О компании
Полезная
информация
Актуальные вопросы | Калькуляторы | Гарантии
 

Основные виды и сроки хранения бухгалтерских документов 16.07.2012

Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с документацией самого разного рода – это учредительные документы компании, организационно-распорядительные, кадровые, а также документы бухгалтерского и налогового учета.

Бухгалтерские и налоговые документы выступают документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение.

Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов?

Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558, который устанавливает следующий порядок и сроки хранения:

ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Прогнозирование

Номер статьи Заголовок документа Срок хранения Примечания
262 аЦелевые программы  (федеральные, региональные,  муниципальные, отраслевые), прогнозы развития регионов,   отдельных направлений деятельности: по месту разработки и/или утвержденияПост.  
262 бЦелевые программы  (федеральные, региональные,  муниципальные, отраслевые), прогнозы развития регионов,   отдельных направлений деятельности: в других организацияхДо минования надобности  
263Проекты целевых программ, прогнозов;  документы  (справки расчеты,  доклады,   таблицы, сведения)   по их разработке10 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
264Переписка о разработке целевых программ5 лет ЭПК  
265Документы  (доклады,   отчеты, обзоры)   о ходе выполнения целевых программПост.  
266Переписка о ходе выполнения целевых программ5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
267Прогнозы  (перспективные планы, программы)   деятельности и развития организацииПост.  
268Концепции развития организацииПост.  
269Проекты перспективных планов, программ,   концепций развития организации;  документы  (доклады, справки,   сведения,  расчеты, таблицы)   к ним10 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.

 

Текущее планирование

Номер статьи Заголовок документа Срок хранения Примечания
270 аПланы экономического и социального развития организации: в других организацияхПост.  
270 бПланы экономического и социального развития организации: в других организацияхДо минования надобности  
271Бизнес-планы;  документы (технико-экономические обоснования,   заключения, справки,  расчеты)   к нимПост.  
272Государственные,  муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ,   оказание услуг5 лет ЭПКПо крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам -пост. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
273 аДокументы  (конкурсная документация,  протоколы, аудиозаписи,   запросы,  извещения, уведомления,   заявки,   сводные заявки,   технические задания, графики - календарные планы, доверенности,  информационные карты,   копии договоров (контрактов)   и др.)   о проведении открытых конкурсов,   конкурсов котировочных заявок   (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ,   оказание услуг для нужд организации: в организации - заказчике5 лет ЭПКПо крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам -пост. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
273 бДокументы  (конкурсная документация,  протоколы, аудиозаписи,   запросы,  извещения, уведомления,   заявки,   сводные заявки,   технические задания, графики - календарные планы, доверенности,  информационные карты,   копии договоров (контрактов)   и др.)   о проведении открытых конкурсов,   конкурсов котировочных заявок   (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ,   оказание услуг для нужд организации: в других организациях5 лет  
274Положения о комиссиях по размещению заказов на поставку товаров,   выполнение работ, оказание услуг организацииПост.  
275Переписка о проведении открытых конкурсов,   конкурсов котировочных заявок   (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров,   выполнение работ,   оказание услуг для нужд организации5 лет  
276Журналы регистрации протоколов комиссии организации по размещению заказов на поставку товаров,   выполнение работ, оказание услуг5 лет  
277Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки,  прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе на поставку товаров,   выполнения работ,   оказания услуг5 лет  
278Журналы регистрации заявок на участие в конкурсе,   аукционе, запросах котировок цен5 лет  
279Реестры государственных, муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказовПост.Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
280Документы  (извещения о конкурсах,   заявки на участие в конкурсах,  протоколы, уведомления,  договоры (соглашения),   заключения, отчеты)   о проведении конкурсов на право получения грантовПост.По отклоненным заявкам - 5 лет ЭПК. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
281Положения   (регламенты) конкурсных комиссий - Экспертных советов на право получения грантовПост.  
282Представления на кандидатов для избрания в состав Экспертных советов на право получения грантов;  документы к нимПост.  
283Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов5 лет  
284Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов5 лет  
285 аГодовые планы организации: по вспомогательным для данной организации направлениям деятельностиПост.В других организациях - до минования надобности
285 бГодовые планы организации: по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности5 лет  
286Проекты планов организации; документы  (справки,   заключения, сведения) к ним5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
287Планы,  программы мероприятий по отдельным направлениям деятельности   (ликвидация последствий чрезвычайных ситуаций,   стихийных бедствий, проведение срочных видов работ), утвержденные руководством организацииПост.  
288Оперативные планы  (квартальные, месячные)   работы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделенийДо минования надобности  
289Документы  (отчеты,   таблицы, справки,  расчеты)   по налоговому планированию5 лет  
290Годовые планы работы структурных подразделений организации5 летПри отсутствии годовых планов работы организации -Пост.
291Индивидуальные планы работников1 год  
292Документы  (графики,   справки, сведения,   анализы,   таблицы, рабочие тетради)   о разработке планов5 лет  
293Документы  (докладные записки, справки,   сведения)   об изменении планов5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
294 аАналитические записки   (анализы) о выполнении планов организации: перспективных, годовыхПост.  
294 бАналитические записки   (анализы) о выполнении планов организации: полугодовых,   квартальных5 летПри отсутствии годовых -Пост.
295Документы  (справки,  информации, сведения)   об итогах социально-экономического развития организации5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
296Переписка по вопросам планирования5 лет  

