Этапы создания электронного архива и принципы его ведения

Электронным архивом пользуется все больше компаний, остальные же либо не знают обо всех его достоинствах, либо не понимают, как им пользоваться. Преимущества электронного архива очевидны, а вот с его созданием и ведением могут возникнуть вопросы. Для того чтобы ответить на них, необходимо вспомнить, что такое электронный архив.

Электронная архивация документов – это система хранения информации в электронном виде.

Как создать электронный архив документов организации?

Организация электронного архива даст много возможностей для вашей компании: постоянный доступ к документам, освобождение большого количества места, защита информации и др. Применение современных технологий в архивации поможет оптимизировать документооборот, что положительно скажется на работе всей компании. Для того чтобы работа по созданию электронного архива на предприятии проходила быстро и на высоком уровне, необходимо следовать следующим этапам:

  • Подготовка документов к сканированию. Этот этап включает в себя систематизирование документов, их идентификацию, сортировку по различным критериям, принятым в компании. Затем следует убрать с листов скрепки, скобы.
  • Сканирование документов. После того как документы были подготовлены к процессу перевода в электронный вид, их следует отсканировать. Для это необходимо выбрать тип сканирующего оборудования, который подойдет для документов. Теперь нужно определиться с форматом, в который будут переведены бумажные документы. Затем следует верификация электронных документов, которая заключается в визуальном осмотре информации. Как только все документы оцифрованы, им необходимо задать атрибуты, благодаря которым будет осуществляться их поиск.
  • Настройка системы в соответствии с бизнес-процессами в организации.
  • Разработка регламента использования системы и обучение сотрудников.
  • Наладка процесса пополнения архива.

Конечно, создать электронный архив документов самостоятельно можно, но при этом неизбежна потеря времени, которое забирает организация электронного архива. К тому же есть вероятность допустить ошибки на каком-нибудь этапе, что приведет к некачественной оцифровке документов.

В связи с этим многие предприятия обращаются к организациям, которые специализируются на электронном хранении. Услуги по переводу бумажных экземпляров в электронный формат не бесплатны, но польза, которую в дальнейшем будет приносить внедрение электронного архива, стоит того!

Ведение электронных архивов

После того как весь объем документации отсканирован и переведен в электронный вид, компания может начинать пользоваться оцифрованной информацией: печатать документы, передавать сотрудникам и другим лицам, редактировать информацию и др.

По мере поступления новых документов в архив компании их также следует провести через этап сканирования и подготовки к нему, затем загрузить в архив.

Многие задаются вопросом, как организовать электронный архив с документами, имеющими юридическую силу? Благодаря принятым в РФ законам электронная документация при правильном оформлении может иметь ту же юридическую силу, что и бумажный носитель с подписями и печатью. Теперь для владельцев электронного архива стало возможным производить обмен документами между государственными органами и контрагентами.

Применяя юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО), можно:

  • гарантировать юридическую силу электронного документа;
  • выполнять полноценные и безопасные взаимоотношения с другими организациями;
  • легко и быстро вести дела с налоговыми службами;
  • обеспечить договорную документацию юридической силой;
  • рационально использовать электронную подпись;
  • отказаться от бумажного хранения и ручного ввода.

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Анна Суханова, менеджер по работе с клиентами
8 800 707 87 00