Программное обеспечение для электронного архива

Программа для архива электронных документов

Нужный документ всегда под рукой

Наличие программы для архива электронных документов поможет оптимизировать работу любой организации

Статистика показывает, что до 95% запросов на предоставление документов могут быть исполнены без привлечения бумажного оригинала (при наличии их электронных копий). Доверив разработку и внедрение программы для архива электронных документов специалистам «Делис Архив» вы сможете:

Сократить время на поиск, как отдельного документа, так и их групп, связанных общими поисковыми параметрами (контрагент, тема, услуга, поставщик, проект и т.д.)

Обеспечить контроль доступа своих сотрудников к информации, с учетом установленных прав

Гарантировать своевременный сбор информации и документов из всех точек присутствия

Более чем на 90% сократить необходимость использования бумажных оригиналов документов

Предотвратить риск утраты бумажных оригиналов

Организовать обмен данными между различными информационными системами

Особенности создания программы для архива электронных документов с «Делис Архив»:

Разработаем подробное техническое задание и проведем демонстрацию прототипа работающей системы

Имеем многолетний опыт разработки, настройки, внедрения и технической поддержки различных информационных систем

Можем предоставить облачное клиентское решение по работе с образами документов

Проведем обучение ваших специалистов, предоставим всю необходимую техническую документацию

Специалист по формированию электронного архива документов выполнит:

Подготовительные работы

Оценка типов и объёмов документов, подлежащих сканированию, а также требований к функционалу системы электронный архив документов

Сканирование

Перевод бумажного документа в электронный вид

Текстовое распознавание

Перевод графических образов в редактируемый (машинописный) вид для быстрого поиска слова или значения в тексте сканированного документа

Индексация

Обработка документов по заданному составу полей, осуществляя поиск документов по различным параметрам

Формирование электронных книг

Создание удобных и привычных для использования документов офисного типа (PDF, DOC)

Настройка системы и экспорт данных

Установка и настройка системы электронный архив документов с загрузкой в нее графических образов документов и индексных таблиц

Передача системы и обучение пользователей

Передача клиенту системы в соответствии с определенными параметрами и обучение пользователей

Программа электронного архива

Наличие в организации программы электронный архив документов позволяет реализовать системное хранение данных, повысить эффективность внутренних процессов и персонала, обеспечить сохранность данных. Данный вид программного обеспечения накапливает выполняет роль страхового фонда всех документов юридического лица. В рамках базового функционала система позволяет: структурировать хранимые данные по любым категориям (взаимосвязям), настроить быстрый и удобный поиск файлов, реализовать контроль их использования, с учетом прав доступа.

Благодаря удобным функциям и настройкам, любая организация сможет подстроить информационную базу под собственные потребности в процессе работы с ней. Для выполнения данной функции обычно не требуются навыками программирования.

Оглавление

Функционал программы электронного архива
Достоинства программы электронного архива

Функционал программы электронного архива

Хранение документации и ведение учёта

Регистрирование документов в программе возможно по следующим категориям:

по типу документа (договор, счёт);
по принадлежности документа (бухгалтерский, из отдела кадров);
по сроку хранения;
по сумме;
по определённой валюте, обозначенной в документе;
по ответственным лицам, которые создавали или подписывали документацию;
по фирмам, которые являются партнёрами и указаны в документах;
по тематике документа;
по статусу документа (действующий, возобновлённый, завершённый, в работе).
по любым другим параметрам.

Систематизация информации

Программа не только позволяет пользователю содержать документацию в сохранности, но и по любым заданным параметрам систематизировать находящиеся в ней файлы. Программа показывает следующие указательные данные:

В каком конкретном месте находится документ.
Срок хранения документа/дела.
История поиска и использования документов пользователями.

Контроль за документацией по срокам использования

Программа электронного архива позволяет вести контроль следующих действий пользователя:

Фиксировать время начала и окончание работы с документом каждым сотрудником компании.
Обеспечивается контроль вывода данных на печать.
Разграничивать права пользователя при доступе к данным.
Любые другие параметры, необходимые пользователям.

Быстрый поиск информации

Программа в автоматическом режиме способна найти необходимый документ благодаря систематизации и четко организованному порядку файловой структуры.

Достоинства программы электронного архива

“Делис Архив” предоставляет услуги по разработке и внедрению программы электронного архива в Москве и других регионах страны. Помимо детальной проработки технического задания и быстрого внедрения, наши клиенты получают следующие преимущества: