рублей на физическое лицо.

Личное дело сотрудника: как оформить, состав, срок хранения

Ведение личных дел работников помогает поддерживать в актуальном виде информацию о них, упрощает поиск нужных сведений, позволяет отследить их карьерный путь и формировать кадровый резерв. Но оформление и хранение личных дел требует соблюдения определённых правил — об этом поговорим в статье. 

Понятие и состав личного дела сотрудника

Личное дело представляет собой папку, содержащую подробные сведения о сотруднике. Их ведение обязательно не для всех работодателей. Личные дела всегда заводят на военнослужащих, работников прокуратуры, гражданских и муниципальных служащих, а также иных служащих, обозначенных в ведомственных нормативных актах.

Для коммерческих организаций такую обязанность закон не устанавливает. Тем не менее компании проявляют инициативу и ведут личные дела персонала, ведь это позволяет поддерживать информацию о работниках в актуальном виде и быстро находить нужную информацию.

К содержимому папок нет единых требований. Организации определяют состав дел самостоятельно, ориентируясь на свои представления и потребности. Порядок формирования дела может быть прописан во внутреннем регламенте.

Дела пополняются на протяжении всего периода работы персонала. В составе дела документы сотрудников хранят в последовательном хронологическом порядке — от заявления о трудоустройстве до копии приказа об увольнении. Так в них легче искать сведения и в дальнейшем проводить архивацию.

Условно все материалы в составе дел можно разделить на пять групп:

• Информирующие о содержимом папки 

Это внутренняя опись и лист-заверитель. В описи кадровики указывают документы, которые включены в дело. Её составляют от руки или прикладывают в печатном виде. После увольнения работника свободные строки в ней зачёркивают.

Лист-заверитель заполняют перед сдачей томов в архив и располагают последним в деле. В нём кадровики перечисляют число листов в папке и описи, а также фиксируют все изменения, происходящие с содержимым.

• Сопровождающие процесс устройства на работу

Это, например, заявление соискателя, анкета, копия приказа руководителя о найме кандидата, договор о материальной ответственности.

Стоит отметить, что трудовой договор и дополнительные соглашения к нему не должны входить в состав личного дела, а формируются в отдельное дело с одноимёнными документами. 

• Относящиеся к профессиональной деятельности и карьере 

Например, копия приказа о назначении на должность, различные заявления сотрудника, свидетельства о повышении квалификации, аттестации, справки о медосмотре и т. д.

• Сопровождающие процесс увольнения

Это копия приказа руководителя, заявление сотрудника об увольнении.

• Согласие на обработку персональных данных

Конфиденциальную информацию можно включать в дело только с письменного разрешения сотрудника. Перечень сведений, которые допускается собирать у работника, приведён в Указе Президента РФ № 609 от 30.05.2005 г.

Порядок расположения бумаг в личном деле такой: опись → документы, сопровождающие процесс трудоустройства → согласие на обработку личных данных → документы, полученные в ходе деятельности → копия приказа и заявление об увольнении → лист-заверитель.

Хранение управленческих документов Ответственное хранение документов Хранение электронных документов в архиве Хранение кадровых документов Хранение бухгалтерских документов Оперативное хранение документов

Как правильно оформить личное дело сотрудника

На каждого работника заводят отдельную папку. Папки могут иметь картонные и пластиковые переплёты с любыми механизмами подшивки — скоросшивателями, зажимами, кольцами. Оптимальный вариант — папки с твёрдой обложкой и гребешками внутри, в которых проделаны четыре отверстия. Они подходят для сдачи бумаг в архив, обеспечивают надёжную фиксацию листов при ведении дел в бумажном виде.

Перечислим основные правила оформления личных дел:

• В папке должно быть до 250 листов при максимальной ширине корешка 4 см. Если бумаг больше, нужно разбить материалы на несколько томов.

• В дела подшивают оригиналы или заверенные копии. Если в папке находятся документы с ограниченным сроком хранения, перед сдачей источников в архив нужно оформить выемку таких бумаг, а затем их уничтожить. Как правило, эта процедура прописывается во внутреннем локальном акте предприятия.

• Содержимое нумеруют. Исключения — лист-заверитель и опись. Цифры используют арабские — 1, 2, 3 и т. д. Их проставляют сверху в правом углу. Числа наносят серым карандашом или нумератором.

• Лишние предметы при формировании папок убирают, например скрепки и стикеры.

• Документы подшиваются в одном экземпляре, приложения к ним также приобщаются к делу.

• Листы брошюруются на четыре прокола, для малоформатных бланков допускается крепление на три отверстия.

• Переплёт не должен закрывать текст, печати, подписи, даты. 

• Оригиналы приказов, трудовые договоры и дополнения к ним, трудовые книжки, карточки Т-2 хранятся отдельно и к личным делам не подшиваются.

Для каждой папки оформляется обложка — образец приведён на фото.

На ней указывают сведения для идентификации содержимого. К ним относятся название организации, номер дела и тома (согласно журналу учёта), Ф. И. О. сотрудника, крайние даты приказов о приёме на работу и увольнении (даты начала и окончания дела), период хранения. При подготовке к сдаче бумаг в архив на обложке нужно написать итоговое количество листов.

Важно!

• Если фамилия или имя сотрудника были изменены, не нужно заводить новую папку. Старые данные необходимо зачеркнуть, а над ними указать актуальные.

• Если в томе присутствуют бумаги, которые не относятся к периоду ведения папки, то под крайними датами с новой строки делается запись: «В деле есть документы за... год(ы)».

Сроки оформления личного дела сотрудника

Кадровый специалист приступает к формированию личного дела после официальной регистрации трудовых отношений: подписания сторонами договора и утверждения распоряжения (приказа) о приёме на работу. Для сбора документов ему дополнительно нужно заручиться согласием сотрудника на использование его персональных данных.

Как правило, срок заведения дела ограничен внутренним регламентом. Обычно специалисту даётся 5 рабочих дней со дня заключения трудового договора.

Какие документы запрещено помещать в личные дела сотрудников

В деле не должны храниться бумаги, которые не касаются профессиональной деятельности персонала и карьеры. К ним относятся оригиналы и дубликаты следующих документов:

• паспорт;

• СНИЛС;

• фотографии;

• свидетельство о заключении брака;

• ИНН;

• военный билет;

• свидетельство о рождении ребёнка;

• диплом;

• свидетельство о смене фамилии, имени.

Также закон запрещает сбор и хранение сведений о политических взглядах сотрудников, их религиозных предпочтениях и иных убеждениях. Кроме того, нельзя собирать информацию об участии кадров в профсоюзной деятельности.

С разрешения персонала возможна обработка следующих документов: медицинской книжки, дубликата диплома, аттестационного листа, справки о судимости или её отсутствии, характеристик. В этом случае бланк согласия хранится в личной папке, а сами материалы в отдельном конверте.

Ведение личного дела сотрудника

Как мы уже сказали ранее, кадровики должны вести личные папки на государственных и муниципальных служащих. К ним относятся военные, таможенники, работники МВД, казначейства, прокуратуры, общеобразовательных учреждений и т. д.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели принимают решение об открытии дел самостоятельно. При их оформлении и ведении они чаще всего опираются на стандарты для госслужащих, которые закрепляют в локальных актах. В некоторых случаях компании хранят данные на сотрудников в общих папках, а потом сортируют их перед сдачей в архив.

Дела в госсекторе формируют сплошным методом — на весь персонал без исключения. В коммерческой сфере допустим выборочный способ. В этом случае тома заводят на ключевых работников: 

• руководителей;

• заместителей;

• ценных специалистов;

• материально ответственных лиц. 

Для контроля наличия и целостности персональных данных кадровики ведут журнал (книгу) учёта личных дел.

В 2021 году законодательно разрешён электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Правила и нюансы кадрового ЭДО прописаны в статьях 22.1–22.3 ТК РФ. С этого момента коммерческие предприятия получили возможность вести личные дела в цифровом формате, не используя бумажные бланки.

Система электронного документооборота максимально упрощает работу с документами: оформление, систематизацию, поиск, обновление и актуализацию. Кроме того, цифровой формат делает документооборот прозрачным, минимизирует риск ошибок и защищает от потери информации.

Ведение и организация
документооборота на предприятии

Эффективные процессы –
залог стабильного развития и сокращения затрат

Подробнее

Где и сколько хранится личное дело сотрудника

Для надёжной защиты персональных данных сотрудников правильно хранить папки с документами на предприятиях под замком: в отдельных помещениях, оборудованных сигнализацией и стеллажами, которые изолированы от прямых солнечных лучей. Каждый раз после работы с документами комнату нужно опечатывать.

Периодически организации необходимо проводить ревизии. В ходе таких мероприятий проверяется сохранность материалов. Повреждённые листы восстанавливаются, а бумаги с истекшим сроком уничтожаются.

Личное дело ведут до момента, пока человек не покинет компанию. Как только это случается, кадровик закрывает дело уволенного сотрудника. Затем отправляет его в хранилище, где входящие материалы проходят экспертизу ценности, оцифровываются и подвергаются архивной обработке. 

Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 регулирует срок передачи дел. В 2024 году это нужно сделать не позднее 3 лет и не ранее 1 года после ухода работника из коммерческой компании. Личные данные муниципальных и государственных гражданских служащих отправляются в хранилище через 10 лет со дня увольнения. 

Уточним, сколько всего лет необходимо держать в архиве документы по личному составу. На этот вопрос отвечает статья 22.1 ФЗ № 125 «Об архивном деле» от 22.10.2004. В ней указаны следующие сроки: 

• 75 лет — для дел, закрытых до 01.01.2003;

• 50 лет — для дел сотрудников, уволенных после 01.01.2003.

Отметим, что документы сотрудников, проходивших службу на негражданских государственных должностях, не уничтожают на протяжении 75 лет, но их не отправляют в архив, а оставляют в соответствующих ведомствах.

Чтобы узнать, сколько времени нужно хранить конкретные виды документов, смотрите Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019. По истечении установленных сроков бумаги изымают и отправляют на уничтожение. Для этого специалисты нашей компании «Делис Архив» используют профессиональные шредеры с нужным уровнем секретности. После обработки уже невозможно восстановить и прочитать персональные сведения.

Ведение архива документов в организации

У любого юридического лица в процессе работы накапливаются документы, которые необходимо правильно размещать в архиве. Это позволяет систематизировать и сохранить большой объём информации, не допустив утраты важных бумаг и файлов. В статье подробно разберём, как создать и вести архив, чтобы он был удобным и соответствовал требованиям закона.

Архив — это подразделение компании, отвечающее за хранение, комплектование, учёт и использование документов, которые признаны архивными (п. 9 ст. 3 № 125-ФЗ). К ним относят бумажные или электронные носители информации, которые соответствуют таким характеристикам:

• имеют реквизиты для идентификации — название, номер, дату создания и другие;

• содержат значимую информацию, которую необходимо хранить. 

Можно сказать, что почти все документы, задействованные в бизнесе, подпадают под эти характеристики: договоры, графики, приказы, счета, планы, распоряжения, служебные записки и другие. Однако размещению в архиве подлежат не все из них, а только те, которые соответствуют пунктам 12 и 34 Правил по приказу Росархива № 77:

• Законченные делопроизводством — это документы, которые выполнили свою задачу, больше не используются в текущей деятельности предприятия и сформированы в дело. В архив их отправляют с 1 января года, следующего за тем, в котором завершено их делопроизводство.

• Документы, которые по закону необходимо хранить дольше 10 лет. Главный норматив, который устанавливает сроки хранения документации, — приказ Росархива № 236.

Документы, которые не соответствуют этим двум признакам, обычно не передают в архив. Они хранятся положенный срок в структурных подразделениях компании, затем проводится экспертиза ценности и ненужные уничтожаются. Несмотря на это, любая организация внутренними нормативными актами может определить виды документов подлежащих передаче на хранение и установить её график. 

Обязанности по правильному хранению архивной документации закон возлагает на руководителя организации. Поскольку соблюсти все условия трудно, архивацию и хранение лучше доверить специализированным компаниям, имеющим специалистов с профильным образованием и большим опытом в архивном деле.

Как правильно организовать архив

Требования и правила, как хранить документы в организации, установлены законом. Если их нарушить, можно получить штраф или другие негативные последствия, например вред деловой репутации или дисквалификацию руководителя. 

Организовывать размещение и хранение документов нужно так, чтобы не допустить их потерю и порчу. Архив желательно располагать в отдельном, обособленном помещении. В нём должны быть установлены противопожарные средства, сигнализация, а также всё необходимое оборудование для бумаг и электронных носителей — стеллажи, сейфы, шкафы, контейнеры. 

Сотрудники обязаны соблюдать противопожарный, охранный, санитарно-гигиенический режимы, а также поддерживать оптимальный микроклимат. Требований, которые нужно учесть при создании архивохранилища, довольно много:

• изолированность помещения от других огнеупорными конструкциями;

• оснащение естественной и искусственной вентиляцией;

• удобное расположение, чтобы был выход к лифту, лестнице;

• отсутствие коммуникаций водоснабжения и водоотведения;

• поддержание температурного и влажностного режимов;

• при установке стеллажей необходимо учитывать требования к межстеллажным пространствам. 

И это только часть требований. Полный список смотрите в п. 76–93 приказа Росархива №77.

Помимо правильной организации места хранения, необходима его регулярная ревизия. Ответственные лица должны проверять наличие и состояние хранимых дел, а при необходимости проводить обеспыливание, профилактическую обработку и реставрацию.

В правилах хранения Росархива приведены такие способы размещения архивных документов:

• Бумажные — в коробках, папках, конвертах.

• Аудиовизуальные — в специальных упаковочных ящиках, коробах и боксах, конвертах.

• Цифровые и физически обособленные носителей (диски, флешки) — в упаковках, рекомендованных производителем.

Особо ценные документы рекомендуют хранить в металлических шкафах или закрытых стеллажах, чтобы избежать различных рисков. Документы необходимо защитить от перегрева и воздействия ультрафиолета, естественное освещение допускается при размещении на окнах светорассеивателей (фильтров, жалюзи), а искусственное — с закрытыми гладкими плафонами.

Оптимальные условия окружающей среды для хранения документов должны быть такими:

• Бумага: температура воздуха — 17–19 °C, влажность — 50–55 %;

• Аудиовизуальные: условия зависят от основы носителя и определены п. 5.14 Правил по приказу Росархива № 24.

• Электронные на HDD и флешках: температура воздуха — 8–18 °C, влажность — 45–65 %.

• Оптические диски: температура воздуха — 10–23 °C, влажность — 20–50 %.

Нельзя, чтобы в течение суток или сезона температура воздуха в архивохранилище менялась более чем на 5 °C, а влажность — более чем на 10%.

Как ввести в действие архив компании

Когда архивное помещение оснащено необходимым оборудованием и подготовлено к размещению документов, процесс архивного хранения можно запускать в работу. Однако чтобы с нуля ввести в действие архив, компании нужно ещё пройти следующие этапы.

Издание документов

На этом этапе компания разрабатывает и выпускает локальные акты и распорядительные документы, на основании которых будет работать архив:

• Положение об архиве. Можно ориентироваться на Положение по приказу Росархива № 42.

• Приказ директора о назначении работников, ответственных за архив.

• Приказ директора о формировании экспертной комиссии (ЭК) из числа сотрудников организации.

На ЭК возлагается много важных задач по созданию и обеспечению работы архива, поэтому отбирайте в неё компетентных и ответственных сотрудников. Прежде всего комиссия отвечает за правильное проведение экспертизы ценности документов — обязательной процедуры перед их отбором на хранение и уничтожение. Чтобы создать ЭК, руководствуйтесь примерным Положением по приказу Росархива № 43.

Разработка номенклатуры дел

Номенклатура дел — это список наименований документов, формируемых в деятельности организации, с указанием их срока хранения. Создавать перечень рекомендуется по форме, приведённой в приложении № 1 к приказу № 77.

Номенклатура вводится в действие приказом руководителя по согласованию с экспертной комиссией в конце текущего года, то есть применяется с 1 января следующего года. А через год переутверждается с пересмотром состава, если в компании появились новые документы или их типы.

Важно! В номенклатуре также учитываются обычные документы, которые не завершены делопроизводством. Таким образом, создание номенклатуры необходимо не только для систематизации и учёта архивных документов, но и для текущей работы с документацией, которая не связана с архивированием.

Выделение документов к размещению в архиве

На этом этапе определяется перечень документов, подлежащих размещению в архиве. Как уже сказали выше, архивируются только те, которые:

• попадают под признаки архивных — имеют долгосрочные сроки хранения и являются значимыми;

• закончены делопроизводством.

Выявлением и отбором документов, подлежащим размещению в хранилище, занимается экспертная комиссия. ЭК должна проанализировать весь объём документации и правильно выбрать из неё ту, что подходит под необходимые критерии. Длительному хранению (свыше 10 лет) обычно подлежат:

• уставы;

• штатные расписания;

• кадровые документы;

• бухгалтерские и иные годовые отчёты;

• приказы по основной деятельности.

Оформление регистров для учёта архивных документов

К обязательным учётным документам архива относят книгу учёта поступления и выбытия дел (образец — в приложении № 23 к приказу №77), лист фонда, опись дел, документов, дело фонда.

Передача документов на архивирование

На этом этапе утверждается график направления документов в хранилище и осуществляется их передача. Это заключительный этап формирования хранилища.

Документы в архив принимают уполномоченные на это сотрудники. Носители отправляют не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после их окончания делопроизводством.

Для передачи документов в архив необходимо:

• Правильно сформировать документацию в дела. Они оформляются с учётом требований п. 49–61 Правил Росархива № 77. Дела по своему содержанию должны соответствовать заголовкам, приведённым в номенклатуре.

• Передать документы в архив по описям дел — в порядке, регламентированном п. 62–64 Правил. Нужно обеспечить формирование обособленных описей для дел постоянного хранения, временного (сроком более 10 лет), в электронном виде, по личному составу, а также связанных с конкретной сферой деятельности (наукой, деятельностью следственных органов, судов).

Отметим, что сейчас у многих организаций большинство документов электронные. Они также подлежат размещению в архиве с учётом требований закона — поговорим об этом подробнее.

Как вести архив электронных документов

Электронный архив с нуля вводится в действие соответствующим локальным актом. 

Электронные документы могут размещаться:

• На дисках (флешках, других носителях). Как и бумажная документация, они поступают в обычный архив и обрабатываются по тому же алгоритму.

• В электронной системе хранения электронных документов (СХЭД).

На заметку! Вне зависимости от типа носителя, формата и других особенностей электронного документа его нужно хранить в течение срока, установленного приказом № 236. Требования этого НПА одинаковы для документов на любых носителях — бумажных, электронных.

К электронным архивам тоже предъявляется большой объём требований — основные приведены в п. 134–158 приказа № 77:

• СХЭД должна соответствовать законодательным нормативам о защите информации: № 390-ФЗ, № 149-ФЗ, № 152-ФЗ, постановления Правительства РФ № 1235, приказа ФСТЭК России № 17.

• СХЭД должна быть совместима с системой электронного документооборота компании.

• СХЭД должна включать функционал по приёму документации на архивное хранение, обеспечивать её целостность, учёт. А также делать и сохранять резервные копии данных, если понадобится их восстановление.

Документ, направляемый в электронный архив, содержит (п. 141 Правил):

• основную файловую часть в формате PDF;

• файлы приложений в совместимых форматах;

• файлы электронной подписи (если она использовалась);

• файл метаданных (с регистрационно-учётными сведениями).

На заметку! Цифровые документы могут быть созданными с нуля электронными файлами либо представлять собой оцифрованные копии бумажных носителей. Во втором случае они должны соответствовать требованиям п. 160 Приказа № 77: содержать файл с описанием, электронные копии и приложения в формате PDF/А.

Для разработки СХЭД нужно много ресурсов — IT-сотрудники с высокой квалификацией, подходящее оборудование и программное обеспечение. Поэтому большинство компаний для организации и ведения СХЭД привлекают сторонних специалистов, хорошо знакомых с архивным делом и электронным документооборотом.

Как вести архив компании: главные правила

Ведение архива документов в организации регулируется положением о его работе, созданным на основе приказа № 42. Нормативный акт определяет, кто из сотрудников имеет доступ к архиву, право его специалистов требовать от других работников соблюдения правил работы с документами, а также порядок их выдачи и приёма по запросу.

Также в архивном делопроизводстве специалистам нужно выполнять действия, установленные приказом Росархива № 77. В их числе:

• Вести книгу учёта поступления и выбытия дел — в ней отражаются все первичные и повторные поступления, а также выбытие документации. По состоянию на 1 января года, идущего за отчётным, специалист архива подсчитывает число поступивших и выбывших дел в течение года.

• Организовывать инвентаризацию — проверку наличия документов. Регулярно проводится плановая ревизия — не реже одного раза в 10 лет. А также внеплановая — по потребности. Например, в случае смены работника, отвечающего за архив, при реорганизации юрлица, массовом перемещении документации при ЧС.

• Выявлять неисправимо повреждённые документы с составлением акта при участии ЭК.

• Выдавать документы на основании письменного заявления сторонним организациям и работникам структурных подразделений организации. Выдачу документа по запросу оформляют актом на основании служебной записки либо заявки. На место выданного дела помещается временная карта-заместитель.

• При необходимости — организовывать перевозку архивных документов. Важно соблюсти условия безопасной транспортировки, сохранить целостность документов, поэтому их перевозят при личном участии работника архива.

Чтобы юридическому лицу организовать и вести архив, нужно хорошо знать законодательную базу, следить и ориентироваться в её изменениях и иметь достаточный опыт. Поэтому лучше всего отдать эти процессы на аутсорсинг архивной компании.

«Делис Архив» более 20 лет оказывает полный спектр архивных услуг компаниям Москвы и других городов России. Мы проведём комплексную оценку документальной базы вашего предприятия, поможем в организации архива и его ведении. Среди наших специалистов — ведущие эксперты в области архивного дела и делопроизводства, которые справятся с задачей любой сложности.

Если вы нуждаетесь в архивной обработке документов, оставляйте заявку или закажите звонок на нашем сайте — мы свяжемся с вами и обсудим детали сотрудничества.

Архивное делопроизводство

В отличие от государственных учреждений, для коммерческих организаций нет строгого требования создавать архив. Но каждое предприятие по закону обязано обеспечивать сохранность документов и соблюдать правила их хранения. Поэтому организация архивного делопроизводства необходима всем компаниям. Как правильно его вести, сколько времени нужно хранить документы и как передавать их в архив — рассказываем подробно.

Понятие и задачи архивного делопроизводства

Архивное делопроизводство — это комплекс процедур по учёту, приёму и хранению документов в архиве. Несмотря на то, что создание архива обязательно только для госкомпаний, коммерческим это тоже может быть необходимо. Закон устанавливает конкретные сроки хранения для разных видов документов, поэтому утилизировать их раньше времени нельзя, даже если делопроизводство по ним уже завершено. Значит, их нужно где-то размещать, учитывать, проводить ревизию и уничтожать по окончании установленного периода. А ещё надо так организовать хранение, чтобы при необходимости документ можно было легко найти и он был в удовлетворительном состоянии. Это может потребоваться, например, при проверках контролирующих органов или судебных разбирательствах.

Именно поэтому архивное делопроизводство ведётся в компаниях любых размеров и любых сфер деятельности. Спектр его задач широк:

• экспертиза ценности документов;

• формирование дел и составление их описей; 

• составление номенклатуры дел;

• комплектование архива;

• учёт документов на хранении;

• обеспечение правильных условий хранения;

• исполнение запросов к документам архива;

• утилизация документов по истечении срока хранения.

И это только некоторые задачи. На деле их гораздо больше, а их выполнение требует профильного образования, знаний законодательства в области архивного дела и опыта. Поэтому многие компании обращаются за архивными услугами в специализированные компании.

Сроки хранения документов

Для определения сроков хранения документов ориентируйтесь на Перечень к приказу Росархива № 236. В нём приведены нормативы для разной документации: бухгалтерской, кадровой, управленческой, которые применяются в деятельности негосударственной организации. Вот примеры для некоторых документов:

Срок хранения (3, 5, 10 лет и т. д.) отсчитывают с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства документа. К примеру, договор на оказание охранных услуг заключили в 2023 году, а закончили работу по нему в 2024 году — отсчёт срока хранения начнётся с 1 января 2025 года. Хранить договор надо 5 лет, то есть до 1 января 2030 года.

Сроки хранения в приказе № 236 для отдельных видов документов могут иметь уточнения: «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации предприятия» и т. д. Обязательно обращайте внимание на примечания законодателя. К примеру, по п. 36 хранить доверенности, выданные руководителем компании, нужно 5 лет. Но в их отношении действует особенное правило расчёта срока. Согласно примечанию, отсчёт начинается после истечения срока действия доверенности или её отзыва.

Также специальные правила расчёта срока хранения могут применяться для бухгалтерской документации. К примеру, отсчёт срока хранения первичной документации (5 лет) начинается по завершении отчётного (налогового) периода, в котором этот документ применялся.

Организация архива и передача дел на хранение

Архивное хранилище представляет собой место хранения архивной документации, в котором она надёжно защищена от порчи и несанкционированного доступа. Под него может отводиться отдельное помещение или просто закрытый шкаф или сейф, если компания маленькая. Многие организации предпочитают сдавать документы в частные архивы, чтобы освободить площадь и не нагружать сотрудников лишними обязанностями.

Не все документы обязательно хранить в архиве — только те, срок хранения которых более 10 лет. Если по закону он меньше, то документ по окончании делопроизводства можно просто оставить в отделе компании на указанный срок, а потом уничтожить. Архивные документы передают в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения по ним делопроизводства.

Отметим, что если организация относится к источникам комплектования госархива, то её документооборот находится под контролем государственного архива, дела передаются туда. У частных компаний передача дел в госархив происходит обычно при ликвидации или банкротстве и касается в основном дел по личному составу. В этом случае в госархив передаются трудовые договоры, личные карточки, приказы, перечни профессий с вредными условиями и т. д.

Для сдачи в госархив, архив организации или коммерческий архив документы должны быть оформлены в дела: переплетены, прошиты, пронумерованы, расположены в хронологическом порядке. Составляется опись к каждому делу — список документов с порядковым номером и количеством страниц. Дело должно иметь оформленную по правилам обложку и лист-заверитель, в котором указывают количество листов, номера описи и дела, отмечают повреждённые страницы.

При создании архива руководствуются законом об архивном деле № 125-ФЗ, приказом № 77 Росархива, ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Требования к помещению архива

Главное требование к архиву — обеспечить сохранность документов и достаточный уровень конфиденциальности. Помещение, где хранятся носители информации, должно быть изолированным от других огнеупорными конструкциями. Оно не должно быть в подвале или на чердаке, в нём не размещают водные коммуникации, иначе в случае аварии возможна порча документов.

Также помещение оборудуют пожарной сигнализацией и системой пожаротушения, обеспечивают подходящий микроклимат. К примеру, для бумажных носителей это температура воздуха +17…+19 °C, а влажность — 50–55 %. 

Этапы создания архива

На крупных предприятиях архив создают как отдельное подразделение или часть службы делопроизводства. В небольших организациях функции архивиста часто выполняет секретарь или бухгалтер. Но если нагрузка возрастает, обязанности лучше возложить на отдельного архивариуса, создать архивный отдел или отдать на аутсорсинг. 

Создание архива компании включает несколько этапов:

1. Руководитель утверждает положение об архиве, приказ о назначении ответственных лиц за ведение архива, формировании экспертной комиссии.

2. Создаётся номенклатура дел (НД). Она имеет вид перечня заголовков дел, которые заводятся в организации, со сроками хранения. Есть установленная форма, которую можно брать за образец. Отметим, что НД содержит и обычные документы, которые ещё находятся в работе, а не только архивные.

По закону вести номенклатуру дел и согласовывать её с госархивом обязаны только те организации, которые являются источниками комплектования государственного архива. Остальные решают сами, составлять её или нет. Мы настоятельно рекомендуем не пренебрегать документом, поскольку он систематизирует делопроизводство и упрощает работу архива. С её помощью легче вести учёт дел, отслеживать сроки. Каждый год НД обновляется.

1. Проводится экспертиза ценности документов экспертной комиссией (ЭК) из числа сотрудников. ЭК отбирает документы и дела для передачи в архив — они обрабатываются, переплетаются, составляет описи дел, предисловие к описи и историческую справку. 

2. По результатам архивирования и утверждения описей руководителем организации, определяется график передачи дел в архив. На хранение дела принимает назначенный сотрудник архива, в каждом экземпляре описи ставится отметка о приёме дела. Фиксируются количество принятых дел и дата приёма.

Как вести электронный архив

Электронный документооборот постепенно вытесняет бумажный — заключать договоры или сдавать налоговые декларации можно в цифровом виде. Ведение электронного архива имеет много преимуществ, в том числе экономит место, упрощает поиск, обеспечивает нужную конфиденциальность с помощью различных уровней доступа, облегчает процедуру уничтожения по истечении срока.

В организации электронного архива есть свои правила, они также определяются законом об архивном деле и Приказом Росархива № 77. Обязанности создавать электронный архив у коммерческих организаций тоже нет, но сохранность электронных документов должна быть обеспечена. Сроки хранения электронных отчётов, договоров, инструкций и прочего такие же, как и у обычных на бумажных носителях.

Электронные документы могут создаваться с нуля или быть оцифрованными дубликатами бумажных. Учитывайте, что во втором случае нужно сохранить печатный оригинал — просто отсканировать и выбросить бумажную версию, у которой срок хранения ещё не истёк, нельзя. 

Из электронных документов тоже формируются дела и составляются описи. К основному файлу прилагаются файл электронной подписи и файл описания с указанием регистрационно-учётных сведений (метаданных). Используется специальный формат файлов PDF/A-1A.

Для хранения электронных документов тоже выдвигают определённые условия. К примеру, цифровой архив должен быть совместим с системой ЭДО компании, соответствовать нормативам о защите информации, иметь функционал для прочтения, учёта, создания резервных копий, восстановления данных и другой. 

Проводить ревизию электронного архива нужно минимум раз в 5 лет — оценивать состояние физического носителя, контролировать воспроизведение файлов. Если изменилось программное обеспечение, электронный архив нужно обновить.

Что делать с документами, если срок хранения истёк

Утерянные или уничтоженные документы, срок хранения которых ещё не истёк, подлежат восстановлению. Если их потребуют контролирующие ведомства, можно получить штраф. За нарушение правил хранения документации предусмотрены штрафы по статьям 13.20 и 13.25 КоАП РФ. Если документы уничтожены или повреждены по уважительной причине (пожар, затопление, кража), понадобится документальное подтверждение. Это может быть справка из МЧС, управляющей компании и т. д. Но восстановить документы всё равно потребуется.

По истечении установленного срока хранения документы можно уничтожить, но по определённым правилам с документальным оформлением процедуры. Просто так их выбросить в мусор или сжечь нельзя.

Уничтожение документов проводят в несколько этапов: 

1. Проводится экспертиза ценности, в ходе которой выявляют документы с истекшим сроком хранения.

2. Составляется акт о выделении дел на уничтожение — после утверждения руководителем описей дел по личному составу и основной деятельности.

3. Акт утверждает руководитель, документы передаются на утилизацию. Подтверждается факт уничтожения тоже актом, в котором указываются дата и время проведённой процедуры, количество и вес документов. Акты необходимо сохранить.

Самый распространённый и эффективный способ уничтожения документов — измельчение на промышленных шредерах. Лучше всего доверить процедуру специализированным компаниям, знакомым с архивным делом и гарантирующим соблюдение законодательных нормативов и конфиденциальности.

«Делис Архив» предлагает полный комплекс архивных услуг — от архивной обработки до уничтожения документов. Наша компания уже более 20 лет работает в архивном деле, имеет лицензию ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации. Мы возьмём на себя все заботы по архивной подготовке документов, организуем правильный учёт и хранение и поможем избавиться от лишнего. Чтобы подробнее узнать об услугах и ценах, позвоните нам или закажите обратный звонок.

Индексирование документов

Мы знаем, с чем вам приходится сталкиваться:

Работаете с большим массивом данных? Требуется извлечение сведений из документов? Не справляетесь с синхронизацией данных? Тонете в массиве графических, текстовых, числовых и персональных данных? Не знаете, как подступиться к базе данных? На обработку данных уходят месяцы? Для поддержания работоспособности данных требуются сотни человеко-часов? Проблемы с массовой сверкой реквизитов? База не «держит» количество запросов? Выпадают данные из-за отсутствия проиндексированных реквизитов? На поисковый запрос получаете нелогичный массив документов? Подвисла система или проект из-за непроиндексированных данных? Не знаете, как консолидировать данные? Обрабатываете данные вручную? Поиск по заданным параметрам не дает результатов?

Есть РЕШЕНИЕ от "Делис Архив" – организуйте электронный архив и управляйте финансовой документацией!

• Узнайте, как сократить временные затраты на поиск документа в 10 раз
• Узнайте, как сократить время на формирование сводного отчета по подразделениям в 30 и более раз
• Сократите затраты на индексирование, ввод и обработку данных в два и более раз!

ОБРАТИТЕСЬ В ДЕЛИС АРХИВ! Индексируйте документы правильно!

Пример индексирования документов

Компетенции "Делис Архив" в индексировании документов:

• Индексируем любые форматы документов: word, tiff, jpeg, jpg, png, pdf
• Индексируем при поточном и массовом сканировании, а также файлы данных
• Неограниченное количество полей для индексации
• Индексируем даты, номера договоров и артикулы, наименования контрагентов и позиций, реквизиты контрагентов, суммы позиций и итоги документа, номера ваших филиалов, номера телефонов и т.д.
• Индексируем управленческую документацию, справочные системы, техническую и конструкторскую документацию, любые архивные документы

Что еще добавить? Наш опыт по услугам индексирования документов многогранен. Мы делаем это ежедневно:

Организуем рабочие места на вашей территории

Среднее время на поиск документов в электронном архиве – 10-15 мс.

Осуществляем ввод данных в вашу корпоративную систему с проверкой корректности ввода

Индекс удовлетворенности наших клиентов NPS = 80%, что сопоставимо с мировыми брендами

Интегрируем электронный архив в ваши корпоративные приложения

В нашем электронном архиве 1 100 000 000 документов, что составляет 100 Тб данных

Работаем по всей территории РФ

Обучаем ваш персонал

Вывезем ваш архив из любой точки

Участвуем в тендерах

Это просто! Оставьте свои контакты, и мы перезвоним вам в течение 5 минут. На данном этапе вы получите 7 бесплатных опций прямо сейчас:

бесплатную консультацию ведущего специалиста отдела

пилотный проект

бесплатный аудит вашего текущего положения

персонального менеджера

бесплатную презентацию под ваш проект

подборку кейсов и видеоотзывов

бесплатный тестовый доступ в личный кабинет

подборку отчетов мероприятий по оптимизации архивов

бесплатный тестовый доступ в электронный архив

Отправьте заявку, и получите расчет вашего решения в течение 5 минут и оцените сами!

Не готовы звонить? Не уверены? Сомневаетесь? Не убедили?