 

Ценообразование

Номер статьи Заголовок документа Срок хранения Примечания
297 аПрейскуранты,  ценники,   тарифы на продукцию и услуги: по месту разработки и/или утвержденияПост.  
297 бПрейскуранты,  ценники,   тарифы на продукцию и услуги: в других организациях3 годаПосле замены новыми
298Справки,  расчеты по прогнозированию цен5 лет  
299 аДокументы  (справки,   обоснования, заключения,  нормативные индикаторы,   калькуляции)   о разработке,  применении цен и их корректировке: по месту разработкиПост.  
299 бДокументы  (справки,   обоснования, заключения,  нормативные индикаторы,   калькуляции)   о разработке,  применении цен и их корректировке: в других организациях3 годаПосле замены новыми
300Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов5 лет ЭПКПосле истечения срока действия соглашения. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
301Протоколы согласования цен на имущество,  продукцию и услуги5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
302Протоколы заседаний тиражно-калькуляционной комиссии5 лет  
303Переписка по вопросам ценообразования5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
304Переписка о разработке, применении и изменении тарифов5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
305Переписка с иностранными организациями о тарифах15 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
306 аБюджетное послание Президента Российской Федерации: по месту разработки и утвержденияПост.  

ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Финансирование, кредитование

Номер статьи Заголовок документа Срок хранения Примечания
306 бБюджетное послание Президента Российской Федерации: в других организацияхДо минования надобности  
307 аБюджетная классификация Российской Федерации: по месту разработки и утвержденияПост.  
307 бБюджетная классификация Российской Федерации: в других организацияхДо замены новой  
308 аСводная бюджетная роспись (бюджетная роспись)   на текущий финансовый год и плановый период: по месту разработки и утвержденияПост.  
308 бСводная бюджетная роспись (бюджетная роспись)   на текущий финансовый год и плановый период: в других организацияхДо замены новой  
309 аБюджетная смета бюджетного учреждения: по месту разработки и утвержденияПост.  
309 бБюджетная смета бюджетного учреждения: в других организацияхДо замены новой  
310 аЛимиты бюджетных обязательств: по месту разработки и утвержденияПост.  
310 бЛимиты бюджетных обязательств: в других организацияхДо замены новыми  
311 аСправки об изменении сводной бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств: по месту разработки и утвержденияПост.  
311 бСправки об изменении сводной бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств: в других организацияхДо замены новыми  
312 аСправки о бюджетных ассигнованиях,  лимитах бюджетных обязательств,  предельных объемах финансирования,  доведенных получателю бюджетных средств, администратору источников финансирования дефицита бюджета, участвующему во внутриведомственной реорганизации: по месту разработки и утвержденияПост.  
312 бСправки о бюджетных ассигнованиях,  лимитах бюджетных обязательств,  предельных объемах финансирования,  доведенных получателю бюджетных средств, администратору источников финансирования дефицита бюджета, участвующему во внутриведомственной реорганизации: в других организацияхДо замены новыми  
313 аФинансовые планы перспективные: по месту разработки и/или утвержденияПост.  
313 бФинансовые планы перспективные: в других организацияхДо минования надобности  
314 аПланы  (бюджеты)   организации: - финансовый   (баланс доходов и расходов); - финансирования и кредитования; - валютный; - материальных балансов; - капитальных вложений; - по труду и заработной плате; - прибыли; - образования,  распределения и использования фондов организации; - накопления и расходования оборотных средств и др.: сводные годовыеПост.В других организациях - до минования надобности.
314 бПланы  (бюджеты)   организации: - финансовый   (баланс доходов и расходов); - финансирования и кредитования; - валютный; - материальных балансов; - капитальных вложений; - по труду и заработной плате; - прибыли; - образования,  распределения и использования фондов организации; - накопления и расходования оборотных средств и др.: годовыеПост.В других организациях - до минования надобности.
314 вПланы  (бюджеты)   организации: - финансовый   (баланс доходов и расходов); - финансирования и кредитования; - валютный; - материальных балансов; - капитальных вложений; - по труду и заработной плате; - прибыли; - образования,  распределения и использования фондов организации; - накопления и расходования оборотных средств и др.: квартальные5 летПри отсутствии годовых -Пост.
314 гПланы  (бюджеты)   организации: - финансовый   (баланс доходов и расходов); - финансирования и кредитования; - валютный; - материальных балансов; - капитальных вложений; - по труду и заработной плате; - прибыли; - образования,  распределения и использования фондов организации; - накопления и расходования оборотных средств и др.: месячные1 годПри отсутствии годовых и квартальных -пост.
315Проекты планов   (бюджетов) организации5 лет  
316Выписки из соответствующих лицевых счетов,  приложения к выпискам из лицевых счетов, отчеты о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов5 лет  
317Документы  (уведомления,   справки, реестры,   заявки,  извещения и др.)   по поступлениям в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации5 летПри условии проведения проверки (ревизии)
318 аДокументы  (данные,   сведения, отчеты)  мониторинга качества финансового менеджмента: годовыеПост.  
318 бДокументы  (данные,   сведения, отчеты)  мониторинга качества финансового менеджмента: квартальные5 летПри отсутствии годовых -Пост.
319Документы  (уведомления,  расчеты, таблицы,   справки,   сведения, ведомости,  поручения, заключения,   обоснования, переписка)   о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
