Электронный архив

Сокращение затрат на хранение и обслуживание оригиналов бумажных документов

Формирование электронного архива документов поможет оптимизировать работу любой организации.

Статистика показывает, что до 95% запросов на предоставление документов могут быть исполнены без привлечения бумажного оригинала (при наличии их электронных копий). Доверив создание электронного архива специалистам «Делис Архив» вы сможете:

Сократить время на поиск, как отдельного документа, так и их групп, связанных общими поисковыми параметрами (контрагент, тема, услуга, поставщик, проект и т.д.)
Обеспечить контроль доступа своих сотрудников к информации, с учетом установленных прав
Гарантировать своевременный сбор информации и документов из всех точек присутствия
Более чем на 90% сократить необходимость использования бумажных оригиналов документов
Предотвратить риск утраты бумажных оригиналов
Организовать обмен данными между различными информационными системами


Особенности создания электронного архива документов с «Делис Архив»:

Разработаем подробное техническое задание и проведем демонстрацию прототипа работающей системы
Имеем многолетний опыт разработки, настройки, внедрения и технической поддержки различных информационных систем
Можем предоставить облачное клиентское решение по работе с образами документов
Проведем обучение ваших специалистов, предоставим всю необходимую техническую документацию


Специалист по формированию электронного архива документов выполнит:

Подготовительные работы

Оценка типов и объёмов документов, подлежащих сканированию, а также требований к функционалу системы электронный архив документов

Сканирование

Перевод бумажного документа в электронный вид

Текстовое распознавание

Перевод графических образов в редактируемый (машинописный) вид для быстрого поиска слова или значения в тексте сканированного документа

Индексация

Обработка документов по заданному составу полей, осуществляя поиск документов по различным параметрам

Формирование электронных книг

Создание удобных и привычных для использования документов офисного типа (PDF, DOC)

Настройка системы и экспорт данных

Установка и настройка системы электронный архив документов с загрузкой в нее графических образов документов и индексных таблиц

Передача системы и обучение пользователей

Передача клиенту системы в соответствии с определенными параметрами и обучение пользователей

Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации
На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия
Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора
  • Наши преимущества

1 / 3
Конфиденциальность и безопасность
  • Сохранность важной документации
  • Современные системы безопасности и контроля доступа
  • Своевременное уничтожение документов
безопасность хранения документов
2 / 3
Современные центры хранения
  • Современные архивохранилища класса «А»
  • Обеспечение внутреннего климатического режима
  • Современная система учета документов
Современные центры хранения документов
3 / 3
Сокращение затрат
  • Повышение эффективности персонала клиентов
  • Оптимизация расходов на хранение и обслуживание документов
  • Уменьшение общего объема подлежащих хранению документов
Сокращение затрат хранения документов
Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации
На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия
Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO

Реализованные проекты

Электронный архив

Бумажные документы занимают много места, а работа с ними отнимает немало времени. Поэтому организации переходят на цифровой документооборот. Для удобной работы с файлами нужна система хранения, организованная в соответствии с правилами Росархива, ГОСТ Р 54989-2012 и Приказа Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526.

Электронный архив от компании «Делис Архив» — оптимальное решение для размещения цифровых документов. Он позволяет организовать безопасное хранение информации с возможностью удалённого управления ею.

Оглавление
  1. Зачем нужен электронный архив

  2. Почему для создания электронного архива лучше обращаться к профессионалам

  3. Этапы создания электронного архива

  4. Безопасное хранение носителей в «Делис Архив»

  5. Преимущества сотрудничества с «Делис Архив»

Зачем нужен электронный архив

Создание электронного хранилища дает компании широкие возможности управления данными. Информационная база с удобной поисковой системой и средствами обработки файлов решает много задач:

  • Освобождает полезное время сотрудников, которое они прежде тратили на поиск, классификацию, приведение в порядок документации. С помощью поисковика персонал за несколько секунд найдет нужные материалы в архиве по виду документа, ключевым словам, статусу файла, номеру бланка, контрагенту и другим параметрам.

  • Позволяет выполнять с документами различные операции: удаленный просмотр, копирование, редактирование, массовую загрузку и выгрузку, печать и т. д. А многопользовательский режим разрешает работать с базой и документами сразу нескольким сотрудникам, причем из любой точки мира.

  • Дает возможность контролировать сроки хранения и своевременно избавляться от просроченных документов. И, напротив, исключает риск удаления тех из них, у которых по закону еще не вышел срок хранения.

  • Обеспечивает безопасность хранения документов за счет защищённого доступа к ним, разграничения прав отдельных сотрудников и подразделений, резервного копирования файлов.

Сформировать единую базу можно для компании любого уровня и любого объема документооборота.