Подписаться

Просто оставьте ваш контактный e-mail-адрес – вы станете подписчиком нашей контекстной рассылки и будете изучать кейсы и успешные истории ваших конкурентов и партнеров со стороны

Схема работы

Кейсы кратко

• КБ "Ренессанс кредит" сократило время на обработку 1 досье с 5,5 минуты до 45 секунд. Сокращение обрабатывающего центра с 40 до 8 человек
• Весь накопившийся архив ГК «Агентство по страхованию вкладов» был описан, упакован в короба, зарегистрирован в системе и размещен в современном хранилище «Делис Архив»
• ПАО «Банк «Санкт-Петербург» после реализации системы в течение 5 минут получает переадресованное ему письмо со ссылкой на место файлового пространства, где лежат документы для переноса в систему
• ООО «Ферронордик машины» получило implant-сотрудников для комплексного обслуживания документов с учетом их перевода в электронный вид, а также консультирования на территории заказчика

Получить больше кейсов

Отзывы

Елена Щербакова, специалист документооборота и архива

Получить больше отзывов

ЕСЛИ САМА ИДЕЯ ВАМ НРАВИТСЯ, СДЕЛАЙТЕ ПЕРВЫЙ ШАГ – ПОЛУЧИТЕ РАСЧЕТ ВАШИХ ВЫГОД!

ОТПРАВИТЬ ССЫЛКУ НА СТРАНИЦУ ДРУГУ

Полезные материалы

Организация и правила хранения документов в 2025 году: учёт, сроки, правила

Для кого действуют новые правила хранения документов

Органы власти, государственные, частные организации и граждане должны хранить документы по правилам, установленным федеральными, региональными и местными нормативными актами (ч. 5 ст. 14 ФЗ № 125). Этой правовой базой должен руководствоваться каждый пользователь, который использует архив и работает с ним.

Главный нормативный акт, который регулирует хранение документов, — новый приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 года. Он заменил собой приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 г.

Приказ № 77 от 31.07.2023 г. представляет собой свод правил, введённых для исполнения положений закона об архивном деле организациями и органами власти. То есть требования этого норматива в общем случае должны выполняться всеми юридическими лицами (п. 1 приказа). Вместе с тем ч. 1 ст. 17 ФЗ № 125 обязывает обеспечивать сохранность бумажных и электронных источников информации не только юрлиц, но и ИП, граждан, работающих с архивной документацией.

Приказ № 77 — полезное практическое руководство для всех пользователей документов. Он диктует порядок и требования к организации учёта, использования, комплектования и хранения архивной документации. А сроки, в течение которых необходимо обеспечивать сохранность документов, приведены в приказе Росархива № 236.

Архивное хранение документов

Экономичное и надёжное хранение
любых объемов документов

Подробнее

Какие документы следует передавать в архив

Документы, используемые организацией или ИП при осуществлении своей деятельности, образуют документальный фонд. А часть его, включающая архивные документы, формирует архивный фонд. К последнему относят те документы, которые имеют реквизиты для идентификации, уже закончены делопроизводством (сформированы в дело) и представляют ценность для компании, общества или государства. Такие архивные документы должны размещаться в специально оборудованном хранилище — архиве, если установленный их срок хранения более 10 лет (по приказу № 236).

В архив документ передаётся не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Например, если использование документа со сроком хранения более 10 лет прекращено в 2024 году, то с 01.01.2025 года он приобретает статус архивного. А с 01.01.2026 года и не позднее 31.12.2027 года его нужно отдать на хранение в архив.

Если документ имеет срок хранения по закону до 10 лет, передача его в архив не требуется — разве что по решению самой компании, закреплённому в локальном акте. То есть такие документы можно держать в том подразделении компании, в котором они хранились ранее. Но если в помещении подразделения нет условий для обеспечения сохранности документов, руководитель может издать решение о переводе их на архивное хранение.

Хранение архивных документов по новым правилам

Мероприятия по учёту, использованию и хранению архивных документов условно можно разделить на два этапа:

● до их перемещения в архив (или на хранение в подразделение компании);

● после передачи в архив.

Рассмотрим оба этапа подробнее.

Использование и хранение документов до передачи в архив

До отправки в архив или размещения на хранение в подразделении компании документ используется в текущей работе. Его учёт ведётся с помощью специального регистра — номенклатуры дел (п. 7 Правил Росархива). Она представляет собой таблицу, в которой приведены названия всех видов документов, используемых компанией, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел (НД) — официальный учётный документ, ежегодно обновляемый и утверждаемый руководителем компании. Составляют перечень по форме, приведённой в приложении № 1 к приказу № 77.

В конце каждого года в номенклатуру вносится итоговая запись, которая отражает количество заведённых дел, подлежащих хранению (п. 13 Правил): постоянно, до 10 лет и более 10 лет. Сведения фиксируются в привязке к типу носителя — бумажный или электронный.

Текущий учёт документации в компании может вестись любым удобным способом. Многие организации для этого используют рабочую номенклатуру дел — копию официальной. В рабочий вариант таблицы в течение года можно вносить изменения. Такой учёт в дальнейшем упрощает ежегодный процесс обновления НД.

Важно! Номенклатура дел прошлого года сама по себе образует архивный документ, подлежащий постоянному хранению (п. 157 приказа № 236).

Читайте подробнее о правилах оформления номенклатуры дел.

В определённый момент документы теряют актуальность в текущей деятельности компании, они переходят в статус “законченные делопроизводством” (п. 12 Правил). Например, когда по изданным приказам выполнены все поручения или договоры с контрагентами расторгнуты. Их группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела постоянного или временного (со сроком более 10 лет) хранения подлежат полному оформлению и описанию, которое включает такие основные действия (п. 50 Правил):

● проведение экспертизы ценности и формирование документов в дела;

● составление внутренних описей документов дела (приложения № 5, 11 к Правилам);

● нумерацию листов дела;

● составление листов-заверителей (приложение № 4);

● подшивку, переплёт;

● оформление обложки (приложение № 6);

● составление сводной описи.

Если срок документов, завершённых делопроизводством, не превышает 10 лет, проводится их частичное оформление (п. 8.35 приказа Росархива № 44). Дела размещают в папках, без обязательной нумерации листов и использования листов-заверителей. На обложку наносят реквизиты — названия фирмы и подразделения, заголовок дела, срок его хранения.

Через год после завершения делопроизводства документы со сроком хранения более 10 лет можно передавать в архив. До этого времени они находятся на хранении в структурном подразделении компании. Там же хранят документы со сроком хранения до 10 лет — до момента уничтожения. Размещение документа в структурном подразделении до передачи в архив или на утилизацию называется оперативным хранением.

Хранение документов в архиве

Архивные документы размещают в специально оборудованном месте. Это может быть внутреннее хранилище организации, которое оснащают в отдельном здании или помещении. Если обособленного места нет, дела могут быть размещены в запирающихся шкафах и сейфах.

Передача документов во внутренний архив компании состоит из нескольких шагов:

● Проведение экспертизы ценности документов экспертной комиссией, состоящей из сотрудников компании.

● Подготовка описей дел. Как мы уже говорили ранее, документы на хранение формируют в дела и оформляют по правилам Росархива. Составляются описи на дела, подлежащие постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению. Эти описи утверждает руководитель.

● Передача документации в архив — по графику, утверждённому руководителем. При принятии в каждом экземпляре описи ставится отметка о приёме, указывается количество дел и дата процедуры.

Также документация компании может храниться в муниципальном или государственном архиве. Обычно для коммерческой организации причинами сдачи туда документов являются ликвидация и банкротство. Отметим, что передача документов в госархив — довольно сложная и долгая процедура.

Из-за того, что архив должен соответствовать многим требованиям по пожарной безопасности, санитарно-гигиеническим и климатическим нормам, многие компании предпочитают отдать документы на хранение в частную архивную организацию. В этом случае процедура передачи гораздо проще, чем при сотрудничестве с госархивом. Например, архивная компания «Делис Архив» при необходимости может взять абсолютно все хлопоты на себя.

Читайте подробнее о процедуре передачи документов на хранение в архив.

Как правильно уничтожить документацию

Документацию с истекшим сроком хранения можно уничтожить — как при размещении в структурном подразделении, так и в архиве (п. 14, 47 Правил). Отбирает документы экспертная комиссия, анализируя документальную базу предприятия. Документы, имеющие постоянные и долговременные сроки хранения, упорядочивают и заносят в описи, которые утверждает руководитель. После утверждения описей дел по личному составу и основной деятельности формируется акт на уничтожение, который тоже утверждает руководитель. Только после этого документы можно уничтожить.

Закон не устанавливает способы утилизации, но чаще всего используют промышленный шредер, который надёжно и быстро уничтожает большие объёмы без возможности восстановления. Например, оборудование компании «Делис Архив» перерабатывает до 2000 кг материалов в час. По факту проведения процедуры также формируют акт с указанием подробностей — даты, времени, количества и веса документов.

Оба акта — на уничтожение и о проведении процедуры — образуют архивные документы, подлежащие постоянному хранению — размещению в архиве (п. 170 приказа № 236).

Хранение управленческих документов Ответственное хранение документов Хранение электронных документов в архиве Хранение кадровых документов Хранение бухгалтерских документов Оперативное хранение документов

Как хранить электронные документы

Наряду с бумажным хранилищем компания может иметь цифровое. Электронные документы, после их проверки и обогащения необходимыми метаданными могут размещаться на внешних носителях информации или в системе хранения электронных документов (СХЭД).

При любом варианте электронные документы также хранятся в течение сроков, определённых приказом № 236.

СХЭД должна соответствовать многим требованиям:

● по защите данных, функционалу для резервного копирования (п. 134, 137 Правил Росархива);

● по совместимости с другими внутренними информационными системами компании (п. 135);

● по обеспечению надёжного учёта движения документов, их перемещения на архивное хранение (п. 138) и другим.

Для создания цифрового архива могут использоваться собственные ресурсы компании: IT-сотрудники, оборудование, ПО. Но чаще из-за обилия требований организацию электронного архива или внедрение СХЭД отдают на аутсорсинг.

Если вы нуждаетесь в помощи по организации и ведению архива компании, подготовке документов к архивированию, созданию электронного документооборота или цифрового хранилища, обращайтесь в компанию «Делис Архив». Более 20 лет мы оказываем полный спектр архивных услуг, помогаем компаниям оптимизировать документооборот и правильно организовать хранение документов. Закажите звонок — мы перезвоним и подробно расскажем об условиях сотрудничества.

Особенности хранения электронных документов

Методы хранения электронных документов в архиве

Требования к хранению электронных документов в архиве организации не менее строгие, чем для бумажных. Ведь компания также должна в течение определённого срока обеспечить их целостность, не допустить порчи, утраты или утечки конфиденциальных данных. 

Согласно п. 132 Правил по новому приказу Росархива № 77, электронные архивные документы могут размещаться на хранение:

• на физически обособленных носителях — флешках, внешних дисках;

• в специальных системах хранения электронных документов (СХЭД).

Хранение архивных документов на диске обычного ПК приказом № 77 не предусмотрено. Это объясняется высоким риском утраты, порчи документа или несанкционированного доступа, например при случайном или намеренном удалении, заражении вирусом или взломе.

К носителям электронной документации закон предъявляет высокие требования — мы рассмотрим их далее. Поэтому многие компании обращаются за организацией электронного архива или хранением юридически значимых электронных документов в архивные компании. Компания «Делис Архив» готова предложить специализированное ПО для хранения электронных документов, а также соответствующие условия для хранения физических носителей информации.

Услуги по созданию
электронного архива

Сокращаем затраты на обслуживание
и хранение оригиналов
бумажных документов

Подробнее

Особенности и правила хранения электронных документов в СХЭД

Чтобы в СХЭД можно было размещать электронные документы, она должна обеспечивать достаточный уровень защиты информации — в соответствии с положениями ФЗ № 390, 149, 152, постановления Правительства РФ № 1235, приказа ФСТЭК России № 17. Кроме того, электронный архив должен быть совместим с системой электронного документооборота предприятия (ЭДО).

Также правила хранения по приказу № 77 устанавливают обязательный функционал СХЭД:

• приём, размещение архивных документов с метаданными;

• систематизация и учёт документации;

• обмен данными с локальной системой документооборота;

• формирование описей и иных архивных учётных документов;

• резервное копирование, восстановление документации;

• контроль наличия документа и подтверждение его юридической значимости;

• уведомление об истечении срока хранения;

• удаление в соответствии с актом о выделении к уничтожению;

• передача на архивное хранение в госархив.

И это только некоторые опции и требования, на деле их больше — основные приведены в п. 134–158 приказа № 77. Правила Росархива также описывают файлы, из которых должен состоять архивный документ (п. 141) — это файлы основной части в формате PDF/А, приложений, электронной подписи, метаданных.

Несмотря на непростую организацию СХЭД, хранить документы в ней очень удобно — всё благодаря автоматизации большинства процессов: от поиска конкретного файла до проверок всей документальной базы компании.

Когда документ поступает в СХЭД, он автоматически проверяется на соответствие архивным требованиям, вирусное ПО, наличие проверки ЭЦП на подлинность. Однако может потребоваться и вмешательство со стороны работников архива. Например, выборочная проверка поступающих файлов (1 % от принимаемого объёма) на воспроизводимость, если нет автоматической опции.

Введение СХЭД и порядок работы регламентируется локальными актами, в том числе разграничение доступа к документам разных сотрудников.

Особенности и правила хранения цифровых физических носителей

Правила хранения Росархива предписывают размещать физический носитель электронных документов в упаковке, которая рекомендована его производителем. Если в компании есть СХЭД, на хранение диск передаётся в одном экземпляре, в противном случае — в двух. На корпусе носителя (футляре) должен быть ярлык, который содержит следующие сведения (п. 145 Правил):

• название компании;

• номер документального фонда;

• номер описи документов, дел;

• крайние даты по документации;

• сведения о разграничении доступа (при наличии).

Архивирование и хранение электронных документов на дисках или иных цифровых носителях информации включает довольно много мер по обеспечению сохранности. Как и в случае с обычными бумажными носителями, необходимо обустроить архив — обособленное хранилище, которым может быть отдельное помещение, запирающийся шкаф или сейф. При этом диски и бумаги должны храниться отдельно. А при размещении носителей в металлических шкафах (стеллажах) и контейнерах важно, чтобы места хранения были размагничены и заземлены (п. 151 Правил).

Есть требования и к условиям окружающей среды в архивохранилище. Например, оптимальная температура воздуха в помещении, где хранятся магнитные диски и дисковые накопители, должна быть 8–18 °C, а влажность — 45–65 %.

Как и в случае с бумажными документами, в отношении электронных проводят экспертизу ценности — при подготовке к хранению и принятии решений об уничтожении. При этом экспертиза устанавливает, воспроизводимы ли цифровые данные, могут ли открываться. Каждые 5 лет ответственными лицами проводится проверка носителей: на физическое и техническое состояние, наличие вредоносного ПО и т. д.

На заметку! Согласно п. 143 Правил Росархива, электронные архивные документы на дисках при передаче в архив должны включаться в СХЭД. Дальнейшее хранение только на физическом носителе возможно при условии, что не требуется использование документов в качестве юридически значимых, они предназначены для ограниченного круга лиц (кадровому, бухгалтерскому отделу) или их невозможно разместить в СХЭД. Именно поэтому компании часто совмещают оба способа хранения электронных документов — в СХЭД и дисковый.

Как выполнить опись электронного архива

Опись представляет собой полный справочник документов. Её составление — одна из ключевых процедур при передаче электронной документации в архив. Графы описи цифровых документов содержат такие сведения (п. 146 Правил Росархива):

• название фонда;

• номер описи;

• номер документа по описи;

• индекс и заголовок дела по номенклатуре дел компании — общей для всех типов документации компании;

• вид, название, регистрационный номер и дата документа;

• конкретный срок хранения;

• примечание.

К описи составляют реестры файлов, где ведётся учёт каждого файла электронного архивного документа. Приводится не только его название, номер по реестру и описи, но и данные по последнему изменению, формату, объёму в байтах. Реестры хранятся в цифровом формате. Опись и реестр файлов составляют по форме, приведённой в приложении 12 Правил Росархива.

Также все описи электронных документов должны отражаться в реестре, составленном по форме, приведённой в приложении № 26.

Отдельные описи составляют на электронные документы постоянного хранения и сроком свыше 10 лет. А если выявлены документы, не подлежащие хранению, то на них формируют акт на уничтожение.

Поскольку составление описи дел, реестров довольно трудоёмкая работа, требующая внимательности, опыта и знания архивного дела, многие компании предпочитают отдавать архивную обработку документов на аутсорс.

Сроки хранения документов в электронном виде

Вне зависимости от типа носителя документа, сколько его необходимо хранить, определяется общим правовым актом — приказом Росархива № 236. В нём приведены сроки для отдельных групп документации: бухгалтерской, кадровой, управленческой. Приказ делит документы на те, что хранятся временно (определённый срок), постоянно, до ликвидации компании, до замены новыми, до минования надобности и т. д.

Начинать отсчёт конкретно обозначенного срока (5, 10, 75 лет) нужно с 1 января года, идущего за тем, в котором документ был окончен делопроизводством. На хранение в архив нужно сдавать только те документы, срок хранения которых постоянен или более 10 лет. Если он меньше, можно держать документ вне архивного хранилища, а после истечения срока уничтожить. Впрочем, компания по своему усмотрению вправе передавать в архив любые документы и с разными сроками хранения, но это должно быть закреплено во внутреннем акте, определяющем порядок хранения документов.

Передача в архив происходит не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года по окончании того года, в котором дело завершено делопроизводством. Сроки хранения документов наряду с их названиями отражаются в номенклатуре дел организации — общей как для электронных, так и для бумажных документов.

На заметку! Номенклатура встраивается в СХЭД в качестве справочника (п. 10 Правил по приказу № 77).

Особенности уничтожения электронных архивных документов

По истечении срока хранения, установленного законом, документы можно уничтожить. Процедура подготовки схожа у документов на разных типах носителей (п. 158 приказа № 77). 

Как и в отношении бумажных документов, экспертная комиссия (ЭК) проводит экспертизу ценности электронных и по её итогам составляет акт на уничтожение. Документы с постоянными и свыше 10 лет сроками хранения заносятся в описи и утверждаются руководителем. Затем в соответствии с предложением ЭК оформляется акт на уничтожение, его утверждает руководитель, после чего электронные документы можно уничтожить. Цифровые документы могут выделяться к уничтожению отдельным актом или вместе с бумажными.

Уничтожаются электронные документы с помощью физических способов (нагрев, измельчение в шредере) или программно-аппаратных средств. По факту утилизации должен выдаваться акт, в котором указывают подробности проведённой процедуры: дата, время, способ и т. д.

На заметку! Если для уничтожения документов вы привлекаете стороннюю компанию, убедитесь, чтобы у неё была лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации. 

Хранение управленческих документов Ответственное хранение документов Хранение электронных документов в архиве Хранение кадровых документов Хранение бухгалтерских документов Оперативное хранение документов

Достоинства хранения документов в СХЭД

Организация СХЭД упрощает управление большим объёмом документов. Информационная система имеет много преимуществ: 

• Систематизация и оптимизация документооборота, освобождение площадей предприятия.

• Автоматизация процессов учёта документов, контроля сроков хранения, проверок и т. д.

• Быстрое выполнение различных операций — поиска файлов, копирования, отправки, удалённого просмотра, печати.

• Возможность оперативного перемещения большого объёма данных.

• Освобождение сотрудников от рутинных задач по наведению порядка в документации.

• Безопасность хранения за счёт высокого уровня защиты конфиденциальной информации, разграничения доступа к документам.

Как составить акт об уничтожении документов: инструкция, образец

Документы, у которых по закону истёк срок хранения, ликвидируют. А факт проведения процедуры подтверждают актом об уничтожении. Он может потребоваться при проверках контролирующих органов, когда необходимо предъявить сведения, какие документы, где, когда, кем и каким способом были утилизированы. Кроме того, акт даёт уверенность, что персональные данные сотрудников и материалы, относящиеся к коммерческой тайне, не попали в чужие руки. 

В статье расскажем, как утилизируют документы с истекшим сроком хранения и что представляет собой акт об уничтожении. Приведём инструкцию по составлению и образец документа.

Кто занимается утилизацией документов

Законодательство позволяет компаниям самим решать, как они будут ликвидировать документацию. Есть два варианта: 

• Уничтожение документов своими силами. Для этих задач нужно выделить персонал со знанием архивного дела и подготовить специальное оборудование, например шредер. При этом важно соблюдать требования как к оформлению процедуры, так и непосредственно к уничтожению. Документы должны измельчаться до мелких фракций, чтобы информацию невозможно было восстановить и прочитать.

• Уничтожение документов силами архивной компании. Из-за трудоёмкости и сложности процедуры многие организации привлекают сторонние компании, которые имеют опыт и знания в архивном деле. Специалисты проведут экспертизу ценности, выделят документы на уничтожение, утилизируют и оформят процедуру документально. Это лучший вариант при отсутствии достаточного опыта в архивном деле, а также если нужно уничтожить большие объёмы, обеспечить конфиденциальность и невозможность восстановления данных.

Архивные компании для уничтожения документов чаще всего используют промышленные шредеры. Они быстро перемалывают огромные объёмы бумаг, а также металлические элементы, картонные вкладыши, папки, пластиковые канцелярские пакеты. Оборудование компании «Делис Архив» за час превращает в мельчайшие фрагменты до 2 тонн бумаги.

Уничтожение документов

Комплекс работ по уничтожению
коденфициальной документации

Подробнее

Условия уничтожения документов

Уничтожить можно только те документы, у которых по закону истёк срок хранения. Он установлен для разных групп документации — бухгалтерской, кадровой, управленческой. Для определения сроков хранения ориентируйтесь на такие законодательные акты: ФЗ № 125 «Об архивном деле», Приказ № 236 Росархива, ФЗ № 402 «О бухучёте».

На заметку! Компания вправе продлить срок хранения конкретного документа, если посчитает нужным. Закон этого не запрещает. Запрещено уменьшать срок хранения.

Чтобы правильно выделить документы к уничтожению, предварительно проводят экспертизу их ценности. Проверяет архив экспертная комиссия (ЭК), которую формируют одним из следующих способов:

1. Из числа сотрудников. Как правило, в ЭК входят ответственные лица из отдела делопроизводства, юридической, кадровой службы, бухгалтерии.

2. Из экспертов архивной компании. Помимо них, в ЭК включают уполномоченного представителя компании-заказчика.

Заранее позаботьтесь об условиях проведения непосредственно процедуры уничтожения, если делаете её своими силами. Необходимо подготовить материалы к утилизации: очистить от скрепок, корешков и других предметов. При больших объёмах это довольно трудоёмко, поэтому персонала должно быть выделено достаточно. Кроме того, отведите на утилизацию отдельное помещение, куда не будет доступа посторонним.

Если вы решили поручить архивную обработку и утилизацию документов «Делис Архив», все хлопоты мы возьмём на себя. Наше промышленное оборудование легко справляется с посторонними деталями и твёрдыми обложками, а процедура проводится в отдельном помещении специалистами, которые предварительно подписали договор о соблюдении конфиденциальности. При утилизации присутствует представитель заказчика — лично или онлайн.

Порядок уничтожения документов

Алгоритм действий при отборе и утилизации документов прописан в Приказе № 77 Росархива. 

Порядок утилизации документов при сотрудничестве с «Делис Архив» включает такие этапы:

1. Заказчик согласовывает с представителями «Делис Архив» перечень работ, объём материалов на уничтожение, стоимость и срок выполнения услуги. Так, сотрудникам заказчика необязательно самостоятельно отбирать, очищать, упаковывать, взвешивать папки и бумагу россыпью. Представители «Делис Архив» могут взять на себя эти задачи.

2. Заказчик и подрядчик подписывают договор, который подтверждает их намерения и обязательства.

3. Руководитель компании-заказчика издаёт приказ о назначении ЭК из числа своих сотрудников или экспертов «Делис Архив». В последнем случае в неё включается представитель заказчика.

4. Архивисты «Делис Архив» проводят экспертизу ценности документов и проводят их отбор к уничтожению. По факту составляется акт о выделении дел на уничтожение по требованиям Росархива. На все документы с долговременными и постоянными сроками хранения должны быть составлены описи дел. Оформляется протокол заседания членов ЭК, в рамках которого согласовываются описи и акт о выделении документов на уничтожение. Далее отчетные документы утверждает руководитель организации. На данном этапе документы готовы к утилизации.

5. Носители информации, подлежащие уничтожению, упаковывают в специальные мешки и отправляют для последующего измельчения на шредере. 

6. После доставки в «Делис Архив» документы взвешивают и утилизируют с помощью шредера в присутствии членов комиссии.

7. Ответственные лица составляют и подписывают ещё один акт — об уничтожении документов.

Инструкция по составлению акта о физическом уничтожении документов

В отличие от утвержденной Росархивом формы акта о выделении документов на уничтожение с истекшими сроками хранения (приказ №77), нет единого стандарта оформления акта о физическом уничтожении документов. Он составляется в свободной форме, если образец не утверждён внутренними актами службы делопроизводства организации.

Несмотря на отсутствие законодательных требований к бланку, есть общепринятые реквизиты документов. Что нужно обязательно указать в акте:

• количество утилизируемых материалов, вес;

• способ переработки;

• дату и место события;

• данные и подписи лиц, участвующих в ликвидации носителей.

Пример акта о физическом уничтожении документов:

Вы можете скачать образец акта и отредактировать под свои реквизиты и особенности процедуры. 

Уничтожение конфиденциальных документов Уничтожение документов шредером Уничтожение документов
с истекшим сроком хранения Уничтожение бухгалтерских документов Уничтожение юридических документов

Как и сколько хранится акт о физическом уничтожении документов

Документ составляют в двух экземплярах, один из которых передаётся заказчику. Он прикладывает акт о физическом уничтожении документов к акту о выделении документов к уничтожению с истекшими сроками хранения. 

Срок хранения актов об уничтожении документов определяет Приказ Росархива № 236 от 2019 года. Он составляет 3 года.

Подведём итоги

Документы с истекшим сроком хранения ликвидируют в соответствии с порядком, установленным законодательством в области архивного дела. Подтверждением проведения процедуры являются акты, которые составляются по факту уничтожения и подписываются участниками. 

Подписанию акта об уничтожении предшествует трудоёмкая и ответственная работа по экспертизе ценности всей документальной базы предприятия, отбору документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению, оформлению процедуры и непосредственно утилизации. Проще всего доверить её выполнение специалистам в архивном деле — тогда риск ошибок и нарушений архивного законодательства исключён. Обращайтесь в компанию «Делис Архив» — и мы возьмём все хлопоты по уничтожению вашей документации на себя.

Система управления документацией. Важность и особенности

В каких случаях необходимо эффективное управление документацией

Оптимальное решение для корпоративных целей – электронный документооборот

• существенно сокращается время на поиск нужной информации;
• максимально снижается риск потери документов;
• повышается эффективность работы структурных подразделений;
• отсутствуют ошибки и срывы сроков исполнения контрактов;
• возможность удобной систематизации документов;
• возможность формирования информационной среды предприятия.

Современный архив организации технологии хранения, автоматизация, управление деятельностью

Полезные материалы

Преимущества электронного архива

5 преимуществ электронного архива документов

Электронный архив. Оптимальное решение для корпоративных задач

Создание электронного архива

Важность индексации бумажного архива при внедрении электронного архива

Внедрение электронного архива значительно ускоряет операционные процессы на уровне отдельных сотрудников, структурных подразделений и бизнеса в целом, увеличивая его рентабельность.

При создании электронного архива стоит уделять особое внимание не только организации процесса, но и многим техническим моментам, к которым относится вопрос индексации документов.

В организациях, где входящий и исходящий документооборот достигает колоссальных объемов, индексация внутри архива – незаменимый инструмент, который позволяет сделать его гибким, удобным для поиска и коррекции данных, вносимых в систему. Это значительно экономит время пользователей электронным архивом благодаря его четкой структуризации.

Какими достоинствами обладает индексация?

Структуризация электронного архива посредством индексации необходимых полей дает возможность пользователям ощутить ряд преимуществ:

         1. Современные компании применяют различные способы документооборота, зачастую используются электронные и бумажные документы. Благодаря индексации все необходимые данные можно поместить в единую систему, что исключит необходимость поиска бумажных договоров, соглашений и писем и позволит различным подразделениям использовать документ в работе одновременно.

         2. Система индексации основана на присвоении ID каждому документу, прошедшему сканирование. После процесса сканирования проводится индексирование полей. Электронный архив может быть не только в компьютере у сотрудников, но и в мобильных устройствах благодаря возможностям облачной организации системы. Поэтому самые точные данные при наличии доступа могут быть получены в любом месте.

         3. Индексируются именно те поля, которые необходимы для работы конкретной организации, связанные со спецификой ее деятельности. Например, для компании, оказывающей услуги аутсорсинга в области бухгалтерского сопровождения, важно, чтобы в системе поиска можно было ввести ИНН, ОГРН, КПП клиента. Система электронного архива организуется, отталкиваясь от производственных потребностей компании, благодаря чему, необходимые параметры поиска становятся доступными.

Процедура индексации

Одним из первых этапов при организации электронного архива является определение набора данных, которые должны распознаваться в системе.

В общепринятый стандарт входят дата, номер документа, данные контрагента, сумма договора или счета. Они могут быть дополнены местом заключения сделки. Это позволяет за считаные секунды получить сведения о произведенной операции и контрагенте. Функция актуальна для выставления повторного счета.

В процессе индексирования документов устанавливаются нужные данные, создаются типовые маски, настраиваются нейросети, позволяющие их выделить в процессе сканирования. Таким образом, система самостоятельно считывает и распознает заданную пользователем информацию. Если в документообороте компании имеют место документы, написанные от руки, то применяется ручной ввод данных.

Точность сведений при индексации обеспечивается путем верификации данных и сверки, определенных в начале работы. При ручном вводе данных осуществляется двойной ввод сведений.

При создании электронного архива важно учитывать, что количество индексируемых полей – фактор, влияющий на стоимость проекта сканирования и технического обслуживания системы. Однако данные вложения окупаются предприятиями в первый год пользования системой благодаря повышению эффективности работы сотрудников и отделов.

Полезные материалы

Этапы создания электронного архива

Современный безбумажный офис

Внедрение электронного архива

Создание электронного архива

Электронный архив. Оптимальное решение для корпоративных задач

Процесс организации электронного архива

Интеграция электронного архива в работу организации

Шаги, следующие за интеграцией: внедрение в структуру, обучение и поддержка

Компания «Делис Архив» осуществляет внедрение электронного архива под ключ. В наши услуги входит целый ряд работ, начиная с момента сортировки и подготовки документов до процесса интеграции и обучения персонала. «Делис Архив» существует на рынке архивных услуг более 19 лет. За это время  компанией внедрено более 100 электронных архивов по всей территории РФ, в том числе и для банков с их АБС.

Полезные материалы

5 преимуществ электронного архива документов

Преимущества электронного архива

Этапы создания электронного архива

Создание электронного архива

5 ошибок при выборе подрядчика на сканирование большого объема документов

При создании электронного архива с большим объемом документации владельцы бизнеса все чаще обращаются к специализированным организациям, оборудованным по последнему слову техники. Именно такие организации способны отсканировать большое количество документов за короткий срок и достаточно невысокую цену.

Организаций достаточно много, и выбор среди них – ответственная задача, поскольку от этого зависят качество дальнейшей работы корпоративной системы и возможность оптимизировать операционную деятельность.

Итак, топ-5 ошибок, которые не стоит допускать при выборе подрядчика на сканирование большого объема документов:

1. Отсутствие учета логистики процесса и его этапов: подготовки, сортировки и сепарации документов

Многие копировальные центры не учитывают специфику организации электронного архива. Это связано с тем, что на предприятии потоково сканируются документы без какой-либо организации процесса. В результате чего потом нельзя проиндексировать документы, вернуть бумажный архив в исходный вид или упорядоченно разложить документы по местам. Обращение в специализированные центры, компании, занимающиеся организацией ЭА, позволит избежать хаоса в документации.

2. Недостаточное внимание качеству сканирования

Как известно, сканирование большого количества документов можно провести и на домашнем, стандартном офисном оборудовании силами сотрудников. Если не обращать внимания на качество сканирования, то по итогу о качестве продукта говорить не придется. Индексацию полей документов в этом случае сделать либо вовсе невозможно, либо в меньшем объеме, чем необходимо. Подрядчики, обладающие профессиональными сканерами, способны выполнять работы на высоком качественном уровне.

3. Отсутствие технического задания на количество индексируемых полей в системе

Отсутствие четкого технического задания на индексацию полей может привести к следующим последствиям:

• полному отсутствию индексации в системе, что делает ее бесполезной;

• индексация производится, но сведения вторичны. Например, в бухгалтерских отчетах можно найти все, кроме ИНН контрагента;

• наличию большого количества ошибок, допущенных в процессе сканирования из-за дефектных скан-копий. Их исправление может дорого обойтись заказчику.

Формирование конкретного технического задания создаст все необходимые условия для того, чтобы отсканированный и проиндексированный архив был удобным рабочим инструментом, повышающим КПД сотрудников.

4. Не установлена степень интеграции в корпоративную систему

Степень интеграции в корпоративную систему определяет количество сканируемых документов и их качество. Определение целей электронного архива поможет сформировать конкретное задание для подрядчика и реализовать проект в кратчайшие сроки.

5. Проведение залпового сканирования при сжатых сроках на реализацию проекта

Залповое сканирование без разбора и первичной подготовки – прямой путь к ошибкам и хаосу. Если практиковать такой подход, то доверять его следует только профессионалам, обладающим отлаженным механизмом работы.

Чтобы не столкнуться с этими ошибками и получить максимально качественный электронный ресурс, стоит тщательно продумать конечный результат. Выбирать компанию нужно по применяемым технологиям оцифровки и наличию гарантийных обязательств. Чаще всего их предоставляют крупные игроки рынка, способные выполнить большой объем работ за небольшой промежуток времени и в счет гарантии устранить ошибки. Важно помнить, что скупой платит дважды и экономия на стадии организации электронного архива может привести к дополнительным расходам.

Компания «Делис Архив» оказывает услуги по внедрению электронного архива более 19 лет. За это время мы успешно запустили более 100 проектов по всей территории РФ, в том числе ЭА для банков с их АБС.

Полезные материалы

Как быстро обработать большое количество анкет

Этапы проведения сканирования анкет и других документов

Способы сканирования

Существуют два современных способа провести обработку информации:

• Поточный. Идеально подходит для однотипных документов. Способ позволяет сканировать до 1000 листов в час, после чего их можно распечатать или занести в электронный архив. На качество скорость совершенно не влияет.
• Ручной. Используют тогда, когда документы нельзя расшифровать. Весь процесс совершается вручную.

Почему стоит доверять сканирование анкет профессионалам?

Полезные материалы

Обработка анкет и ввод данных

Архивные услуги: свободный договор или денежная кабала?

5 ошибок при выборе подрядчика на сканирование большого объема документов

Современный архив организации технологии хранения, автоматизация, управление деятельностью

Точки роста компании в офисе

Наличие большого количества документов, составляющих входящую и исходящую документацию, – привычное явление для современного бизнеса. Корректная организация делопроизводства является ключевым фактором роста любого предприятия вне зависимости от масштабов.