320Документы  (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты,   гранты, таблицы,   заключения)   о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельностиПост.  
321Казначейские уведомления, расходные расписания;  реестры расходных расписаний5 лет  
322Экономические нормативы финансового обеспечения и их распределения;  расчеты к ним5 лет  
323Переписка об экономических нормативах5 лет  
324 аФинансово-экономические и конъюнктурные обзоры: по месту разработки и/или утвержденияПост.  
324 бФинансово-экономические и конъюнктурные обзоры: в других организацияхДо минования надобности  
325 аСметы  (доходов и расходов) организации,   бюджетного учреждения,  по приносящей доход деятельности;   сведения о сметных назначениях: годовыеПост.Административно-хозяйственных расходов - 5 лет
325 бСметы  (доходов и расходов) организации,   бюджетного учреждения,  по приносящей доход деятельности;   сведения о сметных назначениях: квартальные5 лет  
326Документы  (справки,   сведения, расчеты,  расходные расписания, бюджетные поручения,   заявки, переписка)   о финансовом обеспечении всех направлений деятельности5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
327 аОтчеты  (аналитические таблицы)   о выполнении планов   (исполнения бюджетов)   организации: - финансового; - финансирования и кредитования; - валютного; - материальных балансов; - капитальных вложений; - по труду и заработной плате; - прибыли; - образования,  распределения и использования фондов организации; - накопления и расходования оборотных средств и др.:  сводные годовыеПост.В других организациях - до минования надобности.
327 бОтчеты  (аналитические таблицы)   о выполнении планов   (исполнения бюджетов)   организации: - финансового; - финансирования и кредитования; - валютного; - материальных балансов; - капитальных вложений; - по труду и заработной плате; - прибыли; - образования,  распределения и использования фондов организации; - накопления и расходования оборотных средств и др.: годовые в) квартальные г) месячныеПост.В других организациях - до минования надобности.
327 вОтчеты  (аналитические таблицы)   о выполнении планов   (исполнения бюджетов)   организации: - финансового; - финансирования и кредитования; - валютного; - материальных балансов; - капитальных вложений; - по труду и заработной плате; - прибыли; - образования,  распределения и использования фондов организации; - накопления и расходования оборотных средств и др.: квартальные5 летПри отсутствии годовых -Пост.
327 гОтчеты  (аналитические таблицы)   о выполнении планов   (исполнения бюджетов)   организации: - финансового; - финансирования и кредитования; - валютного; - материальных балансов; - капитальных вложений; - по труду и заработной плате; - прибыли; - образования,  распределения и использования фондов организации; - накопления и расходования оборотных средств и др.: месячные1 годПри отсутствии годовых, квартальных -пост.
328Документы  (проекты договоров, справки,  переписка)   по согласованию совершения крупных сделок федеральными государственными унитарными предприятиями,  подведомственными федеральным органам исполнительной власти5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
329 аОтчеты по государственным, муниципальным заказам (контрактам): по месту проведения аукциона или конкурсаПост.  
329 бОтчеты по государственным, муниципальным заказам (контрактам): в представляющей организации5 лет  
330Сведения о заключенных государственных,  муниципальных контрактах   (их изменении);  об исполнении   (прекращении действия)   государственных, муниципальных контрактовПост.  
331Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды5 лет  
332Документы  (акты,  докладные записки,  переписка)   о соблюдении финансовой дисциплины5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
333Документы  (положения,   справки, расчеты,  докладные записки, заключения)   о формировании фондов организации и их расходовании5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
334Переписка об открытии,   закрытии, состоянии,   оплате текущих, расчетных,   бюджетных счетов,   о проведении денежно-расчетных операций5 лет  
335Документы  (положения,   карточки) об открытии,   закрытии, переоформлении расчетных, текущих,   корреспондентских, соответствующих лицевых счетов5 лет  
336Переписка с банками по неоплаченным счетам и по отказам банков в оплате счетов3 года  
337Договоры банковского счета5 летПосле истечения срока действия договора
338Срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения1 год  
339Документы  (докладные записки, сообщения,  информации, извещения,   справки,   отчеты, переписка)   по вопросам кредитования5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
340Кредитные договоры,  договоры займа и иные долговые обязательства;  документы, подтверждающие предоставление кредита   (займа)   и исполнение должником своих обязательств5 лет ЭПКПосле полного исполнения обязательств, списания задолженностей по обязательству или иным основаниям. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
341Переписка о размещении акций, вкладов5 лет  
342Переписка о начислении дивидендов5 лет  
343Заявки на получение кредитов1 годПосле погашения кредитов
344Переписка о нормах обязательных резервов5 лет  
345Переписка по вопросам разъяснения порядка финансового обеспечения бюджетных инвестиций5 лет  
346Сводные ведомости по открытым кредитамПост.  
347 аСведения о расходовании кредитов: годовыеПост.  
347 бСведения о расходовании кредитов: квартальные3 года  
347 вСведения о расходовании кредитов: месячные1 год  
348Расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах5 лет  
349 аКассовые планы: годовые5 лет  
349 бКассовые планы: квартальные3 года  
349 вКассовые планы: месячные1 год  
350Отчеты по кассовым планам5 лет  

УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

Бухгалтерский учет и отчетность

Номер статьи Заголовок документа Срок хранения Примечания
351 аБухгалтерская   (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы,   отчеты о прибылях и убытках,   отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): сводная годовая (консолидированная)Пост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
351 бБухгалтерская   (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы,   отчеты о прибылях и убытках,   отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): годоваяПост.  
351 вБухгалтерская   (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы,   отчеты о прибылях и убытках,   отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): квартальная5 летПри отсутствии годовых -Пост.
351 гБухгалтерская   (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы,   отчеты о прибылях и убытках,   отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): месячная1 годПри отсутствии годовых, квартальных -пост.
352 аБюджетная отчетность   (балансы, отчеты,   справки,  пояснительные записки): годоваяПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
352 бБюджетная отчетность   (балансы, отчеты,   справки,  пояснительные записки): квартальная5 летПри отсутствии годовых -Пост.
352 вБюджетная отчетность   (балансы, отчеты,   справки,  пояснительные записки): месячная1 годПри отсутствии годовых, квартальных -пост.
353Передаточные акты, разделительные,  ликвидационные балансы;  пояснительные записки к нимПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
354Аналитические документы (таблицы,  доклады)   к годовой бухгалтерской   (бюджетной) отчетности5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
355Документы  (протоколы,   акты, заключения)   о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной)   отчетностиПост.  
356 аОтчеты об исполнении смет: сводные годовыеПост.  
356 бОтчеты об исполнении смет: годовыеПост.  
356 вОтчеты об исполнении смет: квартальные5 летПри отсутствии годовых -Пост.
357 аОтчеты по субсидиям,   субвенциям, полученным из бюджетов: годовыеПост.  
357 бОтчеты по субсидиям,   субвенциям, полученным из бюджетов: полугодовые,   квартальные5 лет  
358Бухгалтерская   (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартамПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
359Переписка по вопросам бухгалтерского учета,   бюджетного учета,   составления и представления бухгалтерской (финансовой)   отчетности, бюджетной отчетности5 лет  
360Документы учетной политики (рабочий план счетов,   формы первичных учетных документов и др.)5 лет  
361Регистры бухгалтерского (бюджетного)   учета   (главная книга,  журналы-ордера, мемориальные ордера,  журналы операций по счетам,   оборотные ведомости,  накопительные ведомости,  разработочные таблицы,  реестры,   книги (карточки),   ведомости, инвентарные списки и др.)5 летПри условии проведения проверки (ревизии)
362Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей   (кассовые документы и книги,   банковские документы,   корешки банковских чековых книжек,   ордера,   табели, извещения банков и переводные требования,   акты о приеме, сдаче,   списании имущества и материалов,   квитанции,  накладные и авансовые отчеты,  переписка и др.)5 летПри условии проведения проверки (ревизии)
363Утвержденные лимиты,   фонды заработной платы: по месту разработки и утвержденияПост.  
363Утвержденные лимиты,   фонды заработной платы: в других организацияхДо минования надобности  
364Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением,   о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате,   об удержании из заработной платы,  из средств социального страхования,   о выплате отпускных и выходных пособий5 лет  
365Реестры закупок товаров,  работ, услуг,   осуществляемых организацией без заключения государственного или муниципального контракта5 летСостав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
366Документы  (акты,   сведения, справки,  переписка)   о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями5 летПосле проведения взаиморасчета
367Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах;  о предоставлении мест в гостиницах1 год  
368Счета-фактуры4 г.  
369Документы  (счета,   справки, переписка)   по финансовым вопросам благотворительной деятельности5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
370Переписка о сроках и размере арендной платы5 лет  
371Документы  (заявления,  поручения, переписка)   о валютных операциях (покупка,  продажа)5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
372Документы  (отчеты,   сводки)   о ведении валютных и конверсионных операций,   операций с грантамиПост.  
373 аОтчеты о платежах и поступлениях валюты: сводные годовыеПост.  
373 бОтчеты о платежах и поступлениях валюты: годовыеПост.  
373 вОтчеты о платежах и поступлениях валюты: квартальные3 годаПри отсутствии годовых -Пост.
373 гОтчеты о платежах и поступлениях валюты: месячные1 годПри отсутствии годовых и квартальных -пост.
374Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей10 летПосле закрытия счета
375Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки5 лет  
376Отчеты по драгоценным металлам5 летПри условии проведения проверки (ревизии)
377Гарантийные письма5 летПосле окончания срока гарантии
378Переписка о выдаче и возврате ссуд5 летПосле погашения ссуды
379Документы  (справки,   акты, обязательства,  переписка)   о дебиторской и кредиторской задолженности5 лет ЭПК  
380Перечень лиц,  имеющих право подписи первичных учетных документов5 летПосле замены новыми
381Свидетельства о постановке на учет в налоговых органахПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
382Документы  (расчеты,   сводки, справки,   таблицы,   сведения, переписка)   о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
383Перечень выплат,  на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды: а) по месту разработки и утверждения б) в других организацияхПост. До замены новым  
384Документы  (расчеты,   сведения, заявления,  решения,   списки, ведомости,  переписка)   об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот,   отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам,   акцизным и другим сборам5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
385Документы  (акты сверок,   справки) об уплате налогов в бюджет зачетами,  ценными бумагами, поставками продукции,   товаров, работ,  услуг5 лет  
386Акты-справки о погашении налогов (задолженности)   векселями5 летПосле погашения налогов
387Документы  (заявления, распоряжения,   справки-графики, акты)   об оплате,  размене, приеме-передаче векселей5 лет  
388Документы  (таблицы,   акты, расчеты)   по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства5 лет  
389Реестры расчета земельного налога5 лет  
390 аРасчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: годовыеПост.  
390 бРасчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: квартальные5 летПри отсутствии годовых -Пост. С нарастающим итогом за IV квартал -пост.
391Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованиюПост.  
392Налоговые декларации   (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
393Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу5 летПри отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы -75 лет
394Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц   (ф.  N 1-НДФЛ)5 летПри условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов - 75 лет
395Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование5 летПри отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы -75 лет
396Сведения о доходах физических лиц5 летПри отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы -75 лет
397Реестры сведений о доходах физических лиц75 лет  
398Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
399Документы  (решения,   справки, отчеты,   заявления,  переписка)   о реструктуризации задолженности по страховым взносам5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
400Документы  (списки объектов налогообложения,  перечни льгот, объяснения,   сведения,  расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период5 лет  
401Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей,  применяющих упрощенную систему налогообложенияПост.  
402Документы  (планы,   отчеты, протоколы,   акты,   справки, докладные записки,  переписка)   о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности,   контрольно-ревизионной работе,   в т.ч. проверке кассы,  правильности взимания налогов и др.5 летПри условии проведения проверки (ревизии)
403 аКритерии   (система показателей) деятельности организаций,  по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту: по месту разработки и утвержденияПост.  
403 бКритерии   (система показателей) деятельности организаций,  по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту: в других организацияхДо замены новыми  
404 аСтандарты,  методики проведения аудита: по месту разработкиПост.  
404 бСтандарты,  методики проведения аудита: в других организацияхДо замены новыми  
405 аПланы аудита   (общие): по месту разработки и/или утвержденияПост.  
405 бПланы аудита   (общие): в других организацияхДо минования надобности  
406 аПрограммы аудита   (общие): по месту разработки и/или утвержденияПост.  
406 бПрограммы аудита   (общие): в других организацияхДо минования надобности  
407Договоры оказания аудиторских услуг5 летПосле истечения срока действия договора
408Аудиторские заключения по бухгалтерской   (финансовой) отчетности5 лет ЭПКПри условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности -Пост. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
409Переписка о наложенных на организацию взысканиях,  штрафах5 лет  
410Документы  (справки,   акты, обязательства,  переписка)   о недостачах,  растратах,  хищениях5 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
411 аПоложения об оплате труда и премировании работников: по месту разработки и/или утвержденияПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
411 бПоложения об оплате труда и премировании работников: в других организациях5 летПосле замены новыми
