Учет и хранение документов в архиве

Хранение и учет архивных документов для каждой организации является привычной и постоянной работой. Большая часть документов ежедневно проходит через несколько структурных подразделений организации и потом уходит в архивное хранение. Для документооборота бухгалтерии сроки хранения регламентированы ФЗ «О бухгалтерском учете». Однако на практике все равно возникает ряд трудностей с учетом и хранением документов, которые нельзя оставлять без внимания.

Как хранить архивные документы

За учет и хранение документов в архивах отвечает бухгалтерия. Именно бухгалтеры на небольших предприятиях занимаются хранением документов и заполнением архива. Но когда организация растет, возникает проблема – увеличение документооборота, что требует определенных навыков и опыта для организации архивной обработки.

В основном учет документооборота компании ведет один человек, который не всегда может грамотно сформировать архив. По этой причине многие компании обращаются к специализированным компаниям, которые принимают документы на хранение.

В крупных организациях для учета документооборота может создаваться архив для хранения бухгалтерских документов, который находится под надзором опытного архивариуса. Но для бухгалтера, в таком случае, возникают свои трудности, например, физическая доступность архива, который может находиться далеко за пределами офиса.

Правила хранения и учета архивных документов

Для грамотного обращения с документами организации необходимо знать, как хранить документы в архиве. Для этого были сформулированы способы организации документооборота, которые способны упростить хранение и учет документов.

  • Бумажный документооборот. Бумажный носитель требует реквизиты организации и подписи составителей. Главные минусы – временные и материальные затраты. К тому же существует риск утери документа, который после невозможно будет восстановить.
  • Электронный документооборот. Введение электронного способа предоставления документов для компании считается очень выгодным. Помимо быстрого доступа к документам и безопасности их хранения, данный вид документов может иметь юридическую силу. Для этого нужна специальная электронно-цифровая подпись, гарантирующая защиту от плагиата и несанкционированного доступа к информации.
  • Смешанный документооборот. Данный способ ведения документации в компании предполагает, что согласование и утверждение документов возможно только на бумаге, а передача документов между подразделениями компаний может происходить с помощью электронного документооборота.

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Анна Суханова, менеджер по работе с клиентами
8 800 707 87 00Работаем по всей России