пн-пт: с 9:00 до 18-00
Приветствуем Вас на странице, на которой Вы узнаете все самое важное об архиве кадровых документов. Мы расскажем Вам о сроках хранения, номенклатуре дел, условиях передачи на государственное хранения, основных требованиях архивного законодательства и многом другом.
Все самое важное об архиве кадровых документов в одной статье
Нет, не обязаны. Это все лишь является вашим правом (гл.3, ст.13, п.2 ФЗ 125 «Об архивном деле в Российской Федерации»). Руководитель и специалисты кадровых служб организации должны обеспечить сохранность документов по личному составу до момента их передачи на государственное хранение. Утрата или повреждение кадровых документов, а также разглашение персональных данных по вине должностных лиц влечет за собой ответственность в рамках КоАП или УК РФ. Подходы к организации процесса хранения и обслуживания документов юридическое лицо определяет самостоятельно.
В отделе кадров любой организации хранится до 90% всех важных документов с долговременными сроками хранения. Сроки хранения документов определяет «Перечень типовых управленческих архивных документов…..» (утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010 г. N 558, зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380).
Долговременному хранению (документы до 2002 г. включительно – срок хранения 75 лет, документы с 2003 г. включительно – срок хранения 50 лет) подлежат следующие документы организации:
До 5 лет хранятся: заявления работников, копии документов, приказы об очередных отпусках, взысканиях, выговорах, дежурстве, материальной ответственности и т.д.
Документы организации могут быть переданы в государственный архив исключительно в случае ее ликвидации (гл.5, ст.23, п.10 ФЗ 125«Об архивном деле в Российской Федерации»). При этом ликвидатор, на основании договора, должен оплатить госархиву услуги по приемке документов на хранение (в среднем от 200 до 400 руб. за 1 дело). За свой счет осуществить упорядочение документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ…» (утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015 г. за № 38830, согласовать описи и иные документы с Экспертной комиссией госархива).
*Документы по личному составу действующих организаций на государственное хранение не принимаются.
На государственное хранение принимаются документы по личному составу исключительно на бумажных носителях, несмотря на то, что ранее они были созданы в информационной системе организации (ЭДО).
Порядок действий по архивной обработке документов:
Рекомендации:
Следуйте рекомендациям «Делис Архив», и вы сможете оптимизировать свои затраты, получить качественный результат и выстроить конструктивный диалог с госархивом.