Почему для создания электронного архива лучше обращаться к профессионалам

Хранилище для документов любая организация может выбрать и внедрить самостоятельно, но это достаточно трудоемко. Понадобятся ресурсы на поиск, классификацию, подготовку, сканирование документов, настройку ПО. Кроме того, необходимы знания хотя бы основных правил архивного дела, чтобы не нарушить законодательство и не получить штрафы. 

Важный аргумент в пользу обращения к профессионалам — безопасность процедуры. При проведении подготовки, оцифровки, формирования и ведения базы документов необходимо исключить риск их потери, порчи, утечки информации. Данные сформированного архива должны быть тщательно проверены на наличие всех документов, их читаемость, отсутствие ошибок загрузки и оформления.

Создание архива специалистами «Делис Архив» гарантирует быстрый результат, соблюдение норм законодательства и обеспечение безопасности. Мы используем только надежное ПО и зашифрованные каналы связи. Доступ к архиву имеют только те сотрудники, которым заказчик разрешает работать с документами и только в рамках установленных прав. Высокий уровень защиты персональной и конфиденциальной информации подтверждает выданная нам лицензия ФСТЭК.

Этапы создания электронного архива

Специалисты «Делис Архив» создают электронное хранилище по техническому заданию, которое составляют после обсуждения с клиентом объёма, условий и требований к функциональности ПО. ТЗ определяет основные характеристики будущего электронного архива: структуру, маршрутизацию источников, уровни доступа сотрудников, интеграцию с операторами ЭДО, «1C», SAP и другими учётными системами.

Эксперты готовят прототип архива, чтобы заказчик мог проверить IT-решение на соответствие запросам. Выбор программного обеспечения зависит от технических требований к корпоративной базе. Это может быть ПО «Делис Архив» или IT-продукты других разработчиков. Доступно облачное решение для хранения и управления электронными копиями.

Этапы создания архива на основе бумажных и цифровых документов ЭДО:

  1. Подготовка бумажных документов к оцифровке. Осуществляется силами компании или наших специалистов. Бумаги нужно расшить, освободить от скрепок, замятий и заломов.

  2. Доставка материалов из офисов компании в наши хабы или подготовка станций сканирования на территории клиента.

  3. Прием документов по описи.

  4. Проверка читаемости, целостности, количества источников. Тестирование электронных носителей с документами на вирусы. 

  5. Сканирование бумаг с распознаванием текста и сохранением в удобных для работы форматах (pdf, doc). Если файлы плохо читаются, мы доводим четкость и контрастность изображения до приемлемого уровня.

  6. Сверка копий после оцифровки с оригиналами.

  7. Создание резервных дубликатов файлов.

  8. Настройка ПО по техническому заданию.

  9. Формирование каталога. Для классификации и быстрого опознания источников в хранилище электронные материалы индексируют. В дальнейшем это упрощает их поиск по различным параметрам: дате заливки и создания, контрагентам, имени файла, типу документа и т. д.

  10. Обучение персонала размещению данных в архиве и работе с ними.

В дальнейшем обученные сотрудники добавляют новые документы в базу самостоятельно. Впрочем, при возникновении трудностей мы всегда готовы прийти на помощь.

Безопасное хранение носителей в «Делис Архив»

Электронные носители можно оставить на хранение в «Делис Архив». Хранилища нашей компании — это охраняемые объекты с системами пожаротушения, сигнализации, видеонаблюдения. Они расположены в Москве и Московской области, Санкт-Петербурге. Носители в архивах компании не подвержены негативным внешним воздействиям — вибрации, высоким температурам, пыли, ударам, статическому напряжению, магнитным полям, ультрафиолету.

Система охраны и допуска к содержимому архивных хранилищ соответствует требованиям Роскомнадзора и ФСТЭК. Поэтому мы принимаем к размещению различные файлы.

Преимущества сотрудничества с «Делис Архив» 

Компания «Делис Архив» предлагает рациональную систему хранения электронных документов по доступным ценам. Содержание у нас цифровых носителей поможет вам сэкономить собственные ресурсы и не бояться за безопасность данных. Организация электронной базы упростит и ускорит работу с документами, освободит полезное время сотрудников для решения других задачи.

Чтобы вы могли оценить удобство работы с электронным архивом, мы бесплатно создадим прототип информационной системы. Вы наглядно увидите её достоинства, а тестовый период позволит вам избежать затрат на услугу, если она вам не подойдет.

Кроме того, мы даём бессрочную гарантию на все работы и всегда готовы предоставить консультационную и техническую поддержку.

Чтобы узнать, сколько будет стоить организация архива для вашей компании, позвоните нам или оставьте заявку на сайте. Точная стоимость зависит от ряда условий: объема, формата первичных документов, необходимости в подготовке и оцифровке бумаг, способа хранения и других. Наш менеджер свяжется с вами и предложит наиболее выгодное для вас решение.

Смежные услуги



8 800 707 87 00Работаем по всей России