Бумажные носители документов, в большом количестве хранящиеся в офисе, являются препятствием для развития и статьей расходов. Отсутствие четкой организации документооборота чревато:

• Снижением эффективности работы сотрудников и структурных подразделений в связи с необходимостью обработки документации, а также совместной работы над ней.

• Сложностями и штрафами при проверках. Контролирующие органы запрашивают документацию, которую стихийно найти достаточно трудно ввиду отсутствия структурированного хранения.

Оптимальным решением этих и ряда других задач является переход на внеофисное хранение документов или электронный архив, что позволяет забыть о бумажном вопросе и направить все силы на развитие компании.

Внеофисное хранение документов

Внеофисное хранение документов позволяет избежать трат на строительство и оборудование архивохранилища. Передаче на хранение подлежит однотипная документация: договора, акты, счета.

В архивохранилище, куда документация передается на хранение, трудятся высококвалифицированные сотрудники, обеспечивающие логичность и аккуратность хранения документов.

Преимуществами данного решения являются:

• наличие дополнительных видов обслуживания;

• автоматизированная система управления архивохранилищем позволяет за считаные минуты найти необходимый документ;

• отсутствие необходимости в помощи персонала клиента, сотрудники компаний могут целиком и полностью посвятить свое рабочее время выполнению должностных обязанностей.

Оцифровка документов

Оцифровка документов – более прогрессивный способ решения бумажного вопроса. При переводе документации в электронный формат перед бизнесом открывается возможность организации электронного архива или базы данных для дальнейшего внедрения в корпоративную систему.

Оцифровка осуществляется посредством поточного или залпового сканирования бумажных носителей. Оцифровка данным способом может применяться в отношении однотипных документов, составляющих 90% документооборота всех компаний.

Перед сканированием документы проходят подготовку, включающую в себя сепарацию и удаление скрепляющих элементов. Это дает возможность обеспечить высокие качество сканирования и скорость осуществления операций, а также возможность проведения индексирования полей документов для создания эффективной и гибкой электронной системы.

Безбумажный офис

Организация безбумажного офиса в современных реалиях становится конкурентным преимуществом, что позволяет компаниям развивать новые виды обслуживания за счет отсутствия рутины и необходимости ручного труда сотрудников в процессе обработки документов.

Эффективность управления предприятием зависит от многих факторов. Безбумажный офис — это прямой путь к снижению временных и трудозатрат при работе с входящей документацией.

Любую реорганизацию документооборота стоит доверять профессионалам. Это обеспечит должный уровень конфиденциальности, качества и позволит добиться поставленных задач.

Компания «Делис Архив» оказывает полный спектр услуг, связанных с современным делопроизводством в компаниях. Подробности об условиях и видах обслуживания вы можете получить по телефону: 8-000-000-00-00 или оставив заявку в форме ниже:

Новые реалии бизнеса - удаленная работа

• основные тенденции управления коммерческой организации;
• организационные вопросы при удаленной работе;
• вопросы документирования удаленной работы;
• и другие моменты и нюансы удаленной работы.

Полезные материалы

Порядок уничтожения документов

В бюджетных и коммерческих организациях годами копятся различные документы, которые нельзя просто так выбросить. Избавиться от них можно только через определённый срок и по правилам, установленным законом. В противном случае высок риск получить штраф и другие негативные последствия. Рассмотрим порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Правовая база

Деловые бумаги неслучайно ликвидируют в соответствии со строгими регламентами. Документы могут понадобиться при судебном разбирательстве с контрагентами или для доказательства каких-либо фактов налоговой инспекции и другим инстанциям. Если вы раньше времени их утилизируете, отстоять свою позицию будет сложно, а то и вовсе невозможно. А просто выброшенные в мусор бумаги с персональными сведениями могут попасть в руки конкурентов или мошенников.

Законом установлены строгие правила, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения. Основная правовая база:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает общие обязанности организаций по хранению архивных документов и соблюдению установленных сроков хранения.
• приказ Росархива от 31.07.2023 № 77. Определяет действующий порядок экспертизы ценности, отбора и уничтожения дел, а также содержит рекомендуемый образец акта о выделении документов к уничтожению.
• приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Утверждает Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Порядок применения Перечня установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Содержит понятия и принципы управления документами независимо от вида носителя. Стандарт введён с 01.01.2020 приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст взамен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Сам по себе национальный стандарт применяется добровольно, если его обязательность не установлена законом, договором или внутренним документом организации.
• статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Устанавливает правила хранения бухгалтерских документов: сроки определяются архивным законодательством, но для перечисленных в статье документов составляют не менее пяти лет после отчётного года.
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. Регулируют основания и подтверждение уничтожения персональных данных. Приказ № 179 действует до 01.03.2029.

Важно: организация вправе увеличить срок хранения документов, если это необходимо для работы или защиты её прав. Сокращать нормативно установленные сроки запрещено.

Общие правила утилизации документов

Уничтожение управленческих и бухгалтерских документов имеет необратимые последствия. После прохождения процедуры уже не получится восстановить сведения, которые они содержали, и использовать их в работе. Поэтому важно всё делать вовремя и правильно. Главный принцип — документы можно утилизировать только по истечении установленного срока хранения и после экспертизы ценности.

Перечислим общие правила уничтожения дел и документов с истекшим сроком хранения:

• Утилизация проводится в соответствии с законодательством и внутренними регламентами организации.
• Экспертиза ценности проводится ежегодно. Проекты описей и акта о выделении документов к уничтожению рассматриваются экспертной комиссией одновременно. Организации — источники комплектования государственного или муниципального архива представляют предусмотренные документы экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. Организации, которые не являются источниками комплектования, утверждают их после согласования своей центральной экспертной или экспертной комиссией.
• Решение о включении дел в акт принимается по результатам экспертизы ценности. В акт включают только документы, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта.
• Если подлинники кадровых документов или документов по личному составу утрачены, копии и дублирующие материалы нельзя автоматически уничтожать только из-за окончания их обычного срока хранения. Их ценность и необходимость дальнейшего хранения оценивает экспертная комиссия.
• Документы с персональными данными, пометкой «Для служебного пользования» или иной информацией ограниченного доступа уничтожают в организации посредством механического измельчения либо другим способом, исключающим восстановление содержания. Бумажные отходы после этого можно передать переработчику вторсырья.
• Не подлежат уничтожению документы, необходимые для текущего судебного, контрольного или иного производства, а также документы, подтверждающие переносимый налоговый убыток, пока сохраняется обязанность их хранения по статье 283 Налогового кодекса РФ.
• На всём протяжении отбора, перевозки и уничтожения назначенные ответственные лица должны обеспечивать сохранность носителей и конфиденциальность содержащихся в них сведений.
• Для снижения рисков и затрат документы с истекшими сроками хранения целесообразно своевременно отбирать и уничтожать как на бумажных, так и на электронных носителях.

Подлежащие уничтожению носители можно передать специалистам в архивном деле, которые проведут процедуру уничтожения документов и оформят подтверждающие материалы в пределах обязанностей, установленных договором.

Способы утилизации документов

Закон не устанавливает единственную технологию уничтожения старых приказов, личных дел, бухгалтерских и других документов. Выбранный способ должен исключать восстановление информации и учитывать требования к охране окружающей среды. Для документов ограниченного доступа приказ Росархива № 77 прямо предусматривает механическое измельчение или иной способ, исключающий восстановление содержания.

Как уничтожить бумажные документы:

• Механический способ. Используют шредер со степенью измельчения, соответствующей конфиденциальности информации и внутренним требованиям организации. Компания «Делис Архив» утилизирует архивы на высокомощном оборудовании, которое способно перерабатывать до 2000 кг материалов в час, до 40 000 кг в день.
• Химическая обработка. Материалы погружают в реагенты, разрушающие бумагу и краситель. Метод позволяет скрыть конфиденциальные данные, но для больших объёмов применяется редко и требует соблюдения требований безопасности и обращения с отходами.
• Термическое воздействие. Такой способ может применяться специализированными организациями на оборудованных объектах с соблюдением требований пожарной и экологической безопасности. Самостоятельное сжигание документов на территории организации не является универсальным законным способом утилизации.

Сведения на электронных носителях уничтожают с учётом типа носителя: применяют безопасное стирание или перезапись, криптографическое удаление, размагничивание магнитных носителей либо физическое разрушение. Способ должен исключать восстановление данных и охватывать рабочие копии, резервные копии и иные экземпляры, которые подлежат уничтожению.

На заметку! Нажатие кнопки Delete обычно лишь удаляет запись о файле или перемещает его в корзину. Даже после очистки корзины данные могут оставаться восстановимыми, поэтому для юридически значимого уничтожения требуется предусмотренная организацией процедура и проверяемый результат.

Если уничтожаются персональные данные без использования средств автоматизации, результат подтверждают актом. При автоматизированной обработке нужны акт и выгрузка из журнала регистрации событий информационной системы. Эти документы хранят три года с момента уничтожения персональных данных в соответствии с приказом Роскомнадзора № 179.

В связи с этим уничтожение не только бумажных, но и цифровых источников информации лучше доверить исполнителю, который способен подтвердить применённый метод и обеспечить конфиденциальность на всех этапах работ.

Алгоритм уничтожения документов

По окончании календарного года ответственные лица выявляют документы, сроки хранения которых истекли. Для сроков, установленных годами, отсчёт обычно начинается с 1 января года, следующего за годом завершения документов в делопроизводстве. Точный порядок исчисления проверяют по соответствующей статье перечня, примечаниям к ней и Инструкции, утверждённой приказом Росархива № 237.

С учётом большого количества нюансов мероприятия по упорядочению документов следует поручать работникам, которые знают архивные правила и умеют применять перечни сроков хранения. Обязательное профильное архивное образование для каждого назначенного работника приведёнными актами не установлено, однако недостаток компетенции повышает риск ошибочного уничтожения.

Есть два способа проведения экспертизы:

• Самостоятельная проверка материалов силами компании. Ответственных лиц назначает руководитель, а экспертная комиссия действует на основании локального документа организации.
• Привлечение архивной компании. Специалисты проводят экспертизу ценности, готовят предложения о выделении носителей к уничтожению и проекты необходимых документов. Итоговые решения и утверждение документов остаются за уполномоченными органами и должностными лицами организации.

Второй вариант позволяет не отвлекать персонал от основной работы и снизить риск неправильного применения сроков хранения.

Порядок уничтожения документов в организации состоит из следующих этапов:

1. Экспертиза ценности. Документы изучают и разделяют на подлежащие постоянному или временному хранению и на документы с истекшими сроками хранения.
2. Дела постоянного хранения, временных сроков свыше десяти лет и по личному составу систематизируют и включают в соответствующие описи.
3. Работник службы делопроизводства готовит проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Проекты описей и акта рассматривает центральная экспертная или экспертная комиссия.
4. Организация — источник комплектования архива представляет установленные документы экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. Организация, которая источником комплектования не является, утверждает акт после согласования своей комиссией.
5. После утверждения акта дела передают на уничтожение. Документы ограниченного доступа уничтожают в организации механическим измельчением или иным способом, исключающим восстановление содержания.
6. Упаковка и перевозка должны исключать доступ посторонних, утрату документов и раскрытие информации. Конкретный способ упаковки и необходимость опечатывания закрепляют во внутренних правилах или договоре с исполнителем.
7. В акте фиксируют количество дел, а после уничтожения — вес бумажных документов, способ и дату уничтожения. Документ, подтверждающий утилизацию, прикладывают к акту. Для персональных данных подтверждение дополнительно должно отвечать требованиям приказа Роскомнадзора № 179.
8. После уничтожения ответственный работник вносит необходимые изменения в учётные документы архива.

На заметку! Передача неизмельчённых документов на обычный пункт приёма макулатуры создаёт риск утечки информации. По действующим правилам документы ограниченного доступа сначала уничтожают способом, исключающим восстановление содержания, и только затем передают бумажные отходы переработчику.

Как оформить документы об утилизации

Экспертная комиссия рассматривает проекты описей и акта о выделении документов к уничтожению и оформляет решение протоколом. Проект акта составляет служба делопроизводства, подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив, после чего документ согласовывает экспертная комиссия и утверждает руководитель организации либо уполномоченное им лицо. Обязательное заверение акта печатью приказом Росархива № 77 не установлено.

Рекомендуемая форма акта приведена в приложении № 3 к приказу Росархива № 77. В ней предусмотрены следующие сведения:

• наименование организации, название документа, дата и номер акта;
• название и выходные данные перечня, на основании которого проводился отбор;
• номер и название фонда, если они применимы;
• заголовки дел, годы, номера описей или индексы по номенклатуре, количество единиц хранения;
• сроки хранения и номера статей по перечню;
• итоговое количество дел, подпись ответственного за архив, согласование комиссии и утверждение руководителя;
• вес документов на бумажном носителе, способ уничтожения, подпись сдавшего документы и дата;
• отметка о внесении изменений в учётные документы.

В акте об уничтожении персональных данных дополнительно указывают оператора, лиц, уничтоживших данные, категории и субъектов персональных данных, носители или информационные системы, способ, причину и дату уничтожения. Полный состав реквизитов установлен требованиями приказа Роскомнадзора № 179.

Для наглядности можно использовать актуальную рекомендуемую форму акта из приказа Росархива № 77 и пример шаблона протокола заседания комиссии. Унифицированная форма протокола для коммерческих организаций не установлена.

Подведём итоги

Отработанные счета-фактуры, распоряжения, налоговые отчёты и другие важные источники информации нельзя просто выбросить в корзину. От них можно избавиться только в установленном порядке после истечения срока хранения, проведения экспертизы ценности, согласования и утверждения необходимых документов.

Способов уничтожения несколько, но для бумажных документов наиболее распространено механическое измельчение промышленным шредером. Процедуру проводят последовательно и подтверждают документами, которые позволяют установить основание, объём, способ и дату уничтожения.

Можно обратиться к специалистам архивной компании. «Делис Архив» выполняет этапы уничтожения документов — от подготовки материалов для экспертизы до физической утилизации. Компания работает в Москве, Санкт-Петербурге и других городах России. Условия конфиденциальности, ответственность сторон, применяемый способ уничтожения и состав подтверждающих документов необходимо закрепить в договоре. Чтобы заказать услугу, свяжитесь с компанией по телефону или оставьте заявку на сайте.

Преимущества электронного архива. Стоит ли переходить на электронное хранение документов?

Что такое электронный архив?

Электронный архив представляет собой систему для хранения документов в электронном виде. Понятие электронного архива появилось не так давно, а сама технология электронного архивирования уже успела зарекомендовать себя как быстрый, доступный и надежный способ хранения документов в удобном для потребителя формате.

В задачи электронного архива входит:

1. защита информации от повреждений и потерь;
2. быстрый и удобный поиск необходимых документов;
3. коллективный доступ к управлению документами;
4. защита документов от злоумышленников;
5. бережное хранение информации долгое время;
6. освобождение офисных помещений от бумаг.

Многие компании все еще используют бумажные носители для документов и хранят их на складах, которые порой занимают целые этажи. К тому же бумага со временем утрачивает свои свойства, а чернила постепенно исчезают. На помощь приходят электронные носители, которые имеют ряд несомненных плюсов. Преимущества электронного архива документов:

• Удобство. Один из основных плюсов хранения документов в электронном виде – это удобный и простой доступ к информации в любое время. Также можно предоставить доступ к документам вашим сотрудникам.
• Скорость. Второе по важности преимущество – быстрый поиск нужных документов. Это поможет решить проблему оптимизации документооборота и уменьшит время на поиск рабочей документации.
• Безопасность. Для крупных компаний важно защитить свою информацию от постороннего доступа. Бумажный архив с этим может не справиться, а вот электронный – с легкостью! С помощью механизмов ограничения прав доступа, введения протоколов на действия пользователей и автоматического резервного копирования обеспечивается высокий уровень защиты информации.
• Сохранность. Потеря документов по неосторожности или при транспортировке больше не является проблемой с электронным хранилищем. Резервное копирование надежно защитит электронную документацию от несчастных случаев.
• Структурирование данных. Благодаря электронному архиву документы теперь можно систематизировать для своего удобства. Сортировать документацию возможно по виду и сроку хранения, а также по любым другим критериям.
• Масштабируемость. Создание единой базы документов компании становится возможным благодаря разработке стандартов классификации документов и введению регламентации.

Услуги по созданию
электронного архива

Сокращаем затраты на обслуживание
и хранение оригиналов
бумажных документов

Подробнее

Полезные материалы

Электронный архив

Основные этапы внедрения электронного архива

5 преимуществ электронного архива документов

Профессиональное сканирование документов

Сканирование документов – важный инструмент для оптимизации документооборота любой организации. Процедура сканирования помогает решить целый ряд проблем, которые могут возникнуть при работе с бумажными носителями.

Первое, с чем поможет справиться сканирование – это освобождение архивных площадей. Перевод документов в их электронные копии позволит снизить расходы на аренду дорогостоящих помещений или освободит квадратные метры вашего офиса для дополнительных нужд.

Второе – это сохранность документов. Бумажный носитель, как известно, имеет свойство изнашиваться со временем, к тому же есть вероятность его потери и других непредвиденных ситуаций. Электронное сканирование защитит документы от подобных случаев и надолго сохранит информацию в неизменном виде.

Следующая причина того, почему нужно прибегнуть к сканированию – доступ к документам в любое время. Это особенно важно, когда необходимо быстро найти интересующую информацию.

Сканирование документов представляет собой процесс перевода документа с бумажного носителя в электронный формат. Расширение, в которое можно перенести информацию, может быть любым, например: .tiff, .bmp, .jpeg, .pdf и др.

Какие документы можно сканировать?

Каждая организация сама решает, какие документы компании будут отсканированы, ведь не обязательно переводить в электронный вид весь архив. Выбор объема и вида сканируемого материала определяется спецификой организации, внутренними правилами работы с документацией и финансовыми средствами, которые компания готова вложить в создание электронного хранилища.

Благодаря современному оборудованию стало возможным сканировать любые документы, тексты, чертежи, изображения, книги и т.д.

Чаще всего компании обращаются к оцифровке следующих материалов:

• бухгалтерская документация;
• организационно-распорядительные документы;
• юридическая документация;
• кадровые дела;
• проектные документы: схемы, чертежи и др.
• изображения;
• периодические издания: газеты, журналы.

Также сканированию можно подвергнуть уже сшитые архивные дела, которые находятся на хранении.

Как нужно готовиться к сканированию?

Документы – это важнейший элемент любой организации. Для любых действий, связанных с ними, нужна предварительная подготовка, и сканирование документов не является исключением.

Сканирование документов начинается с подготовки бумажных материалов, которая заключается в непосредственной физической работе с документами: это разброшюровка, удаление скрепок, скоб и др. Это поможет автоматизировать сканирование архива и ускорить весь процесс оцифровки.

Для сброшюрованных документов есть специальные сканеры, которые имеют высокую стоимость и тяжелы в управлении. По соотношению цена/качество лучше всего использовать универсальные сканеры, которые имеют автоподачик и планшетное прижимное стекло, дающее возможность переводить в электронный вид любой тип документов.

Последним этапом подготовки документов к переводу в электронный вид является систематизирование, которое заключается в работе с содержанием бумаг: отбор документов, их упорядочивание по определенным принципам. Например, документы можно упорядочить по хронологии, внешнему виду, структурному подразделению и др.

Как сканируются документы?

Сканирование документов представляет собой перевод бумажного листа в электронный вид с помощью сканирующего оборудования.

Тип сканера необходимо выбирать в соответствии с форматом документа, его видом, содержанием, качеством бумаги и т.д.

Существует множество разновидностей сканеров: от премиум-класса до самых примитивных моделей. Например, самое дорогое оборудование – роботизированное – умеет самостоятельно профессионально сканировать документы. К такому типу относится ряд следующих моделей: Qidenus Pro TT; i2S Digitizing Line 3000; Kirtas APT BookScan 2400 Gold; Kirtas Kabis I-III; TREVENTUS ScanRobot. Но такая техника не доступна широкому потребителю по причине высокой стоимости.

Самым простым и недорогим устройством является Handyscan. Оно имеет небольшой размер и вид шариковой ручки. Принцип работы такого сканера заключается в том, что устройством проводят по тексту, и информация автоматически выводится на экран.

Практическое применение вывело несколько недостатков ручного сканера, например, низкое качество передачи деталей текста и изображения, поэтому используют его исключительно для незначительных задач.

Средний класс сканеров включает в себя модели в ценовом диапазоне от 20 тыс. до 500 тыс. руб. То оборудование, которое находится на нижней границе цены, сканирует в поточном режиме. Характерными чертами таких сканеров будут небольшая скорость сканирования и отсутствие дополнительных возможностей, таких как двухстороннее сканирование архивных документов.

Верхняя граница включает в себя универсальные модели, позволяющие делать поточное и планшетное сканирование с высокой скоростью. Оборудование для поточного массового сканирования документов способно за 5 минут обработать 500 листов, а при работе с книгами скорость составляет 300 стр./ч.

Для больших форматов, таких как А0, существуют широкоформатные сканеры. Различия между сканерами данного типа могут заключаться в интенсивности цветопередачи и скорости.

Для сканирования изображений используют специальный высококачественный сканер. Его преимущества – это высокое качество цветопередачи и точность изображения.

Как обрабатывается информация?

После оцифровки бумажных документов необходимо выполнить проверку полученной информации. Обычно специалисты визуально выполняют процедуру проверки, и этого бывает достаточно. При правильной настройке режимов сканирования дополнительная обработка цифрового материала будет сведена к минимуму.

Полученные файлы необходимо распознать, задать атрибуты и проиндексировать, чтобы их можно было найти в системе.

Также есть возможность распознавания текста в документах, чтобы над ними можно было работать в редакторе.

Какой формат выбрать: TIFF или PDF?

Для достижения максимального качества документа используют формат TIFF (англ. Tagged Image File Format), который предназначен для хранения растровых графических изображений. Данное расширение лучше всего подходит для документов постоянного обращения и хранения в архиве. Единственный минус TIFF – это большой размер файла, который занимает много места в системе. По этой причине его неудобно передавать во внешней или внутренней сети.

Самый распространенный формат хранения документов – PDF (англ. Portable Document Format). Это расширение подходит для частого обращения к документам и их пересылки. Такие документы не занимают много места и открываются большинством программ.

Запись файлов в формат PDF имеет много преимуществ, например, возможность сканирования в двухслойный документ. Это означает, что процесс перевода информации в электронный формат не ограничивается только сканированием, а имеет еще и параметр распознавания. Он же позволяет искать нужную информацию в тексте.

Часто организации обращаются к сканированию сразу в двух форматах. TIFF подойдет тогда, когда необходима высококачественная печать, а PDF для постоянных манипуляций с документами.

Полезные материалы

Уничтожение секретных документов

Уничтожение конфиденциальных документов является необходимым процессом для любой организации. Основной критерий – это уничтожение без возможности восстановления, поэтому очень важно подойти к этой процедуре максимально ответственно.

Государственные и некоторые коммерческие организации имеют ряд документов, в которых содержится информация особой значимости. Для их уничтожения применяются методы, которые используются специально для секретных документов. К утилизации таких документов предъявляются высокие требования, чтобы обеспечить их безопасность и конфиденциальность.

Уничтожение секретных документов по закону

Порядок уничтожения секретных документов в организации определяется положениями нормативно-правовых актов:

• Закон «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07.1993 г.
• Постановление Правительства РФ № N 3-1 «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации» от 05 января 2004 года.
• Постановление Правительства Российской Федерации № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну» от 04 сентября 1995 г.

Уничтожение секретных документов

Ваши секреты будут уничтожены
на нашем шредере

Подробнее

Инструкция по уничтожению секретных документов

1. Экспертиза ценности секретных документов. Данная процедура проводится в обязательном порядке перед уничтожением. Экспертиза ценности позволяет определить срок хранения документа, что позволяет составить перечень документов на утилизацию.
2. Составление акта на уничтожение секретной документации, в котором составлен список подготовленных документов к уничтожению с подробной информацией о количестве страниц и др.
3. Проставление подписей в акте на уничтожение от проводившего экспертизу работника; далее акт должен содержать отметку о согласовании с экспертной комиссией.
4. После оформления и подписания акта происходит отправка документов на уничтожение.

Существует несколько методов утилизации таких документов:

• химическая обработка;
• сжигание;
• шредирование.

Уничтожение секретных документов путем химической обработки

Химическая обработка способствует размягчению бумажных документов и превращению их в бумажную массу. Этот способ считается одним из самых надежных, но и дорогим, поэтому его чаще используют как дополнительную процедуру при шредировании.

Данный метод имеет следующие недостатки:

• требует специальное оборудование или химические реактивы, что часто подразумевает использование услуг специализированных компаний;
• процедура уничтожения достаточно долгая;
• по причине длительного уничтожения химическим способом присутствовать от начала до конца всего процесса невозможно;
• дорогостоящий способ уничтожения.

Уничтожение секретных документов путем сжигания

Сжигание документов – самый надежный, простой и недорогой способ уничтожения секретной документации. При правильном использовании сжигание гарантирует полное уничтожение информации.

Недостатки, которые присущи данному методу:

• при процедуре сжигания требуется обязательное присутствие исполнителей, т.к. бумажный материал может сгореть не полностью;
• сжигать материал следует только на специальном оборудовании;
• сжигание считается вредным для экологии способом утилизации бумаг.

Шредирование

Шредирование является наиболее распространенным и популярным способом уничтожения конфиденциальной информации. Главные преимущества – это дешевизна, экологичность и надежность.

Полезные материалы

Учет и хранение документов в архиве

Хранение и учет архивных документов для каждой организации является привычной и постоянной работой. Большая часть документов ежедневно проходит через несколько структурных подразделений организации и потом уходит в архивное хранение. Для документооборота бухгалтерии сроки хранения регламентированы ФЗ «О бухгалтерском учете». Однако на практике все равно возникает ряд трудностей с учетом и хранением документов, которые нельзя оставлять без внимания.

Как хранить архивные документы

За учет и хранение документов в архивах отвечает бухгалтерия. Именно бухгалтеры на небольших предприятиях занимаются хранением документов и заполнением архива. Но когда организация растет, возникает проблема – увеличение документооборота, что требует определенных навыков и опыта для организации архивной обработки.

В основном учет документооборота компании ведет один человек, который не всегда может грамотно сформировать архив. По этой причине многие компании обращаются к специализированным компаниям, которые принимают документы на хранение.

В крупных организациях для учета документооборота может создаваться архив для хранения бухгалтерских документов, который находится под надзором опытного архивариуса. Но для бухгалтера, в таком случае, возникают свои трудности, например, физическая доступность архива, который может находиться далеко за пределами офиса.

Хранение управленческих документов Ответственное хранение документов Хранение электронных документов в архиве Хранение кадровых документов Хранение бухгалтерских документов Оперативное хранение документов

Правила хранения и учета архивных документов

Для грамотного обращения с документами организации необходимо знать, как хранить документы в архиве. Для этого были сформулированы способы организации документооборота, которые способны упростить хранение и учет документов.

• Бумажный документооборот. Бумажный носитель требует реквизиты организации и подписи составителей. Главные минусы – временные и материальные затраты. К тому же существует риск утери документа, который после невозможно будет восстановить.
• Электронный документооборот. Введение электронного способа предоставления документов для компании считается очень выгодным. Помимо быстрого доступа к документам и безопасности их хранения, данный вид документов может иметь юридическую силу. Для этого нужна специальная электронно-цифровая подпись, гарантирующая защиту от плагиата и несанкционированного доступа к информации.
• Смешанный документооборот. Данный способ ведения документации в компании предполагает, что согласование и утверждение документов возможно только на бумаге, а передача документов между подразделениями компаний может происходить с помощью электронного документооборота.

Полезные материалы

Хранение бухгалтерских документов

Значительную часть документооборота организации составляют бухгалтерские документы. Если в ходе проверок будет выявлено, что нарушались условия их хранения или уничтожения, сотрудники бухгалтерии могут нести ответственность (гражданско-правовую, административную или уголовную). Поэтому необходимо точно знать, как правильно хранить бухгалтерские документы.

Какие документы нужно хранить в бухгалтерии?

Список обязательных к хранению документов регламентируется ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и включает в себя:

• бухгалтерские документы;
• документы, содержащие данные о доходах и расходах организации;
• налоговые документы;
• первичные документы и бухгалтерскую отчетность;
• документы с информацией о регистрации компании в налоговых органах;
• данные о страховых взносах, выплатах и отчетности, представляемой в налоговые органы и Социальный фонд России (СФР).

Архивное хранение
бухгалтерских документов

Экономичное и надёжное хранение
любых объемов документов

Подробнее

Какой срок хранения бухгалтерских документов в организации?

Для всех видов бухгалтерской документации строго прописаны сроки, в течение которых организация обязана их хранить. Они регламентируются следующими нормативными актами и разъяснениями Минфина России:

• Налоговым кодексом РФ;
• Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• главой 34 Налогового кодекса РФ и Федеральным законом от 24.07.1998 № 125-ФЗ — в части страховых взносов;
• письмами Министерства финансов России от 26 апреля 2011 года № 03-03-06/1/270, от 25 мая 2012 года № 03-03-06/1/278 и от 30 марта 2012 года № 03-11-11/104 — как ненормативными разъяснениями, применяемыми с учетом последующих изменений законодательства;
• Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Как долго хранить бухгалтерские документы?

• Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, – пять лет с момента окончания соответствующего налогового периода (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
• Регистры налогового учета и налоговую отчетность – пять лет после окончания периода.
• Документацию по исчислению и уплате страховых взносов, ведомости (расчетные и платежные), больничные листы и иные документы по выплатам – шесть лет после года последнего использования документа.
• Срок хранения кадровой документации зависит от даты окончания дела делопроизводством: документы, законченные начиная с 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные до 1 января 2003 года – 75 лет.
• Сводные расчетные (расчетно-платежные) и платежные ведомости, документы к ним и расчетные листы – шесть лет при наличии лицевых счетов; при их отсутствии – 50 лет для дел, законченных начиная с 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних дел (ст. 295 Перечня, утвержденного приказом Росархива № 236).
• Журналы учета рабочего времени и табели – пять лет после окончания года принятия документа. Если в них отражено время работы во вредных или опасных условиях, сроки хранения составляют 50 лет для документов, законченных начиная с 1 января 2003 года, и 75 лет – для законченных до этой даты.

Как хранить первичные документы в бухгалтерии?

Для ответа на вопрос, как лучше хранить бухгалтерские документы, следует руководствоваться ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденным приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н, и Правилами, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Организация должна обеспечить сохранность документов, защиту от изменений, утраты и несанкционированного доступа.

• Бланки строгой отчетности хранят с соблюдением требований Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, ФСБУ 27/2021 и локальных правил организации, обеспечивающих сохранность документов и защиту от несанкционированного доступа.
• Для хранения документов особой важности необходим сейф.
• Банковские выписки, кассовые ордера и авансовые отчеты, а также все документы, относящиеся к ним, хранят в хронологическом порядке в переплетенном виде.
• Для хранения других документов можно использовать закрывающийся шкаф или специальное помещение. Ответственность за них несет главный бухгалтер либо доверенное лицо.

Общие обязательные требования к хранению установлены ФСБУ 27/2021 и Правилами, утвержденными приказом Росархива № 77. Для акционерных обществ дополнительно применяются пп. 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Важно: бухгалтерскую документацию можно оформлять и хранить в электронном виде. Это предусмотрено Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021. Это же относится к налоговым декларациям и регистрам налогового учета (ст. 80 и 314 НК РФ соответственно).

Санкции за неправильное хранение бухгалтерской документации

Бухгалтерские документы компании могут запросить такие органы, как ФНС, Социальный фонд России (СФР) и трудовая инспекция. Если документы не будут предоставлены вовремя, то как организации, так и ответственному лицу может грозить штраф. Чтобы избежать подобных мер, необходимо точно знать, как правильно хранить бухгалтерские документы, где их хранить, в каких архивах.

Если по каким-либо причинам документы в ФНС не предоставлены, то за каждый документ организацию оштрафуют на двести рублей, а должностное лицо – на сумму от трехсот до пятисот рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ и ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ соответственно).

При непредставлении документов в СФР размер санкции зависит от вида сведений. По страхованию от несчастных случаев организация уплачивает 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 26.31 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ), а должностное лицо – 300–500 рублей (ч. 3 ст. 15.33 КоАП РФ). За документы для назначения и выплаты пособий предусмотрен штраф страхователю 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ), а должностному лицу – 300–500 рублей (ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ). Для персонифицированных сведений действуют отдельные санкции по Федеральному закону от 01.04.1996 № 27-ФЗ и ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Непредставление или несвоевременное представление сведений трудовой инспекции, если отсутствует специальный состав правонарушения, влечет предупреждение либо штраф: для должностного лица – 300–500 рублей, для организации – 3–5 тыс. рублей (ст. 19.7 КоАП РФ).

Хранение кадровых документов

Хранение и ведение кадровой документации в организации является очень серьезным и важным процессом. Не только потому, что при проверке кадровые документы первыми проверяются государственными органами, но и еще потому, что в этих документах находится вся информация о взаимоотношениях между работником и организацией. Поэтому вопрос о хранении кадровых документов должен быть решен своевременно и в соответствии со всеми требованиями ФЗ.

Что относится к кадровым документам?

Чтобы ответить на вопрос о том, как хранить кадровые документы, нужно понять, что к ним относится. Согласно ФЗ, в группу кадровых документов входят: личные дела, приказы по личному составу, личные карточки, трудовые книжки, ведомости по начислению заработной платы или лицевые счета, трудовые соглашения (договоры), табели учета рабочего времени.

К кадровым документам, помимо перечисленного, также относят следующее:

• документы об установлении персональных окладов, надбавок, ставок;
• документы по аттестации и установлению квалификации;
• документы о трудовой деятельности с вредными, опасными и иными условиями труда;
• списки работников, имеющих право на льготы;
• документы о награждении работников;
• документы по оформлению служебных поездок и командировок;
• документы по воинскому учету.

Данные документы образуют группу кадровых документов по личному составу.

Ознакомиться с полным перечнем документов можно в методических рекомендациях «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу», разработанных совместно Росархивом и ВНИИДАДом и согласованных ЦЭПК при Росархиве 23 декабря 2014 г. 

Архивное хранение
кадровых документов

Экономичное и надёжное хранение
любых объемов документов

Подробнее

Срок хранения кадровых документов

Согласно ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: 

• документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет;
• документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет.

Некоторые виды кадровых документов имеют разные сроки хранения, например, личные дела руководителей и документы о правилах безопасности имеют срок хранения «постоянно», существуют также документы с временным сроком хранения.

Для определения ценности кадровых документов необходимо провести экспертизу, руководствуясь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, который образуется в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 2010 года.

По итогам проведенной в организации экспертизы выделяются документы с истекшим сроком хранения, на них составляется акт об уничтожении.

Как хранить кадровые документы в организации?

В российском законодательстве сказано, что документы по личному составу необходимо хранить отдельно от другой документации. Самый надежный вариант – это создание специального хранилища для кадровых документов. Если этот вариант невозможен для организации, хранить личные дела сотрудников необходимо в обособленном месте: сейф, шкаф и т.д. Такие меры обязательны, потому что данный вид документов имеет конфиденциальный характер и защищен законом «О персональных данных».

