Организация документооборота
Правильная организация документооборота — залог эффективной работы предприятия. Все его этапы должны быть рационально выстроены, регламентированы и отлажены, ведь от этого зависят скорость протекания бизнес-процессов, распределение ресурсов, нагрузка на персонал и многое другое. Специалисты Делис Архив помогают компаниям организовать и автоматизировать документооборот для его максимально эффективного ведения и контроля.
Оглавление
- Зачем нужна организация документооборота в компании
- Особенности и преимущества системы электронного документооборота
- Организация документооборота в вашей компании с Делис Архив
Зачем нужна организация документооборота в компании
Без документов не обходится практически ни одно действие в компании, поэтому для непрерывной и успешной деятельности крайне важна их систематизация. Только в этом случае учёт, контроль и управление предприятием могут быть эффективны.
Организация документооборота в компании решает следующие задачи:
-
систематизация данных по документам;
-
исключение дублирования;
-
упрощение поиска нужных бумаг;
-
обеспечение бесперебойного движения документов;
-
контроль сроков хранения;
-
сокращение затрат временных и трудовых ресурсов;
-
оперативные ответы на запросы контролирующих органов;
-
сохранность документов;
-
минимизация риска потери бумаг;
-
защита от утечки конфиденциальной информации и т. д.
Чем лучше стандартизирована организация документооборота на предприятии, тем выше его эффективность. Способствует этому внедрение в компании системы электронного документооборота — СЭД.
Особенности и преимущества системы электронного документооборота
Использование программ автоматизации — лучшее решение для организации делопроизводства на большинстве предприятий. СЭД нужна для создания, учёта и хранения документов в электронном виде, а также для удалённого подписания бумаг, обмена файлами с ведомствами и контрагентами.
Среди преимуществ СЭД:
-
Создание единой базы документов с удобной системой поиска, сортировкой и одновременным доступом к данным разных сотрудников.
-
Прозрачность процессов. Можно отслеживать историю изменений файла, кто с ним работал и что делал, статус документа и т. д.
-
Упрощение контроля за исполнением решений.
-
Шифрование и создание резервных копий.
-
Разграничение доступа и прав разным сотрудникам.
-
Сокращение затрат на бумагу, организацию помещения для хранения бумажных носителей.
-
Ускорение создания, обмена, согласования, подписания документов.
При организации системы электронного документооборота важно учитывать специфику конкретной компании и при необходимости кастомизировать ПО под потребности и требования клиента.
Организация документооборота в вашей компании с Делис Архив
Делис Архив оказывает услуги по организации документооборота компаниям Москвы и других городов России. Свою работу мы начнём с комплексного анализа текущих процессов делопроизводства на вашем предприятии, его соответствия требованиям законодательства РФ. Мы предложим самые оптимальные для вас решения, в том числе по автоматизации, снижению рисков, повышению исполнительской дисциплины и снижению затрат.
Сотрудничество с нами позволит вам внедрить современные и проверенные практики по организации документооборота, сделать его понятным для сотрудников, решить вопрос информационной безопасности и защиты персональных данных, сократить площади помещений для хранения бумажных архивов, избавиться от лишней макулатуры и многое другое.
Если вы заинтересованы в услуге, свяжитесь с нами или закажите обратный звонок — наши менеджеры рассчитают стоимость и обсудят с вами другие детали сотрудничества.
Все благодарности
Смотреть отзывы
