Электронный архив договоров
Для повышения эффективности взаимодействия с клиентами и партнерами необходимо правильно учитывать и хранить договоры, контракты и приложения к ним. При этом, работа с бумажными оригиналами не повышает производительность персонала и зачастую приводит к риску их утраты.
Перейти на новый уровень работы с документами, позволит — создание электронного архива договоров. Компания «Делис Архив» предлагает IT-решение, которое позволяет размещать, индексировать и вести учёт контрактов, договоров, соглашений и приложений к ним. В цифровом виде документы легко находить, группировать, сортировать, экспортировать, копировать, отправлять по электронной почте или выводить в печать. Нужные документы удобно искать с помощью полнотекстового контекстного поисковика.
Оглавление
-
Требования к системам хранения договоров
-
Способы хранения договоров
-
Этапы формирования электронного архива договоров
-
Преимущества сотрудничества с «Делис Архив»
Требования к системам хранения договоров
Главное требование к системам хранения договоров любой организации — безопасность. «Делис Архив» формирует базу, данные которой недоступны для посторонних лиц. Злоумышленники не смогут их скопировать, уничтожить или просмотреть.
Доступ к сервису и хранимым в нем данным предоставляется только доверенному списку сотрудников организации. Их права на определённые действия устанавливает клиент: загрузка, просмотр, изменение документов, выгрузка и т. д. Возможно ограничение доступа к данным по отделам или типу соглашений. Например, бухгалтерия работает с договорами на поставку товаров, а сервисный отдел — с контрактами на обслуживание. Или юристы просматривают соглашения об аренде недвижимости, а менеджеры по продажам — источники о передаче оборудования на условиях лизинга.
Ещё одно важное требование к организации электронного архива — быстрая и комфортная работа с файлами:
Оцифровка бумажных документов выполняется с помощью сканера. «Делис Архив» облегчает пользователям процесс заливки документов благодаря системе распознавания текста, автопроверке на правильность заполнения и оформления — особенно это важно при массовой загрузке данных. Если обнаружена ошибка, она моментально устраняется. В актуальном виде поддерживаются данные о всех действиях пользователей при работе с системой “Делис Архив”.
В архивной системе «Делис Архив» легко искать, сортировать и отбирать файлы по множеству параметров: контрагенту, дате создания, ИНН, виду договора, сумме, ключевому слову и т. д. Кроме того, предусмотрена опция контроля сроков хранения договоров. Система выделит соглашения, которые больше не подлежат хранению.
Возможна на компьютер, принтер, электронную почту, в иную используемую в работе информационную систему. На заметку! Учитывайте, что бумажные оригиналы после оцифровки нельзя уничтожать раньше окончания срока хранения, который установлен законодательством. После перевода в электронный формат с ними будет лишь проще работать, но это не избавит от необходимости физического хранения бумажных оригиналов.
Способы хранения договоров
Наиболее распространены следующие способы размещения цифровых копий соглашений:
-
Локальное хранение. Основной архив и резервные копии находятся на серверах клиента. Доступ к данным происходит по внутренней корпоративной сети, но возможно подключение к системе извне. Техническое решение требует достаточного места на серверах для размещения базы с документами.
-
Облачное хранение от «Делис Архив». Сотрудники клиента могут удалённо просматривать материалы и работать с ними. Решение хорошо подходит для корпораций с филиалами и для компаний, которые не располагают мощными серверами, свободным местом на них.
Этапы формирования электронного архива договоров
Создание цифрового хранилища требует решения многих задач — от сбора и сканирования бумаг до подробного атрибутивного описания документов, что в дальнейшем облегчит их поиск. Поэтому для выполнения работ лучше привлекать профессионалов.
Созданием электронных архивов занимаются специально подготовленные сотрудники «Делис Архив». Процедура проходит несколько этапов:
-
Анализ объёмов и видов договоров, которые будут загружаться в базу. Систематизация и подготовка бумаг к сканированию.
-
Сбор требований к функциональным возможностям системы.
-
Сканирование бумажных оригиналов для создания цифровых копий.
-
Распознавание и автоматическая проверка материалов на правильность оформления.
-
Индексация договоров для учёта в базе. Это в дальнейшем упростит их поиск.
-
Создание электронных папок для систематизации информации.
-
Настройка ПО.
-
Обучение персонала клиента работе в электронном архиве.
В дальнейшем специалисты нашей компании всегда готовы оказать клиенту техническую и консультационную поддержку.
Преимущества сотрудничества с «Делис Архив»
Компания «Делис Архив» на протяжении 20 лет занимается созданием и обслуживанием архивов компаний различных сфер бизнеса. Мы умеем разрабатывать и внедрять надёжные и современные решения. Наше умение работать с конфиденциальной информацией и защищать её подтверждено лицензией ФСТЭК.
Сотрудники вашей организации смогут работать с архивом удалённо из любой точки мира, а поисковик позволит за секунды находить нужные документы. Строгий учёт избавит вашу компанию от путаницы с бумагами, потерь источников, утечки информации.
Стоимость создания корпоративного хранилища зависит от количества пользователей, объёма и формата бумажных материалов, перечня дополнительных услуг. Если вы нуждаетесь в организации электронного архива, позвоните нам или воспользуйтесь формой на сайте. Наш менеджер уточнит условия заказа и сообщит стоимость услуг.
Стоимость электронного архива договоров
|
Наименование услуги
|
Единица услуги
|
Предварительная стоимость
в руб. без НДС.
|
|
Подготовка документов к сканированию (выемка из файлов, изъятие скрепок)
|
за папку
|
от 45 руб.
|
|
Сортировка документов внутри папки по требованию Заказчика.
|
за документ
|
от 5 руб.
|
|
Выемка/возврат документов из папок.
|
за папку
|
от 8 руб.
|
|
Поточное сканирование расшитых листов формата А4-А6 (в сером, PDF).
|
за образ
|
от 1 руб.
|
|
Поточное сканирование расшитых листов формата А4-А6 (в цвете, PDF).
|
за образ
|
от 1,2 руб.
|
|
Планшетное сканирование сшитых листов формата А4-А6 (в сером, PDF).
|
за образ
|
от 4,5 руб.
|
|
Планшетное сканирование сшитых листов формата А4-А6 (в цвете, PDF).
|
за образ
|
от 5 руб.
|
|
Выравнивание образа по тексту, автоматическое распознавание текста на образе (слой с текстом) формирование PDF-файла.
|
за образ
|
от 0,12 руб.
|
|
Индексирование атрибутов (полей) с документа с двойным поверочным вводом.
|
за 1 атрибут
|
от 3,24 руб.
|
|
Предоставление в пользование on-line системы Электронный архив.
|
за пользователя в месяц
|
от 500 руб.
|
Все благодарности
Смотреть отзывы
