Упорядочение документов
В архиве вашей организации накопилось большое количество документов, требующих систематизации? Бухгалтерия и кадровый отдел не успевают наводить порядок в личных делах своих подведомств? Заказывайте упорядочение документов в «Делис Архив»! Мы предлагаем широкий спектр услуг по систематизации, оцифровке и архивному хранению документации в Москве и области.
Когда нужно упорядочение документов
Услуга требуется, когда необходимо:
- навести порядок в отчетности организации;
- повысить эффективность хранения и использования накопленных объемов;
- систематизировать дела в соответствии с действующим законодательством;
- разгрузить бухгалтерию и кадровый отдел, повысив личную эффективность специалистов, сняв с них необходимость выполнять работу архивариуса;
- проконтролировать сроки хранения архивных дел;
- предотвратить фальсификацию, злоупотребление служебным положением;
- ускорить, упростить процесс поиска необходимой архивной информации;
- обнаружить дела, срок хранения которых истек, для последующего уничтожения.
Оглавление
1. Как мы работаем
2. Почему стоит заказывать упорядочение отчетности у специалистов
3. Преимущества обращения в «Делис Архив»
Как мы работаем
Упорядочение документов специалистами «Делис Архив» выполняется по установленному регламенту. Работа ведется поэтапно:
- В офис заказчика выезжает наш специалист. Он оценивает масштабы предстоящих работ, озвучивает предварительную стоимость услуги.
- Проводится составление плана систематизации, заключается и подписывается договор на оказание услуг. Цена фиксируется в документе – никаких скрытых платежей, комиссий и пр.
- Бумажные материалы, подлежащие упорядочению, перевозятся с территории заказчика в наш архив. Если в этом нет необходимости, систематизация может быть проведена на месте.
- Выполняется экспертиза ценности документов. Специалист сортирует, отбирает документацию по статьям, срокам хранения и другим факторам.
- Проводится непосредственно упорядочение. Акты, бланки и другие документы, подлежащие дальнейшему хранению, формируются в дела, сшиваются, помещаются в отдельные папки. Оформляются обложки, титульные листы и описи для каждого дела, содержащие информацию о составе папок.
- Дела с истекшим сроком хранения подготавливается к утилизации.
Почему стоит заказывать упорядочение отчетности у специалистов
Систематизацию документов можно выполнять и самостоятельно. Но законодательство постоянно меняется: выходят поправки, изменения и новшества. Чтобы следить за этим, придется потратить много времени или нанимать отдельного сотрудника, который будет специализироваться именно на ведении архива.
Кроме того, часто при систематизации в условиях офиса не имеющие практического опыта в архивном деле работники совершают ошибки:
- дата начала срока хранения договора отсчитывается с момента его заключения, а не завершения;
- в архив отправляются договора, по которым еще ведется работа;
- разная документация смешивается в одной папке;
- неправильно проводится опись содержимого дела;
- в одном деле оказываются отчеты с разным сроком хранения и т.д.
Чтобы этого избежать, лучше доверять упорядочение документов профессионалам. Наши сотрудники точно знают, как правильно систематизировать документы, на что обращать внимание, какие правила соблюдать.
Преимущества обращения в «Делис Архив»
Специалисты «Делис Архив» наведут порядок в архиве вашей компании. Мы работаем с любыми видами документов, всеми типами бумажных исходников: от стандартной бухгалтерской отчетности до ветхих чертежей, схем, фотографий.
Доверяя выполнение систематизации нашим экспертам, в результате вы получите полноценный, функциональный архив, который пройдет любую проверку контролирующих органов. Сотрудничество с нами – гарантия качественного и своевременного выполнения работ.
Все благодарности
Смотреть отзывы
