Финансовому директору и главному бухгалтеру

Все обозначенные на сайте www.archiv.ru услуги оказываются в г. Москве, Московской области, г. Санкт-Петербурге, Ленинградской области, г. Уфе. Консалтинговые услуги по построению архивов, корпоративных центров сканирования, автоматизации процессов работы и обслуживания документов оказываются по всей территории РФ и за ее пределами.

Сроки хранения дел и входящих в их состав документов обозначены в перечне Росархива. Основной объем документов любой организации составляют бухгалтерские, финансовые, договорные, а также иные материалы по хозяйственной деятельности, они должны храниться не менее 5 лет. Документы по личному составу, которые подлежат архивному хранению, необходимо хранить от 50 до 75 лет, в зависимости от их года окончания. Документы по основной деятельности в зависимости от статуса организации (источник комплектования госархива или нет) – от 10 лет до постоянно. Оперативно определить срок хранения любого документа вы можете на нашем сайте при помощи сервиса «Архивист онлайн».

Важно понимать, что передачу документов во внешний архив не стоит рассматривать как методику сокрытия документов с случае проверок различных государственных органов. Преимуществами данной услуги являются: оптимизация затрат, порядок в делах и удобство поиска документов при необходимости. В случае проверки вы можете в течение 1 часа получить скан-образ нужного документа по защищенным каналам связи. Если нужен оригинал, то он будет вам доставлен в течение 3-х часов с момента заказа или до 18-00 следующего рабочего дня. Также в любой момент можно самостоятельно забрать нужные короба прямо в архиве.

Благодаря архивной обработке любая организация может навести порядок в своих делах, создать удобный в работе архив. Разбор накопленных папок по срокам хранения, приведение документов по личному составу и основной деятельности в соответствии с архивными правилами РФ, отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, составление детальной описи — вот те результаты, которые позволяет получить данная услуга.

Если вы хотите освободить свои площади от старых бумаг, и осуществлять их экспертизу ценности нет необходимости, можно воспользоваться услугой «Делис Архив» — уничтожение документов на шредере. В назначенный день по месту нахождения архива к вам приедут наши специалисты, все ненужные бумаги погрузят и транспортируют до цеха уничтожения. Далее в вашем присутствии они будут измельчены на шредере. По факту оказания услуги будет предоставлен акт с указанием точного веса переданных на уничтожение документов. В случае если вы не знаете, что можно уничтожать, а что нет, мы проведет работы по определению сроков хранения документов и подготовим установленный архивными правилами акт о выделении дел на уничтожение. После утверждения данного акта вашим руководителем все бумажные материалы будут измельчены на шредере.

Конструкция наших архивных коробов отличается от тех, которые вы используете при переезде или стандартно приобретаете в канцелярских магазинах. Наши короба в собранном виде выдерживают нагрузку до 100 кг и прослужат вам многие годы. В нашем архиве есть архивные короба, которые используются в работе уже более 10 лет, и они не потеряли свои эксплуатационные качества и достойно выглядят.

Внеофисное хранение документов – передача функции по подготовке, хранению, подбору, доставке и уничтожению документов любого юридического или физического лица профессиональной архивной компании. Порядок и сроки оказания услуг четко определяются внутренними «Правилами работы архива». Ответственность архивной компании перед клиентом определена Гражданским кодексом РФ и условиями договора. Список лиц со стороны клиента, которые имеют право допуска к переданным на хранение документам, четко определен в Бланке разрешенного доступа, который поддерживается в актуальном виде самим клиентом.

Передавая документы и ценную информацию на внешнее хранение, каждый клиент должен серьезно оценивать свои риски и возможные последствия. Несмотря на то что любая архивная компания применяет принцип обезличенного хранения (на коробах только штрих-коды), а короба размещаются в архиве без постоянной привязки к какому-то конкретному адресу, с учетом человеческого фактора всегда существует вероятность ошибки. Важно отметить, что для архивных компаний различные инциденты – это репутационные риски притом, что в случае их возникновения клиент всегда может получить предусмотренную договорам компенсацию. А вот статистика утечки конфиденциальной информации и персональных данных показывает, что они в основном происходят на территории самого клиента, а не архивной компании.