Как правильно хранить кадровые документы и копии документов сотрудников, нужно знать также на случай ликвидации организации. В таком случае документы передаются правопреемнику, в вышестоящий орган или в государственный архив. Бывают ситуации, когда документы принимает на «хранение» организация, где юридическая связь с ликвидированным предприятием не установлена. В данном случае исполнение социально-правовых решений на основании этих документов будет проводиться в незаконном порядке.

Полезные материалы

Экспертиза ценности документов

Кто проводит экспертизу ценности документов?

Экспертная комиссия – это специально сформированный совещательный орган, который организовывает и проводит оценку ценности документа.

Персональный состав экспертной комиссии определяется приказом руководителя организации. Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя организации. В состав комиссии включаются председатель, секретарь, представители службы делопроизводства, архива и основных структурных подразделений организации. Эти правила установлены Примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным приказом Росархива от 11.04.2018 № 43.

Экспертная комиссия может состоять из:

• начальника отдела кадров;
• заместителя начальника бухгалтерии;
• начальника канцелярии;
• и др.

Специалисты экспертной комиссии должны определить значимость и ценность информации, которая содержится в документации. Представитель архива включается в состав комиссии, поскольку он осведомлен в вопросах хранения и утилизации документов в компании.

Экспертиза ценности документов

Эффективные процессы –
залог стабильного развития и сокращения затрат

Подробнее

Порядок проведения экспертизы ценности документов в архиве организации

Экспертная комиссия создается приказом организации и действует на основании утвержденного положения. Заседания проводятся по мере необходимости и оформляются протоколами в соответствии с Примерным положением, утвержденным приказом Росархива от 11.04.2018 № 43.

Деятельность экспертной комиссии и порядок проведения экспертизы ценности документов регламентируются Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Члены экспертной комиссии рассматривают дела различных сроков архивного хранения, дела по личному составу, описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Основное предназначение экспертной комиссии – отобрать значимые для организации дела на хранение и определить документы на утилизацию с помощью экспертизы ценности.

Члены экспертной комиссии имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных правил. Это право предусмотрено п. 7.5 Примерного положения об экспертной комиссии организации.

Экспертиза ценности определяет документы, которые необходимо отправить в архивное хранение или на утилизацию, в соответствии с установленными сроками хранения документов – Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Этим требованиям должны следовать организации при проведении экспертизы ценности документов. Организация вправе продлевать сроки временного хранения документов, но снижать установленные сроки запрещено (пп. 4.10 и 4.11 Инструкции по применению Перечня, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

При отборе дел на уничтожение дела с отметкой «ЭПК» по истечении срока хранения просматриваются полистно, а электронные документы – подокументно, чтобы определить необходимость их дальнейшего хранения (п. 27 Правил № 77).

Методы экспертизы ценности документов

Под экспертизой ценности понимается изучение документации на основании определенных критериев ценности, с целью выявления сроков хранения для отбора на архивное хранение или уничтожение документов.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно (п. 20 Правил № 77).

Главная цель экспертизы – определить, какие документы обладают ценной информацией для организации, и отобрать их на постоянное хранение, и какая документация не представляет важности для компании и отправится на уничтожение.

Этапы проведения экспертизы ценности документов и оформление результатов определены в разделе III и разделе IV Правил № 77.

Изъятие документов: контрольный, административный и уголовный процессы

Документы являются основой деятельности любой организации, поскольку именно они содержат данные о каждой значимой операции. Однако такая информация может стать объектом поиска не только сотрудников организации, но и органов, обладающих законным правом требовать, изымать или арестовывать документы.

Среди процедур, в рамках которых возможно изъятие документов, выделяются мероприятия налогового и таможенного контроля, производство по делам об административных правонарушениях, исполнительное производство, а также обыск и выемка в уголовном процессе. Основание, порядок оформления, возможность получить копии и условия возврата документов зависят от вида производства.

Изъятие документов налоговыми органами

В рамках налогового контроля налоговые органы вправе производить выемку документов и предметов у налогоплательщика, плательщика сбора, плательщика страховых взносов или налогового агента. Право реализуется в случаях и порядке, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации. Закон РФ от 21.03.1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации» продолжает действовать, однако порядок налоговой выемки определяется прежде всего НК РФ.

Изъятие документов в порядке налогового контроля называется выемкой. Согласно статье 94 НК РФ она проводится в рамках выездной налоговой проверки. Выемка возможна, если налогоплательщик отказался представить затребованные документы либо не представил их в установленный срок, а также когда имеются достаточные основания полагать, что документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены.

Основной срок представления документов по требованию налогового органа составляет десять рабочих дней со дня получения требования, если специальный срок не установлен статьёй 93 НК РФ.

Выемка производится на основании мотивированного постановления должностного лица, осуществляющего выездную налоговую проверку. Постановление должно быть утверждено руководителем соответствующего налогового органа или его заместителем.

Порядок проведения выемки документов

• до начала выемки должностное лицо предъявляет постановление и разъясняет присутствующим их права и обязанности;
• лицу, у которого проводится выемка, сначала предлагают добровольно выдать указанные документы и предметы; при отказе выемка производится принудительно;
• при отказе открыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо вправе вскрыть их, не допуская повреждений, не вызываемых необходимостью;
• изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков;
• выемка не проводится в ночное время;
• выемка проводится в присутствии понятых и лица, у которого изымаются документы и предметы; при необходимости приглашается специалист;
• не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

О производстве выемки составляется протокол по правилам НК РФ. Замечания присутствующих лиц подлежат внесению в протокол или приобщению к нему.

Для бухгалтерских документов действует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Если документы бухгалтерского учёта изымаются в соответствии с законодательством, копии, изготовленные в установленном порядке, включаются в состав бухгалтерских документов организации.

Копии или подлинники

По общему правилу при налоговой выемке изымаются копии документов. Подлинники могут быть изъяты, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий либо имеются достаточные основания полагать, что подлинники будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены.

При изъятии подлинников с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого документы изъяты. Если изготовить или передать копии одновременно невозможно, налоговый орган обязан передать их в течение пяти дней после изъятия.

Если заверенные копии не переданы в течение пяти дней, в следующие три дня их направляют заказным почтовым отправлением. В протоколе указывают номер почтового отправления. Копии направляются по адресу организации или месту жительства физического лица, указанному в протоколе.

Нарушение порядка выемки или оформления протокола может стать основанием для обжалования действий налогового органа и оценки допустимости полученных доказательств.

Изъятие документов таможенными и другими органами

Согласно статье 34 НК РФ таможенные органы пользуются правами и несут обязанности налоговых органов по взиманию налогов при перемещении товаров через таможенную границу Евразийского экономического союза.

Общие правила таможенного контроля установлены Федеральным законом от 03.08.2018 № 289-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и Таможенным кодексом ЕАЭС. При проверке таможенных, иных документов и сведений таможенный орган вправе запросить документы и пояснения, а проверяемое лицо обязано представить их в установленный срок. Порядок проверки после выпуска товаров регулируется, в частности, статьёй 225 Закона № 289-ФЗ.

Сам факт обнаружения признаков подлога не означает, что любые документы могут быть изъяты по произвольной процедуре. Конкретное изъятие оформляется по нормам того производства, в котором оно проводится: налогового, административного, уголовного либо иного предусмотренного законом процесса. В документе, служащем основанием для изъятия, должны быть указаны полномочия должностного лица и предмет изъятия.

При передаче подлинников организации следует зафиксировать их наименование, дату, номер, количество листов и иные признаки, позволяющие точно идентифицировать документ. Необходимо получить экземпляр протокола, акта или иного документа, которым оформлено изъятие, а также заверенные копии, если их предоставление предусмотрено применимой процедурой.

Требования к делопроизводству и архивному хранению в таможенных органах

В настоящее время применяется приказ ФТС России от 26.10.2022 № 900 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в территориальных органах ФТС России и организациях, находящихся в ведении ФТС России».

Архивная работа также ведётся с учётом Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. На место выданных подлинников помещаются заверенные копии, а выдача и возврат фиксируются в учётных документах организации. Конкретный порядок определяется действующей инструкцией и номенклатурой дел.

Согласно статье 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств, подлежат возврату собственнику или владельцу после вступления в законную силу приговора либо иного судебного решения, а также после прекращения дела, если возврат не противоречит законодательству.

При возврате документов рекомендуется проверить комплектность и состояние дел по протоколу изъятия. Недостача листов, повреждения и иные расхождения оформляются актом. После возврата подлинники помещаются в дела, а временно подшитые копии изымаются либо сохраняются по правилам делопроизводства с отметкой о статусе документа.

Другие органы при выполнении контрольной деятельности

Исполнение федерального бюджета

Полномочия Счётной палаты регулирует Федеральный закон от 05.04.2013 № 41-ФЗ «О Счётной палате Российской Федерации».

По статье 36 действующего закона инспекторы Счётной палаты при проведении контрольных мероприятий имеют доступ к необходимым документам. При выявлении подделок, подлогов, хищений и злоупотреблений они вправе изымать необходимые документы, оставляя акт изъятия и копии изъятых документов либо их опись. При обнаружении признаков преступления инспекторы могут опечатывать кассы, кассовые и служебные помещения, склады и архивы.

Драгоценные металлы и драгоценные камни

Государственный контроль в сфере драгоценных металлов и драгоценных камней осуществляется с учётом Федерального закона от 26.03.1998 № 41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях» и законодательства о государственном контроле.

Контролирующие органы вправе запрашивать и проверять документы в пределах компетенции и по процедурам действующего законодательства. Для изъятия документов требуется отдельное процессуальное основание, например норма КоАП РФ, УПК РФ или законодательства о государственном контроле, применимая к конкретной проверке.

Объекты культурного наследия

В данном случае речь идёт не об изъятии документов организации, а об изъятии самого объекта культурного наследия или земельного участка. Если собственник бесхозяйственно содержит объект культурного наследия, включённый в реестр, либо земельный участок с объектом археологического наследия, суд может принять решение об их изъятии в порядке статьи 54 Федерального закона от 25.06.2002 № 73-ФЗ и статьи 240 ГК РФ.

Ценные бумаги и иное имущество должника

Исполнительное производство регулирует Федеральный закон от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

Имущество должника, в том числе ценные бумаги, может быть арестовано и изъято судебным приставом-исполнителем. В зависимости от ситуации применяются статьи 77, 80, 82 и 84 Закона № 229-ФЗ: обращение взыскания на имущество у третьих лиц, арест имущества, арест ценных бумаг и изъятие имущества. Судебный акт требуется в случаях, прямо предусмотренных законом, в частности при обращении взыскания на имущество должника у третьих лиц с учётом исключений статьи 77.

Защита исключительных прав регулируется частью четвёртой ГК РФ. По пункту 4 статьи 1252 ГК РФ материальный носитель, изготовление, распространение или иное использование которого нарушает исключительное право, считается контрафактным и по решению суда подлежит изъятию из оборота и уничтожению без компенсации, если законом не предусмотрено иное.

Когда документы или ценные бумаги рассматриваются не только как носители информации, но и как имущество, необходимо учитывать статью 35 Конституции Российской Федерации и специальные процессуальные нормы. Конституционная гарантия судебной защиты не отменяет предусмотренные законом временный арест, выемку и иные обеспечительные меры.

Изъятие в ходе административного процесса

В производстве по делу об административном правонарушении изъятие вещей и документов является мерой обеспечения производства по делу — пункт 4 части 1 статьи 27.1 КоАП РФ. Порядок регулирует статья 27.10 КоАП РФ.

Изъятие применяется для своевременного и правильного рассмотрения дела и исполнения принятого постановления. Вред, причинённый незаконным применением мер обеспечения, возмещается по правилам гражданского законодательства.

Изъятие проводит должностное лицо, уполномоченное КоАП РФ. Процедура фиксируется в присутствии двух понятых либо с применением видеозаписи.

Об изъятии составляется отдельный протокол либо делается запись в протоколе о доставлении, осмотре места совершения правонарушения или административном задержании. Протокол подписывают составившее его должностное лицо и лицо, у которого изъяты вещи и документы; понятые подписывают протокол, если они участвовали. Копия протокола вручается лицу, у которого произведено изъятие, или его законному представителю.

При изъятии документов с них изготавливаются копии. Если копии невозможно изготовить одновременно, должностное лицо передаёт их в течение пяти дней; при непередаче в этот срок заверенные копии в течение трёх дней направляются заказным почтовым отправлением с записью об отправлении в протоколе.

Документы обычно обнаруживаются на месте совершения административного правонарушения либо при личном досмотре, досмотре вещей или транспортного средства. Для организации важно проверить, относится ли документ к предмету дела, и получить копию процессуального документа об изъятии.

Изъятие в ходе уголовного процесса

При производстве по уголовному делу документы могут быть изъяты в рамках обыска по статье 182 УПК РФ, выемки по статье 183 УПК РФ или личного обыска по статье 184 УПК РФ.

Предварительное расследование проводится следователями и дознавателями. Действующий перечень органов дознания установлен статьёй 40 УПК РФ.

• органы внутренних дел Российской Федерации и входящие в их состав территориальные и линейные управления, отделы, отделения и пункты полиции, а также иные органы исполнительной власти, наделённые полномочиями по осуществлению оперативно-розыскной деятельности;
• органы принудительного исполнения Российской Федерации;
• начальники органов военной полиции Вооружённых Сил Российской Федерации, командиры воинских частей, соединений, начальники военных учреждений и гарнизонов;
• органы государственного пожарного надзора федеральной противопожарной службы.

Обыск

Обыск проводится, когда имеются достаточные данные полагать, что в определённом месте или у определённого лица могут находиться орудия, оборудование или иные средства совершения преступления, предметы, документы и ценности, имеющие значение для уголовного дела. Общим основанием служит постановление следователя; в случаях, перечисленных статьёй 29 УПК РФ, требуется судебное решение.

До начала обыска следователь предъявляет постановление или судебное решение и предлагает добровольно выдать предметы, документы и ценности. Если они выданы добровольно и нет оснований опасаться их сокрытия, следователь вправе не проводить дальнейший поиск.

При обыске могут вскрываться помещения, если владелец отказывается открыть их добровольно. Не допускается повреждение имущества, не вызываемое необходимостью. Следователь вправе запретить присутствующим покидать место обыска и общаться между собой или с иными лицами до окончания действия.

Изъятые предметы, документы и ценности предъявляются участвующим лицам и при необходимости упаковываются и опечатываются на месте. При обыске вправе присутствовать защитник, а также адвокат лица, в помещении которого проводится обыск.

Ход и результаты обыска фиксируются в протоколе. Попытки уничтожить или скрыть подлежащие изъятию документы отражаются в протоколе вместе с принятыми мерами. Копия протокола вручается представителю администрации организации, в помещении которой проведён обыск.

Выемка

Выемка производится, когда необходимо изъять конкретные предметы или документы, имеющие значение для уголовного дела, и точно известно, где и у кого они находятся. По общему правилу она проводится на основании постановления следователя в порядке статьи 182 УПК РФ с особенностями статьи 183.

Только на основании судебного решения производится выемка предметов и документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, сведений о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, а также вещей, заложенных или сданных на хранение в ломбард.

Аудиторская тайна относится к охраняемой законом тайне, поэтому решение о выемке содержащих её документов принимает суд. Ссылки на определения Конституционного Суда РФ от 19.01.2005 № 10-О и от 02.03.2006 № 54-О могут использоваться как дополнительное обоснование, но основной источник действующего порядка — статьи 29 и 183 УПК РФ.

До начала выемки следователь предлагает добровольно выдать подлежащие изъятию предметы и документы, а при отказе производит выемку принудительно. Участие понятых при следственных действиях регулируется статьёй 170 УПК РФ: в предусмотренных законом случаях понятые обязательны, а в других случаях следователь вправе применить технические средства фиксации. Поэтому наличие или отсутствие понятых следует оценивать по конкретному следственному действию и его обстоятельствам.

Изъятие оригиналов документов, включая электронные носители и документы, относящиеся к банковским операциям, должно оформляться в рамках соответствующего следственного действия с соблюдением статей 29, 165, 182 и 183 УПК РФ. Организации следует получить копию протокола и сохранить сведения, позволяющие идентифицировать каждый переданный документ или носитель.

Практические рекомендации организации

1. Проверьте полномочия должностного лица, наименование органа, вид производства и документ-основание: требование, постановление или судебное решение.
2. Сверьте перечень изымаемых документов с предметом проверки или расследования. Просите исключить из описи документы, явно не относящиеся к установленному предмету.
3. Обеспечьте участие руководителя, юриста или иного уполномоченного представителя организации. Не препятствуйте законным действиям, но фиксируйте процессуальные нарушения.
4. Проверьте полноту протокола или акта: реквизиты документов, число листов, состояние, упаковку, электронные носители, замечания участников и сведения о копиях.
5. Получите копию протокола или акта. Если подлинники изъяты, используйте право получить заверенные копии в порядке, предусмотренном применимой процедурой.
6. Внесите замечания до подписания документа либо приложите их письменно. Отказ от подписи сам по себе обычно не останавливает изъятие и фиксируется должностным лицом.
7. После возврата документов проведите поэкземплярную проверку, оформите расхождения актом и восстановите архивные учётные записи.

Нормативные источники

• Налоговый кодекс Российской Федерации: статьи 34, 93 и 94
• Закон РФ от 21.03.1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации»: статья 7
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: статья 29
• Федеральный закон от 03.08.2018 № 289-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации…»
• Приказ ФТС России от 26.10.2022 № 900
• Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: статья 26
• Федеральный закон от 05.04.2013 № 41-ФЗ «О Счётной палате Российской Федерации»: статья 36
• Федеральный закон от 26.03.1998 № 41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях»
• Федеральный закон от 25.06.2002 № 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия…»: статья 54
• Гражданский кодекс Российской Федерации: статьи 240 и 1252
• Федеральный закон от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: статьи 27.1 и 27.10
• Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации: статьи 29, 40, 170, 182, 183 и 184

Как восстановить и консервировать поврежденные документы 05.05.2012

Каждый архивист рано или поздно задумывается о том, как продлить жизнь документов и спасти от, казалось бы, неминуемой «смерти» бумаги, пострадавшие в результате неправильного хранения или форс-мажорных обстоятельств. Предлагаем вам несколько приемов неотложной помощи, которые помогут сохранить важные документы и отреставрировать их в случае намокания или атаки плесневыми грибами.

Известно, что документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных факторов: воды, огня, света и в редких случаях кражи. Если изначально они находились в хорошей сохранности, то со временем бумага неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием многообразных факторов среды.

Почему бумага разрушается

Немецкие специалисты в области архивоведения пришли к неутешительным выводам: на сегодняшний день 90% библиотечного и архивного фонда Германии находится под угрозой. В категорию риска попали почти все документы, книги, газеты и журналы за последние два столетия. Это связано с тем, что с середины XIX века было запущено бумажное производство, которое технологически отличалось от его предшественника – текстильного способа изготовления средств печати.

С этого момента за основу стали брать древесную массу, в состав которой входили кислотообразующие компоненты. Со временем кислота разрушает волокна целлюлозы, делая бумагу хрупкой и ломкой. В итоге документ быстро приходит в негодность и разрушается, что усиливается воздействием факторов внешней среды.

Аналогичная ситуация сложилась и в российской практике. Большой объем исторически ценных бумаг и документов с малым сроком жизни на предприятиях состаривается раньше отведенного им времени. В некоторых случаях виной становятся непредвиденные ситуации, как например, несоблюдение влажностного и температурного режима, затопление архивных помещений, пожар и др. Однако даже если вам кажется, что документы хранятся в соответствии со всеми нормативными требованиями, не лишним будет провести внимательный осмотр бумаг.

Во время экспертизы сохранности документов следует обратить внимание на следующие признаки повреждения документов:

• цветные пятна на листах;
• выпавшие участки бумаги;
• сцементированные листы;
• ветхая бумага;
• разрывы;
• трещины;
• пушистые колонии грибов;
• налет грибных спор и др.

Как восстановить намокшие документы

Причиной намокания документов может стать как затопление помещения или отключение отопления в зимнее время года, приводящее к критическому повышению влажности и нарушению гидроизоляции стен, так и непредвиденные обстоятельства (протекание крыши, прорыв канализационной системы и др.). В таких случаях важно оперативно принять меры не только по устранению причин увлажнения, но и сушке намокших документов.

Первое правило, о котором следует помнить в данной ситуации, мероприятия по сушке необходимо начать не позднее 48 часов после намокания.

Среди наиболее популярных методов восстановления намокших документов можно выделить следующие виды сушки:

Диффузионная сушка – затратный способ, требующий круглосуточной работы с намокшими документами. Его суть заключается в прокладке намокших листов газетной бумагой или салфетками, которые вбирают в себя избыточную влагу. Однако необходимость часто менять бумагу делает диффузионную сушку очень трудоемким процессом.

Воздушная сушка – недорогой способ сушки документов, который подходит для слегка увлажненных документов. За счет применения бытовых вентиляторов в помещении обеспечивается свободная циркуляция воздуха.

Осушение воздуха не требует много пространства, но для его реализации необходимо специальное оборудование. В некоторых случаях организации не закупают, а арендуют устройства для сушки документов.

Сушка замораживанием – очень эффективный, но вместе с тем дорогой метод, который может занять от двух недель до нескольких месяцев. Глубокое и быстрое замораживание документов и дальнейшая сушка в вакуумной камере испаряет лед из бумаги, минуя стадию воды. Используя этот способ, можно спасти даже рукописные тексты, написанные чернилами. Он является спасением для документов в тех случаях, когда оперативное применение других видов сушки невозможно.

Сушка документов в вакуумной камере позволяет сушить до 3500 стандартных архивных дел одновременно. Режим сушки подбирается в каждом случае индивидуально. При выборе режима учитывается степень увлажненности, сорт бумаги и тип переплета. Все это позволяет свести к минимуму последствия намокания (деформацию переплета и бумаги) и избежать возможных затрат на повторный переплет. Это, пожалуй, самый быстрый способ, который в среднем занимает от 8 до 12 часов. Он позволяет устранить последствия намокания и сохранить архив организации в целости и сохранности.

Как спасти документы от плесени

В помещениях, не имеющих вентиляции и отопления, в подвальных и чердачных этажах никто не застрахован от протечек отопительных труб или пожаров, в результате которых, документы страдают не только от повышенной влажности, способной привести к появлению плесневых грибов.

Споры грибков повреждают документы механически, прорастая сквозь волокна бумаги и химически разлагая целлюлозу и клей, вызывая слизеобразование, слипание и распад листов. Наиболее часто заражению подвергаются места проклеенные клеем (корешки дел) из природных продуктов (желатин, мука, крахмал).

В настоящее время известно более 200 видов грибов, которые могут поражать бумагу, из них 40 видов обитают в местах хранения документов постоянно! Развитие грибных спор становится возможным при повышении уровня влажности свыше 65-68%. Скорость поражения документов зависит от уровня влажности в помещении.

С повышением уровня влажности время, необходимое для развития плесени, сокращается от 120-150 дней (при уровне влажности 70-75%) до 5-30 дней (при уровне влажности 85-100%). При благоприятных условиях (повышенная влажность, плохая вентиляция, подмокшие документы) грибы способны за 2 месяца разрушить до 50% целлюлозы в бумаге. Однако заражение документов – не единственный вред, который могут нанести колонии плесневых грибов. Они также представляют угрозу для здоровья человека, так как являются возбудителями многих заболеваний.

Самые распространенные методы обработки зараженных документов – обработка парами формалина или при помощи высокочастотного тока. Но они имеют существенные недостатки.

Формалин плохо проникает внутрь бумаги и остается вероятность размножения остаточных спор. Кроме того, такая дезинфекция требует полистной очистки документов после обработки. И нельзя забывать о том, что формалин является канцерогеном и представляет опасность для человека.

Обработка высокочастотным током требует изъятия из дел всех металлических креплений (скрепок и скоб) и не подходит для документов склеенных ПВА и силикатным клеем.

Фумигация – обработка документов ядохимикатами, находящимися в газообразном состоянии. Это наиболее рациональный и щадящий для документов способ обработки. Его достоинствами являются:

• высокая способность газообразных веществ проникать внутрь обрабатываемых документов и легко улетучиваться при проветривании;
• возможность не проводить предварительную подготовку документов (изъятие скрепок и скоб);
• возможность обрабатывать любые документы независимо от способа переплета и сорта бумаги;
• возможность обработать до 3500 дел стандартного размера одновременно;
• в результате обработки корешки и обложки дел не деформируется;
• газовая обработка не наносит ущерба тексту независимо от способа воспроизведения (рукописный, машинописный, чернильный или карандашный);
• обработанные документы не сохраняют запаха химикатов.

Другой способ, применяемый в практике архивных компаний, это обработка документов на специализированном оборудовании импортного производства смесью окиси этилен оксида. Она способна уничтожить самые стойкие виды грибов: хетомиум, пеницилиниум, альтернария, хризоспориум, мукор и др.). Обработка зараженных документов проводится в несколько этапов:

Подготовительный этап включают в себя:

• выгрузку упакованных архивных дел и укладку на поддоны;
• перемещение дел в помещение участка предварительной подготовки к дезинфекции;
• распаковку дел и осмотр с целью выявления очага заражения;
• раскладку расширителей в дела с учетом степени влажности документов, толщины дела, сорта бумаги;
• формирование связок дел, подготовленных к обработке.

Проведение камерной дезинфекции включает в себя:

• размещение связок дел на паллетах автоматического транспортера;
• размещение биологических индикаторов со спорами, наиболее стойких грибов;
• обработка химическим составом;
• в случае необходимости локальная обработка документов антисептиками нового поколения;
• выгрузка связок дел и размещение документов в специализированной камере для проветривания и удаления остатков смеси этилен оксида.

Заключительный этап включают в себя:

• выгрузку связок дел, распаковку, изъятие биологических индикаторов со спорами грибов;
• изъятие расширителей;
• механическую очистку документов от видимых остатков мертвых грибов и следов их жизнедеятельности;
• обеспыливание дел;
• упаковку дел в плотную бумагу, связывание;
• оформление этикетки о проведенной обработке.

После проведения дезинфекции проводится биологический контроль качества с помощью специальных тестов.

Консервация документов

Чтобы уберечь документы от возможной порчи, следует выполнить комплекс мероприятий по консервации (сохранению) существующих документов. Среди них можно выделить электронное архивирование, ламинирование, покрытие прозрачным лаком и др.

Электронной архивирование позволяет создать цифровые образы документов и таким образом обеспечить сохранность информации. Однако это не спасает от физической порчи оригиналы документов.

Ламинирование представляет собой покрытие бумаги специальной пленкой, которая защищает от воздействий среды.

Покрытие прозрачным лаком – нестандартный способ сохранения документов, который тем не менее применяется в архивной практике. Для этого на документ наносится немного лака, и в таком виде он может храниться дольше стандартных сроков хранения. Конечно, векового хранения лак не обеспечит, однако он сохранит документ, защитив его от разрушения.

Если документ сильно поврежден, то применяются более сложные и многоуровневые процессы, требующие профессионального технического оснащения архивного отдела.

Этапы консервации

Машинная консервация. По новой технологии все страницы можно консервировать машинным способом. При этом сначала листы помещаются в специальную ванну для консервирования, а далее проходят сушку. Особо чувствительные или сильно поврежденные листы проходят ручную консервацию.

Ручная реставрация. В случае если страницы сильно повреждены, дополнительно проводится мелкая реставрация – устранение трещин и образовавшихся пустот. Поврежденные страницы восполняются при помощи сверхтонкой пленки или японской бумаги (японская бумага более прочная, чем бумага из древесной целлюлозы и ее практически невозможно порвать – примеч. ред.).

Разглаживание и упаковка. После машинного и ручного консервирования документы сортируются вместе в правильной очередности. Возникший после водных процедур объем листов убирается при помощи разглаживания. В конце все бумаги еще раз проходят контроль и упаковываются. Сопроводительная документация с пошаговой отчетностью о проделанной работе гарантирует надежность и качество работ по консервации.

Немецкие технологии консервирования документов

Технологии, разработанные исследователями Бюкебурга, сегодня успешно используются для предотвращения процесса распада бумаги. Применяется машинный одностраничный принцип, который позволяет не только нейтрализовать бумагу, но и достигнуть прочности бумажного волокна и защитить документы от механических повреждений.

Для консервирования машинным методом используется смесь из гидроксикарбоната магния и метилцеллюлозы, а также некоторые закрепители. В результате имеющаяся в бумаге кислота нейтрализуется, а щелочь обеспечивает длительное хранение. Одновременно с этим повышается прочность бумаги.

На начальном этапе документы очищаются и разбираются на отдельные листы, при этом удаляются скрепки, металлические части и склейки, по необходимости закрываются мелкие трещины.

Страницы нумеруют, присваивая им унифицированный цифровой и буквенный код, чтобы в последующем их можно было правильно интегрировать в архив. Нумерация наносится при помощи лазерного принтера стойкими чернилами. Затем листы классифицируются в зависимости от типа требуемых работ по консервации.

Современные технологии позволяют увеличивать скорость процесса обработки и консервации документов. Компактные устройства по консервации с оборотом от 400 до 1000 страниц формата А4 в час обеспечивают годовую производительность в количестве от 700 000 до 1 700 000 листов. Помимо этого, техника позволяет обрабатывать документы больших форматов.

Анна Данилова
Заместитель начальника отдела архивной обработки
"Делис Архив"

Хранение кадровых и первичных бухгалтерских документов

Бухгалтерская и кадровая документация составляет значительную часть документооборота любой компании. Закон устанавливает серьёзные требования не только к её ведению, но и хранению. Если их нарушить, можно получить штраф. Рассказываем, в каких условиях и сколько хранить бухгалтерские и кадровые документы.

Срок хранения кадровых документов

Точного определения кадровых документов и списка, что обязательно к ним относится, в действующих правовых актах нет. Условно к ним причисляют те из них, которые регламентируют трудовые отношения в компании. На практике всю кадровую документацию разделяют на две главные группы: по личному составу и документы, действующие в отношении всех работников.

Главный правовой акт, который рассматривает сроки хранения документов из этой группы, — перечень к приказу Росархива № 236. Сколько нужно хранить документы, приведено в нескольких разделах, в основном в 7, 8 и 4.2. Вот данные для некоторых из них:

На заметку! Срок хранения кадровых документов 50/75 лет означает, что документы, производство по которым закончено до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2023 года — 50 лет.

Обязательно обращайте внимание на примечания и расшифровки, приведённые в перечне, поскольку они могут уточнять сроки хранения или определять правила их расчёта. К примеру, документы по ведению воинского учёта и бронированию граждан, пребывающих в запасе (повестки), хранятся 5 лет. Согласно уточнению, отсчет срока начинается после снятия с учёта.

Срок хранения бухгалтерских документов

В соответствии с п. 1 ст. 6 № 402-ФЗ, все компания обязаны вести бухучёт, то есть документально фиксировать факты хозяйственной жизни компании: сделки, операции и другие действия. К бухгалтерским документам относят первичные (счета на оплату, платёжки, накладные, кассовые чеки), учётные (описи, книги, журналы), а также отчётность о результатах хозяйственной деятельности компании.

Сроки хранения бухгалтерских документов приведены в перечне приказа № 236, а также регламентированы законом о бухучёте. Вот несколько примеров, сколько хранить бухгалтерские документы:

На заметку! Согласно письму Министерства финансов РФ, индивидуальные предприниматели, применяющие упрощённую систему налогообложения, хранят документы по налоговому и бухгалтерскому учёту 4 года.

В отношении бухгалтерских документов в приказе № 236 также действуют уточнения по срокам хранения. К примеру, для документов учётной политики установлен срок 5 лет, но с примечанием «после замены новыми». То есть отсчёт этого периода начнётся только тогда, когда документ будет заменён на новый.

Как правильно рассчитать срок хранения

По общему правилу, для документов временного срока хранения (3, 5, 10, 15 лет и т. д.) отсчёт периода начинается с 1 января года, идущего за тем, когда по ним было завершено делопроизводство. Такой порядок расчёта действует для большей части кадровых документов. К примеру, если приказ о направлении сотрудника в командировку был исполнен в 2023 году, то отсчитывать срок его хранения (5 лет) нужно с 1 января 2024 года.

Но для отдельных видов документов могут устанавливаться специальные правила для определения начала отсчёта срока:

• Для первичной документации, отчётности, аудиторских заключений и регистров бухгалтерского учёта отсчёт срока хранения начинается после окончания соответствующего отчётного года (п. 1 ст. 29 № 402-ФЗ).

• Для учётной политики, внутренних стандартов компании и других документов, касающихся ведения бухгалтерии, а также для средств воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи срок хранения исчисляется с момента последнего использования этих документов для формирования отчётности (п. 2 ст. 29 № 402-ФЗ).

• Для документов, относящихся к основным средствам и нематериальным активам (акты, ведомости, заключения об амортизации), срок хранения рассчитывается с года, который следует за годом продажи, списания или выбытия имущества (п. 323 приказа № 236).

• Срок хранения первичных документов, подтверждающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, отсчитывается с момента окончания начисления амортизации в налоговом учёте (письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/62257).

Поскольку сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов имеют много нюансов, аудит документальной базы должны проводить специалисты, обладающие знаниями законодательства в сфере архивного дела.

Как правильно хранить документы

Главные правила хранения и комплектования документов приведены в приказе Росархива № 77. Те из них, которые представляют особую ценность для компании, государства или граждан, должны храниться в архиве — внутри компании или вне её. Это документы с постоянным и долговременным (свыше 10 лет) сроком хранения. Если продолжительность срока хранения менее 10 лет, то документ не признают архивным и оставляют в подразделении, где он был создан, а по истечении срока уничтожают.

Архивные документы сдают в архив не раньше чем через 1 год и не позже чем через 3 года после окончания делопроизводства. Перед сдачей их формируют в дела, группируют по срокам хранения и по другим критериям, таким как тема, назначение и структура.

К условиям хранения, как и к срокам, закон предъявляет определённые требования. Архив представляет собой изолированное помещение, оборудованное металлическими стеллажами, шкафами, сейфами и контейнерами. Чтобы не допустить порчи документов, необходимо поддерживать в нём нужный микроклимат. Приказ 77 приводит рекомендуемые нормы температуры и влажности воздуха в зависимости от типа носителя (бумажный, магнитный, оптический диск и т. д.).

Отметим, что определённые требования есть не только к архиву, содержащему физические носители информации, но и к электронному. Электронные документы необходимо сохранять в специальной системе — СХЭД (п. 4 приказа № 77). В ней должны быть возможности для надёжного хранения цифровых документов с их метаданными, регулярного резервного копирования, контроля наличия и состояния файлов, защиты от несанкционированных действий, создания разных уровней доступа, восстановления (при необходимости) и т. д.

Поскольку самостоятельно создать подходящие условия довольно сложно, многие организации отдают организацию и ведение бумажного или электронного архива на аутсорсинг архивным компаниям. Это позволяет освободить площади внутри предприятия, оптимизировать документооборот и избежать ошибок в архивной обработке документов, доверив её специалистам с профильным образованием и опытом.

