Система управления архивом

Любая компания должна выполнять требования, которые прописаны в законодательстве РФ, а именно всю важную документацию сохранять в архивах с определенным сроком хранения. Не так давно такими архивами служили большие помещения с огромными стеллажами, где располагались бумажные документы. Для управления и введения архива требовался определенный штат сотрудников.

Актуальным в настоящее время является создание системы управления электронным архивом. Она необходима не только тем фирмам, у которых в работе достаточно большое количество документов, но и небольшим компаниям. Электронный вид архива позволяет сотрудникам фирмы осуществлять быстрый поиск информации, а руководителям снизить расходы на аренду помещений под стандартные бумажные архивы.

Оглавление

1. Преимущества системы управления архивом организации
2. Создание системы управления архивом организации

Преимущества системы управления архивом организации

1. Компания с переходом на электронный формат архива продолжает выполнять требования законодательства РФ по ведению документов.

2. Все договора и остальные важные документы подлежат абсолютно безопасному хранению. При этом бумаги не занимают огромное количество места и не располагаются в пределах офиса. В том числе в электронный архив можно включить информацию, содержащую коммерческую тайну, и не беспокоиться о ее безопасности.

3. Система управления архивом организации обустроена таким образом, что любая компания может подстроить под себя ее работу. То есть настройки не являются базовыми. Их можно сделать индивидуальными в зависимости от особенностей делопроизводства фирмы.

4. Права доступа в архив выдаются не всем сотрудникам, а только тем, кому это необходимо для рабочего процесса. Таким образом, конфиденциальная информация будет храниться надежно и в полной безопасности. Руководители могут больше не беспокоиться о том, что в архив проникнут посторонние люди. Система управления снабжена специальной защитой.

5. Система электронного архива снабжена удобным управлением документами. Сотрудники фирмы смогут без труда найти необходимый документ. При этом на поиски уходит гораздо меньше времени по сравнению с бумажными архивами.

6. Все договора и остальные важные документы при создании и ведении электронного архива подвергаются индексации. Это способствует удобной дальнейшей работе с системой.

7. Руководители смогут настроить себе быстрый доступ в архив с помощью любого гаджета или компьютера. То есть управлять рабочим процессом компании возможно не только в офисе, но в и домашних условиях.

8. С удобной системой электронного архива можно осуществлять различные массовые операции по отдельным видам документации.

9. Фирма с внедрением электронного архива значительно снижает финансовые затраты. Все это происходит за счет ненадобности брать в аренду помещение под бумажный вид архива, а также нанимать определенный штат сотрудников для управления этим архивом.

Создание системы управления архивом организации

Наша компания предоставляет клиентам услуги по созданию системы управления архивом организации в Москве и других регионах страны. Наши сотрудники создают такую систему в сжатые сроки. Все они профессионалы и обладают многолетним опытом работы. В конечном итоге руководители компании получают готовую систему управления и необходимые утвержденные государственными учреждениями документы для электронного архива. Мы качественно выполняем каждый заказ и подходим с индивидуальными условиями к каждому нашему клиенту. Наши специалисты не только создадут электронный архив, но и произведут оцифровку необходимой документации.