1. Главная
2. »Электронный архив
3. »Система электронного архива

Система электронного архива

Не так давно при слове «архив» в голове возникала картинка большого помещения, где располагаются высокие стеллажи со множеством бумаг и папок. В деятельность любой организации входит хранение большого количества документов.

Для того чтобы эффективно работать с документами, необходимо сохранять их в структурированной форме с особым порядком. Для этого лучшего всего использовать современные методы хранения – систему электронного архива.

Где важно и необходимо внедрять систему электронного архива документов?

Практически все современные организации уже перешли на электронный формат своих архивов. Но мало кто знает, в каких сферах действительно важно применять данную систему. В первую очередь важно хранить в электронном формате следующий вид документации:

Функциональные задачи электронного архива

Внедрение электронного архива позволяет любой организации наладить рабочий процесс, увеличить эффективность деятельности сотрудников. Все это происходит благодаря определенным функциям электронного архива.

1. Данный вид архива способен хранить не просто важную документацию, но и делать это в особом структурированном порядке. Что позволяет ускорить рабочий процесс и сделать его более удобным, эффективным.
2. В электронном виде возможно осуществить быстрый поиск документации по отрывкам фраз или одному слову из файла.
3. Работа с документами в архиве заверяется специальными протоколами.
4. Поиск файлов в оперативном режиме в случае проверок организации, а также автоматическое составление необходимых отчетов.
5. Архив электронного формата способен составлять отчеты и реестры для стандартной работы организации.
6. С помощью архива сотрудники компании могут обмениваться документацией по локальной сети.
7. Поступление новых документов в архив с внешних источников можно осуществлять в массовом режиме.
8. Все файлы, которые только что поступили, программа в автоматическом режиме проверяет на безопасность, наличие компьютерных вирусов.
9. В автоматическом режиме электронный архив позволяет извлекать из документации важную и ценную информацию.

Какие преимущества у электронного архива?

Государство давно уже в законодательном порядке обязало любую организацию хранить документы в архивах. Не так давно были созданы электронные форматы таких архивов. Перейти на электронный формат намного выгоднее, чем снимать большие помещения и хранить пыльные бумаги. Среди прочих достоинств электронного архива можно выделить следующие:

• Надежное хранение документации.
• Конфиденциальность и безопасность архива.
• Слежка через программу за использованием файлов.
• Удобный и ускоренный рабочий процесс.

Пример внедрения электронного архива

В нашу компанию постоянно поступают заказы о создании электронных архивов для различных организаций. В качестве примера можно привести одну из наших работ.

Одна компания поставила нам несколько задач:

1. Заменить слабую и неэффективную систему архивации и сканирования документов на более современную.
2. Уменьшить ручной рабочий процесс сотрудников.
3. Решить проблемы с некорректными данными в документах.

Наши специалисты приняли к исполнению эти задачи, и по окончании работы над заказом наш клиент получил следующее:

1. Сотрудники перестали тратить много времени на отправку документов в главный офис для отчетности.
2. Появление ошибок в документах свелось к минимуму.
3. На поиск файлов уходит на десять процентов меньше времени.
4. Работа с документацией организации стала полностью автоматизированной.