Что делать, когда заканчиваются сроки хранения документов

По истечении срока хранения документы можно уничтожить, но процедура должна проводиться по строгим правилам и документально оформляться. Она включает такие этапы:

1. Экспертиза ценности. Её проводит экспертная комиссия (ЭК), в которую входят уполномоченные сотрудники организации — обычно сотрудники службы делопроизводства, отдела кадров или бухгалтерии. ЭК проводит анализ всей документальной базы, определяет экземпляры с истекшим сроком хранения.

2. Архивная обработка. Документы с постоянными и долговременными сроками хранения обрабатываются и заносятся в описи, которые утверждает руководитель.

3. Составление акта о выделении дел на уничтожение. Он составляется только после утверждения описей дел по личному составу и основной деятельности.

4. Утверждение акта руководителем. После этого документы передаются на уничтожение.

5. Утилизация документов и оформление акта. По факту проведения процедуры составляется ещё один акт. В нём указываются количество, вес документов, а также дата и время уничтожения.

Самый распространённый метод утилизации — измельчение на шредере. Промышленное оборудование обладает высоким уровнем защиты — степень измельчения исключает возможность восстановления документов. А ещё оно очень производительное. К примеру, шредер компании «Делис Архив» способен переработать до 2000 кг материалов в час.

Штрафы за нарушение сроков хранения

Если неправильно хранить, комплектовать, учитывать или использовать архивные документы, можно получить административный штраф (ст. 13.20 КоАП):

• 1–3 тысячи рублей — на физлиц;

• 3–5 тысяч рублей — на должностных лиц;

• 5–10 тысяч рублей — на компанию (ООО, ОАО, ЗАО).

Если в бухгалтерии отсутствуют первичная и другая бухгалтерская документации, то к должностным лицам применяется административная ответственность по ст. 15.11 КоАП:

• штраф 5–10 тысяч рублей;

• при повторном нарушении — штраф 10–20 тысяч рублей или дисквалификация от 1 года до 2 лет.

Если в компании неправильно ведут или хранят кадровую документацию, то контролирующие органы выпишут штрафы (ст. 5.27 КоАП):

• 1–5 тысяч рублей — для ИП и должностных лиц;

• 30–50 тысяч рублей — для организаций.

Если компания нарушает правовые нормы о защите персональных данных, то возможны штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ:

• до 20 тысяч рублей — на должностное лицо;

• до 100 тысяч рублей — на компанию.

Чтобы не допустить штрафов и других негативных последствий, важно хорошо ориентироваться в законодательстве в сфере архивного дела, оперативно реагировать на изменения в нём. Лучше всего доверить архивную обработку и хранение документов специализированным организациям.

Компания «Делис Архив» больше 20 лет оказывает полный спектр архивных услуг в Москве, Санкт-Петербурге и других городах России. Мы поможем упорядочить вашу документацию, правильно организовать её хранение и оптимизировать документооборот, а вы сохраните время и силы.

Архивные услуги: свободный договор или денежная кабала?

Эфемерные выгоды и реальные преимущества

Внеофисное хранение документов – относительно новое явление на российском рынке. Как и аутсорсинг бухгалтерских или ИТ-услуг, оно понятно содержательно, но в отличие от них более аморфно, а для кого-то еще и малопредсказуемо. На архивном рынке, который пока находится на этапе развития, отсутствуют единые стандарты оказания услуг и условий договора. Так, средняя стоимость хранения 1 короба в месяц колеблется в пределах от 0 до 250 руб. Это как минимум дезориентирует и заставляет задуматься над скрытой математикой договора.

Подобная ситуация на руку некоторым поставщикам архивных услуг, которым удается «подсадить» плохо информированного заказчика на бесплатный сыр и мешок бонусов сверху. Как правило, в этом случае ему обещают цены, на порядок ниже среднерыночных. Чтобы выгоды звучали еще убедительней, вдобавок к низкой стоимости он получает в подарок льготное хранение в течение двух лет, бесплатные архивные короба, доставку, размещение в хранилище, регистрацию, сканирование и т.п. Загнанный в рамки бюджета клиент идет туда, где ему предложили наиболее заманчивую цену. А дальше начинается самое интересное: «выгодное предложение» оборачивается для заказчика денежной кабалой, от которой он не может отказаться. Выйти из игры по договору будет стоить миллионы рублей дороже, чем платить за услуги независимо от их качества и условий оказания.

Разумеется, что ряд базовых выгод, заявленных sales-менеджером в ходе переговоров, никуда от вас не денутся. Высвобождение площадей от документов действительно позволит улучшить общую эстетику и функциональность офиса. Однако не стоит рассчитывать на то, что переезд документов непременно приведет к воплощению мечты об «офисе без бумаги». Опытный агент сможет дать объективное обоснование экономической выгоды передачи корпоративного архива на внеофисное хранение. И экономия реальна! Но если сотрудник архивной компании начинает разбрасываться цифрами «до 20», а то и «в 30 раз», это повод попросить его сменить калькулятор или вежливо закончить переговоры. Меньше рутины с документами и больше времени на выполнение профильных задач – еще одно очевидное преимущество. Да, современные хранилища, новейшее оборудование, профессиональные архивисты и круглосуточная охрана решают многое, но не все. Призывы менеджеров «отдайте все на аутсорс и спите спокойно!» хорошо продают, но плохо совместимы с реальной практикой. Время от времени документы потребуют вашего внимания. Идеально если в штате будет сотрудник, ответственный за взаимодействие с архивной компанией.

Цена «свободы»

Риски, связанные с неправильным составлением договора на оказание архивных услуг, остались бы простыми «страшилками», если бы не печальная статистика, с которой мы столкнулись за время работы на рынке. Ежегодно в «Делис Архив» обращаются крупные компании с просьбой рассчитать стоимость «свободы», то есть выхода из действующего договора по внеофисному хранению документов. В последнем квартале 2013 года в среднем мы получали порядка 12 обращений в месяц. Обычно поводом для таких звонков были следующие изъяны в оказании аутсорсинговых услуг:

Регулярная потеря документов архивной компанией. При этом договором на оказание услуг ответственность исполнителя за пропажу не предусмотрена. С последствиями имеет дело только заказчик. И, как правило, потеря документов выливается в штрафные санкции со стороны госорганов. В случае с банковским сектором речь идет об очень серьезных последствиях.

Повышение стоимости обслуживания. Зачастую в договор закладывается ежегодная плановая индексация, которая может увеличить расходы заказчика до 40%. Но это полбеды. Увеличение цен может происходить в одностороннем порядке. Иногда в пределах рыночных цен, иногда – далеко за их границами. Так, например, за год цена на условный архивный сервис с 10 руб. может скакнуть до 20 руб., в то время как средний рыночный уровень не будет превышать 16 руб.

Непрозрачное ценообразование и дополнительные платежи. Это то, что обычно прилагается к так называемым бесплатным услугам и бонусам. Заказчик узнает о них только после подписания архивного договора.

Медленный сервис. В числе жалоб на некоторые архивные компании – крайне низкая скорость предоставления документов по запросу клиента. С момента поступления запроса до его доставки в офис может пройти не один день. При этом договор составлен так, что повлиять на аутсорсинговую компанию не представляется возможным.

Неактуальная опись. Когда ответственность за ведение актуальной описи возлагается на клиента, возрастает вероятность не найти искомый документ. Особенно это актуально для договоров, где единицей учета является архивный короб. Если через несколько лет с начала хранения по запросу налоговой службы происходит крупная выемка, а необходимых документов нет на месте, это грозит штрафом, но только для клиента.Формально архивная компания выполнила условия договора, предоставив заказчику n-ное количество коробов.

Типичные ловушки в договоре об оказании архивных услуг

Все бесплатности имеют под собой простое денежное обоснование. Сервисы по демпинговым ценам и подарки оптом на целые комплексы архивных работ в конечном итоге оплачивает клиент. Сегодня это весьма распространенная практика компенсации убытков. Ключевой принцип здесь: «на входе – 0, обслуживание – 500, на выходе – 1 000 000».

Для того чтобы выжать из заказчика по максимуму, в договоре обычно расставляют несколько ловушек. Во-первых, договор заключается на длительный срок, например, на 5 лет. Во-вторых, вводятся штрафы за расторжение договора в одностороннем порядке. В данном случае следует обратить внимание на стоимость безвозвратного изъятия документов, которое в среднем обходится от 80 до 160 руб. за единицу учета. Получается, что если банк сдал на хранение 5000 архивных коробов, то штраф при выходе из договора минимум составит 400 тыс. руб. При условии что за единицу учета был взят архивный короб. Если считать будут не короба, а кредитные досье (1 короб = 100 досье), то сумма штрафа вырастет до 40 млн руб. Некоторые архивные компании обязывают заказчика платить за безвозвратное изъятие документов и в случае их уничтожения или снятия с учета. В-третьих, ограничение свободы накладывается через компенсацию убытков упущенной выгоды. Если такой пункт предусмотрен условиями договора, то заказчик должен выплатить сумму, равную стоимости сервисов за неиспользованный период. Так, если в рамках 5-летнего контракта заказчик решил разорвать отношения после первого года обслуживания, то на выходе ему придется заплатить от нескольких сотен тысяч до десятков миллионов рублей.

Поверх этих расходов договор любят «украшать» следующими условиями: 

• Скрытые платежи. К ним относятся, например, повторная регистрация единиц хранения в системе архивного учета при поиске и возврате документов в архивохранилище. Закажите один и тот же договор 10 раз, и стоимость его обслуживания шагнет далеко за отметку ноль. 
• Быстрый рост цен на услуги. Индексация в одностороннем порядке, необоснованно высокие тарифы и пр., с которыми ничего нельзя сделать, поскольку расторжение договора может повлечь куда более серьезные денежные потери. 
• Навязывание дополнительных работ. В некоторых случаях по инициативе архивной компании проводятся работы по переупаковке документов не реже 2 раз в год. Это затраты на упаковку, составление описей, штрихкодирование, регистрацию единиц учета и др. Естественно, все за счет клиента. Привычное оправдание архивной компании, ссылающейся на пункты договора, износ документов в результате их перемещений. 
• Ограничение на выдачу архивных коробов. Договор на оказание архивных услуг предусматривает лимиты на количество коробов, которые архивная компания обязуется выдать в течение 1 рабочего дня. Учтите, что при дневной норме в 50 коробов для получения 9000 коробов вам понадобится около полугода. 
• Запрет на выбор. Порой архивные компании доходят до того, что указывают в договоре ограничение на мониторинг рынка и поиск других исполнителей архивных услуг.

Ни один здравомыслящий юрист не даст добро на договор такого содержания. Однако сотрудникам юридического отдела с другой стороны удается настолько ловко замаскировать свои выгоды, что не каждый специалист может вовремя их распознать и обезвредить. Существует практика, когда нежелательные условия закрадываются в текст договора после всех согласований: в финальную версию вносят односторонне выгодные поправки.

Как спасти компанию от кабального договора

1. Гибкие сроки договора. Наиболее безопасный вариант – 12 месяцев с автоматическим продлением. Если вы упустили пункты-сюрпризы, вам не придется ждать несколько лет, пока закончится контракт. На практике договор обычно заключается от 11 месяцев до 5 лет. 
2. Понятное ценообразование и индексация цен. Большая удача – заключить договор с фиксированной ценой на весь срок его действия. Если вы согласились с индексацией цен, то необходимо точно указать, при каких условиях и в каком размере цены могут быть повышены. 
3. Отсутствие непредсказуемых штрафных санкций при расторжении договора. В тексте должны быть четко прописаны условия расторжения вашего соглашения. 
4. Объем выдаваемых архивных коробов в день. Возможности зоны разгрузки ограниченны. То же самое относится и к возможностям заказчика. Принять более 1000 коробов в день – пожалуй, тот максимум, которым следует ограничиться. 
5. Ответственность архивной компании. Важно быть конкретным! Не допускайте туманных формулировок вроде «документально подтвержденные убытки будут компенсированы…». Определите конкретную ответственность за потерю или повреждение документов: например, 100 руб. за единицу учета. 
6. Удобная система учета хранения и перемещения документов. Удобно то, что работает быстро. Оптимально, если архивная компания может предоставить доступ к веб-кабинету, в котором отражаются актуальные описи документов с указанием места хранения (офис или хранилище), а также история заказов. 
7. Сервис на уровне. Соглашение об уровне предоставления услуг (SLA) позволит заказчику иметь рычаги влияния на исполнителя. К примеру, поторопить архивную компанию в исполнении запросов на доставку документов.

Проще всего защитить интересы своей компании готовым шаблоном договора в составе тендерной документации. К ней необходимо приложить гарантийное письмо, в котором указано, что исполнитель обязуется подписать шаблон договора. Отказ от подписания будет равнозначен поражению в конкурсе.

Голубая мечта любой архивной компании – заполучить контракт на выполнение всех услуг (хранение, обработка, сканирование и т.д.), что для заказчика сопряжено с большими рисками. Сочетание аутсорсинга с рамочным проектом повышает шансы избежать драконовских санкций. В этом случае разные виды услуг оказываются в рамках разных договоров: например, хранение по одному, сканирование – по другому. Еще одна альтернатива полному аутсорсингу – архивный консалтинг. Если требования закона или корпоративные стандарты накладывают ограничения на работу с документами (соблюдение конфиденциального режима), то единственное решение – взять знания на стороне и сделать все самостоятельно.

Те, кто уже подписал договор со сторонней архивной компанией, может диверсифицировать риски путем заключения соглашений с 2-3 другими исполнителями. Наращивать объемы сотрудничества будет целесообразно с тем поставщиком услуг, который в наибольшей степени соответствует вашим ожиданиям. И независимо от схемы архивного аутсорсинга, важно помнить простую истину: качественное обслуживание не может быть бесплатным.

Полезные материалы

Организация архивного хранения документов

Организация архивного хранения документов— это сложный процесс, имеющий множество нюансов. Профессиональный архив представляет собой продуманную систему с надежной современной инфраструктурой. На каждом этапе работы с документами, от регистрации до выдачи справок, соблюдается строгая последовательность действий и ведется постоянный учет.

Требования к хранению документов

Правильная организация архивного хранения документов невозможна без использования современных стеллажей и архивных коробов, постоянного поддержания идеального порядка, наличия системы охраны и учета документов. Для обеспечения сохранности документации необходимо соблюдать противопожарный, температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический режимы.

Температура в помещении должна поддерживаться на уровне 17-19˚, а влажность воздуха - 50-55%. Прямые солнечные лучи вредны для документации, поэтому для хранения используются темные помещения со специальными лампами.

Бумага имеет свойство накапливать пыль, подвержена образованию плесени и способствует появлению насекомых и грызунов в помещении. Для того чтобы этого избежать, регулярно проводится влажная уборка, а также один раз в год помещение обрабатывается специальными растворами.

Длительное хранение документации возможно при условии постоянной циркуляции свежего воздуха в помещении. В связи с этим в профессиональном архиве обязательно учитывается расстояние между стеллажами, а также от пола до нижней полки и отступ от полки до крышки короба.

Архивное хранилище размещено в отдельном помещении. Это обязательное условие для организации архива. Данная мера позволяет соблюсти требования к безопасности документов.

Доступ к документам

Физические условия хранения документации очень важны, но не менее актуальным при организации архивного хранения является вопрос контроля доступа к ней. В особенности это относится к информации, связанной с коммерческой тайной и персональными данными.

Системы безопасности профессиональных архивов предусматривают:

• круглосуточную видеосъемку;
• обезличенное хранение документов в коробах с нанесением штрих-кодов;
• регулярное перемещение коробов с документацией.

Доступ в архив для сотрудников организаций возможен только по бланку разрешенного доступа.

Способы архивного хранения конфиденциальных документов

Конфиденциальным документам в архиве уделяется особое внимание. Их хранение подразумевает обеспечение особых мер безопасности и использование дополнительных средств защиты. Профессиональная архивная компания может предложить Вам поместить конфиденциальные документы в обособленный архив или в сейфовую ячейку.

В первом случае ваше предприятие получит отдельную комнату, специально выделенную для вашего архива. Только ваши сотрудники и уполномоченные представители архивной компании будут допущены к работе с документами.

Все специалисты, которые получают доступ к конфиденциальной информации, проходят проверку как собственной службой безопасности, так и представителями заказчика. Также, в качестве дополнительной гарантии сохранности, коробки и дела могут быть помечены RFID-метками, с помощью которых можно легко контролировать любые перемещения документов. Эта услуга пользуется особым спросом среди организаций, передающих на хранение финансовую документацию.

Архивный сейф используется для хранения документов особой ценности. Он считается наилучшим средством сохранности удаленного архива и по надежности может быть сравнен с банковской ячейкой. Архивный сейф оснащен как стандартными средствами защиты, так и особыми: системой контроля целостности ячейки, например, SMS-оповещениями о вскрытии замка. Безусловно, кроме представителей компании-заказчика никто не имеет доступа к документации.

Организация архивного хранения документов в профессиональном хранилище позволит обеспечить полную сохранность и конфиденциальность информации, а также сделает работу с деловыми бумагами более оперативной и контролируемой. Кроме того, передача документации в сторонний архив позволит вам экономить денежные средства и площади своей компании.

Полезные материалы

Подготовка документов к уничтожению

Документооборот в компании постоянно функционирует на протяжении всей жизнедеятельности организации. Наступает время, когда появляются документы, срок хранения которых истек. Предприятие имеет право самостоятельно провести утилизацию документов или обратиться к атсуорсинговым компаниям. Тот или иной способ предполагает процедуру по выбору документов к уничтожению. Правильно выполненный шаг по определению нужных документов будет способствовать оптимизации документооборота и развитию всей компании в целом.

Процесс утилизации документов включает в себя следующие этапы:

• проведение экспертизы ценности документации;
• составление акта о выделении дел к уничтожению;
• физическое уничтожение документов;
• получение документа, подтверждающего факт утилизации.

Экспертиза ценности

Уничтожение документации начинается с проведения экспертизы. Для начала организуется экспертная комиссия, занимающаяся работой по определению ценности документов.

Основная задача экспертизы – решить, какие документы – ценные, чтобы их можно было определить на хранение, а какие документы подлежат уничтожению. На дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются описи в соответствии с Правилами, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Сроки хранения документов

Комиссия при выборе документов на уничтожение руководствуется установленными сроками хранения документов, которые определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а также специальными перечнями и иными нормативными правовыми актами для соответствующих видов документов.

Акт о выделении дел к уничтожению

Как составить акт на уничтожение документов? Во-первых, в него необходимо внести весь список документов, который предлагается к уничтожению. Это может быть документация, у которой истек срок хранения, черновики, копии. В акте указывают обобщенные заголовки групп документов, годы документов, количество дел или единиц хранения, а также статьи действующих перечней со сроками хранения. Рекомендуемый образец акта приведен в приложении № 3 к Правилам, утвержденным приказом Росархива № 77.

Дела включаются в акт, если срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Проекты описей дел постоянного хранения и по личному составу и проект акта о выделении документов к уничтожению рассматриваются экспертной комиссией одновременно. После необходимого согласования акт утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо (пп. 26, 28 и 30 Правил № 77).

Физическое уничтожение документов

Когда документы отобраны комиссией и на них составлен и утвержден акт, они отправляются на уничтожение. Компания может самостоятельно уничтожить документы либо обратиться в специализирующуюся на данном виде услуг организацию, которая выполнит безопасную утилизацию. Передавать документы в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, можно после утверждения акта о выделении к уничтожению (п. 31 Правил № 77).

Документы, содержащие персональные данные, сведения для служебного пользования или иную информацию ограниченного доступа, уничтожают путем механического измельчения или иным способом, исключающим возможность восстановить их содержание. Уничтожение персональных данных подтверждают с учетом Требований, утвержденных приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.

Каким документом оформляется уничтожение дел

Факт утилизации подтверждается документом организации, принявшей документы на переработку или уничтожение. Такой документ прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 31 Правил № 77). При самостоятельном уничтожении организация оформляет документ, позволяющий подтвердить состав уничтоженных документов, дату и способ уничтожения.

Если уничтожались персональные данные, акт должен содержать сведения, предусмотренные приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179; при автоматизированной обработке дополнительно оформляется выгрузка из журнала регистрации событий.

Хранение документов государственной важности

В процессе документооборота компании появляется документация, которая требует определенных условий хранения. Такие документы называются конфиденциальными, и правильная организация хранения, обработки и уничтожения документов государственной важности – это важнейшая задача любого руководителя.

Правила хранения документации повышенной секретности указаны в инструкции по обеспечению сохранности конфиденциальной информации. В ней находятся основные положения о правильной организации хранения конфиденциальных документов, которые могут быть представлены в бумажном или электронном виде. Правила доступа сотрудников к закрытой информации также регламентируются в инструкции.

Многие архивные компании предлагают услуги по организации хранения конфиденциальной документации. Организации, чтобы обезопасить себя от непредвиденных обстоятельств, обращаются к архивным компаниям с целью сохранности важной информации. Почему внеофисное хранение так распространено? Все потому, что архивная компания может обеспечить повышенный уровень защиты информации от потопа, пожара, несанкционированного доступа и т.д.

Существует несколько видов хранения документов, которые могут предложить архивные компании:

• обособленные архивные ячейки, или сейф;
• специально оборудованные архивные хранилища.

Вне зависимости от способа хранения на все короба с документами наносится штрих код, что в оперативном порядке позволит сотруднику найти нужную информацию.

Хранение управленческих документов Ответственное хранение документов Хранение электронных документов в архиве Хранение кадровых документов Хранение бухгалтерских документов Оперативное хранение документов

Работа с документами государственной важности

Если организация решила самостоятельно организовать хранение документов особой важности, то ей стоит обратить внимание на ряд правил.

Во-первых, при поступлении документа с пометкой особой важности необходимо оформить его регистрацию. Данный процесс входит в учетную процедуру, которая подразделяется на три вида:

• учет поступивших документов включает в себя регистрацию входящей информации из других организаций;
• учет документации выделенного характера нужен для работы с важной документацией, которая не будет подшиваться в дело;
• учет изданных документов подходит для той документации, которая была создана самой организацией.

Обычно организации для учета конфиденциальной документации используют журналы. На случай, если в организации их скопилось огромное количество, можно воспользоваться карточным способом, который сократит время поиска документов с помощью рубрикатора картотеки.

Картотеки или журналы для учета поступивших и изданных документов следует вести ежегодно. Учет документации выделенного характера ведется непрерывно, т.к. в составе данного вида документов в основном находится документация постоянного и долговременного хранения.

Помните, что работа с конфиденциальной документацией запрещает использования корректора для исправления ошибок. Для внесения правок достаточно зачеркнуть ошибку и поставить подпись ответственного за хранение важных документов сотрудника.

Особенности работы с документами особой важности

Существует несколько правил организации хранения документов государственной важности:

• Защита документов от несанкционированного доступа. В помещение с особо важной документацией не должны попасть посторонние люди, у которых нет полномочий на ее обработку.
• Профессионально оборудованное хранилище. Документы с грифом секретности должны храниться в сейфах или специальных шкафах. Двери и окна дополнительно оборудуются защитными элементами, а вход в хранилище должен опечатываться и надежно закрываться. Про систему пожарной безопасности и сигнализацию также не стоит забывать.
• Регистрация особо важных документов. Жизнь документа в организации начинается именно с его регистрации в журнале. Поэтому перед архивным хранением документ должен пройти необходимые стадии учета.

Варианты хранения конфиденциальных документов

Хранение документов в банковской ячейке

Данный способ является одним из самых надежных способов хранения важных документов. Преимущества этого метода хранения:

• доступ к ячейке имеет только владелец;
• безопасность ячейки и находящейся в ней информации охраняется службой безопасности банковской организации;
• если произошла утрата содержимого ячейки, то кредитная организация в рамках заключенного договора обязана возместить весь ущерб от потери.

Недостатки:

• небольшая вместимость ячейки;
• высокая стоимость аренды ячейки;
• доступ к документам в ячейке возможен только во время работы банка.

Хранение документов в архивной компании

Данный способ предполагает хранение документов в архивной компании. Плюсы такого метода заключаются в том, что организация может сама выбрать тип хранения документов в зависимости от степени конфиденциальности и цены. Также есть возможность выбрать удобный для компании график доступа к документам.

Хранение документов в архивном сейфе

Этот способ аналогичен хранению документов в банковском сейфе. Отличие только в том, что есть возможность хранения большого объема информации. Документы также можно хранить в любом виде: папки, коробки и др. За сохранность ячейки несет ответственность служба безопасности архивной компании. Также во многих организациях ячейки оснащены SMS-оповещением на случай несанкционированного доступа.

Аренда оснащенных архивных мест

Аренда специальных архивных площадей под хранение документов является оптимальным вариантом по цене и качеству. За ежемесячную плату организация получит современный архив повышенной вместимости для хранения любого вида документов. Преимущество данного варианта заключается в том, что компании не придется тратиться на закупку архивного оборудования (стеллажей, систем безопасности и др.).

Хранение документов в архивных коробах

Принцип хранения документов данным способ заключается в том, что короба с документами помещаются в любую свободную ячейку архива. Такой метод разделяет все документы организации в архиве, благодаря чему становится невозможным несанкционированный доступ. Помимо специального штрих-кода короба не имеют других идентификаторов. Доступ к архиву есть только у работников архивной компании.

Как и при всех остальных способах хранения документов в архивной компании, служба безопасности берет на себя обязательства перед заказчиком за сохранность конфиденциальной документации. В случае утраты или разглашения информации компания по архивированию должна будет выплатить организации-заказчику компенсацию.

Вне зависимости от того, где вы храните документы повышенной важности, вы обязаны предоставить требуемую документацию государственным органам в соответствии с законом.

Полезные материалы

Постановление от 26 марта 2002 года N 23

Текст постановления и норм времени об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 26 марта 2002 года N 23

Об утверждении Норм времени на работы по документационному
обеспечению управленческих структур федеральных органов
исполнительной власти

Министерство труда и социального развития Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации.

2. Установить, что Нормы времени, утвержденные настоящим постановлением, рекомендуются для определения численности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

3. Центральному бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации обеспечить издание необходимого количества Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

Министр
труда и социального развития
Российской Федерации
А.Починок

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Минтруда России
от 26 марта 2002 года N 23

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти утверждены постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 года N 23 с учетом мнения Федерации Независимых Профсоюзов России и рекомендуются для применения в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти разработаны Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации.

Нормы времени предназначены для определения и обоснования необходимой численности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, установления должностных обязанностей, распределения работ между исполнителями.

1. Общие положения

1.1. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (далее - нормы времени) рекомендуются для расчета затрат времени на подготовку документации, информации, проведение печатных, вычислительных и других работ, включая обслуживание оргтехники, а также для определения необходимой численности работников, выполняющих эти функции.

1.2. Основой разработки норм времени являются: структура функциональных подразделений федеральных органов исполнительной власти; технологическое описание управленческих процедур; материалы изучения организации труда в службах документационного обеспечения; результаты фотохронометражных наблюдений, фотографий и самофотографий рабочего времени работников, занятых документационным обслуживанием управленческих структур федеральных органов исполнительной власти; данные оперативного учета и регистрации документов.

1.3. Оформление документов управленческих структур производится в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 года N 68, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 года. Рег. N 2508.

Редакционное примечание. Указанный приказ Росархива от 27.11.2000 № 68 утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. Приказ № 536 впоследствии признан утратившим силу приказом Минкультуры России от 11.05.2010 № 260. По состоянию на 6 сентября 2026 года применяются Правила делопроизводства, утвержденные приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, в редакции приказа Росархива от 09.07.2026 № 91.

1.4. Нормативная часть представлена нормами времени и содержит следующие разделы: документационное обеспечение управленческих структур федеральных органов исполнительной власти; составление и ведение номенклатуры дел; документирование деятельности коллегии федерального органа исполнительной власти; оформление документов; обработка, регистрация и учет документов; справочно-аналитическая работа; регистрация, учет, хранение и поиск документов; работы, выполняемые в процессе автоматизации технологии хранения документов; набор на персональном компьютере.

1.5. В таблицах нормативной части приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормы времени.

1.6. Нормы времени установлены в часах на принятую единицу измерения объема каждого конкретного вида работы.

В нормах времени приняты основные единицы измерения, условные обозначения и сокращения согласно приложению N 1.

1.6.1. Под единицей измерения "дело" подразумевается дело в объеме 150 листов размером 210 х 297 мм (формат А 4).

1.6.2. Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1.6.3. За единицу измерения объема работы - лист - принимается текстовый оригинал формата А4 (210 х 297), напечатанный с одной стороны, на котором размещается 38-41 строка (2450 знаков) через 1,5 интервала с количеством 60-64 печатных знаков в строке (в автоматизированных условиях 2 Кбайт).

1.6.4. За единицу измерения объема работы - коробку - принимается коробка, вмещающая 10 дел, в одной папке - 3 дела.

1.6.5. Нормы времени на набор текста, за исключением набора с применением диктофона, установлены в зависимости от сложности оригинала, с которого набирается материал, размеров интервалов и количества граф (колонок), предусмотренных оригиналом.

По состоянию оригинала предусматриваются три группы сложности:

I группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал;

II группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста;

III группа- неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский или компьютерный шрифт.

Нормы времени указаны в минутах для всех видов работ на один нормально заполненный лист; при печатании на типовых бланках (формах, таблицах) - на 100 печатных знаков.

Набор под диктовку с подготовленного для этого текста нормируется как набор без вертикального графления.

При наборе латинским шрифтом к нормам времени применяется поправочный коэффициент К = 1,30, если латинский шрифт для оператора электронного набора не является шрифтом родного языка.

При наборе материалов, содержащих дробные числа, градусы, специальную терминологию и примесь в виде математических, химических, физических, астрономических и других знаков и однострочных формул и т.п., к нормам времени применяются поправочные коэффициенты, приведенные в нижеуказанной таблице.

В нормах учтено время на подготовительно-заключительные работы, обслуживание рабочего места, равное 3%, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, что составляет 11% оперативного времени.

1.6.6. В случае значительных отклонений содержания выполняемых работ по сравнению с принятыми в нормах времени и нецелесообразности изменения существующей организации труда федеральные органы исполнительной власти могут рассчитать соответствующие нормы времени методом технического нормирования.

1.7. Нормы времени на автоматизированную технологию регистрации, учета, хранения и поиска документов получены путем хронометражных замеров отдельных операций по вводу-выводу информации с помощью персональных компьютеров при автоматизированной подготовке, оформлении управленческих документов, их контроле, учете, регистрации, хранении, поиске и дальнейшем использовании, выполнении печатных, вычислительных и других работ.

1.8. Автоматизированные процессы информационных технологий включают: ввод информации о документе (индексирование), содержании документа и цифровых данных на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением; поиск информации в диалоговом режиме на основе команд, предусмотренных программным обеспечением.

1.9. Состав технических и программных средств, технология обработки данных на ПЭВМ определяются с учетом годового объема работ по подготовке информации, документации, печатных и других работ.

1.10. В нормах времени учтены работы по обслуживанию рабочего места, отдых и личные потребности, включая физкультурные паузы, в размере 5% от оперативного времени.

1.11. С использованием норм времени определяется трудоемкость работ по документационному обеспечению деятельности управленческих структур федеральных органов исполнительной власти за год и рассчитывается нормативная численность работников, выполняющих эти виды работ. Пример ее расчета приведен в приложении N 2.

2. Организация труда

Документационное обеспечение и делопроизводственное обслуживание может осуществляться специальной службой документации, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения федерального органа исполнительной власти.

Функции работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, регламентируются должностными инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 года N 37.

Редакционное примечание. Постановление Минтруда России от 21.08.1998 № 37 продолжает действовать; актуальная редакция датирована 27.03.2018. Требования справочника применяются с учетом действующих профессиональных стандартов, если они обязательны для соответствующей должности.

Выполнение работ по документационному обеспечению структурных подразделений федерального органа исполнительной власти работниками, не входящими в состав службы документационного обеспечения управления, не может служить основанием для каких-либо изменений норм времени.

Функциональные подразделения, осуществляющие техническое обслуживание службы документационного обеспечения управления, должны проводить постоянную работу по совершенствованию технологии всего комплекса выполняемых работ на базе современных средств вычислительной и организационной техники.

Рациональная организация рабочих мест и создание оптимальных условий труда для работников, занятых техническим обслуживанием службы документационного обеспечения управления, включает планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой работы и эффективным использованием рабочих площадей, размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава, выполняемых операций, а также необходимого комфорта, способствующего эффективному труду.

Условия труда работников при автоматизированной обработке документации должны соответствовать специальным требованиям, установленным для работников вычислительных центров.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и видеодисплейных терминалов, устанавливаются исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных (трудоемких) из них в первой половине дня, когда у работников отмечается более высокая устойчивая работоспособность.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, должны устанавливаться в зависимости от вида и категории их трудовой деятельности.

Виды трудовой деятельности работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, разделяются на 3 группы:

группа А - работа по считыванию информации с экрана ВДТ с предварительным запросом;

группа Б - работа по вводу информации в ПЭВМ;

группа В - творческая работа в режиме диалога с ПЭВМ.

При выполнении в течение рабочего дня работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ и ВДТ следует принимать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочего дня.

Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей ПЭВМ и ВДТ на протяжении рабочего дня должны устанавливаться регламентированные перерывы.

Время регламентированных перерывов в течение рабочего дня следует устанавливать в зависимости от его продолжительности, вида и категории трудовой деятельности.

Продолжительность непрерывной работы на ВДТ и ПЭВМ без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.

При 8-часовом рабочем дне и работе на ВДТ и ПЭВМ регламентированные перерывы следует устанавливать:

для I группы работ - через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый;

для II группы работ - через 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5-2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы;

для III группы работ - через 1,5-2 часа от начала рабочей смены и через 1,5-2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 20 минут каждый или продолжительностью 15 минут через каждый час работы.

Работники, занятые документационным обеспечением структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти обеспечиваются необходимыми справочными материалами.

Рабочие места работников службы документационного обеспечения управления управленческих структур федеральных органов исполнительной власти оборудуются соответствующими рабочими столами, конструкция которых предусматривает удобное размещение вычислительной и организационной техники, предметов труда, ящиков, сейфов для хранения документов, методической литературы, карточек, лотков.

Рекомендуемые организационно-технические условия, предусматривают рациональную организацию рабочих мест: на рабочем столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня, своевременное получение работающими необходимой информации (консультаций, инструкций и других справочных материалов).

3. Нормативная часть

1. Работы по документационному обеспечению структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти

1.1. Подготовка положений о структурных подразделениях

Содержание работы: изучение нормативных и правовых актов, структуры и штатов федерального государственного органа, функций и задач структурных подразделений, подготовка положения, печатание, согласование, утверждение и размножение.

Таблица 1. Нормы времени на подготовку положения о структурном подразделении федерального органа исполнительной власти

1.2. Подготовка должностных инструкций работников, принятых документационным обеспечением структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти

Содержание работы: изучение нормативно-методической и правовой литературы и штатов федерального органа, функций и задач подразделений, занятых документационным обеспечением управления, подготовка инструкции, корректировка, печатание, утверждение, размножение.

Таблица 2. Нормы времени на подготовку должностных инструкций

1.3. Подготовка инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству)

Содержание работы: изучение нормативных правовых актов методических документов, подготовка инструкции, согласование, корректировка, печатание, размножение.

Таблица 3. Нормы времени на подготовку инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству)

1.4. Разработка регламента работы коллегии

Содержание работы: изучение практики работы коллегиального органа, технологии подготовки материалов для его функционирования; подготовка проекта регламента, согласование со структурными подразделениями; печатание, утверждение, размножение, рассылка.

Таблица 4. Нормы времени на разработку регламента работы коллегии

1.5. Разработка табеля унифицированных форм управленческих документов

1.5.1. Разработка табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в структурных подразделениях

Содержание работы: сбор табелей унифицированных форм документов структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти, анализ выявленного комплекса управленческих документов; определение целесообразности создания и применения конкретных документов. выявление состава неунифицированных форм документов, исключение дублируемых документов и неправомерно используемых форм документов, группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка, согласование и утверждение единого табеля унифицированных форм.

Таблица 5. Нормы времени на разработку табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в структурных подразделениях

Исполнитель - специалист 1, 2 категории.

Единица измерения - одна позиция, равная 200 знакам (символам).

1.5.2. Разработка единого табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в деятельности федерального органа

Содержание работы: сбор табелей форм документов структурных подразделений, анализ выявленного комплекса управленческих документов, определение целесообразности создания и применения конкретных документов, выявление состава неунифицированных документов, исключение дублируемых документов и показателей или неправомерно используемых форм документов, группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка, согласование и утверждение единого табеля форм с руководством.

Таблица 6. Нормы времени на разработку единого табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в деятельности федерального органа исполнительной власти

Исполнители - начальник отдела, главный специалист.

Единица измерения - одна позиция, равная 200 знакам (символам).

2. Составление и ведение номенклатуры дел (НД) структурных подразделений федерального органа исполнительной власти

2.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения

Содержание работы: составление номенклатуры дел структурного подразделения - изучение нормативных, правовых и методических документов, справочных пособий, функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения; составление, систематизация заголовков дел; визирование руководством структурного подразделения; контроль правильности формирования дел.

Таблица 7. Нормы времени на разработку номенклатуры дел структурного подразделения

Исполнители - начальник отдела, главный специалист.

Единица измерения - одна позиция, равная 100 знакам (символам).

2.2. Разработка унифицированных форм организационно-распорядительной документации и составление альбома

Содержание работы: сбор, обработка, анализ и унификация внутриведомственных форм организационно-распорядительных документов, подготовка проекта альбома, корректировка проекта, утверждение, издание.

Таблица 8. Нормы времени на разработку альбома унифицированных форм документов (постановлений, приказов, указаний, решений и других)

2.3. Разработка классификатора структурных подразделений

Содержание работы: ознакомление с нормативно-правовыми aктами, методической литературой, структурой, штатным расписанием, подготовка проекта классификатора, его согласование, доработка, оформление и утверждение.

Таблица 9. Нормы времени на разработку классификатора структурных подразделений

Исполнитель - главный специалист.

Единица измерения - одна позиция, равная 75 знакам (символам).

_______________
* Далее применяется коэффициент 1,2 к норме на каждые 10 позиций.

2.4. Разработка классификатора корреспондентов

Содержание работы: ознакомление с корреспондентской картотекой, выявление постоянных корреспондентов, подготовка классификатора, доработка, утверждение и оформление классификатора.

Таблица 10. Нормы времени на разработку классификатора корреспондентов

Исполнители - начальник канцелярии, главный специалист.

Единица измерения - одна позиция, равная 100 знакам (символам).

2.5. Разработка типовых текстов управленческих документов

Содержание работы: изучение, обобщение и анализ текстов управленческих документов, корректировка текстов, оформление в соответствии с ГОСТами, нормативно-методическими актами, печатание типовых текстов, согласование и утверждение.

Редакционное примечание. Для организационно-распорядительных документов актуален ГОСТ Р 7.0.97-2025, введенный с 18.08.2025 приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Таблица 11. Нормы времени на разработку типовых текстов управленческих документов

Исполнитель - главный специалист.

Единица измерения - один документ в 5 л.

2.6. Разработка оперограммы прохождения документов

Содержание работы: обследование маршрутов прохождения документов, рационализация их, фиксация новых маршрутных оптимальных связей в оперограмме.

Таблица 12. Нормы времени на разработку оперограммы прохождения документов

Исполнители - главный специалист, специалист I категории

Единица измерения - одна оперограмма

3. Документирование деятельности коллегии федерального органа исполнительной власти

3.1. Составление квартального плана работы коллегии

Содержание работы: получение предложений к плану работы от структурных подразделений, их согласование, составление плана работы коллегии, набор текста и печать, размножение проекта плана, рассылка проекта плана работы по списку, представление проекта плана работы на заседание для обсуждения и вынесения решения по его утверждению, передача распечатки плана работы на подпись руководителю, распечатка плана работы на квартал, организация размножения и рассылки квартального плана работы.

Таблица 13. Нормы времени на подготовку квартального плана работы коллегии

Исполнители - руководители структурных подразделений, главные специалисты, специалист I категории.

Единица измерения - вопрос объемом 200 знаков (символов).

3.2. Подготовка и проведение заседания Коллегии

Содержание работы: формирование повестки заседания, подготовка материалов к заседанию, определение ответственного лица за подготовку проекта решения, формирование списка участников, подготовка проекта протокола заседания, отметка в списке приглашенных присутствующих на заседании, протоколирование заседания, распечатка стенограммы заседания, согласование стенограммы с выступавшими.

Таблица 14. Нормы времени на работы по подготовке и проведению заседания Коллегии федерального органа исполнительной власти

Исполнители - руководители структурных подразделений, главные специалисты, специалист I категории.

3.3. Учет документов коллегии федерального органа исполнительной власти

Содержание работы: учет, подсчет количества документов по учетным данным, обобщение учетных данных по видам документов, оформление итоговых данных.

Таблица 15. Нормы времени на учет документов Коллегии

Исполнитель - специалист I категории.

3.4. Регистрация документов Коллегии федерального органа исполнительной власти

Содержание работы: получение и регистрация документов в регистрационных формах.

Таблица 16. Нормы времени на регистрацию документов коллегии

Исполнитель - специалист I категории.

3.5. Постановка документов Коллегии федерального органа исполнительной власти на контроль

Содержание работы: направление копии документа в структурное подразделение, получение копии контролируемого документа, ознакомление с ним, заведение регистрационно-контрольной карточки (формы) на данный документ.

Таблица 17. Нормы времени на постановку документов на контроль

Исполнитель - специалист I категории

3.6. Ведение контрольной картотеки

Содержание работы: систематизация документов по срокам исполнения, по исполнителям, группам (постановления, приказы министра и решения коллегиального органа).

Нормы времени на ведение контрольной картотеки

Исполнитель - специалист 1 категории

3.7. Контроль за исполнением документов Коллегии

Содержание работы: получение копии контролируемого документа, ознакомление с ней; контроль выполнения поручений, исполнения документов; составление регистрационно-контрольной карточки, получение сведений о результатах исполнения, запись сведений в регистрационно-контрольной карточке; информирование руководителей структурных подразделений о состоянии исполнения решения коллегии; снятие документов с контроля в случае необходимости переноса срока исполнения или изменения состава исполнителей, составление сводки документов, не исполненных в срок; составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов; отметка в регистрационно-контрольной карточке о ходе исполнения.

Таблица 19. Нормы времени на контроль исполнения документов по протоколам заседаний Коллегии федерального органа исполнительной власти

Исполнитель - специалист I категории.

Какие задачи решает архивная служба и архивариус на предприятии?

Компании с большим документооборотом все чаще пользуются услугами архивариусов для организации архивного хранения. Основная задача архивного специалиста – грамотная подготовка работы архива с документацией.

Что делает архивариус в архивной компании?

В задачи архивной службы входит:

• учет документов;
• исполнение требований сотрудников компании;
• обеспечение сохранности документации;
• проведение экспертизы ценности;
• научно-техническая обработка документации;
• передача документов во временное пользование;
• отбор документов на уничтожение.

Что делает архивариус в архиве организации?

Должностные обязанности и задачи архивариуса включают в себя:

• организацию хранения архивной документации;
• оформление реестров, описей, журналов учета выдачи и приема;
• подготовку документов для передачи в ведомственные архивы;
• обработку и систематизацию документов организации;
• проведение экспертизы ценности;
• составление номенклатуры дел подразделений;
• отбор документов на уничтожение;
• и др.

Квалифицированный специалист архивной службы способен обеспечить быстрый доступ к документации для сотрудников компании, составить необходимые акты, подготовить документы к уничтожению, обеспечить сохранность информации и т.д.

Полезные материалы

Обработка документов

Архивная обработка документов – это комплекс мероприятий, который направлен на упорядочение и систематизацию документов различного срока хранения (постоянного, долговременного, временного), включая дела по личному составу с составлением описей дел.

Архивация документов

Не все руководители организаций понимают, какова роль архивной обработки документов в компании, могут не знать точно, в какой срок должна производиться обработка документов. Зачастую обработке документов не придают особого значения, несмотря на то, что архивирование – один из главных элементов деятельности организации. Поэтому важно знать всю последовательность процедуры архивации документов, чтобы избежать сопутствующих проблем.

Архивация документов в нашей стране закреплена на законодательном уровне. Поэтому все организации, вне зависимости от формы собственности, обязаны обеспечить правильное хранение документов в архиве.

Документы, которые подлежат архивации:

• документы по основной деятельности;
• документы по личному составу.

Документы по личному составу нужны для оформления социально-правовых справок, таких как пенсия, стаж, квалификация и т.д.

Помните, что организация несет ответственность за несоблюдение правил хранения и нарушения сроков обработки документов. Архивация документов решает множество проблем, которые связаны с организацией и управлением архивом.

Что включает в себя обработка документов?

• Систематизация.
• Экспертиза исторической и научно-практической ценности документов. Она проводится для распределения документов по группам: в первую группу входят документы, которые имеют научную или практическую ценность и которые требуют архивной обработки и хранения; во второй группе документы выделяются на уничтожение после истечения сроков хранения.
• Формирование дел временного, постоянного и долговременного срока хранения. Эта процедура распределяет документы на основе выбранной схемы систематизации.
• Оформление дел, которое включает в себя: переплет, нумерацию листов, составление заверительной надписи, оформление описи дел и обложки.
• Составление описей дел, предисловия к описям и исторической справки к архивному фонду включает в себя: изучение истории фонда, составление описей, создание схемы систематизации единиц хранения в архиве.
• Переплет.
• Отбор документов на уничтожение. Уничтожение дел проводится на основе выполненной экспертизы ценности документов с составлением соответствующего акта.
• Передача документации на государственное хранение.

Самостоятельная архивация документов

Организация вправе самостоятельно выполнить обработку документов перед сдачей в архив. Чтобы процесс архивации прошел успешно, необходимо обратить внимание на следующие моменты:

1. Подготовка документов перед передачей в архив.

Вся документация должна быть оформлена в соответствии с нормами ГОСТ и действующим законодательством, регулирующим процесс архивации документов.

2. Сохранность документов и ограничение несанкционированного доступа.

Документация в компании может содержать коммерческую, государственную или профессиональную тайну, поэтому её следует хранить в условиях конфиденциальности. Утечка информации может существенно навредить бизнесу и привести к штрафным санкциям.

3. Профессиональное уничтожение документов.

Любая компания рано или поздно сталкивается с такой процедурой, как уничтожение документов. Перед этим организация нуждается в проведении экспертизы ценности, чтобы выделить подходящие дела на утилизацию. Уничтожение документов, срок хранения которых еще не истек, может привести компанию к штрафам.

Ответственность за несанкционированное уничтожение документов

Ответственность за утрату документов организации

При утрате или порче документов бухгалтерского учета организация должна принять все возможные меры по их восстановлению. Это правило установлено пунктом 27 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденного приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н. Ранее обязательность создания комиссии по выявлению причин пропажи предусматривал пункт 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105. С 1 января 2022 года это Положение не действует на территории Российской Федерации на основании приказа Минфина России от 30.04.2020 № 184. Организация вправе закрепить создание комиссии и порядок расследования причин утраты во внутренних документах.

Существует несколько причин утраты документов:

Если уничтожение или потеря документов связаны со стихийными бедствиями, взломом, пожаром или другими чрезвычайными обстоятельствами, к расследованию привлекаются компетентные органы и службы, связанные с происшествием, в том числе полиция и МЧС России.

При этом заключение комиссии может дополняться следующими документами:

• справка органа государственного пожарного надзора о причинах возгорания
• документ полиции о регистрации сообщения о краже или возбуждении уголовного дела
• справка управляющей организации о факте затопления
• справка МЧС России о возникновении чрезвычайной ситуации
• другие документы, подтверждающие возникновение непредвиденных обстоятельств

Если документы были потеряны или незаконно уничтожены по вине сотрудника организации, работодатель до применения дисциплинарного взыскания должен затребовать у него письменное объяснение. Виды дисциплинарных взысканий определены статьей 192 ТК РФ, а порядок их применения, включая запрос письменного объяснения, — статьей 193 ТК РФ.

Увольнение виновного сотрудника при наличии предусмотренного законом основания оформляется приказом или распоряжением работодателя в соответствии со статьей 84.1 ТК РФ. Работодатель может использовать унифицированную форму № Т-8, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, либо собственную форму. С 1 января 2013 года форма № Т-8 не является обязательной.

После окончания процедуры установления факта пропажи и составления актов организация принимает все возможные меры по восстановлению потерянных документов. Если невозможно определить, какая часть документов утрачена, организация может провести дополнительную инвентаризацию.

Ответственность за утрату архивных документов

Статья 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает, что юридические лица, должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации. Эта статья не содержит отдельного перечня видов ответственности именно за уничтожение бухгалтерских документов.

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ влечет предупреждение или штраф: для граждан — от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей. Статья не применяется к случаям, предусмотренным статьей 13.25 КоАП РФ.

Статья 15.11 КоАП РФ предусматривает за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе отсутствие первичных учетных документов, регистров, бухгалтерской отчетности или обязательного аудиторского заключения в течение установленных сроков хранения, штраф для должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Повторное нарушение влечет штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет. Штраф для юридических лиц по этой статье не установлен.

• Пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ предусматривает штраф 200 рублей за каждый документ, не представленный налоговому органу в установленный срок, если отсутствуют признаки другого налогового правонарушения.
• По пункту 1 статьи 120 Налогового кодекса РФ грубое нарушение правил учета в течение одного налогового периода влечет штраф 10 000 рублей.
• Если такое нарушение допущено более чем в одном налоговом периоде, штраф по пункту 2 статьи 120 НК РФ составляет 30 000 рублей.
• Если нарушение повлекло занижение налоговой базы или базы для исчисления страховых взносов, штраф по пункту 3 статьи 120 НК РФ составляет 20 процентов от неуплаченной суммы налога или взносов, но не менее 40 000 рублей. Для целей статьи 120 НК РФ грубым нарушением, в частности, признается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета.

Уничтожение конфиденциальных документов Уничтожение документов шредером Уничтожение документов
с истекшим сроком хранения Уничтожение архивных документов Уничтожение бухгалтерских документов

Уголовная ответственность по части 1 статьи 199 УК РФ возникает не при любом непредставлении документов. Норма применяется к уклонению организации от уплаты налогов, сборов или страховых взносов путем непредставления обязательной налоговой декларации, расчета или иных документов либо путем включения в них заведомо ложных сведений, если деяние совершено умышленно и в крупном размере. Крупным размером признается сумма, превышающая 18 750 000 рублей за период в пределах трех финансовых лет подряд.

Переплет документов

Переплет документов способен в процессе работы с ними защитить ценную информацию от потери или повреждений.

Преимущества переплета документации:

• документы, которые были переплетены, занимают на 30% меньше места в архивном хранилище, что дает возможность компании сэкономить;
• высокий уровень сохранности документов, который достигается за счет вшитых в дело документов;
• формирование документов в дело происходит быстро и аккуратно с использованием жесткой обложки с корешком для удобства оформления описи;
• переплет документов соответствует требованиям Госархива.

Как делают архивный переплет?

Изготовление архивного переплета включает в себя следующие этапы:

• Процесс разброшюровки (расшивка переплетенных документов).
• Фальцовка листов (сортировка листов для формирования общего дела).
• Подготовка дел к переплету (изъятие скрепок, файлов, ниток).
• Ручной переплет с оклейкой сторон (переплет документов в жесткую картонную обложку с тканевой оклейкой).
• Прошивка дел с помощью 4 проколов.
• Сквозная нумерация листов.

Технология архивного переплета

Переплет включает в себя переплетенную крышку и приклеенные дополнительные элементы: марлевые клапаны, форзацы, каптал.

Существуют два вида переплета – составной и цельный. Также различают мягкий и жесткий переплет, с кантом и обрезной, интегральный.

Виды архивного переплета:

№ 1 – цельнокартонный обрезной;

№ 2 – цельнокартонный с кантом;

№ 3 – цельнотканевый мягкий обрезной;

№ 4 – цельнобумажный жесткий с кантом;

№ 5 – составной с тканевым корешком и со сторонками, крытыми обложечной бумагой;

№ 6 – цельнотканевый мягкий с кантом;

№ 7 – цельнотканевый жесткий с кантом;

№ 8 – составной с кантом, со сторонками, крытыми одним видом ткани, и с корешком из другого вида ткани;

№ 9ж – пластмассовый жёсткий из двух слоёв эластичного пластика, между которыми проложены картонные сторонки;

№ 9м – пластмассовый мягкий из одного слоя эластичного пластика;

№9 пж – пластмассовый полужёсткий из слоя эластичного пластика, с внутренней стороны которого приварены сторонки из жёсткого пластика.  

Полезные материалы

Передача документов в архив на хранение

К порядку и условиям хранения документов, которые формируются в процессе работы любой компании, закон предъявляет жёсткие требования. Одни из них необходимо размещать во внутреннем архиве компании, а другие — передавать в государственное архивное учреждение. Это необходимо, чтобы не допустить потери важной информации. Рассказываем, как предприятию вести архивное дело и как передать документы в архив на хранение.

Что такое архив и какие документы в нём хранят

Архив — структурное подразделение, отвечающее за организацию и ведение архивного дела в организации. Архивохранилище — место, где хранят архивные документы. Таковыми признают не все документы компании, а только те, которые соответствуют признакам, установленным законом (п. 2 ст. 3 № 125-ФЗ, п. 12 приказа Росархива № 77):

• Имеют реквизиты для идентификации. Это может быть наименование, дата, номер и другие.

• Содержат ценную информацию для сотрудников, компании, общества, государства.

• Должны иметь установленный срок хранения более 10 лет. Ориентироваться нужно на сроки, определённые приказом Росархива № 236.

• Закончены делопроизводством. Это значит, что использование документов в текущей работе прекращено и они добавлены в дело. К примеру, таковым может считаться приказ после исполнения поручений, содержащихся в нём.

На заметку! Документ признают законченным делопроизводством с 1 января года, идущего за тем, в котором прекращено его использование. А передачу документов на архивное хранение нужно провести не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства (п. 47 приказа № 77). К примеру, если использование документа завершено в 2024 году, то передавать в архив его можно с 01.01.2026 года.

Если документ не соответствует хотя бы одному из вышеперечисленных признаков, то архивным он признан не будет. К примеру, если по закону срок его хранения — 5 лет. Дела, содержащие такие документы, после их окончания в текущем делопроизводстве на хранение не передают, а обычно оставляют в структурном подразделении компании, в котором были сформированы. По истечении срока хранения документ может быть уничтожен.

Архивные документы держат в специально отведённом месте, которое обеспечивает их сохранность и конфиденциальность. Это может быть внутреннее хранилище организации. Обычно его оснащают в отдельном здании или помещении, а при отсутствии таковых дела могут быть размещены в запирающиеся шкафы и сейфы (п. 77 приказа № 77).

Отметим, что к условиям размещения документов во внутреннем хранилище фирмы предъявляют довольно много требований: к пожарной безопасности, охране, санитарно-гигиеническому режиму, температуре воздуха, влажности. К примеру, чтобы документы вдруг не испортила вода, в помещении не должно быть коммуникаций по подаче или отводу воды. Рекомендуемая температура воздуха для бумажных носителей — 17–19 °C, а для электронных — 8–18 °C.

Также документы компании могут храниться в муниципальном или государственном архиве. Обычно для коммерческой фирмы поводом сдачи документов на постоянное хранение являются ликвидация и банкротство. В этом случае передача документов в архив — довольно сложная и долгая процедура, включающая несколько этапов подготовки к архивированию.

Из-за отсутствия подходящего места для хранения документов, сложности процедуры передачи и высокого риска ошибок многие организации предпочитают обращаться в негосударственные архивные компании. Такие организации располагают необходимыми условиями для хранения любых видов носителей информации и могут взять на себя все этапы по подготовке документов к архивированию.

Как передать документы во внутренний архив компании

Чтобы передать архивную документацию во внутреннее архивохранилище, потребуется пройти перечисленные ниже этапы:

1. Определить список документов, которые надо отправить в архив. Для этого экспертной комиссией (ЭК) проводится экспертиза ценности документов. В ЭК входят несколько сотрудников компании — это может быть руководитель службы делопроизводства, кадрового отдела, главный бухгалтер. Чтобы учредить ЭК, руководствуйтесь примерным Положением по приказу Росархива № 43. Экспертиза проводится ежегодно.

2. Провести упорядочение и подготовить описи дел. Все необходимые действия обычно осуществляет сотрудник, имеющий опыт в архивном деле. Он проводит отбор документов, подлежащих хранению, формирует их в дела, осуществляет переплёт и оформляет обложки по правилам Росархива. По итогам его работы должны быть составлены описи на дела, подлежащие постоянному (при наличии таковых), долговременному и временному (более 10 лет) хранению. Данные описи согласует экспертная комиссия организации, а далее утверждает её руководитель. 

3. Составить график передачи дел в архив, который подписывает руководитель. Он также согласовывается с руководителями структурных подразделений компании, откуда передаются документы.

4. Провести фактическую передачу документов в архив компании. Принимает документацию уполномоченное лицо архива в присутствии работника подразделения, из которого направлены документы. В каждом экземпляре описи ставится отметка о приёме дела. Фиксируются количество принятых дел и дата приёма.

В процессе приёма проверяют (п. 74 приказа №77):

• соответствие заголовков документов описям, содержанию документации;

• правильность оформления, классификации документации по делу;

• качество подшивки, переплёта;

• правильность нумерации листов в деле;

• правильность оформления внутренней описи (при наличии таковой);

• качество и оформление обложки;

• наличие и качество заполнения листа-заверителя.

Если что-то не так, сотрудник структурного подразделения исправляет недоработки, а затем повторно приносит документы в архив организации.

Основные правила работы внутреннего архива

Компании важно не только правильно создать и наполнить своё архивное хранилище, но и вести без ошибок учёт размещённых единиц хранения. Работая с документами из структурных подразделений, сотрудникам внутреннего архива компании стоит ориентироваться на правила приказа № 77. Вот некоторые из них:

• Текущая работа по приёмке и выдаче дел ведётся с использованием специальной книги учёта, а также листа фонда, образцы которых приведены в приложениях № 23, 24. Работники, отвечающие за архив, в конце года подсчитывают, сколько дел было принято (выдано) в течение года (п. 120).

• Регулярно проводится проверка наличия архивной документации в сейфах, шкафах, на стеллажах (п. 97, 98). Периодичность плановой — не реже одного раза в 10 лет. Но могут быть и внеплановые ревизии, если ответственным за архив назначен другой работник, фирма реорганизована, документы массово перемещаются в другое место по причине ЧС или их нужно передать в государственный (муниципальный) архив.

• В ходе ревизии проверяют не только наличие архивных документов, но и их состояние. Если обнаружен неисправимо повреждённый документ и его невозможно восстановить, об этом составляется акт. Соответствующие изменения вносятся в учётные документы (п. 105–106).

• Выдают документы из архива на основании письменных запросов. Они могут поступать от сотрудников фирмы — служебный запрос, заявка. Или от сторонних организаций — заявление. Выдача удостоверяется актом (приложение № 21). Срок использования работником фирмы документа из архива не превышает 1 месяц. После документацию сдают обратно. При необходимости руководитель компании может продлить указанный срок.

На заметку! Когда дело временно отсутствует в архиве, на его месте должна быть размещена карта-заместитель (приложение № 22).

• Возможна транспортировка архивной документации в другое место, если в этом появляется потребность (п. 112). Работник, уполномоченный вести архив, участвует в перевозке документов лично.

Также сотрудники архива следят за температурой, влажностью, соблюдением санитарно-гигиенического режима в помещении (п. 92, 93).

Как передавать документы в государственный (муниципальный) архив

Когда у компании появляется необходимость передать документы в госархив, процесс их приёма будет состоять из нескольких этапов. Возьмём за пример ликвидацию фирмы:

1. Проведение экспертизы ценности документов и её отбор для последующей передачи в архивное учреждение. 

2. Формирование дел из россыпи документов, переплёт и оформление обложки, подготовка описи, предисловий к ним и исторической справки. (п. 220 Правил). Для передачи отбирают документы: отнесённые к Архивному фонду Российской Федерации (при их наличии), по личному составу, а также с временным сроком хранения более 10 лет.

3. Обращение в архив по месту регистрации юридического лица. Нужно предоставить заявление. Может потребоваться копия решения о ликвидации (или признании юрлица банкротом).

4. Работа с куратором, назначенным из числа сотрудников архивного учреждения. Он проверит, правильно ли проведена подготовка по передаче дел в архив. При необходимости даст указания по исправлению недостатков. Его задача — помочь вам привести дела к стандартам и требованиям — только так вы добьётесь положительного решения экспертной комиссии архива и сдадите документы. После куратора может быть инициирована дополнительная проверка экспертом госархива (но не всегда).

5. Проверка экспертно-проверочной комиссией при архивном учреждении. Отметим, что ЭПК проводит заседания по утверждённому графику, обычно раз в месяц. 

6. Заключение договора с архивным учреждением, когда будет принято положительное решение о приёме документов в архив. Оплата госпошлины за каждое учтённое в описи дело.

7. Передача документов в архив на хранение с оформлением акта приёма-передачи в двух экземплярах. К актам прилагаются четыре бумажных экземпляра описи и один в электронном формате (согласованном с архивным учреждением). Один экземпляр акта и описи остаются в компании — они будут подтверждать выполнение ликвидируемым юрлицом обязанности по п. 10 ст. 23 № 125-ФЗ.

Если ваша компания нуждается в правильной организации хранения документов в Москве или другом городе РФ, архивная компания «Делис Архив» готова помочь решить эту задачу. Мы возьмём на себя все хлопоты по подготовке документов к архивированию и их передаче в любой государственный или муниципальный архив, организуем правильный учёт каждого дела. Позвоните нам или закажите звонок на сайте — и наш сотрудник подробно расскажет об условиях сотрудничества. 

Сроки хранения отдельных видов документов

Любая организация должна хранить документы в течение срока, установленного законом. Даже если бизнес давно закрылся, некоторые бумаги надо беречь ещё 50, а то и 75 лет. Кроме того, нельзя упускать из внимания изменения в действующих нормативах, ведь за их нарушение предусмотрены серьёзные штрафы. Рассказываем, какие правила и сроки хранения документов актуальны в 2026 году.

Какие изменения произошли в правилах и сроках хранения документов

Разберём основные правила хранения и комплектования документов, которые важно учитывать организациям в связи с принятием в 2023 году приказа Росархива от 31.07.2023 № 77 (вступил в силу 17.09.2023):

• Архивные документы передают в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (пункт 47 приказа № 77). Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом их окончания делопроизводством (пункт 12 приказа № 77).

На заметку. Законченные делопроизводством, то есть исполненные, документы формируются в дела по номенклатуре дел согласно пункту 12 приказа № 77. Для государственных органов и органов местного самоуправления пункт 5.15 Правил, утверждённых приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, устанавливает, что документ считается исполненным после фактического исполнения поручений, документального подтверждения и сообщения результатов заинтересованным лицам. Приказ № 71 действует в редакции приказа Росархива от 09.07.2026 № 91 и не распространяется на обычные коммерческие организации.

• В архив организации передают документы постоянного и временных сроков хранения свыше 10 лет. Документы временных сроков хранения до 10 лет включительно обычно остаются в структурных подразделениях. После истечения срока проводится экспертиза ценности, а документы включаются в акт о выделении к уничтожению (пункты 16 и 17 приказа № 77, пункт 47 приказа № 77).

• Перед сдачей документов в архив их группируют в отдельные дела по срокам хранения и другим признакам: теме, назначению и структуре. Требования распространяются на документы независимо от носителя. Бумажное дело должно содержать не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.

Теперь рассмотрим ряд специальных норм, действующих для документов на бумажных и электронных носителях.

Архивное хранение документов можно поручить специализированной организации с учётом ограничений, установленных законодательством.

Бумажные документы

При хранении бумажных документов должны соблюдаться следующие требования приказа № 77:

• Фактическое наличие и физическое состояние бумажных архивных документов проверяют не реже одного раза в 10 лет, а документов с пометкой «Для служебного пользования» — не реже одного раза в 5 лет (пункт 97 приказа № 77).

• Оптимальная температура хранения бумажных архивных документов составляет 17–19 °C, относительная влажность воздуха — 50–55 %. Архивохранилище не должно располагаться в подвале или ниже уровня земли, кроме помещений, защищённых от проникновения грунтовых, талых и паводковых вод. При отсутствии архивохранилища документы допускается размещать в запирающихся шкафах или сейфах.

• Поскольку обустроить архив с учётом всех требований сложно и затратно, собственник документов вправе доверить их хранение сторонней архивной организации, если законом для него не установлено ограничение.

Архивное хранение документов

Экономичное и надёжное хранение
любых объемов документов

Подробнее

Электронные документы

Что важно учесть при хранении документов в электронном виде:

• Электронные архивные документы хранятся в системе хранения электронных документов и или на физически обособленных носителях (пункт 132 приказа № 77). Требования к функциям СХЭД установлены пунктом 137: хранение документов с метаданными, резервное копирование и восстановление, проверка наличия и состояния, замена повреждённых экземпляров из резервных копий, конвертация или миграция и удаление по утверждённому акту.

• Негосударственная организация может создать собственную систему либо поручить организацию электронного архива и СХЭД архивной компании. Право использовать услуги третьих лиц предусмотрено пунктом 133 приказа № 77; оно ограничено для органов власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций.

• Электронный архивный документ, передаваемый на хранение, включает файл основной части в формате PDF/A, файлы приложений, файлы электронных подписей при их наличии и файл описания с метаданными (пункт 141 приказа № 77).

Виды документов и сроки их хранения

При определении сроков хранения документов ориентируйтесь на приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и утверждённый им Перечень типовых управленческих архивных документов. Ниже приведены данные по некоторым видам документов.

На заметку. Следует учитывать примечания к статьям Перечня. Например, в статье 267 указано, что документы учётной политики хранятся пять лет после замены новыми.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Для наглядности данные по некоторым видам бухгалтерских документов сведены в таблицу.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов определяются главным образом разделом 8.1 приказа № 236 и статьёй 22.1 Закона № 125-ФЗ. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н регулирует форму, ведение и хранение трудовых книжек и действует до 1 сентября 2027 года.

Сроки хранения управленческих документов

К управленческим относят документы, которые регулируют функции управления и обеспечения: финансовые, кадровые, информационные и другие. Ниже приведены отдельные примеры.

Как считать сроки хранения документов в 2026 году

Приказ № 236 классифицирует документы по срокам хранения: временно, постоянно, до ликвидации организации, до минования надобности и до замены новыми.

Временный срок означает конкретный период: один год, три года, пять лет, 50 лет и так далее. По пункту 4.1 Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документа делопроизводством. Для реестров, книг и журналов отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом завершения их ведения.

Временный срок заканчивается 31 декабря последнего года хранения. Например, если документ с пятилетним сроком хранения закончен делопроизводством в июле 2024 года, срок начинается 1 января 2025 года и заканчивается 31 декабря 2029 года. Вопрос об уничтожении можно решать после истечения срока и проведения экспертизы ценности.

Для отдельных документов действуют специальные правила. Например, подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ требует хранить данные бухгалтерского и налогового учёта и другие необходимые для налогообложения документы пять лет, если НК РФ не установил иной срок. Начало налогового срока связывают с завершением периода, в котором документ использовался последний раз для расчёта налога или подтверждения доходов и расходов; такой подход разъяснён в письме Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829. Письмо носит разъяснительный, а не нормативный характер.

После истечения временного срока документы подлежат уничтожению после экспертизы ценности. Организация вправе продлить срок хранения с учётом своих практических потребностей, но сокращать срок, установленный Перечнем, нельзя (пункты 4.3, 4.10 и 4.11 Инструкции к приказу № 236; пункты 17 и 31 приказа № 77).

Срок «Постоянно» означает передачу документов в государственный или муниципальный архив для организаций, являющихся источниками его комплектования. Организации, которые источниками комплектования не являются, хранят такие документы не менее 10 лет, если специальная статья Перечня или иной нормативный акт не предусматривает другой порядок (пункт 4.4 Инструкции).

Срок «До ликвидации организации» означает хранение документов до ликвидации. Затем они проходят экспертизу ценности для возможного включения в Архивный фонд Российской Федерации (пункт 4.5 Инструкции).

Срок «До минования надобности» определяет сама организация, но он не может быть менее одного года. Срок «До замены новыми» действует до отмены документа и его замены новым (пункты 4.6 и 4.7 Инструкции).

Срок 50 или 75 лет для документов по личному составу означает:

• документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет;

• документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

• Хранение управленческих документов

• Ответственное хранение документов

• Хранение электронных документов в архиве

• Хранение кадровых документов

• Хранение бухгалтерских документов

• Оперативное хранение документов

Хранение управленческих документов Ответственное хранение документов Хранение электронных документов в архиве Хранение кадровых документов Хранение бухгалтерских документов Оперативное хранение документов

Какие штрафы будут за отсутствие документов

При нарушении правил хранения документов могут применяться следующие санкции:

• По статье 13.20 КоАП РФ — предупреждение или штраф для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей.

• По статье 13.25 КоАП РФ штрафы зависят от вида организации. Для акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью и ряда профессиональных участников финансового рынка нарушение обязательных сроков и порядка хранения влечёт штраф для должностных лиц от 2 500 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 200 000 до 300 000 рублей. Другие части статьи устанавливают специальные санкции для страховщиков и кредитных кооперативов.

Эти нормы могут применяться и при утрате документа, если его отсутствие подтверждает нарушение установленной обязанности по хранению. Конкретная статья зависит от вида документа, организации и характера нарушения.

Организации как работодателю за нарушение требований трудового законодательства к кадровым документам может грозить ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностного лица и индивидуального предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей, для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей. Для отдельных и повторных нарушений предусмотрены иные санкции.

Если нарушение условий хранения персональных данных на материальных носителях без использования средств автоматизации повлекло неправомерный или случайный доступ, уничтожение, изменение либо иные неправомерные действия, применяется часть 6 статьи 13.11 КоАП РФ: штраф для граждан от 1 500 до 4 000 рублей, для должностных лиц от 8 000 до 20 000 рублей, для индивидуальных предпринимателей от 20 000 до 40 000 рублей, для юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей. Другие составы нарушений законодательства о персональных данных предусматривают отдельные, в том числе значительно более высокие, штрафы.