412Документы  (сводные расчетные (расчетно-платежные)   ведомости (табуляграммы)   и документы к ним,  расчетные листы на выдачу заработной платы,  пособий, гонораров,  материальной помощи и др.   выплат (1);  доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)   о получении заработной платы и других выплат5 лет (2)(1) При отсутствии лицевых счетов -75 лет (2) При условии проведения проверки (ревизии)
413Лицевые карточки,   счета работников75 лет ЭПКОтметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
414Переписка о выплате заработной платы5 лет  
415Документы  (копии отчетов, заявления,   списки работников, справки,   выписки из протоколов, заключения,  переписка)   о выплате пособий,   оплате листков нетрудоспособности,  материальной помощи5 лет  
416Исполнительные листы работников (исполнительные документы)До минования надобностиНе менее 5 лет
417Документы  (заявления,  решения, справки,  переписка)   об оплате учебных отпусковДо минования надобностиНе менее 5 лет
418Лицевые счета акционеров5 летПосле перехода права собственности на акции. При условии проведения проверки (ревизии)
419Ведомости на выдачу дивидендов75 лет  
420Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках25 летПосле выплаты компенсации
421Государственный реестр государственного имущества, составляющего государственную казнуПост.Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
422Документы  (карты учета, правоустанавливающие документы, решения,   акты)   по ведению реестра государственного, муниципального имуществаПост.  
423Реестры балансодержателей недвижимого имущества Российской ФедерацииПост.Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
424Документы  (распоряжения, перечни,   акты)   по передаче имущества из федеральной собственности в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, из собственности субъекта Российской Федерации в федеральную или муниципальную собственность,  из муниципальной собственности в федеральную собственность или собственность субъекта Российской ФедерацииПост.  
425Документы  (списки имущества, акты,   соглашения)   о порядке установления долевой собственности между собственниками имущества и его разделеПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
426Документы  (предписания,   акты, судебные иски,  переписка)   о порядке востребования имущества из чужого незаконного владения15 лет ЭПКПосле вынесения окончательного судебного решения. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
427Документы  (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки,   акты,   ведомости)   об инвентаризации активов, обязательствПост.О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) - 5 лет При условии проведения проверки (ревизии). Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
428Инвентаризационные описи ликвидационных комиссийПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
429Документы  (протоколы,   акты, расчеты,   ведомости,   заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств,   оценке стоимости имущества организацииПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
430Документы  (заявки,   акты оценки, переписка и др.)   по продаже движимого имущества10 лет ЭПКПосле продажи. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
431Документы  (справки,   акты, сведения,  решения и др.)   о возврате конфискованного имущества реабилитированных граждан   (жертв политических репрессий)Пост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
432Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю   (с баланса на баланс)Пост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
433Переписка о разделе совместной собственности юридических лицПост.  
434Переписка о приеме на баланс, сдаче,   списании материальных ценностей   (движимого имущества)5 лет  
435Документы  (заявки,   справки, лимиты,  расчеты)   о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда5 летПри условии проведения проверки (ревизии)
436Договоры,   соглашения5 лет ЭПКНе указанные в отдельных статьях Перечня. После истечения срока действия договора, соглашения. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
437Протоколы разногласий по договорам5 лет ЭПКПосле истечения срока действия договора. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
438ЗавещанияПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
439Договоры даренияПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
440Договоры подряда с юридическими лицами5 лет ЭПКПосле истечения срока действия договора. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
441Договоры проката5 летПосле истечения срока действия договора
442Договоры рентыПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
443Договоры возмездного оказания услуг   (консультационных, информационных,  услуг по обучению)   работникам5 летПосле истечения срока действия договора
444Договоры-поручения5 лет ЭПКПосле истечения срока действия договора. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
445Договоры найма5 летПосле истечения срока действия договора
446Договоры мены5 летПосле истечения срока действия договора
447Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности5 летПосле истечения срока действия договора
