Перевод бумажных документов в электронный вид
В реалиях современного бизнеса работать с бумажными документами и обеспечивать их сохранность становится все труднее и с каждым годом накладнее. Документы создают массу проблем при хранении, требуют временных затрат для их приведения в порядок и в случае обращения к ним значительно замедляют любой внутренний процесс. Современный подход к эффективному использованию информации предполагает перевод бумажных документов в электронный вид, что значительно облегчит их дальнейшее использование, хранение и поиск.
Оглавление
- Какие документы переводят в электронный вид.
- Каким образом осуществляется перевод документов в электронный вид.
- Преимущества перевода документов в электронный вид.
Какие документы переводят в электронный вид
Преобразование в цифровой вид допустимо для любых документов на бумажном носителе. Современное сканирующее оборудование позволяет осуществить оцифровку материалов любого качества и формата, от кассового чека до широкоформатного рекламного баннера. Документы могут быть как в расшитом, так и скрепленном виде.
По обозначенным ниже типам документов чаще всего осуществляется перевод бумажных документов в электронный вид:
первичные бухгалтерские документы;
организационно-распорядительные (распоряжения, инструкции, решения, приказы);
информационные (справки, акты, докладные);
коммерческие (договоры и контрактов);
кадровые документы (личные дела, трудовые книжки, контракты);
технологические и конструкторские (чертежи, схемы, модели, спецификации);
Перевод кадровых документов, бухгалтерских данных или технических архивов в электронный вид должен осуществляться с применением подходящего для этих целей сканирующего оборудования, проверенных технологий организации процесса оцифровки и с применением специального программного обеспечения. Выбор того или иного подхода по переводу, особенно кадровых документов в электронный вид, зависит от состояния бумажных носителей и требований к результатам со стороны бизнес- заказчика.
Каким образом осуществляется перевод документов в электронный вид
На первом этапе нужно начать с подготовки подробного технического задания, в котором прописать требования к цветности сканирования каждой группы документов (цветное, ч/б, серое) и к его качеству (200dpi, 300dpi или более). Определить подходы к результатам сканированию, исходя из внешнего вида носителей и того, сшитые или расшитые документы необходимо оцифровать. От этого будет зависеть тип используемого сканера (потоковые, индивидуальные, планетарные, широкоформатные). Еще стоит учитывать, что подбор сканирующего оборудования зависит от количества листов, подлежащих оцифровке. Если нужно перевести в электронный вид малое количество расшитых бумаг формата А4, несомненно, можно использовать обычный бытовой сканер. Но если объем документов исчисляется десятками или сотнями тысяч, и все работы нужно выполнить в ограниченный срок, для этих целей необходимо использовать дорогостоящие сканеры. Также в техническом задании должны быть указаны требования к индексации каждого вида документа и формату итогового файла (многостраничный, полистный, расширение файла и т.д.).
Основные этапы перевода документов в электронный вид:
- подготовка документов к сканированию (расшивка, изъятие скрепок);
- процесс сканирования с применением оптимального вида оборудования;
- проверка качества образов документов, устранение выявленных недочетов;
- обработка графических образов (доворот, устранение шумов, геометрия образов);
- возврат бумажных документов в исходный вид;
- индексация документов (создание индексных поисковых параметров);
- формирование итоговых файлов с привязкой к индексным параметрам.
Преимущества перевода документов в электронный вид
Архивная компания «Делис Архив» предоставляет услуги по преобразованию в электронный вид документации всех типов, форматов и объемов. Мы сотрудничаем как с крупными организациями, так и малыми. Огромный опыт выполнения проектов и развитая техническая база позволяют нам оперативно выполнять заказы любой сложности.
В результате оцифровки важных бумаг клиенты получают следующие преимущества:
- максимальный порядок в документации;
- простота поиска и быстрый доступ к необходимой информации из любой точки мира;
- полная конфиденциальность и безопасность данных;
- сокращение затрат на обращение к бумажным материалам;
- контроль использования и разграничение прав доступа к информации между сотрудниками;
- наличие единой и постоянно пополняемой базы важных документов.
Все это способствует оптимизации любых процессов, связанных с делопроизводством и данными. Наше решение позволяет организациям экономить значительные средства, сократить временные затраты на поиск информации, повысить эффективность персонала. Не говоря уже о том, что освобождение офиса от пыльных папок и необходимости обращения к ним способствует созданию благоприятного климата, комфортных условий и позитивного настроения в офисе.
Все благодарности
Смотреть отзывы