Ответственность по статье 140 УК РФ возможна не при любом отказе выдать документ, а при неправомерном отказе должностного лица предоставить гражданину собранные в установленном порядке документы и материалы, непосредственно затрагивающие его права и свободы, либо при предоставлении неполной или заведомо ложной информации, если это причинило вред правам и законным интересам гражданина. В соответствии со статьёй 15 ГК РФ лицо вправе требовать возмещения убытков при наличии установленных законом оснований.

Чтобы избежать штрафов и других негативных последствий, необходимо ответственно отнестись к хранению документов. Архивное дело требует специальных знаний и опыта, поэтому его ведение можно поручить специализированной организации. «Делис Архив» более 20 лет оказывает полный цикл архивных услуг. Мы поможем навести порядок в документации и организовать её правильное хранение.

Хранение банковской и кассовой документации

Указ Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" определяет порядок формирования и хранения следующих кассовых документов:

• журнал регистрации кассовых документов;
• акты учета принятых и выданных денежных средств в кассе;
• кассовая книга;
• приходный и расходный кассовые ордера;
• и др.

Данный указ предусматривает и правила хранения кассовых документов в электронном виде.

Срок хранения кассовых и банковских документов

Налоговый кодекс РФ говорит, что документы, содержащие налоговый и бухгалтерский учет, хранятся 5 лет. Доходы и расходы организации отражаются в документах, срок хранения которых также составляет 5 лет.

Сроки хранения банковских документов:

• чековая книжка – 5 лет;
• выписка из банка по счету организации – 5 лет;
• платежные поручения – 5 лет;
• переводные требования – 5 лет;
• извещения банков – 5 лет.

Сроки хранения кассовых документов:

• приходные, расходные кассовые ордера – 5 лет;
• кассовая книга – 5 лет;
• журнал кассира-операциониста – 5 лет;
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств – 5 лет;
• авансовый отчет – 5 лет.

Перечень типовых управленческих документов также определяет период хранения кассовых документов, который составляет 5 лет.

При нарушении данных требований на организацию могут быть наложены административные санкции:

• административный штраф в размере 5-10 тыс. руб., который выплачивает должностное лицо (повторное нарушение наказывается штрафом от 10 до 20 тыс. руб.);
• штраф для граждан – от 200 до 300 руб., для должностных лиц штраф выписывается в размере 300-500 руб.

Период хранения документов начинается с начала года, который следует за годом, в котором документ был создан.

При судебных разбирательствах и спорах организация обязана хранить документы до окончательного судебного решения.

Хранение управленческих документов Ответственное хранение документов Хранение электронных документов в архиве Хранение кадровых документов Хранение бухгалтерских документов Оперативное хранение документов

Полезные материалы

Хранение документов: в офисе или вне офиса?

Развитие информационных технологий упрощает нашу жизнь не только дома, но и на работе. Несмотря на это, во многих компаниях по-прежнему используют бумагу для осуществления документооборота. В связи с этим встает вопрос о том, где хранить документы, количество которых постоянно растет.

Хранение архивных документов – необходимая услуга для организаций, которым требуется сохранность значимой для компании информации, включая бухгалтерские, коммерческие, финансовые и другие конфиденциальные документы.

Именно нехватка места под хранение документации в офисе подталкивает компанию обратиться к услугам профессионального хранения в архиве. Ведь со временем партии бумажных документов будут занимать столько места, что организации придется потратить немалую сумму для решения этой проблемы.

Правильное хранение документов на бумажном носителе в организации требует выполнения нескольких задач:

• некоторые документы со временем нуждаются в систематизации и профессиональной обработке для правильного хранения в архиве;
• архивное хранение требует выполнения определенных требований, которые предъявляют законодательные органы, и знаний о том, какие документы и дела подлежат архивному хранению.

Многие компании все же прибегают к услугам внеофисного хранения документов, но есть и те, кто организует хранение документов в офисе. В основном это небольшие компании, у которых незначительный документооборот, и им не требуется много места для хранения. Другая причина – это конфиденциальность информации. Есть организации, которым спокойнее хранить коммерческую информацию у себя в офисе, нежели в незнакомой архивной компании.

Чтобы хранить документы в архиве офиса, надо знать и недостатки этого способа. Во-первых, это очень затратное вложение для компании, потому что хранение в офисе требует наличия специального оборудования, сейфов, системы пожарной безопасности, опытных сотрудников. Во-вторых, хранить документы с коммерческой информацией надо в оптимальных условиях, включая подходящую температуру воздуха, влажность и др. Поэтому не каждая компания способна выполнить эти важные требования, тогда на помощь приходят компании, в которые можно сдать документы на хранение.

Преимущества услуги хранения документов:

• абсолютная конфиденциальность информации;
• сохранность всей документации;
• быстрый доступ к информации.

Существует много компаний, которые предлагают организовать хранение документов вне офиса. Данный вид хранения отличается профессиональной организацией архивного хранилища, которое находится за пределами офиса.

Плюсы хранения документов вне офиса:

• Высокотехнологичные архивные помещения способны обеспечивать высокий уровень сохранности документов. Это особенно важно для таких документов, как бухгалтерская документация, кадровые дела, финансовые отчеты и др.
• Архивная компания берет на себя ответственность за всю работу по подготовке документов к хранению и их последующее обслуживание.
• Склад под хранение документов оснащено самым технологичным оборудованием, которое отвечает всем требованиям пожарной безопасности.
• В архивных компаниях работают только квалифицированные и опытные специалисты, способные выполнять работы в максимально короткие сроки, знающие, какими документами регламентируется порядок хранения документов, и выполняющие все работы по предоставлению информации клиенту.
• Вся ответственность за сохранность конфиденциальной информации лежит полностью на архивной компании.
• Сокращение затрат организации на обслуживание и содержание архива.
• Экономия времени сотрудников, которые смогут не отвлекаться от выполнения прямых обязанностей.
• Полная защита документов от форс-мажорных обстоятельств (пожар, кража, потеря, повреждение и т.д.).
• Хранение документации вне офиса поможет выиграть время в случае внезапных проверок для осуществления определенных действий, например, вызов адвоката и т.д.

Выбор компании, которая обяжется хранить ваши документы, – это важный процесс, поэтому следует учитывать следующие критерии отбора:

• опыт работы на рынке архивных услуг – не менее 3 лет;
• опыт сотрудников (не стоит обращаться в компанию, где имеет место текучесть кадров);
• рекомендации;
• опыт работы компании с государственными органами;
• оптимальная ценовая политика;
• гибкость принятия решений со стороны архивной компании, чтобы грамотно соотнести требования клиента со своими возможностями.

Подводя итог, мы видим, что внеофисное хранение документов имеет больше преимуществ, чем самостоятельная организация хранения.

Полезные материалы

Составление номенклатуры дел

Вести номенклатуру дел (НД) закон обязывает только те компании, которые являются источником комплектования государственных и муниципальных архивов. Такие организации обязаны с экспертной комиссией архива согласовывать описи дел с постоянными и долговременными сроками хранения, акты о выделении дел на уничтожение, а также передавать им на хранение документы по основной деятельности. Остальным организациям вести НД хоть и не обязательно, но желательно. Номенклатура дел систематизирует документооборот, упрощает работу с архивными документами, упрощает процесс их отбора на хранение или уничтожение, способствует их сохранности. Рассмотрим, как правильно составлять и вести регистр в соответствии с требованиями Росархива.

Понятие и назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел — это список названий дел, образующихся в ходе деятельности каждого структурного подразделения компании, с указанием видов документов, которые должны входить в их состав, сроков хранения и номера статьи по перечню Росархива и уникального индекса. Под делом понимается обособленно размещённый (в обложке, переплёте) документ или их группа, которые объединены по общему признаку — по виду документов, решаемому вопросу или направлению деятельности.

Пример дела как отдельного документа — это устав организации или положение о структурном подразделении. К делам, которые составляют группы документов, относятся:

• приказы по основной деятельности;

• протоколы совещаний;

• распоряжения по административно-хозяйственным вопросам.

НД должна содержать в своем составе как бумажные, так и электронные документы, с указанием их фактического местонахождения. 

Несмотря на то, что составление НД является правом, а не обязанностью для компаний, большинство из них всё же предпочитают иметь в наличии данный документ. Даже если ваша организация не является источником комплектования архивного фонда РФ и не обязана разрабатывать номенклатуру, её ведение и поддержание в актуальном виде может решить целый ряд задач:

• Делает документооборот системным и преемственным.

• Снижает риск зависимости от персонала. 

• Обеспечивает учёт всех дел и документов компании, группируя их по тематике и отделам.

• Позволяет выявить и сократить избыточные документы и процессы.

• Облегчает работу с документами: поиск нужных, ознакомление, отслеживание сроков хранения, определение и выделение на уничтожение.

• Обеспечивает сохранность кадровых и документов по основной деятельности. 

Разработкой и ведением НД чаще всего занимается архивный отдел, отдел делопроизводства или секретариат (в зависимости от должностных обязанностей сотрудников и их компетенций).

Составляется документ строго по правилам, установленным законом. Ежегодно его пересматривают, следят за актуальностью. Каждую новую номенклатуру вводят с 1 января следующего года (п. 11 Правил по приказу № 77), то есть подготовить и утвердить её нужно заранее — в декабре.

Чтобы не ошибиться в разработке НД, организации часто привлекают архивные компании, которые проводят анализ документооборота и формируют правильный реестр. Им также можно доверить проверку и актуализацию действующей номенклатуры.

Какие сведения содержит номенклатура дел

Номенклатура представлена в виде таблицы, которая отражает перечень дел с группировкой по подразделениям, то есть структура документа должна быть выстроена в соответствии с внутренней организационной структурой организации. Также она приводит данные по количеству томов, срокам хранения документов и различные уточнения. Форма номенклатуры установлена Приложением № 1 приказа Росархива № 77.

Рассмотрим подробнее её разделы.

Индекс дела

Привязку дел к тому или иному подразделению осуществляют с помощью индекса. Он состоит из двух цифр:

• первая — код подразделения, который назначает сама компания;

• вторая — порядковый номер дела.

В нашем примере код секретариата — 01, бухгалтерии — 02. Индекс дела 02–03 указывает, что годовые статистические отчёты относятся к бухгалтерии, а их порядковый номер по реестру подразделения — 03.

Заголовок дела

Это название дела, которое отражает его суть. В нашем примере это «Приказы руководителя по основной деятельности», «Протоколы общих собраний сотрудников фирмы», «Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности» и т. д.

Удобно работать с документами, если порядок расположения заголовков дел в НД установлен на основании важности документов. Так, в самом начале номенклатуры можно привести наименования учредительных и распорядительных документов, за ними — плановые, отчётные, аналитические, а в конце — учётные журналы, базы данных. Так будет проще ориентироваться в документации, особенно при большом документообороте. Важно, чтобы заголовок отражал реальную суть дела, а также виды документов входящих в него и был понятен любому сотруднику. 

Количество томов (частей)

Раздел отражает число дел, томов, частей, использованных в деятельности компании. Организация сама определяет условия, при которых дела разбиваются на тома. С учётом того, что НД учитывает ещё не оконченные делопроизводством дела, их листаж может быть более 250 листов, как установлено архивными правилами при упорядочении дел.

Итоговый подсчёт томов обычно осуществляется в начале следующего года, когда документы становятся закончены делопроизводством и их готовят к передаче на хранение. До этого времени записи в раздел не вносятся. Однако допускается вести текущий подсчёт в рабочей версии номенклатуры. Согласно п. 8.9 Примерной инструкции по приказу Росархива № 44, НД используется в нескольких вариантах: редакция, предназначенная для постоянного хранения, рабочий экземпляр и версия, применяемая как учётный документ в организации. Рабочая номенклатура — неофициальный документ, который нигде не фигурирует. В нём в течение года можно подсчитывать число томов для графы об их количестве.

Срок хранения документов

Раздел содержит срок хранения документов в соответствии с приказом Росархива № 236. Он определяется для каждого внесённого в НД дела. Вместе со сроком также должны указываться ссылки на конкретные статьи со сроками хранения, обозначенные в приказе № 236.

На заметку! Отметим, что изначально установленный срок хранения конкретных дел может быть продлён по решению организации, при этом уменьшать его недопустимо.

Примечание

В графу вносят различные пояснения, комментарии, уточнения, которые посчитают важными. Это могут быть уточнения по срокам хранения документов. Или указания на то, что документ — переходящий, то есть используемый из года в год, например штатное расписание. Обычно в данный столбец заносят информацию о тех документах, которые представлены на электронных носителях, а также указывают фактическое место их нахождения (название системы хранения для электронных и конкретный кабинет и/или шкаф для бумажных).

Итоговая запись

В конце номенклатуры должна быть специальная страница — итоговая запись. В ней суммируются данные по количеству использованных томов документов:

• постоянного хранения в соответствии со сроками по приказу № 236;

• временного хранения до 10 лет включительно и свыше 10 лет.

По каждому из указанных типов приводится:

• число документов, которые являются переходящими;

• число документов, подлежащих проверке экспертно-проверочной комиссией (ЭПК).

Основной источник данных для заполнения итоговой записи — графа «Количество томов (частей)». В ней могут приводиться отдельные данные по бумажным и электронным документам.

Итоговая запись формируется в начале следующего года (обычно в марте) сотрудником отвечающим за разработку НД. 

Структура итоговой записи по форме номенклатуры, приведённой в приложении № 1 к Приказу № 77:

ЭПК государственного архива проверяет документы только тех организаций, которые имеют с ним соответствующий договор, в ином случае данная графа не заполняется.

Виды номенклатур

Приказом № 77 Росархива предусмотрено составление специального вида номенклатуры — типовой. Она определяет состав дел, которые заводятся в организациях, имеющих много типовых подразделений. К примеру, подотчётных одному ведомству либо органу власти или ведущих деятельность в одной отрасли.

В сфере государственного управления типовая номенклатура обязательна для использования подведомственными организациями, если она разработана регулирующим органом (п. 6.3 Правил по приказу Росархива № 71). Примеры организаций с типовыми НД:

• Нотариальные конторы. Для них действует типовая номенклатура по приказу Минюста России № 393.

• Избирательные комиссии. Пример регламента — принятый властями Ямало-Ненецкого АО.

Важно отличать типовую номенклатуру дел организации от других видов:

• Примерная. Она, как и типовая, определяет состав дел, которые заводятся в однотипных организациях, но носит рекомендательный характер. В этом случае при составлении НД подведомственные организации могут взять документ ведомства за пример, но и отредактировать его на своё усмотрение.

• Индивидуальная. Разрабатывается для конкретной организации с нуля, на основе типовой или примерной номенклатур, которые используются в качестве методических инструкций.

Таким образом, типовая номенклатура дел — та, которая разрабатывается головной организацией для нижестоящих (подчинённых, зависимых) структур. В частном бизнесе получателями такой НД могут быть:

• фирмы, входящие в холдинг;

• дочерние предприятия;

• филиалы, представительства.

Каждое из указанных подразделений может создать индивидуальную на основе типовой или примерной НД.

На заметку! При разработке НД организации также можно вводить НД для разных отделов: кадрового, финансового, секретариата и т. д. Все они должны входить в единую НД компании.

Закон не обязывает организации, не входящие в систему государственного управления, утверждать типовую номенклатуру дел. Но её создание может оказаться полезным компаниям с большим документооборотом и сложной структурой — и вот по каким причинам:

• Любая организация и все её подразделения обязаны хранить документы в течение установленного срока (ст. 17 № 125-ФЗ). А в НД всегда приводятся сроки хранения документов. Компании будет легче их отслеживать, в том числе по всем структурным подразделениям.

• НД поможет компании и её структурным подразделениям организовать единый учёт всего документооборота. Типовая номенклатура дел организации для всех филиалов систематизирует и упростит работу с документами, а также минимизирует ошибки в учёте, ведь она будет составляться по единому принципу.

Разработка номенклатуры на предприятии

Составление НД начинается с разработки проекта. Для компаний, входящих в систему государственного управления, типовые НД разрабатывают вышестоящие организации — обычно на базе уже действующих проектов и на основании различных методических материалов и нормативов, рекомендованных Росархивом. В числе таких актов:

• Правила по приказу № 77;

• Примерная инструкция по приказу № 44;

• Правила ведения делопроизводства по приказу № 71;

• Методические рекомендации от 05.08.2005 года.

Номенклатуры могут создаваться с учётом действия ведомственных нормативов, актов муниципальных органов власти. В пример можем привести Положение о порядке формирования типовой номенклатуры дел администрации города Красноярска или Методрекомендации по разработке индивидуальной номенклатуры дел мирового судьи Республики Татарстан.

На заметку! Многие организации дают публичный доступ к своим внутренним регламентам, то есть их можно использовать как источники информации или примеры для составления номенклатур дел в организациях. Часто такой подход встречается в научных и образовательных организациях — вот пример такой инструкции для специалистов Института геологии при РАН.

Обычные частные компании, которые не выступают источником комплектования государственного (муниципального) архива, разрабатывают НД самостоятельно. При составлении номенклатуры дел лучше всего ориентироваться на положения базового норматива, который регулирует документооборот, — приказа № 77 Росархива. А также брать за пример проекты НД госкомпаний, которые подходят под особенности компании (к примеру, из той же отрасли). Это позволит разработать удобный документ, который минимизирует вероятность ошибок и будет соответствовать требованиям закона. 

Утверждение номенклатуры дел на предприятии

После создания номенклатур дел на уровне структурных подразделений компании их передают уполномоченным лицам — обычно это сотрудники отдела делопроизводства. Там проверяют правильность заполнения, все ли типы документов отражены: бумажные, электронные, ограниченного доступа, журналы, базы данных и т. д., а при особой необходимости и копии.

Руководитель службы делопроизводства после проверки составляет единую НД, в которой отражены дела всех подразделений компании. По завершении разработки номенклатуры дел её утверждает и вводит в оборот руководитель организации по согласованию с экспертной комиссией. 

Экспертная комиссия — это назначенная руководителем группа сотрудников, отвечающая за экспертизу ценности документов (п. 2, 3 Примерного положения по приказу Росархива № 43).

НД должна быть разработана, проверена и утверждена к окончанию текущего года — не позднее последнего рабочего дня декабря. В действие она вводится с первого дня нового года. После утверждения можно скопировать документ для служебного пользования, а также направить выписки определённых разделов в соответствующие структурные подразделения компании.

На заметку! Утверждённую номенклатуру дел обязательно вносят в НД в раздел службы делопроизводства.

Особенности использования номенклатуры

На практике номенклатуру дел используют с учётом следующих рекомендаций Росархива:

• Все документы, поступающие в организацию, после регистрации передаются на исполнение или помещаются в одно из дел из числа предусмотренных номенклатурой (п. 5.33 Примерной инструкции по приказу № 44). Копия каждого исходящего документа, подписанного руководителем или другим уполномоченным лицом, также направляется в дело по номенклатуре (п. 5.40). Аналогично подлинники приказов руководителя и протоколов учитываются в составе дел (п. 5.48, 5.50).

• Дела по вопросам, которые не разрешены в течение года действия номенклатуры, признаются переходящими. Они отражаются в номенклатуре следующего года с аналогичным индексом.

• Электронные документы не разбиваются на тома (п. 8.15). В графе «Количество томов (частей)» рекомендуется указывать объём каждого дела в мегабайтах (п. 1.1.1.6 Методрекомендаций от Росархива).

• При использовании системы электронного документооборота по каждому входящему (исходящему) или внутреннему документу в базу данных вносится его индекс по номенклатуре (п. 5.52, 5.53 Примерной инструкции).

Резюме

Номенклатура дел представляет собой список наименований дел компании с учётом срока их хранения и принадлежности к конкретному отделу. Разработка документа выполняется на основе требований архивного делопроизводства и административно-исполнительных регламентов. Эта процедура весьма трудоёмкая и сопряжена с высоким риском ошибок, поскольку анализу подлежит весь объём документации предприятия. Поэтому создание НД лучше доверить архивной компании, которая знает актуальные требования архивного законодательства.

Специалисты «Делис Архив» уже более 20 лет оказывают архивные услуги компаниям различных сфер деятельности и объёмов документооборота. При составлении НД мы используем системный подход: проводим оценку действующего документооборота, учитываем весь объём документов, а также структуру организации и специфику её работы. После этого наши специалисты предложат лучшее для вас решение — НД для отдельных подразделений и сводную.

Поручение разработки НД нашей компании избавит вас от путаницы в сроках хранения, ошибок в оформлении, порчи или потери документов. При необходимости мы согласуем итоговую НД с государственным архивом, проведём обучение и окажем консультации вашим сотрудникам.

Если вы нуждаетесь в услуге по составлению номенклатуры дел, оставляйте заявку на нашем сайте или закажите звонок. Наш специалист свяжется с вами и подробно проконсультирует по условиям сотрудничества и этапам процесса.

Оцифровка документов

Уже 20 лет «Делис Архив» сканирует и переводит в электронный архив бумажные документы для российских и иностранных компаний. Мы помогаем сокращать затраты и внедрять ЭФФЕКТИВНЫЕ подходы к управлению документами.

Мы знаем, с чем Вам приходится сталкиваться:

Завален архив? Считаете затраты на хранение и обработку документов? Тонете в документах? Затраты на документооборот не соответствуют рынку? Ищете точки роста и конкурентные преимущества? Устали устранять замечания аудиторов? Мечтаете о безбумажном офисе? Требуется процессинговая обработка входящей корреспонденции? Расширение архива требует капитальных затрат? Растут издержки на обработку документов? Получили штраф за утрату документов? Не соблюдаете сроки занесения документов в корпоративную систему? Низкая производительность оцифровки? Высокие затраты на оцифровку и амортизацию оборудования? Не бьются цифры в отчетах? Требуется модернизация внутренних бизнес-процессов? Оказались под внешним управлением? Ограничены в ресурсах, сроках сканирования или оцифровки архива? Складируете документы в неподходящих условиях? Документы пожирают ваш бюджет? Не знаете, где какой документ? Ломятся стеллажи? Тратите на поиск документа больше трех минут? Переплачиваете за хранение? Устали от недостоверных данных? Не можете обработать налоговые запросы? Неудобно часто обращаться к бумажным версиям? Архив за пределами центра ввода и обработки данных? Не можете автоматизировать работу с кредиторской и дебиторской задолженностью? Забываете пролонгировать договора и исполнять обязательства? Сокращаете затраты? Квадратные метры не приносят доход? Не масштабируется хранилище? Пострадали от действий сотрудников? Застряли в каменном веке и используете ручной труд?

Хотите оставить всё как есть? Не читайте дальше!!!

Есть РЕШЕНИЕ от "Делис Архив" – Организуйте безбумажный офис!

• Узнайте, как сократить временные затраты на поиск документов в 10 раз!
• Узнайте, как сократить время на формирование сводного отчета по подразделениям в 30 и более раз.
• Сократите затраты на сканирование и оцифровку документов в 2 и более раз!
• Получите расчет с обоснованием снижения ежемесячных эксплуатационных затрат.

Что мы точно можем сканировать? У "Делис Архив" большой опыт большой опыт в сканировании, оцифровке документов и их индексации. Мы переводим в электронный вид следующие типы документов:

Сканирование договоров, сканирование первичной бухгалтерской документации (акты, счета, счета-фактуры, УПД), сканирование клиентских досье, сканирование медицинских карт, сканирование технической документации, сканирование проектной документации, сканирование конструкторской документации, сканирование кредитных досье, сканирование дактилокарт, сканирование анкет, сканирование кадровых дел, сканирование сертификатов, сканирование судебных дел, сканирование архивов, оцифровка документов, ввод эпикризов, сканирование, ввод и обработка писем, оцифровка, ввод и обработка анкет и многое другое.

Как это работает? Всё просто. Приезжайте на экскурсию! Всё покажем и расскажем! Познакомим с технологией, людьми, техникой. Мы открыты, и поэтому с нами легко и просто! Уверены, никто кроме нас не знает, как лучше реализовать Ваш проект!

Полезные материалы

Профессиональное сканирование документов

Обработка анкет и ввод данных

Сканирование и индексирование финансовых документов

Сканирование и индексирование технических документов

Передача электронных документов при реорганизации юридического лица

Законодательная норма не разделяет порядок передачи электронных документов и документов на бумажных носителях. Поэтому сначала рассмотрю общий порядок передачи документов при реорганизации ЮЛ, а потом уточню детали передачи электронных документов.

Общая процедура передачи документов

Документы реорганизованного юридического лица (включая архивные) передаются правопреемнику в упорядоченном состоянии и включаются в его архивный фонд (ч.ч. 4 - 7, 9 ст. 23 Закона N 125-ФЗ, п. 224 Правил N 77).

Порядок приема-передачи документов определяется приказом о реорганизации. Процедуре передачи документов предшествует экспертиза их ценности (п. 22 Правил N 77).

По результатам ЭЦ выделяются документы, подлежащие:

– уничтожению (могут быть уничтожены до завершения реорганизации),

– дальнейшему хранению.

К документам, отобранным на хранение, могут относиться:

– документы Архивного фонда РФ,

– постоянного и временного (свыше и менее 10 лет) срока хранения, в том числе документы по личному составу.

Документы, подлежащие хранению, оформляются в дела и передаются организации или организациям-правопреемникам.

Исключение – акционерные общества. В случае прекращения действия АО, находящиеся на хранении подлинники документов передаются только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Общество-правопреемник определяется договором о слиянии или присоединении или решением о разделении, выделении или преобразовании. Если общество-правопреемник не определено, то документы передаются обществу с наибольшей стоимостью чистых активов (п. 3.10 Положения, утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 N 03-33/пс).

На подготовленные к передаче дела составляют описи дел и документов (формы описей см. в приложениях NN 8 — 12 к Правилам N 77).

Описи вносят в акт приема-передачи архивных документов на хранение, по которому будет проведена передача документов правопреемнику (форму акта см. в приложении N 27 к Правилам N 77).

Особенности передачи электронных документов

Для начала надо определиться с тем, что понимается под электронным документом. Речь идет о документах на правах подлинных, то есть тех, которые изначально созданы в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписаны электронной подписью. Сканы, файлы и прочий контент, называемый часто электронным архивом, не в счет.

Специальных процедур передачи электронных документов при реорганизации ЮЛ не установлено, поэтому ориентироваться надо на известные правила передачи электронных документов в архив. Это Правила N 24 (пункт 37.13 ) и Правила N 77 (пункты 219, 146).

Архив принимает электронные документы по описям электронных дел, документов.

Электронные документы на физически обособленных носителях архив принимает в двух экземплярах.

Передача электронных архивных документов из СХЭД в информационную систему государственного (муниципального) архива производится по описям электронных документов с приложением реестров файлов.

Вывод

При необходимости организовать передачу электронных документов в процессе реорганизации ЮЛ следует определить, какие объекты, хранящиеся в корпоративных информационных системах, относятся к подлинным электронным документам.

Далее следует провести экспертизу ценности электронных документов и отобрать те, которые требуют передачи правопреемнику.

Отобранные к передаче электронные документы должны быть проверены, как это требует стандартная процедура приема-передачи документов из СЭД в СХЭД (проверка действительности сертификата электронной подписи, проверка корректности и актуальности формата файла, воспроизводимость электронного документа, проверка на наличие вирусов и подтверждение полного состава необходимых метаданных).

Все эти процедуры может выполнить только СЭД, поддерживающая полный цикл электронного документа и имеющая в своем функционале возможность проведения таких проверок с фиксацией результатов.

Прошедшие проверку электронные документы включаются в описи, а описи, в свою очередь, в акт приема-передачи. Описи и акты должны формироваться системой электронного документооборота в автоматическом режиме.

Если между реорганизуемым ЮЛ и правопреемником не налажен электронный канал передачи, то документы могут быть выгружены на физически обособленные носители (в двух экземплярах) и так переданы правопреемнику.

Источники и сокращения

– Гражданский кодекс Российской федерации (ГК РФ)

– Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Закон N 125-ФЗ)

– Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях", утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77 (Правила N 77)

Организация и ведение документооборота на предприятии: принципы, правила, схема и порядок работы

Рассказываем, как внедрить и вести документооборот на предприятии, а также упростить многие процессы.

Как внедрить документооборот на предприятии

Под документооборотом компании понимается постоянное движение документов — от создания до сдачи в архив или уничтожения. Все его этапы должны быть правильно выстроены, регламентированы и отлажены. 

Ведение документооборота в организации начинается с разработки локальных нормативных актов — положений, инструкций. В них закреплены порядок и правила работы с документами на всех этапах их жизни. Основы организации системы управления документацией содержит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. На него и имеет смысл опираться при разработке внутренних регламентов.

Создайте положение о документообороте, действие которого будет распространяться на всех ваших сотрудников. Приведите в нём подразделения и должности, ответственные за создание документов, их передачу внутри компании или вне её. Укажите места, порядок и условия хранения документов, а также ответственных за это лиц.

Организуя документооборот, учитывайте особенности вашей деятельности, анализируйте, как можно оптимизировать управление документами. Например, если ваш контрагент часто задерживает документы, отразите в положении порядок действий работников в такой ситуации. А в договоре с контрагентом обозначьте сроки передачи документов и ответственность за их нарушение.

Подробно порядок создания и движения документов можно отразить в графике документооборота. Он не обязателен для составления, но делает многие процессы прозрачными. График оформляют в форме таблицы как приложение к положению о документообороте. Образец документа:

Внедряя документооборот, проверьте, чтобы в должностных инструкциях сотрудников была отражена их обязанность правильно оформлять документы и вовремя их передавать по назначению, а также санкции за нарушение. Отметим, что ответственность за ведение документооборота прежде всего лежит на руководителе компании, который должен организовать эффективную систему управления документами.

Основные принципы организации документооборота

Грамотная организация документооборота базируется на следующих принципах:

• Маршрутизация. С учётом специфики деятельности компании разрабатывается схема движения для разных типов документов.

• Стабильность и непрерывность процесса. Достигается контролем действий сотрудников, времени обработки документации, рациональным распределением обязанностей и нагрузки между персоналом. Это позволяет избежать лишних согласований, возвратов, дублирования и утраты документов.

• Регламентация действий. Все этапы документооборота должны быть регламентированы и соответствовать нормам законодательства: создание, приём, регистрация, обработка, согласование, хранение и т. д.

Соблюдение основных принципов позволяет организовать бесперебойный документооборот при минимальных трудовых и временных затратах.

Ведение и организация
документооборота на предприятии

Эффективные процессы –
залог стабильного развития и сокращения затрат

Подробнее

Система документооборота в организациях

Система документооборота в компании работает с тремя документопотоками:

• Входящие — поступают в компанию извне.

• Исходящие — их разрабатывают внутри предприятия и отправляют сторонним лицам и компаниям.

• Внутренние — кадровая, финансовая, планово-отчётная, организационно-распорядительная, проектная, информационно-справочная документация, а также документация по основной деятельности компании.

Внутренний документооборот бывает вертикальным и горизонтальным. Вертикальный представляет собой движение документов сверху вниз: от руководителей к сотрудникам, между подразделениями различного уровня и обратную связь. Горизонтальный подразумевает перемещение документов между подразделениями, у которых один организационный уровень.

В зависимости от типа отношений между участниками документооборота он может быть внутренним и внешним. Внутренний предполагает обмен документами между сотрудниками компании, внешний — между контрагентами (партнёрами, клиентами, поставщиками и госорганами). Документооборот с госорганами — это обмен документами и сдача отчётности ведомствам, таким как ФНС, ФСС, ПФР, Росстат.

Чтобы правильно выстроить алгоритм работы с документами на конкретном предприятии, учитывайте следующие аспекты системы документооборота.

Форма организации документооборота на предприятии

В зависимости от способа организации документооборота выделяют такие его формы: 

• Централизованный. Документы хранятся в одном подразделении. К примеру, в канцелярии или бухгалтерии. Эта форма подойдёт небольшим компаниям с малым объёмом документооборота.

• Децентрализованный. Документы распределяются по нескольким структурным подразделениям для дальнейшей обработки. Такую форму часто используют компании с сетью филиалов. 

• Смешанный. Это комбинация названных форм. Как правило, применима на крупных предприятиях. Часть документов остаётся у одного подразделения, другие передаются в ответственные отделы. Сотрудники последних должны быть знакомы с правилами делопроизводства.

Выбранная форма прописывается в инструкции о делопроизводстве.

Схема документооборота на предприятии

Единой схемы документооборота нет. Для конкретного предприятия она разрабатывается на основе того, какие подразделения участвуют в работе с документами и какой объём документооборота. Под объёмом понимается количество документов, которые зарегистрированы в журналах регистрации или системе электронного документооборота (СЭД).

Чем крупнее предприятие, тем сложнее схема. Потоки документов могут создаваться несколькими подразделениями, что усложняет и расширяет общую схему. 

В качестве примера приведём схему работы для небольшой компании с централизованной формой документооборота:

1. Создание документа (или приём).

2. Рассмотрение секретариатом.

3. Регистрация.

4. Доклад руководителю или уполномоченному лицу о документе.

5. Принятие управленческого решения.

6. Отправка документа на исполнение.

7. Контроль исполнения.

8. Исполнение.

9. Формирование дел.

10. Использование документа в справочно-информационной работе.

11. Установление срока хранения документа.

12. Дальнейшее использование или передача на хранение в архив.

13. Уничтожение по истечении срока хранения, установленного законодательством.

Ведение документооборота на предприятии

Ведение документооборота регламентируется внутренними нормативными актами, которые определяют, как реализуются основные его этапы: приём, создание, регистрация, обработка, согласование, подписание и т. д.

Документооборот можно вести классическим способом, обмениваясь бумажными документами. Но гораздо эффективнее ведение с помощью систем электронного документооборота. Тем более что намечена тенденция к обязательному переходу компаний на ЭДО. Электронный документооборот предполагает создание, учёт и хранение документов в электронном виде, а также их удалённое подписание и обмен с государственными структурами и контрагентами.

В чём отличие электронного документооборота от бумажного

Главное различие бумажного и электронного документооборота — в способе передачи и хранения документов. В ЭДО их направляют по каналу связи, который предоставил оператор. А в бумажном документообороте — по почте или курьером. Оператор ЭДО хранит документацию в цифровой среде, задействуя программное обеспечение. В бумажном документообороте она размещена на физических носителях.

Автоматизация делопроизводства — оптимальный выбор для большинства компаний. Это объясняется преимуществами ЭДО, среди которых:

• Систематизация всех документов предприятия путём формирования единой цифровой базы. Это значительно упрощает поиск нужной информации. Документы удобно сортировать, просматривать, подписывать. Кроме того, работать с ними могут несколько сотрудников одновременно.

• Снижение риска утраты документов. При ЭДО сведена до минимума вероятность потери или порчи документа.

• Прозрачность процессов. ЭДО позволяет пользователям получать максимум информации о документе, в том числе действиях, которые совершались с ним. Можно посмотреть, кто и когда создал документ, редактировал, текущий статус и другое. Это существенно упрощает контроль за исполнением решений.

• Ускорение времени работы с документом. При ЭДО процессы составления, согласования, подписания, обмена происходят в разы быстрее, чем при бумажном документообороте.

