Цены на утилизацию документов
В процессе повседневной деятельности современных компаний накапливается огромное количество документации. Со временем часть из них утрачивает практическое значение. В вопросах кадрового и бухгалтерского учета отсутствует термин «старая документация» – у каждого материала есть предусмотренный законодательством период хранения. После его окончания бумажные и электронные носители информации принято утилизировать.
Уничтожение документов по истечении срока хранения – актуальная тема в делопроизводстве любой фирмы или организации. Этот процесс зачастую представляет существенную проблему даже для самых продвинутых руководителей.
Дело в том, что оригиналы документов нельзя просто выкинуть в ближайший мусорный бак или поручить секретарю пропустить их через шредер. Во-первых, уничтожать их таким способом незаконно, а во-вторых, содержащаяся в них информация может попасть на глаза конкурентам.
Процесс уничтожения архивных документов должен соответствовать следующим условиям:
- конфиденциальности;
- соблюдению законодательных требований;
- безопасности;
- отсутствию негативных последствий для окружающей среды.
Ликвидировать значительный объем документации самостоятельно с соблюдением перечисленных требований проблематично. Разумнее всего доверить решение этой задачи профильной организации «Делис Архив»
Оглавление
- Способы утилизации документов.
- Этапы работы
- Стоимость услуг
- Преимущества утилизации в «Делис Архив»
Способы утилизации документов
Меры, направленные на уничтожение архивных документов с истекшими сроками хранения, являются правом, но не обязанностью организации. Списание и ликвидация материалов, утративших свое практическое значение, позволяют освободить пространство архива и повысить эффективность его использования.
Существуют три основных способа ликвидации деловых бумаг:
- Промышленное шредирование. Востребованный и доступный метод. К его явным преимуществам можно отнести: высокую скорость измельчения, невозможность восстановления данных, оптимальную стоимость. Благодаря высокой производительности шредеры способны справляться с большими объемами бумажных носителей одновременно.
- Сжигание. Второй по популярности метод. Его применение обеспечивает полную уверенность в том, что данные из дел нельзя будет восстановить.
- Химическая обработка. Надежный метод, который применяется к бумажным носителям секретной информации. При помощи воды и химических веществ бумаги превращаются в однородную массу. Это самый дорогостоящий способ.
- Промышленное прессование. Отработанная бумажная масса без измельчения прессуется и формируется в тюки.
Каждый из перечисленных вариантов обладает своими преимуществами и недостатками. Они подходят для значительных объемов документации. Клиент может выбрать оптимальный для себя способ, исходя из его стоимости.
В большинстве стран мира руководители компаний отдают предпочтение экологически чистым методам – измельчению (шредированию) или химической обработке. Они не наносят вред окружающей среде и самые доступные.
Способ утилизации, вес и количество дел в обязательном порядке указываются в акте о выделении документов к уничтожению документов с истекшим сроком.
Основные этапы работ
Подготовка бумажных носителей к утилизации по всем правилам архивного дела является наиболее трудоемким процессом, особенно в тех случаях, когда данная процедура осуществляется впервые. Сотрудникам архива потребуется перебрать бумаги за весь период работы организации и оценить, какие из них нужно оставить или уничтожить. При большом объеме документов и в целях риска уничтожения важных документов советуем обратиться за помощью к профильной организации «Делис Архив»
Чтобы утилизация документов с истекшим сроком хранения была проведена в соответствии с требованиями действующего законодательства, следует соблюдать определенный алгоритм действий.
1. Подготовительный этап.
Документы сортируются по срокам хранения: постоянный, длительный, временный. На первые две категории составляется опись. После чего они оформляются и размещаются на хранение в архиве. Подобный подход позволит исключить случайную ликвидацию нужной документации.
Оставшиеся дела, сроки хранения которых истекли, необходимо просмотреть и внести в акт о выделении дел на уничтожение.
2. Заседание экспертной комиссии.
Участники экспертной комиссии собственника документов рассматривают акт о выделении дел на уничтожение, вносят свои изменения и пожелания. Предусмотрена возможность проведения заседания в удаленном виде (при помощи электронной переписки). По результатам обсуждения составляются соответствующий протокол и происходит согласование акта.
3. Уничтожение.
Все бумажные материалы, согласованные экспертной комиссией к уничтожению, вывозятся на место их утилизации. По факту измельчения подготавливается еще один акт, который должен содержать данные о методе уничтожения, весе и списке присутствующих лиц со стороны собственника данных материалов. С целью обеспечения конфиденциальности рекомендуется осуществлять видео запись всего процесса.
Стоимость услуг
Профессиональные услуги, направленные на уничтожение документов с истекшим сроком хранения, включают в себя комплекс процедур:
Отбор и систематизация бумаг.
Подготовка и согласование акта по требованию законодательства.
Погрузка и транспортировка до шредера.
Взвешивание на промышленных весах.
Проведение утилизационных процедур в присутствии заказчика или его официального представителя.
Составление акта по факту шредирования.
Передачу отходов на вторичную переработку.
В г.Москва утилизация документов с истекшим сроком хранения осуществляется «Делис Архив», и цена рассчитывается с учетом состава услуг и объема подлежащих измельчению документов.
Преимущества утилизации в «Делис Архив»
Одним из ключевых направлений деятельности нашей компании являются вывоз и утилизация юридически значимой документации, а также материалов, содержащих коммерческую тайну. Наши сотрудники в совершенстве владеют знаниями архивного законодательства и навыками проведения экспертизы ценности дел.
На всех этапах взаимодействия обеспечивается защита предоставленной заказчиком конфиденциальной информации. Компания «Делис Архив» предоставляет свои услуги на основании официального договора точно в оговоренное время.
Все благодарности
Смотреть отзывы
