Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

В процессе повседневной деятельности современных компаний накапливается огромное количество документации. Со временем часть из них утрачивает практическое значение. В вопросах кадрового и бухгалтерского учета отсутствует термин «старая документация» – у каждого материала есть предусмотренный законодательством период хранения. После его окончания бумажные и электронные носители информации принято утилизировать.

Уничтожение документов по истечении срока хранения – актуальная тема в делопроизводстве любой фирмы или организации. Этот процесс зачастую представляет существенную проблему даже для самых продвинутых руководителей.

Дело в том, что оригиналы документов нельзя просто выкинуть в ближайший мусорный бак или поручить секретарю пропустить их через шредер. Во-первых, уничтожать их таким способом незаконно, а во-вторых, содержащаяся в них информация может попасть на глаза конкурентам.

Процесс уничтожения архивных документов должен соответствовать следующим условиям:

• - конфиденциальности;
  - соблюдению законодательных требований;
  - безопасности;
  - отсутствию негативных последствий для окружающей среды.

Ликвидировать значительный объем документации самостоятельно с соблюдением перечисленных требований проблематично. Разумнее всего доверить решение этой задачи профильной организации «Делис Архив»

Оглавление

1. Способы утилизации документов.
2. Этапы работы
3. Стоимость услуг
4. Преимущества утилизации в «Делис Архив»

Способы утилизации документов

Меры, направленные на уничтожение архивных документов с истекшими сроками хранения, являются правом, но не обязанностью организации. Списание и ликвидация материалов, утративших свое практическое значение, позволяют освободить пространство архива и повысить эффективность его использования.

Существуют четыре основных способа ликвидации деловых бумаг:

• 1. Промышленное шредирование. Востребованный и доступный метод. К его явным преимуществам можно отнести: высокую скорость измельчения, невозможность восстановления данных, оптимальную стоимость. Благодаря высокой производительности шредеры способны справляться с большими объемами бумажных носителей одновременно.

• 2. Сжигание. Второй по популярности метод. Его применение обеспечивает полную уверенность в том, что данные из дел нельзя будет восстановить.

• 3. Химическая обработка. Надежный метод, который применяется к бумажным носителям секретной информации. При помощи воды и химических веществ бумаги превращаются в однородную массу. Это самый дорогостоящий способ.

• 4. Промышленное прессование. Отработанная бумажная масса без измельчения прессуется и формируется в тюки.

Каждый из перечисленных вариантов обладает своими преимуществами и недостатками. Они подходят для значительных объемов документации. Клиент может выбрать оптимальный для себя способ, исходя из его стоимости.

В большинстве стран мира руководители компаний отдают предпочтение экологически чистым методам – измельчению (шредированию) или химической обработке. Они не наносят вред окружающей среде и самые доступные.

Способ утилизации, вес и количество дел в обязательном порядке указываются в акте о выделении документов к уничтожению документов с истекшим сроком.

Основные этапы работ

Подготовка бумажных носителей к утилизации по всем правилам архивного дела является наиболее трудоемким процессом, особенно в тех случаях, когда данная процедура осуществляется впервые. Сотрудникам архива потребуется перебрать бумаги за весь период работы организации и оценить, какие из них нужно оставить или уничтожить. При большом объеме документов и в целях риска уничтожения важных документов советуем обратиться за помощью к профильной организации «Делис Архив»

Чтобы утилизация документов с истекшим сроком хранения была проведена в соответствии с требованиями действующего законодательства, следует соблюдать определенный алгоритм действий.

1. Подготовительный этап.

Документы сортируются по срокам хранения: постоянный, длительный, временный. На первые две категории составляется опись. После чего они оформляются и размещаются на хранение в архиве. Подобный подход позволит исключить случайную ликвидацию нужной документации.

Оставшиеся дела, сроки хранения которых истекли, необходимо просмотреть и внести в акт о выделении дел на уничтожение.

2. Заседание экспертной комиссии.

Участники экспертной комиссии собственника документов рассматривают акт о выделении дел на уничтожение, вносят свои изменения и пожелания. Предусмотрена возможность проведения заседания в удаленном виде (при помощи электронной переписки). По результатам обсуждения составляются соответствующий протокол и происходит согласование акта.

3. Уничтожение.

Все бумажные материалы, согласованные экспертной комиссией к уничтожению, вывозятся на место их утилизации. По факту измельчения подготавливается еще один акт, который должен содержать данные о методе уничтожения, весе и списке присутствующих лиц со стороны собственника данных материалов. С целью обеспечения конфиденциальности рекомендуется осуществлять видео запись всего процесса.

Стоимость услуг

Профессиональные услуги, направленные на уничтожение документов с истекшим сроком хранения, включают в себя комплекс процедур:

В г.Москва утилизация документов с истекшим сроком хранения осуществляется «Делис Архив», и цена рассчитывается с учетом состава услуг и объема подлежащих измельчению документов.

Преимущества утилизации в «Делис Архив»

Одним из ключевых направлений деятельности нашей компании являются вывоз и утилизация юридически значимой документации, а также материалов, содержащих коммерческую тайну. Наши сотрудники в совершенстве владеют знаниями архивного законодательства и навыками проведения экспертизы ценности дел.

На всех этапах взаимодействия обеспечивается защита предоставленной заказчиком конфиденциальной информации. Компания «Делис Архив» предоставляет свои услуги на основании официального договора точно в оговоренное время.