• Безопасность и конфиденциальность. В ЭДО предусмотрены шифрование и резервное копирование материалов. А доступ можно настроить с разграничением прав для разных сотрудников.

ЭДО уменьшает расходы на оплату услуг курьеров, бумагу, упрощает процедуру предоставления отчётности в контролирующие органы. Такой документооборот не требует помещения для хранения документов. При его использовании значительно снижается риск, связанный с человеческим фактором.

Вне зависимости от вида документооборота внедрение его в компанию — трудоёмкая процедура, которая требует комплексного подхода: анализа текущих процессов делопроизводства, их проверки на соответствие законодательству РФ, выявления слабых мест и их оптимизацию. Поэтому доверить организацию документооборота лучше специалистам.

5 преимуществ электронного архива документов

Для облегчения поиска и оперативного доступа к имеющимся документам большинство современных предприятий переходят на электронный архив. В сравнении с привычным бумажным архивом, вся информация, перенесенная в электронный архив, строго структурирована. Каждому документу, перенесенному в электронный вид, присваивают развернутое описание со всевозможными уточняющими атрибутами, что расширяет возможности работы с ним. Например, отобрать группу бумаг по определенным заданным параметрам за все годы существования фирмы. В случае с бумажным архивом аналогичная работа может занять у сотрудника фирмы от нескольких часов до нескольких дней, тогда как в электронном виде на это потребуется несколько секунд.

Помимо упрощенного доступа к нужной документации электронный архив решит проблему с выделением площади под хранение большого количества бумаг. Данное решение для хранения документации имеет огромный ряд преимуществ, в том числе благодаря организованной работе с документацией повышается и внутренняя продуктивность, тем самым увеличивая и прибыль предприятия. 

5 причин создать электронный архив документов:

1. Оперативный доступ. С организованным электронным архивом искать необходимые документы станет намного проще. Современное программное обеспечение позволяет оперативно осуществлять сложный перекрестный поиск нужной информации по любым заданным параметрам, с любого компьютера. А при правильной организации такого архива доступ к файлам будет возможно получить и удаленно. 

2. Удобство эксплуатации. Так как документация в таком архиве находится не только в цифровом, но и в отсканированном виде, значительно упрощается дальнейшая работа с бумагами. С отсканированной копией расширяется возможности в работе, ее можно использовать в переписке, вставлять в другие документы, копировать и распечатывать, если это потребуется. А при условии, что на поиски нужной бумаги уйдут секунды, это еще и колоссально сэкономит время сотрудников. 

3. Безопасность и сохранность. Электронный архив обезопасит вас от возможной утери ценной информации в случае неосторожного обращения, непредвиденных обстоятельств, неправильного обращения, так как сотрудники работают не с бумажной копией документа, которая, в отличие от электронной, может легко затеряться при транспортировке или сгореть при пожаре. Кроме того, бумажные документы изнашиваются и истираются, чего не скажешь про электронные версии.

4. Резервное копирование. При работе с электронными версиями документов вы можете быть уверены, что вся информация сохранится, несмотря ни на какие чрезвычайные ситуации. Что бы ни произошло, ваша информация гарантированно останется в целости, и вы сможете получить к ней доступ откуда угодно. Резервное копирование документов займет не так много времени, сил и вашего бюджета, как такая же процедура с бумажным архивом. .

5. Оптимизация рабочих процессов. Сотруднику предприятия не нужно будет обращаться на склад, поднимать описи дел, обращаться к делопроизводителю для поиска необходимой ему информации. Все, что теперь нужно сделать, – это задать необходимые параметры, и программа сама найдет искомый документ. Также с электронной версией документа могут работать несколько сотрудников одновременно. И никому не надо ждать, когда освободятся бумаги. 

Помимо всех перечисленных преимуществ, заказав данную услугу, вы не только освободите офис от ненужного количества бумаг, сэкономив на лишних тратах на отдельное помещение под хранилище, но и превратите рутинную работу в хорошо систематизированный процесс, что увеличит лояльность сотрудников и продуктивность рабочего дня. 

На деле преимуществ у электронного архива гораздо больше, но об этом читайте в нашей следующей статье.

Полезные материалы

Преимущества электронного архива. Стоит ли переходить на электронное хранение документов?

Основные этапы внедрения электронного архива

Электронный архив

Номенклатура дел: примеры, виды, правила оформления

Номенклатура дел организации — что это

Пункт 94 ГОСТа 7.0.8-2013 определяет номенклатуру дел (НД) как реестр, содержащий систематизированный перечень заголовков всех документов, созданных на предприятии, с учётом срока их хранения. Её разрабатывают согласно правилам оформления и рекомендациям Росархива. Составлением обычно занимается руководитель службы делопроизводства или отдела кадров — это зависит от положений штатного расписания и должностных обязанностей специалистов. Часто организации привлекают архивные компании, которые гарантируют правильное составление номенклатуры дел — без потери документов, путаницы в сроках их хранения, неверной сортировки и прочих ошибок.

Основа для создания НД — устав, документы о структуре компании, штатное расписание, НД за прошедший период, описи дел постоянного и временного хранения, типовые и примерные НД. Изначально НД организации разрабатывается в период её становления. Издаётся приказ руководителя «О номенклатуре дел», устанавливается регламент хранения и учёта документальной базы. В дальнейшем реестр ежегодно корректируется.

По закону обязательно вести номенклатуру дел должны только ведомства, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются архивные документы, подлежащие хранению в государственных и муниципальных архивах (ст. 20 Закона «Об архивном деле в РФ»). Остальные вправе сами решать, нужна ли им НД.

Сейчас номенклатуру в основном ведут службы крупных предприятий со сложной структурой. Небольшие компании пользуются НД при необходимости, поскольку её ведение не считается обязательным. Но это может быть большим упущением. Правильная организация документооборота за счёт ведения НД позволяет быстро найти и обратиться к архивным документам для решения различных задач.

Например, при ликвидации или реорганизации компании все текущие дела архивируются и готовятся к передаче в новую организацию или государственный архив. В такой ситуации быстро разобрать и упорядочить документы за несколько лет деятельности очень трудоёмко. А правильно сформировать номенклатуру без потери информации практически невозможно. Если только обратиться за помощью в архивную компанию.

Архивная обработка документов

Удобная и прозрачная работа
с документами любого предприятия

Подробнее

Зачем нужна номенклатура дел организации

Ведение НД позволяет решить целый ряд задач:

• учёт всех дел, которые ведутся на предприятии;

• группировка дел по подразделениям и теме;

• сохранность и быстрый доступ к документации;

• определение правил формирования дел в зависимости от их содержания или хронологии;

• выявление и сортировка папок для отправки в архив или на уничтожение.

Каждый отдел предприятия вправе разработать свою НД: кадровый, канцелярия, финансовый. Но все они должны входить в единую НД компании.

Виды номенклатуры дел

В делопроизводстве выделяют три вида НД:

• Типовая 

Разрабатывается для компаний, имеющих много подведомственных учреждений или подразделений, занимающихся одной деятельностью. Например, для коммерческого банка с отделениями по всей стране. Головная организация составляет НД, а подведомственные организации берут её за образец и соблюдают типовые требования при разработке своего документа. Применяются типовой состав дел, единая нумерация папок, стандартные сроки хранения. Даже заголовки дел могут переноситься из готовой НД (уточнённые при необходимости). Поэтому такую номенклатуру ещё называют нормативной — она устанавливает обязательную норму для комплектования документов в дела.

• Примерная (рекомендательная)

Такая НД тоже предназначена для компаний с однотипной деятельностью подразделений. Но в отличие от предыдущего вида, документ носит рекомендательный, а не обязательный характер. При составлении своей НД подведомственные организации могут взять документ ведомства за пример, внеся в него необходимые корректировки. Они могут сами определять количество дел в определённом подразделении, присваивать более точные названия для объединения в одно дело либо разделить на несколько с учётом специфики.

• Индивидуальная

НД составляют для конкретной организации на базе уже существующей типовой или примерной. В новую переносят названия дел и сроки хранения документов. Если у компании нет типовой и примерной НД, разрабатывается новый документ. 

Форма номенклатуры дел организации

Форма документа приведена в Приказе Росархива № 77 от 31.07.2023 г. НД состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям компании. Первый — служба ДОУ, ответственная за работу с документацией. Далее идут плановый, финансовый, юридический и другие руководящие отделы. За ними следуют производственные подразделения — транспорта, сбыта.

Каждому подразделению назначают код — 01, 02, 03. Получается своего рода классификация отделов. Стремитесь, чтобы порядок разделов в НД совпадал с существующим классификатором структурных подразделений. За кодом прописывают официальное название отдела. Маленькие фирмы могут составлять единый список без группировки по разделам.

Главная часть НД составляется в форме таблицы, включающей пять граф для внесения информации:

• Индекс дела — присвоенный ему номер с учётом кода подразделения.

• Заголовок дела — наименование, отражает суть дела.

• Количество единиц хранения — приводится число дел, томов, частей. Если листов более 250, создаётся несколько томов. Эта графа заполняется в конце года при подготовке бумаг к архивированию.

• Срок хранения документов и номера статей по перечню.

• Примечание — проставляются отметки о заведении новых дел, передаче дел в архив, утилизации, способе хранения (электронный или бумажный носитель), лицах, ответственных за формирование дел, и т. д.

Инструкция по составлению номенклатуры дел: пример заполнения разделов

Алгоритм составления НД состоит из нескольких последовательных шагов. Он не сложен, но требует внимательности и скрупулёзности, поскольку работать приходится с большим объёмом документов. В НД вся документальная база организации распределяется по отдельным папкам в зависимости от принадлежности к отделу и темы. Каждой папке присваивают оригинальный номер и наименование — составляется дело. Все дела заносят в реестр и выстраивают по порядку. Дополнительно в документе отражают части (тома), входящие в состав дел, и сроки хранения документации.

При заполнении таблицы информация вносится во все графы, кроме третьей. Графа № 3 заполняется в конце года (при формировании архива), когда уже понятно точное количество папок, журналов, томов в делах.

Графа № 1 

В столбце приводят индекс каждого дела. Он состоит из кода структурного подразделения (согласно штатному расписанию) и порядкового номера папки или дела в разделе. Их разделяют дефисом. Например: индекс 01–03, где 01 — код отдела секретариата, 03 — порядковый номер согласно реестру подразделения. Далее индексы переносят на торцевую сторону папок для удобства работы на протяжении года. При комплектовании документов для архивирования индексы указывают на обложке дела.

Дела из прежней НД, требующие продолжения работы и дополнения информации, переходят в новый документ с сохранением уже присвоенного индекса. То есть сведения о них будут в обеих номенклатурах (прошедшего года и наступающего) с определёнными пометками. Сюда входят журналы учёта, личные дела и трудовые книжки сотрудников — документы, требующие постоянной корректировки и дополнения информацией.

Графа № 2 

Заполняется заголовками дел (папок) входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, в том числе формуляров, журналов или книг учёта и движения документов. 

Последовательность заголовков зависит от значимости документов, составляющих дело. В первую очередь перечисляют дела, содержащие управленческую информацию: устав, внутренний распорядок, должностные инструкции и т. д. Далее вносят заголовки документов распорядительного характера — приказы, распоряжения. Следом идут документы, включающие учётную и справочную информацию. Завершают раздел официальной перепиской. Печатные издания справочного и рекламного характера в номенклатуре дел не отображаются.

После внесения в номенклатуру заголовков всех актуальных дел в графе № 1 оставьте несколько дополнительных индексов (резервных), чтобы в течение года при необходимости можно было добавить новые папки. А в графе № 2 оставьте для этого пустые строки.

Графа № 3

Заполняется только к концу года при формировании архивных дел, когда объём папок и документов установлен точно. Если объём дела более 250 листов, папки делят на тома или части, а в графу вносят их номера, а также даты их начала и окончания: «Т. 1 20.02.2023–30.06.2023». 

Графа № 4

Содержит информацию о сроках хранения с отсылкой на статьи Перечня, утверждённого приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 г., а также сроках, установленных экспертной комиссией при необходимости их увеличения.

Убедитесь, что НД содержит наименования всех дел, созданных за год. В качестве одного дела включают личные дела работников и трудовые книжки. А каждый журнал или каждая книга учёта, которые ведут в кадровой службе, выделяют в обособленное дело и учитывают в индивидуальном порядке.

Графа № 5

Сюда в течение года вносят уточняющую информацию: об открытии дел, передаче в другую организацию, переходе в другой период, уничтожении и т. д. Сюда же вносятся данные о лицах, ответственных за ведение дел.

Примечание о заведении дела оставляйте сразу, как только в дело подшили хотя бы один документ. Это надо для дальнейшего учёта сформированных дел. Бывает, что дело из НД оказывается несформированным из-за отсутствия в течение года документов. Уточнение о переходящих делах оставляют, если, например, дело завели в одном году, а завершат только в будущем.

Итоговая запись о количестве дел

Её составляют по окончании календарного года, информацию вносит уполномоченный специалист службы делопроизводства. Прописываются сводные данные о количестве созданных за отчётный период дел, томов, частей. Отдельно приводится число дел на бумажном носителе и в электронном виде, а также постоянного и временного хранения. Учитывайте, что электронные тома включают в одно дело вне зависимости от объёма. Их не надо делить на тома, как в случае с бумажными носителями, объём которых превышает 250 листов. 

Научно-справочный аппарат (НСА) к НД организации

Когда внесены данные во все разделы реестра, кроме третьего, составьте перечень сокращений с расшифровками аббревиатур. Это даст более ясную картину состава дел и может повлиять на определение срока хранения. Далее оформите предисловие и оглавление.

Как утвердить номенклатуру дел организации

По окончании разработки и согласования НД на уровне подразделений их передают в службу делопроизводства. Руководитель службы их проверяет, вносит необходимые корректировки и формирует сводную номенклатуру, в которой сведены все дела учреждения.

Сводную номенклатуру дел утверждает руководитель предприятия или уполномоченное лицо. 

В полном объёме номенклатура дел должна быть сформирована, откорректирована и утверждена к концу текущего года не позднее последнего рабочего дня декабря. А вступает она в действие с первого дня следующего года (абзац 9 раздела 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018 г.).

Утверждённый руководителем экземпляр номенклатуры дел — документ, подлежащий постоянному хранению, который тоже вносится в НД в раздел службы делопроизводства. После утверждения НД можно создать необходимое число копий для служебного использования. И сделать выписки конкретных разделов для направления в работу структурных подразделений.

Подведём итоги

Номенклатура дел — это подробный перечень заголовков дел предприятия. Разрабатывать её обязательно тем компаниям, в процессе деятельности которых образуются архивные документы, подлежащие хранению в государственных и муниципальных архивах. Остальные могут отказаться от ведения НД. Хотя это может быть большим упущением, поскольку НД обеспечивает порядок и сохранность документации, облегчает поиск и позволяет своевременно отправить документы на хранение и уничтожение.

Составлять номенклатуру дел можно своими силами, но лучше доверить процедуру профильным специалистам. Это исключает риск ошибок, утраты документов, путаницы в сроках хранения и сортировке. Ведь приходится работать с большим объёмом документов, при этом соблюдать актуальные требования архивного дела.

Специалисты «Делис Архив» в разработке номенклатуры дел используют системный подход, что позволяет учесть всё до мелочей. Мы изучим ваш документооборот, структуру и специфику работы и на основе собранных данных сформируем номенклатуры дел по подразделениям и сводную. Для удобства работы с НД она будет адаптирована под процессы вашей компании, а также соответствовать всем законодательным требованиям. А при необходимости мы согласуем итоговый документ с госархивом.

Все важное, что нужно знать про архивное дело, в одной статье

1. Должна ли организация по закону создавать свой архив?

Термин «архив» правильнее использовать только в названии структурного подразделения или отдела. Если говорить о месте хранения, необходимо применять термин «архивное хранилище документов». По законодательству любая негосударственная организация обязана сохранить документы до окончания их сроков хранения, но не обязана создавать у себя на территории архив. Если документы хранятся в шкафах, отдельных помещениях, и при таком хранении их не потеряют, не испортят и не украдут – это приемлемо. Установленные в правилах Росархива требования к архивным помещениям (температура, влажность, освещенность) имеют большее отношение к хранению особо ценных документов архивного фонда РФ и почти не реализуются коммерческими организациями. Требования по пожаробезопасности должны соблюдаться всеми организациями.

2. Какие нормативы РФ по архивному делу должна соблюдать любая организация?

Федеральный̆ закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской̆ Федерации» (ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства).

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (определяют порядок и требования к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, документов личного происхождения для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций)». Зарегистрированы в Минюсте России 06.09.2023 г. № 75119.

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (обобщает и устанавливает сроки хранения документов). Зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 N 57449.

3. Какие документы и когда можно передать на государственное хранение?

Если организация не является источником комплектования госархива (нет договора с госархивом и не согласовываются с архивом описи, акты), то ее документы поступят в госархив только при ликвидации и в очень ограниченном видовом составе: лицевые счета работников, личные карточки уволенных работников Т-2, приказы по личному составу, трудовые договоры, договоры ГПХ и акты к ним, табели учета рабочего времени работников с вредными условиями труда. Место хранения иных документов до окончания их сроков хранения будут определять учредители или ликвидатор.

4. Почему срок исковой давности и срок хранения документа – разные понятия?

Срок исковой давности — установленный законодательством срок в суде или ином юрисдикционном органе для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Данное определение соответствует понятию исковой давности, закрепленному в ст. 195 Гражданского Кодекса РФ.

Срок хранения документов – срок, в течение которого необходимо хранить документы после их окончания в текущем делопроизводстве. Срок хранения устанавливается Перечнями Росархива и может быть больше срока исковой давности. Обычно срок хранения начинает исчисляться с 1 января следующего с даты окончания документа года. По истечении сроков хранения документы разрешено отбирать на уничтожение.

5. Что делать, если документов много и их негде хранить?

До 90% всех документов организации – документы по хозяйственной деятельности с ограниченным сроком хранения. Первичные и бухгалтерские документы, договоры, акты к ним, табели, счета-фактуры и т.д. – имеют срок хранения 5 лет. Для уменьшения объема документов нужно отобрать все документы по личному составу с долговременными сроками хранения и провести их упорядочение. Далее можно составить акт и избавиться от всего, что можно уничтожить. Оставшиеся документы за последние 3 года лучше оставить у себя на территории, а более этих сроков передать на внеофисное хранение с оплатой по коробам.

6. Почему скан и электронный документ не одно и то же?

При переводе бумажного оригинала в электронный формат получается графический образ документа. В настоящее время не существует методики наделения скан-образа юридической значимостью, поэтому картинка не может получить статус электронного документа и не заменяет бумажный оригинал. При этом электронный документ сразу создается в цифровом виде, после подписания электронной подписью он получает статус юридической значимости и является оригиналом.

7. Когда нужны оригиналы документов, а когда их копии?

Наш многолетний опыт показывает, что оригиналы документов нужны в ограниченном количестве случаев: при выемках документов правоохранительными и контролирующими органами, при заверении документов у нотариусов, иногда по требованию суда. В 95% запросов документов достаточно обычных сканов.

8. Можно ли отсканировать документ, а оригинал уничтожить?

В настоящее время в РФ нет методологии присвоения отсканированному образу статуса оригинала. В связи с этим после перевода документов в электронный вид бумажные оригиналы необходимо хранить до истечения сроков хранения, установленных в Перечне Росархива.

9. Стоит ли сканировать все документы организации и когда?

Если у вас накопилось много документов и есть желание их перевести в электронный вид, не рекомендуем сканировать все подряд. Для начала нужно отобрать наиболее востребованные дела и в первую очередь перевести их в электронный вид. Оставшиеся документы стоит сканировать только в момент обращения к ним. При этом 100% вновь поступающих документов эффективнее сканировать при получении. Это не будет являться большой нагрузкой для сотрудников и не приведет к увеличению административных затрат.

10. Несет ли работник организации ответственность в случае утраты документов юрлица?

Обширная судебная практика показывает, что в случае утраты документов по вине работника юрлицам проблематично доказать сам факт наличия документа у работника и его причастность к утрате документа. Суды всегда встают на сторону работника и защищают его интересы. Такая же ситуация складывается и при разглашении работником конфиденциальной информации своего работодателя.

11. Нужна ли внутренняя экспертная комиссия, и несут ли ее члены какую-то ответственность перед своей организацией?

Создание экспертной комиссии не является обязанностью организации в рамках архивных правил РФ. Создавать внутреннюю комиссию или нет, решает само юридическое лицо. До настоящего времени нам не известно ни одно судебное дело, в рамках которого члена экспертной комиссии привлекли бы за халатность к ответственности.

12. Как правильно отбирать и уничтожать документы с истекшими сроками хранения?

95% документов организации по хозяйственной деятельности имеют пятилетний срок хранения по перечню Росархива. По истечении этого срока их можно уничтожить. В соответствии с Правилами Росархива, перед отбором на уничтожение нужно провести архивную обработку документов с постоянными и долговременными сроками хранения за этот же период и утвердить описи. Форма Акта о выделении дел на уничтожение приведена в Правилах Росархива. Отбирать на уничтожение можно только оконченные делопроизводством дела при условии, что они не подтверждают факт убытка за прошлые периоды (до момента полного их списания) и не участвуют в судебных разбирательствах. После согласования акта о выделении дел на уничтожение руководителем организации документы необходимо измельчить на шредере и приложить соответствующий акт.

13. Можете ли вы сами навести порядок в архиве, если у вас нет архивного образования?

Да, можете. Архивная деятельность не подлежит лицензированию. Если вы обладаете достаточными компетенциями или прошли соответствующее обучение, можете самостоятельно осуществить весь комплекс работ.

14. Кто и когда накажет за неправильное хранение документов?

За неправильное хранение документов может наказать МЧС (требования по пожаробезопасности). При непредоставлении бухгалтерских документов – ФНС. При непредставлении кадровых документов – ГИТ или суд. Также выписывают штрафы иные государственные регуляторы (ЦБ, ФАС и т.д.). При непередаче документов по личному составу работников при ликвидации в госархив – прокуратура. При несоблюдении архивных правил в коммерческой организации и не источников комплектования госархива – госархив не осуществляет контрольных функций.

15. Что можно сделать с документами, чтобы сократить затраты?

1. Отберите и уничтожьте все документы с истекшими сроками хранения — это позволит уменьшить общую площадь, занимаемую документам, и отказаться от лишней аренды.

2. Как альтернативу хранения документов на своих площадях рассмотрите вариант внеофисного хранения документов – оплата будет взиматься только по количеству хранимых коробов без учета всех прилегающих территорий.

3. Переведите документы в электронный вид и загрузите все в систему «Электронный архив» – позволит сократить затраты на поиск нужных данных и обеспечить сохранность оригиналов.

4. Используйте автоматические системы распознавания документов – позволит автоматизировать процессы занесения данных во внутренние информационные системы и осуществлять различные проверки внутреннего содержания и состава документов.

16. Какие документы нужно обязательно сохранить?

17. Как быстро определить срок хранения документа?

Бесплатно и оперативно можно определить срок хранения любого документа при помощи нашего сервиса «Архивист Онлайн».

Если срок хранения определить не удастся, на странице «Архивист Онлайн» вы можете направить свой запрос, и мы поможем определить срок хранения необходимого документа.

18. Что делать с документами, если организация ликвидируется?

Как прошить документы по ГОСТу

Прошивка документов только на первый взгляд кажется простой процедурой. На практике делать всё по установленным правилам весьма трудоёмко. Нужно правильно отобрать документы, подлежащие сшивке, при необходимости провести их полистную экспертизу ценности, сформировать итоговые дела по нормативным требованиям, иметь в распоряжении специальное оборудование и расходные материалы. А малейшие ошибки могут привести к неприятным последствиям.

В статье разберёмся, как правильно прошить документы и в каких случаях это необходимо. 

Зачем прошивать документы и почему важно делать это правильно

Для надёжного скрепления отдельных листов документов используют метод брошюровки. Сшивать бумагу можно разных плотности, формата и качества. А также разного назначения: архивные документы для сдачи в архив, нотариальные, тендерные, различные отчёты, документы для предоставления в суд, проверяющим и контролирующим органам и другие.

Прошивка помогает защитить бумаги от утраты и подмены, обеспечивает системное и компактное хранение бумажных носителей информации. Последовательно расположенные по датам и номерам оригиналы всегда найти легче и быстрее.

Очень важно сшивать документы в соответствии с правилами и требованиями. Только так можно гарантировать, что итоговые тома будут удобны в работе, допустим, при копировании, а дела с постоянными или долговременными сроками хранения будут приняты на государственное архивное хранение.

Прошивка документов

Нормы ГОСТ
и практические советы

Подробнее

Какая документация требует прошивки

Организации могут утверждать собственные перечни документов для брошюровки. Как правило, такие списки приведены в инструкциях по делопроизводству. Обычно это многостраничные тома, которые передают в контролирующие и регистрационные ведомства. Также обязательному переплёту подлежат дела с документами по личному составу или по основной деятельности юридического лица. 

Перечислим типы документации, которую принято сшивать по закону: 

• организационно-правовая,

• кадровая,

• распорядительная,

• плановая,

• отчётная.

Перечнем, разработанным Росархивом, установлены сроки хранения документов. В соответствии с этими сроками, компании и госучреждения обязаны комплектовать оригиналы в дела и в ряде случаев передавать их на хранение в архив.

Несколько примеров документов, требующих прошивки:

• Организационные и распорядительные — приказы и распоряжения по основной деятельности, штатные расписания. 

• Бухгалтерские — годовые отчёты, документы по начислению заработной платы работников, договоры гражданско-правового характера и акты к ним. 

• Кадровые — трудовые договоры, личные карточки, журналы учёта и табели учёта рабочего времени работников с вредными условиями труда, приказы.

• Оригиналы или копии документов, предоставляемые по запросам контролирующих, судебных или правоохранительных органов.

Как прошить документы нитками по ГОСТу

Правила подготовки бумажных оригиналов для последующего хранения утверждены Приказом Росархива № 77 от 31.07.2023 г. Термины и понятия, которые применяются в законах, приведены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. 

Многостраничные документы, не оконченные делопроизводством, скрепляют по внутренним правилам организации или ведомств, которые их запрашивают.

При подготовке итоговых дел, подлежащих дальнейшему архивному хранению, по государственному стандарту необходимо учитывать:

• Дела компонуются из документов одной тематики по году их окончания в текущем делопроизводстве. Порядок формирования может быть фамильный, хронологический или номерно-хронологический. 

• Любые приложения подшивают вместе с документами-основаниями.

• Личные дела уволенных работников по результатам экспертизы ценности формируются в наряды личных дел. 

• Брошюровке не подлежат черновики и дубликаты.

• Перед прошивкой необходимо удалить скрепки, файлы-вкладыши, стикеры, скобы. Если к документам приложены носители с аудио- и видеозаписями, их изымают и оформляют отдельно.

• Объём итогового дела не должен превышать 250 листов или 4 см в корешке.

• При формировании дел с научно-технической документацией по приказу Росархива № 155 от 09.12.2020 г. в дело подшивают до 50 чертежей формата А4 или до 200 листов текста.

• При больших объёмах бумажных носителей можно делить дело на тома.

• Иллюстрации, фото, чертежи, диаграммы нумеруют с обратной стороны. При этом цифры указывают в левом верхнем углу. Если подшиваются конверты, то они нумеруются отдельно от вложений в них. 

У каждого дела, подготовленного к переплёту, должны присутствовать:

• нумерация — в правом верхнем углу бланков арабскими цифрами, нужно использовать простой графитный карандаш или нумератор;

• внутренняя опись (на приказы, трудовые договоры, личные дела);

• лист заверительной записи.

Требования к обложкам дел установлены Правилами Росархива. Для упрощения поиска и контроля документов на титульных листах пишут ключевые сведения:

• наименование организации и подразделения;

• архивный шифр;

• номер тома (части);

• заголовок;

• диапазон дат;

• срок хранения;

• число листов;

• отдельные пометки, например по ограничению доступа к источникам.

Все включённые в состав дела оригиналы, а при их отсутствии — замещающие копии, должны быть полностью оформлены и содержать необходимые атрибуты (даты увольнения, подписи должностных лиц и работников).

Какие материалы необходимы для прошивки документов

Метод, выбранный для прошивки, должен обеспечить сохранность дел на протяжении всего их срока хранения. В связи с этим важно использовать качественные, бескислотные материалы, которые своим составом не нанесут вреда бумаге. Немного ускорить процесс брошюровки поможет профессиональное оборудование.

Специальное оборудование и классический подход

Для прошивки документов могут использоваться такие устройства:

• Механический станок со струбциной. Он позволяет пробивать за один раз до 500 листов и обеспечивает надёжную фиксацию бумаг в одном положении с помощью прижимной планки. Поэтому проколы получаются ровными по вертикали. Отверстия делаются дрелью, шуруповёртом и сверлом толщиной от 2,5 до 4,5 мм.

• Архивно-переплётная машина. Устройство оснащено иглой и выравнивателем стопок. Оборудование заправляется ниткой и запускается в действие с помощью рычага. Встречаются модели, прошивающие до 80–150 листов и стопки шириной до 100 мм. Аппараты бывают механическими и электрическими.

• Классический подход — ручной переплёт. Документы выравниваются в специальном лотке, обкладываются с двух сторон форзацами и проклеиваются с торца специальным клеем. Далее в сформированном блоке дрелью пробиваются 4 отверстия, через которые осуществляется прошивка прочной нитью. На завершающем этапе блоки обклеиваются картонной обложкой с тканевым корешком. Данный метод требует особой внимательности и опыта, при этом позволяет сшивать дела почти любой толщины.

Подготовка и прошивка документов на специальном оборудовании или ручным методом требует соответствующих знаний, навыков и опыта, поэтому лучше обратиться к профессионалам в этой области. «Делис Архив» может провести весь перечень работ по формированию документов в тома по архивным правилам и переплёту в собственном переплётном цеху или на территории заказчика.

Нитки

Для брошюрования используют нитки диаметром 0,7–2 мм и длиной около 1 м. Чем больше толщина и плотность, тем они устойчивее к нагрузкам на разрыв. А гигроскопичность определяет способность материала противостоять влажности. 

Состав и характеристики нитей:

• Капроновая (полиамидное волокно) — имеет высокую защиту от истирания, гигроскопичность 1–5 %, заметно электризуется, легко вяжется, устойчива к солнцу и грибку.

• Лавсановая (полиэфирное волокно) — не плесневеет, противостоит воздействию ультрафиолета, впитываемость паров влаги на уровне 1–5 %, растяжимость может быть высокой и низкой.

• Хлопчатобумажная (волокно хлопчатника) — легко завязывается в узлы, умеренно электризуется, гигроскопичность 6–12 %, во влажной среде портится.

• Полипропиленовая (мономеры пропилена) — не гниёт, имеет водопоглощение 1–5 %, накапливает статическое электричество, отличается мягкой структурой, износостойкая.

Картон

Для переплёта важно использовать специальный бескислотный картон. Обычно он серого или коричневого цвета. Толщина должна составлять не менее 1,5 мм и не более 2 мм. 

Корешок дела

Корешок дела изготавливается из тканевого материала — коленкора. Данный материал за счёт специально нанесённого поверхностного слоя имеет повышенную износоустойчивость. Использовать корешки из материалов с бумажным составом (бумвинил) возможно только при переплёте документов с ограниченными сроками хранения.

Заверительные листы

Заверительные листы, как правило, используют того же формата, что и основные бланки в томе, и должны содержать следующую информацию: 

• количество листов цифрами и прописью:

• должность ответственного работника, сформировавшего дело;

• подпись ответственного работника с расшифровкой;

• дату сшивания дела.

Схемы прошивки документов

В зависимости от потребностей и требований организаций, которым предоставляются документы, применяется свой подход ко внутренней прошивке сформированных блоков. Какой бы из этих методов вы не выбрали, очень важно выдержать оптимальный отступ слева. Если он слишком большой, ухудшится читабельность документа, маленький — листы будут зафиксированы ненадёжно.

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, бумажные носители должны иметь пустое левое поле не менее 20 мм. Чаще всего организации оставляют 30 мм. Шов лучше делать посередине этого поля.

Как сшивать документы в 2 дырки

Пошаговая инструкция самой простой схемы ручной прошивки на 2 дырки:

1. Выровняйте и зафиксируйте листы.

2. Пробейте пару отверстий.

3. Проденьте в проколы цыганскую иголку с нитью. При этом придерживайтесь направления — с обратной стороны на лицевую и опять на тыльную. 

4. Срежьте иглу. 

5. Хвостики нити затяните и свяжите в двойной узел на уровне нижнего прокола. Концы укоротите.

6. Зафиксируйте узел заверительной наклейкой (при необходимости).

7. На этикетке проставьте дату, Ф. И. О., печать и подпись (при необходимости).

На фото пример схемы шитья:

Как прошивать документы в 3 дырки

На 3 прокола удобно крепить малоформатные бумаги. При прокалывании отверстий учитывайте поля, чтобы текст оставался читабельным. Как правило, в небольших бланках достаточно сделать отступ от края 1–2 см. Затем прошейте листы по схеме на фото.

Как прошить документ в 4 дырки (архивная сшивка)

На 4 прокола фиксируют бумаги формата А4 и больше, а также толстые папки, которым нужна усиленная стяжка. Расстояние между отверстиями делают около 3–5 см. Формула последовательности прошивки по проколам: 3–4, 4–3, 3–2, 2–1, 1–2.

Как сшить документы в 5 дырок

Надёжно держит тяжёлые документы и тома более 5 см крепление на 5 проколов. Расстояние между отверстиями зависит от формата бумаг — его нужно определить самостоятельно, сделав ровные отступы. Пошагово прошивка проводится таким образом: 3–4, 4–5, 5–4, 4–3, 3–2, 2–1, 1–2.

Как прошивать документы на уголок

Устав организации, листы больших форматов скрепляются за один край. Их прошивают на уголок, расположенный сверху слева. Отверстия делают дыроколом или шилом. Достаточно одного-двух. В них продевается нить или лента. С лицевой стороны видно лишь стежок, узел с заверительной наклейкой находится на обратной.

Как прошить папку с документами для передачи в архив

Для крепления большого количества бумаг необходимо использовать метод сшивки на 4 прокола. При этом необходимо наклеить жёсткую картонную обложку и тканевый корешок.

Сформированные бумажные блоки прошивают по тем же схемам, что описаны выше. Обложка дела не должна сшиваться вместе с блоком, она крепится при помощи нанесённого на фальчики клея к обложке. Фальчики — полоска из коленкора шириной 3,5–4 см, приклеенная к первому и последнему форзацному листу. 

Подведём итоги

При прошивке документов с постоянными и долговременными сроками хранения, подлежащие архивному хранению, соблюдайте требования Приказа Росархива № 77. Метод прошивки документов с временными сроками хранения определяйте самостоятельно. Обязательных требований по их переплёту законодательством, в большинстве случаев, не установлено.

А чтобы быть уверенными, что нужно переплетать, а что точно не стоит, обращайтесь в «Делис Архив». Уже более 20 лет мы оказываем полный спектр услуг по архивной обработке документов. Нам под силу прошивка бумаг любых форматов и объёмов. Мы строго соблюдаем требования госархивов и других госорганов, используем только качественные и сертифицированные расходные материалы.

Основные этапы внедрения электронного архива