Самое важное об архиве кадровых документов
Актуализировано 11.09.2026
Содержание
Приветствуем Вас на странице, на которой Вы узнаете все самое важное об архиве кадровых документов. Мы расскажем Вам о сроках хранения, номенклатуре дел, условиях передачи на государственное хранения, основных требованиях архивного законодательства и многом другом.
ТОП-5 советов по хранению документов от «Делис Архив»:
Все самое важное об архиве кадровых документов в одной статье
Обязаны ли вы создавать архив для хранения кадровых документов?
Нет, не обязаны. Создание собственного архива является правом организации (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). При этом организация обязана обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). Руководитель определяет работников, ответственных за организацию хранения, локальными актами и должностными обязанностями. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов может повлечь административную ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ, а нарушение требований к персональным данным, установленных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», – ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ и, при наличии состава преступления, по ст. 137 УК РФ. Подходы к организации процесса хранения и обслуживания документов юридическое лицо определяет самостоятельно с соблюдением обязательных требований.
Какие кадровые документы необходимо хранить и сколько?
В отделе кадров любой организации хранится до 90% всех важных документов с долговременными сроками хранения. Сроки хранения документов определяет Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Общий срок хранения документов по личному составу, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет, а законченных после 1 января 2003 года – 50 лет. Это правило не применяется, если действующим перечнем для конкретного вида документа установлен иной срок (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). К документам длительного хранения относятся:
· приказы руководителя по личному составу о приеме, переводе, увольнении, оплате труда, поощрении и других вопросах,
перечисленных в подп. «а» ст. 434 Перечня, – 50/75 лет ЭПК;
· личные карточки работников – 50/75 лет ЭПК (ст. 444 Перечня);
· личные дела руководителей и работников организаций – 50/75 лет ЭПК (ст. 445 Перечня);
· трудовые договоры, служебные контракты и соглашения к ним – 50/75 лет ЭПК (ст. 435 Перечня);
· договоры гражданско-правового характера с физическими лицами и акты к ним – 50/75 лет (ст. 301 Перечня);
· лицевые счета работников и карточки-справки по заработной плате – 50/75 лет ЭПК; сводные расчетные и платежные
ведомости – 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет (ст. 295–296 Перечня);
· книги, журналы, карточки учета и базы данных о приеме, переводе и увольнении работников, а также о личных делах, личных
карточках и трудовых договорах – 50/75 лет (ст. 463 Перечня).
Более короткие сроки зависят от вида документа. Например, приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и дежурствах, не связанных с основной деятельностью, хранятся 5 лет, а приказы о дисциплинарных взысканиях – 3 года (ст. 434 Перечня). Для заявлений работников и копий документов нельзя применять единый срок «до 5 лет»: срок определяется содержанием документа и соответствующей статьей Перечня.
В каких случаях госархив готов принять кадровые документы на хранение?
Условия передачи документов в государственный или муниципальный архив зависят от статуса организации и документов. Организации – источники комплектования передают документы постоянного хранения в плановом порядке; негосударственные организации могут передавать принадлежащие им архивные документы на основании договора. При ликвидации государственной, муниципальной или негосударственной организации документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и архивные документы с неистекшими сроками временного хранения передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии (ч. 8 и 10 ст. 23 Закона № 125-ФЗ).
При ликвидации негосударственной организации передача осуществляется на основании договора между ликвидатором или конкурсным управляющим и архивом. Стоимость приемки и другие условия определяются договором и действующими тарифами принимающего архива; единой федеральной цены за одно дело не установлено. Упорядочение документов организует ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий в соответствии с Правилами, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Порядок подготовки документов в организации регулируют Правила № 77. Передача документов организациями – источниками комплектования дополнительно проводится по Правилам государственных и муниципальных архивов, утвержденным приказом Росархива от 02.03.2020 № 24. Описи и другие документы представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения в случаях, предусмотренных пп. 29–30 Правил № 77.
Документы по личному составу действующих организаций не подпадают под общий запрет на прием в государственный архив. Возможность и порядок их передачи зависят от статуса организации как источника комплектования, состава документов, договора с архивом и согласованного порядка комплектования (раздел XVIII Правил № 77).
В каком виде документы должны быть подготовлены к госхранению и какие документы регламентируют порядок обработки?
На государственное хранение могут передаваться документы по личному составу как на бумажных носителях, так и в форме электронных документов. Форма и технический порядок передачи зависят от формы создания и хранения документов, требований принимающего архива и согласованного формата. Передача электронных архивных документов прямо предусмотрена п. 219 Правил № 77, а подготовка бумажных и электронных документов регулируется разделом VI, разделом X и разделом XI Правил № 77.
Порядок действий по архивной обработке документов:
· отбор подлежащих хранению документов по результатам экспертизы ценности; полистному просмотру подлежат дела с
отметкой «ЭПК», а электронные документы в таких делах просматриваются подокументно (п. 27 Правил № 77);
· формирование документов в дела: содержание документов должно соответствовать заголовку дела по номенклатуре; личные
дела формируются отдельно на каждого работника в хронологическом порядке, а лицевые счета по заработной плате
группируются отдельно и располагаются по алфавиту. Дело на бумажном носителе должно содержать не более 250 листов при
толщине корешка не более 4 см (пп. 49 и 51 Правил № 77);
· нумерация листов в деле;
· составление описи на обработанные дела; на отдельные категории дел, в том числе личные дела, составляются внутренние
описи;
· оформление листа-заверителя дела;
· подшивка или переплет документов дела в твердую обложку на четыре прокола; для малоформатных дел допускаются три
прокола;
· оформление обложки дела;
· подготовка исторической справки и предисловий к описям в случаях, предусмотренных
Правилами № 77;
· в опись дел по личному составу включаются фактически образовавшиеся кадровые документы и относящиеся к личному составу
документы об оплате труда и договорах гражданско-правового характера. Отдельные описи составляются с учетом вида носителя
и сроков хранения, а при передаче в государственный или муниципальный архив их состав и оформление согласуются с
принимающим архивом.
Рекомендации
· Ежегодно обрабатывайте документы (своими силами или привлекая архивную компанию). Это позволит обеспечить их целостность, сократит ваши риски и потребует минимум временных затрат.
· Не оставляйте документы, содержащие персональные данные и конфиденциальную информацию без, присмотра (оригиналы на
рабочих столах, экранах мониторов в помещениях с общим доступом). Храните документы в недоступном для посторонних месте.
· Не выбрасывайте документы, а измельчайте их на шредере.
· Сканируйте и храните образы документов. В дальнейшем это сократит время на поиск необходимой информации и сведет к минимуму обращения к бумажным оригиналам.
· Передавайте функции по хранению, упорядочению и обслуживанию кадровых документов (прием граждан, подготовка и выдача справок по запросам работников и СФР) только профессиональным компаниям.
Следуйте рекомендациям «Делис Архив», и вы сможете оптимизировать свои затраты, получить качественный результат и выстроить конструктивный диалог с госархивом.