448Документы  (заявления,   заключения страховщика,  переписка)   по страховой деятельности5 лет ЭПКПосле истечения срока действия договора. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
449Договоры по лизингу имущества организацииПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
450Документы  (списки объектов имущества,   акты,  расчеты отчислений от прибыли, переписка)   по лизингу имущества организацииПост.  
451Договоры по залогу имущества организации10 лет ЭПКПосле истечения срока действия договора. Документы по залогу недвижимого имущества -Пост. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
452Документы  (расчеты стоимости имущества,   акты,  переписка)   по залогу имущества организации10 лет ЭПКПосле истечения срока действия договора. Документы по залогу недвижимого имущества -Пост. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
453Паспорта сделокПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
454Переписка по вопросам оказания платных услуг5 лет  
455Документы  (расчеты,   заключения, справки,  переписка)   к договорам, соглашениям5 лет ЭПКПосле истечения срока действия договора, соглашения. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
456 аДокументы  (акты,   справки,   счета) о приеме выполненных работ: по договорам,   контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной (профильной) деятельности организации5 лет ЭПКПосле истечения срока действия договора, соглашения. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.
456 бДокументы  (акты,   справки,   счета) о приеме выполненных работ: по трудовым договорам, договорам подряда5 летПри отсутствии лицевых счетов - 75 лет
456 вДокументы  (акты,   справки,   счета) о приеме выполненных работ: по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям5 летПосле истечения срока действия договора, соглашения.
457Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица5 летПосле увольнения материально ответственного лица
458Образцы подписей материально ответственных лицДо минования надобностиНе менее 5 лет
459 аКниги,  журналы,   карточки учета: ценных бумагПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
459 бКниги,  журналы,   карточки учета: поступления валюты5 летПри условии проведения проверки (ревизии)
459 вКниги,  журналы, карточки учета: регистрации договоров купли- продажи движимого и недвижимого имущества,   в т.ч. акцийПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
459 гКниги,  журналы,   карточки учета: договоров,   контрактов, соглашений с юридическими лицами5 летПосле окончания срока действия договора, контракта, соглашения
459 дКниги,  журналы,   карточки учета: основных средств   (зданий, сооружений),  иного имущества, обязательств5 летПосле ликвидации основных средств. При условии проведения проверки (ревизии)
459 еКниги,  журналы,   карточки учета: договоров, актов о приеме- передаче имуществаПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
459 жКниги,  журналы,   карточки учета: расчетов с организациями5 летПри условии проведения проверки (ревизии)
459 зКниги,  журналы,   карточки учета: приходно-расходных кассовых документов (счетов,  платежных поручений)5 летПри условии проведения проверки (ревизии)
459 иКниги,  журналы,   карточки учета: погашенных векселей на уплату налогов5 летПосле погашения налога. При условии проведения проверки (ревизии)
459 кКниги,  журналы,   карточки учета: реализации товаров,  работ, услуг,   облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость5 летС даты последней записи. При условии проведения проверки (ревизии)
459 лКниги,  журналы,   карточки учета: хозяйственного имущества (материальных ценностей)5 летПри условии проведения проверки (ревизии)
459 мКниги,  журналы,   карточки учета: вспомогательные,   контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)5 летПри условии проведения проверки (ревизии)
459 нКниги,  журналы,   карточки учета: подотчетных лиц5 лет  
459 оКниги,  журналы,   карточки учета: исполнительных листов5 лет  
459 пКниги,  журналы,   карточки учета: сумм доходов и подоходного налога работников5 лет  
459 рКниги,  журналы,   карточки учета: депонированной заработной платы5 летПри условии проведения проверки (ревизии)
459 сКниги,  журналы,   карточки учета: депонентов по депозитным суммам5 лет  
459 тКниги,  журналы,   карточки учета: доверенностей5 летПри условии проведения проверки (ревизии)
459 уКниги,  журналы,   карточки учета: у)   учета покупок;  учета продаж4 года  
460 аПрограммы,  руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности: по месту разработки и/или утвержденияПост.  
460 бПрограммы,  руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности: в других организациях3 годаПосле замены новыми
461Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности5 лет  
462 аФормы  (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета: по месту разработки и утвержденияПост.  
462 бФормы  (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета: в других организацияхДо замены новыми  
463Заказы на бланки документов учета и отчетности1 год  

