пн-пт: с 9:00 до 18-00
Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение
Экономить с нами легко
✂️ Освободить офис от архивных документов и систем их хранения. Обеспечить противопожарную безопасность. Снизить риски штрафных санкций со стороны проверяющих органов.
Этот ролик посмотрели 5505 раз!
В процессе повседневной деятельности современных компаний накапливается огромное количество документации. Со временем часть из них утрачивает практическое значение. В вопросах кадрового и бухгалтерского учета отсутствует термин «старая документация» – у каждого материала есть предусмотренный законодательством период хранения. После его окончания бумажные и электронные носители информации принято утилизировать.
Уничтожение документов по истечении срока хранения – актуальная тема в делопроизводстве любой фирмы или организации. Этот процесс зачастую представляет существенную проблему даже для самых продвинутых руководителей.
Дело в том, что оригиналы документов нельзя просто выкинуть в ближайший мусорный бак или поручить секретарю пропустить их через шредер. Во-первых, уничтожать их таким способом незаконно, а во-вторых, содержащаяся в них информация может попасть на глаза конкурентам.
Процесс уничтожения архивных документов должен соответствовать следующим условиям:
Ликвидировать значительный объем документации самостоятельно с соблюдением перечисленных требований проблематично. Разумнее всего доверить решение этой задачи профильной организации «Делис Архив»
Оглавление
Меры, направленные на уничтожение архивных документов с истекшими сроками хранения, являются правом, но не обязанностью организации. Списание и ликвидация материалов, утративших свое практическое значение, позволяют освободить пространство архива и повысить эффективность его использования.
Существуют три основных способа ликвидации деловых бумаг:
Каждый из перечисленных вариантов обладает своими преимуществами и недостатками. Они подходят для значительных объемов документации. Клиент может выбрать оптимальный для себя способ, исходя из его стоимости.
В большинстве стран мира руководители компаний отдают предпочтение экологически чистым методам – измельчению (шредированию) или химической обработке. Они не наносят вред окружающей среде и самые доступные.
Способ утилизации, вес и количество дел в обязательном порядке указываются в акте о выделении документов к уничтожению документов с истекшим сроком.
Подготовка бумажных носителей к утилизации по всем правилам архивного дела является наиболее трудоемким процессом, особенно в тех случаях, когда данная процедура осуществляется впервые. Сотрудникам архива потребуется перебрать бумаги за весь период работы организации и оценить, какие из них нужно оставить или уничтожить. При большом объеме документов и в целях риска уничтожения важных документов советуем обратиться за помощью к профильной организации «Делис Архив»
Чтобы утилизация документов с истекшим сроком хранения была проведена в соответствии с требованиями действующего законодательства, следует соблюдать определенный алгоритм действий.
Документы сортируются по срокам хранения: постоянный, длительный, временный. На первые две категории составляется опись. После чего они оформляются и размещаются на хранение в архиве. Подобный подход позволит исключить случайную ликвидацию нужной документации.
Оставшиеся дела, сроки хранения которых истекли, необходимо просмотреть и внести в акт о выделении дел на уничтожение.
Участники экспертной комиссии собственника документов рассматривают акт о выделении дел на уничтожение, вносят свои изменения и пожелания. Предусмотрена возможность проведения заседания в удаленном виде (при помощи электронной переписки). По результатам обсуждения составляются соответствующий протокол и происходит согласование акта.
Все бумажные материалы, согласованные экспертной комиссией к уничтожению, вывозятся на место их утилизации. По факту измельчения подготавливается еще один акт, который должен содержать данные о методе уничтожения, весе и списке присутствующих лиц со стороны собственника данных материалов. С целью обеспечения конфиденциальности рекомендуется осуществлять видео запись всего процесса.
Профессиональные услуги, направленные на уничтожение документов с истекшим сроком хранения, включают в себя комплекс процедур:
В г.Москва утилизация документов с истекшим сроком хранения осуществляется «Делис Архив», и цена рассчитывается с учетом состава услуг и объема подлежащих измельчению документов.
Одним из ключевых направлений деятельности нашей компании являются вывоз и утилизация юридически значимой документации, а также материалов, содержащих коммерческую тайну. Наши сотрудники в совершенстве владеют знаниями архивного законодательства и навыками проведения экспертизы ценности дел.
На всех этапах взаимодействия обеспечивается защита предоставленной заказчиком конфиденциальной информации. Компания «Делис Архив» предоставляет свои услуги на основании официального договора точно в оговоренное время.
Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00