пн-пт: с 9:00 до 18-00
Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение
Экономить с нами легко
✂️ Освободить офис от архивных документов и систем их хранения. Обеспечить противопожарную безопасность. Снизить риски штрафных санкций со стороны проверяющих органов.
Этот ролик посмотрели 5 505 раз!
Уничтожение архива бухгалтерских документов – процесс, требующий от исполнителя понимания предметной области, ответственного подхода и повышенного внимания к деталям. Если нарушить порядок отбора и последующей утилизации документов, это может привести к утрате документов, уничтожение которых на данный момент не может быть осуществлено, и, как следствие, к штрафам со стороны проверяющих органов. Помимо этого, находящиеся в бумажных материалах конфиденциальная, коммерческая информация и персональные данные могут стать доступны посторонним и конкурентам. Отметим нюанс: ликвидировать можно лишь бухгалтерские бумаги, сроки хранения которых на основании архивного дела (Перечень с указанием сроков хранения) и в соответствии с Федеральным законом по бухгалтерскому учету в РФ подошли к концу. В основной своей массе бухгалтерские, финансовые документы и документы по хозяйственной деятельности любой организации или индивидуального предпринимателя хранятся не более пяти лет с момента их окончания. Несомненно, в документообороте встречаются и документы со сроками хранения от 1 до 10 и более лет.
Оглавление
Уничтожение бухгалтерских документов, не подлежащих хранению, как и любых иных документов организации, осуществляется следующими методами:
1. Измельчение.
В целях измельчения применяется особое устройство – шредер. Это самый популярный, оптимальный по цене и скорости уничтожения метод. В большинстве современных офисов и организаций практика измельчения довольно распространена, при том что данный метод не приводит к загрязнению окружающей среды.
2. Сжигание.
Чаще всего сжигание осуществляется в специальном печном оборудовании. Уничтожение документов в специализированной печи – достаточно дорогостоящий и небезопасный для экологии подход, хотя с точки зрения безопасности данных и самый надежный. Утилизация бухгалтерской документации таким методом может осуществляться исключительно организациями, имеющими на данный вид деятельности соответствующие лицензии.
В целях повышения эффективности процедуры утилизации бухгалтерских документов рекомендуется применять несколько методов одновременно. К примеру, измельчение и отправка на вторичную переработку (дальнейшая химическая переработка).
Попробуем разобраться, почему так важно осуществлять уничтожение документов бухгалтерского учета, следуя требованиям законодательства и установленным правилам. Обратимся к Кодексу об административных правонарушениях РФ. Нас интересует ст. 15.11 кодекса. Согласно положениям названой статьи, при условии нарушения сроков хранения или уничтожения документации ранее установленного законом времени может наступить административная и уголовная ответственность. Особенно в случае, когда преждевременная ликвидация стала причиной снижения налоговой базы, искажения отчетности (хотя бы одной строки на 10% и более). В таком случае ответственные лица могут подвергнуться штрафным санкциями. Их величина зависит от тяжести нарушения и в минимальном исчислении может достигать 3 тысяч рублей (не менее 2 тысяч). В случае серьезных нарушений величина штрафа может достигнуть 0,5 миллиона рублей. Также могут применяться прочие санкции, к примеру, арест (до 5 лет).
Ликвидация значимых бухгалтерских документов осуществляется по следующему алгоритму:
1. Определение срока хранения и важности документов.
Процедура предполагает оценку посредством проведения специалистом экспертизы документов непосредственно по месту их нахождения. Она осуществляется в установленном законами порядке с визуальным осмотром каждого дела. Бумажные носители информации, сроки хранения которых не истекли, или при условии, что они являются основой доказательной базой при рассмотрении в суде или при спорах с третьими лицами, должны быть оставлены на дальнейшее хранение в организации. Даже незначительная ошибка на данном этапе может стать причиной возникновения административной или уголовной ответственности, а также повлечь за собой убытки юридического лица.
2. Формирование акта о выделении документации для последующей утилизации.
Сам вид акта определен Правилами работы архива, утвержденными Росархивом. В нем отображаются все дела и иные носители информации, не подлежащие хранению, указываются даты их создания и окончания, общее количество, номер статьи и продолжительность хранения по перечню. Наличие акта необходимо. Он придаст законность процедуре уничтожения.
3. Утилизация.
Заключительный, но один из самых важных этапов. Настоящая процедура может осуществляться как силами собственника данных, так и специализированной архивной организацией. По факту уничтожения составляется еще один акт, в котором указываются вес, дата и место переработки бухгалтерской документации.
Почему стоит обратиться за услугами уничтожения архива бухгалтерских документов в компанию «Делис Архив»? Все просто! Мы специализируемся на вывозе и утилизации документации, имеющей юридическую и бухгалтерскую значимость, а также уничтожении документов бухгалтерского учета. Мы в совершенстве знаем архивное законодательство и технологию проведения экспертизы ценности дел. Помимо этого, будем строго сохранять предоставленные нам конфиденциальную и коммерческую информацию и данные на всех этапах взаимодействия. Все услуги выполняются точно в срок на основании договора.
Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00