 

Статистический учет и отчетность

Номер статьи Заголовок документа Срок хранения Примечания
464 аОтчеты организации о выполнении перспективных   (долговременных), целевых и текущих программ, планов,   годовых планов;  анализы отчетов: сводные годовые и с большей периодичностьюПост.При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
464 бОтчеты организации о выполнении перспективных   (долговременных), целевых и текущих программ, планов,   годовых планов;  анализы отчетов: годовые и с большей периодичностьюПост.  
464 вОтчеты организации о выполнении перспективных   (долговременных), целевых и текущих программ, планов,   годовых планов;  анализы отчетов: полугодовые5 летПри отсутствии годовых -Пост.
464 гОтчеты организации о выполнении перспективных   (долговременных), целевых и текущих программ, планов,   годовых планов;  анализы отчетов: квартальные5 летПри отсутствии годовых -Пост.
464 дОтчеты организации о выполнении перспективных   (долговременных), целевых и текущих программ, планов,   годовых планов;  анализы отчетов: месячные1 годПри отсутствии годовых, квартальных -пост.
465 аОтчеты филиалов, представительств, дочерних предприятий: сводные годовыеПост.  
465 бОтчеты филиалов, представительств, дочерних предприятий: годовыеПост.  
465 вОтчеты филиалов, представительств, дочерних предприятий: квартальные5 летПри отсутствии годовых -Пост.
465 гОтчеты филиалов, представительств, дочерних предприятий: месячные1 годПри отсутствии годовых, полугодовых и квартальных -пост.
466Отчеты руководителей организаций о деятельности федеральных государственных унитарных предприятий и представителей интересов Российской Федерации в органах управления открытых акционерных обществ, представляемые в федеральные органы исполнительной власти, государственных унитарных предприятий субъектов Российской Федерации,  муниципальных образованийПост.  
467 аОтчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным)   направлениям и видам деятельности   (для данной организации);  документы (информации,  докладные записки и др.)   к ним: сводные годовые и с большей периодичностьюПост.  
467 бОтчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным)   направлениям и видам деятельности   (для данной организации);  документы (информации,  докладные записки и др.)   к ним: годовые и с большей периодичностьюПост.  
467 вОтчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным)   направлениям и видам деятельности   (для данной организации);  документы (информации,  докладные записки и др.) к ним: полугодовые5 летПри отсутствии годовых -Пост.
467 гОтчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным)   направлениям и видам деятельности   (для данной организации);  документы (информации,  докладные записки и др.) к ним: квартальные5 летПри отсутствии годовых -Пост.
467 дОтчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным)   направлениям и видам деятельности   (для данной организации);  документы (информации,  докладные записки и др.) к ним: месячные1 годПри отсутствии годовых, полугодовых и квартальных -пост.
467 еОтчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным)   направлениям и видам деятельности   (для данной организации);  документы (информации,  докладные записки и др.) к ним: единовременныеПост.  
468Документы  (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени) об итогах деятельности организацииПост.  

<*> Срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

<**> означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Следует иметь в виду, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчислять срок хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 г., организация начнет только с 1 января 2011 г. Особо обращаем внимание на то, что уничтожить документы, сроки хранения которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен.

Как уже было отмечено, налоговое законодательство также требует от налогоплательщика обязательного хранения документов, правда, здесь основные сроки хранения чуть меньше. Налоговым кодексом Российской Федерации определено, что налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Мы не случайно отметили, что четыре года – это общие сроки хранения. Так как в отношении некоторых видов документов налоговое законодательство устанавливает специальные сроки хранения. Например, это касается документов, подтверждающих объем убытка, полученного налогоплательщиком.

НК РФ установлено, что такие документы сохраняются налогоплательщиком в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Напомним, что НК РФ предоставляет налогоплательщику право переносить убыток на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором убыток получен, в силу чего документы, подтверждающие сумму убытка, должны сохраняться налогоплательщиком в течение десяти лет.

Несмотря на то, что НК РФ обязывает налогоплательщика сохранять документы только в течение четырех лет, хранить всю бухгалтерскую и налоговую документацию следует в течение пятилетнего срока. Ведь НК РФ не содержит конкретного перечня документов, подлежащих хранению в течение четырех лет, поэтому такая мера может помочь налогоплательщику избежать проблем при проверках.

Бухгалтерская документация текущего финансового года хранится в бухгалтерской службе организации, причем ее хранение может осуществляться либо в отдельном помещении, либо в закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии. Эта мера направлена на защиту документов от несанкционированных исправлений. Ответственность за сохранность документов несут лица, назначенные главным бухгалтером.

Татьяна Войцехович
Ведущий эксперт компании «Делис Архив»

Возврат к списку


Задать вопрос
 
  • ФИО*
  • Телефон
  • E-mail*
  • Компания
  • Город
  • Должность
  • Вопрос*
Не заполнены поля
Выберите город
 
г. Москва
  • г. Москва
  • г. Санкт-Петербург
Tелефон:
(495) 514-01-64
Tелефон:
(812) 642-42-45