Как определяется срок хранения архивных документов?

Делопроизводство в организации осуществляется настолько динамично, что приходит время, когда документы теряют свою значимость и от них необходимо избавиться. Для того чтобы лишняя макулатура не занимала много места в архивном хранилище, надо знать сроки и нормы хранения документации.

Чем определены сроки хранения документов?

Выявлением документов с законченным сроком хранения занимается экспертная комиссия. Основные документы, которыми она руководствуется, – это перечни документов с указанными сроками хранения.

В перечнях указаны сроки хранения типовых документов: отчетов, планов, первичной документации, личных дел сотрудников и других.

Также срок хранения документации определяется отраслевыми и ведомственными перечнями, которые создаются для организаций, относящихся к определенной отрасли. К таким перечням относятся:

«Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения»;
«Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка РФ»;
«Перечень документов, которые образуются в деятельности органов управления, подразделений пожарной службы, воинских частей, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям РФ».

Какие сроки хранения устанавливаются для документов?

Есть несколько видов документов, различающихся в зависимости от срока хранения:

документы временного срока хранения до 10 лет, свыше 10 лет;
документы долговременного срока хранения свыше 10 лет;
документы, срок хранения которых «постоянно».

Сроки хранения документов по типовому перечню делятся на «временные» и «постоянные». Документы, срок хранения которых истек, подлежат утилизации.

Рассмотрим на примерах:

документы по личному составу – 50, 75 лет;
годовые бухгалтерские и бюджетные отчеты – постоянное хранение;
акты проверок кассы – 5 лет;
акты о проверке финансово-хозяйственной деятельности организации – 5 лет.

Начало периода хранения документации начинается с первого января года, который следует за годом окончания его делопроизводства. Например, если документ перестал участвовать в документообороте организации в марте 2017 года, то срок хранения его должен начаться с 1 января 2018 года. Для удобного поиска информации о сроках хранения документов на сайте нашей компании есть онлайн-сервис, где можно быстро рассчитать сроки хранения.