Упорядочение документов

Оглавление

1. Как мы работаем
   
2. Почему стоит заказывать упорядочение отчетности у специалистов
   
3. Преимущества обращения в «Делис Архив»
   
   

Как мы работаем

Упорядочение документов специалистами «Делис Архив» выполняется по установленному регламенту. Работа ведется поэтапно:

1. В офис заказчика выезжает наш специалист. Он оценивает масштабы предстоящих работ, озвучивает предварительную стоимость услуги.

2. Проводится составление плана систематизации, заключается и подписывается договор на оказание услуг. Цена фиксируется в документе – никаких скрытых платежей, комиссий и пр.

3. Бумажные материалы, подлежащие упорядочению, перевозятся с территории заказчика в наш архив. Если в этом нет необходимости, систематизация может быть проведена на месте.

4. Выполняется экспертиза ценности документов. Специалист сортирует, отбирает документацию по статьям, срокам хранения и другим факторам.

5. Проводится непосредственно упорядочение. Акты, бланки и другие документы, подлежащие дальнейшему хранению, формируются в дела, сшиваются, помещаются в отдельные папки. Оформляются обложки, титульные листы и описи для каждого дела, содержащие информацию о составе папок.

6. Дела с истекшим сроком хранения подготавливается к утилизации.

Почему стоит заказывать упорядочение отчетности у специалистов

Систематизацию документов можно выполнять и самостоятельно. Но законодательство постоянно меняется: выходят поправки, изменения и новшества. Чтобы следить за этим, придется потратить много времени или нанимать отдельного сотрудника, который будет специализироваться именно на ведении архива.

Кроме того, часто при систематизации в условиях офиса не имеющие практического опыта в архивном деле работники совершают ошибки:

- дата начала срока хранения договора отсчитывается с момента его заключения, а не завершения;

- в архив отправляются договора, по которым еще ведется работа;

- разная документация смешивается в одной папке;

- неправильно проводится опись содержимого дела;

- в одном деле оказываются отчеты с разным сроком хранения и т.д.

Чтобы этого избежать, лучше доверять упорядочение документов профессионалам. Наши сотрудники точно знают, как правильно систематизировать документы, на что обращать внимание, какие правила соблюдать.

Преимущества обращения в «Делис Архив»

Специалисты «Делис Архив» наведут порядок в архиве вашей компании. Мы работаем с любыми видами документов, всеми типами бумажных исходников: от стандартной бухгалтерской отчетности до ветхих чертежей, схем, фотографий.

Доверяя выполнение систематизации нашим экспертам, в результате вы получите полноценный, функциональный архив, который пройдет любую проверку контролирующих органов. Сотрудничество с нами – гарантия качественного и своевременного выполнения работ.