2. Какие кадровые документы необходимо хранить и сколько?
В отделе кадров любой организации хранится до 90% всех важных документов с долговременными сроками хранения. Сроки хранения документов определяет «Перечень типовых управленческих архивных документов…..» (утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010 г. N 558, зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380).
Долговременному хранению (документы до 2002 г. включительно – срок хранения 75 лет, документы с 2003 г. включительно – срок хранения 50 лет) подлежат следующие документы организации:
- приказы руководителя по личному составу (прием, перемещение, увольнение, замещение должностей, благодарности и премии и т.д.);
- личные карточки уволенных работников Форма Т-2;
- личные дела уволенных работников;
- документы по начислению заработной платы работникам, трудовые договоры (контракты);
- договоры ГПХ и акты к ним, документы на работников с вредными условиями труда;
- журналы регистрации приказов и ряд иных документов.
До 5 лет хранятся: заявления работников, копии документов, приказы об очередных отпусках, взысканиях, выговорах, дежурстве, материальной ответственности и т.д.
3. В каких случаях госархив готов принять кадровые документы на хранение?
Документы организации могут быть переданы в государственный архив исключительно в случае ее ликвидации (гл.5, ст.23, п.10 ФЗ 125«Об архивном деле в Российской Федерации»). При этом ликвидатор, на основании договора, должен оплатить госархиву услуги по приемке документов на хранение (в среднем от 200 до 400 руб. за 1 дело). За свой счет осуществить упорядочение документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ…» (утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015 г. за № 38830, согласовать описи и иные документы с Экспертной комиссией госархива).
*Документы по личному составу действующих организаций на государственное хранение не принимаются.
4. В каком виде документы должны быть подготовлены к госхранению (общий принцип формирования дел с учетом бухгалтерских документов), и какие документы регламентируют порядок обработки?
На государственное хранение принимаются документы по личному составу исключительно на бумажных носителях, несмотря на то, что ранее они были созданы в информационной системе организации (ЭДО).
Порядок действий по архивной обработке документов:
- отбор подлежащих хранению документов (полистная экспертиза ценности);
- формирование документов в дела (документы, содержащие фамилии – по первым трем буквам алфавита, документы, имеющие номера и даты – по порядку возрастания дат, а внутри дат по номерам документов). Максимальный листаж дела должен составлять не более 4 см в толщине корешка или 250 листов;
- нумерация листов в деле;
- составление описи на все обработанные дела (на отдельные типы документов еще и внутренние описи);
- оформление листа-заверителя дела;
- переплет дела в жесткую обложку на 4 прокола;
- оформление обложки дела;
- подготовка исторической справки и предисловий к описям;
- итоговая опись дел по личному составу организации (помимо кадровых документов) должна содержать документы бухгалтерии за данный период: документы по заработной плате работников, договоры ГПХ и акты к ним. Раздельные описи (на кадровые и бухгалтерские документы) могут составляться исключительно по согласованию с принимающим на хранение документы архивом в случае их значительного объема.
Рекомендации:
- Ежегодно обрабатывайте документы (своими силами или привлекая архивную компанию). Это позволит обеспечить их целостность, сократит ваши риски и потребует минимум временных затрат.
- Не оставляйте документы, содержащие персональные данные и конфиденциальную информацию без, присмотра (оригиналы на рабочих столах, экранах мониторов в помещениях с общим доступом). Храните документы в недоступном для посторонних месте.
- Не выбрасывайте документы, а измельчайте их на шредере.
- Сканируйте и храните образы документов. В дальнейшем это сократит время на поиск необходимой информации и сведет к минимуму обращения к бумажным оригиналам.
- Передавайте функции по хранению, упорядочению и обслуживанию кадровых документов (прием граждан, подготовка и выдача справок по запросам работников и ПФР) только профессиональным компаниям.
Следуйте рекомендациям «Делис Архив», и вы сможете оптимизировать свои затраты, получить качественный результат и выстроить конструктивный диалог с госархивом.
