График работы

пн-пт: с 9:00 до 18-00

Все услуги

Электронный архив

Сокращение затрат на хранение и обслуживание оригиналов бумажных документов

Формирование электронного архива документов поможет оптимизировать работу компании любого масштаба

95% запросов на предоставление документов могут быть исполнены без привлечения бумажного оригинала (при наличии их электронной копии). Наличие специалиста по формированию электронного архива документов позволит вам:

Оптимизировать время на поиск, как отдельного документа, так и их групп, связанных общими поисковыми параметрами (контрагент, тема, услуга, поставщик и т.д.)
Обеспечить контроль доступа сотрудников к информации с учетом установленных прав
Обеспечить своевременное поступление информации из региональных офисов или точек продаж
Более чем на 90 % сократить необходимость использования бумажных оригиналов документов
Предотвратить риск утраты документов
Организовать обмен данными между различными информационными системами клиента

                            
1 / 3
2 / 3
3 / 3


Особенности создания электронного архива документов с «Делис Архив»

Реализуется как на базе программного обеспечения «Делис Архив», так и с использованием разработок ведущих ИТ-компаний
Доступно облачное решение «Делис Архив» по хранению и использованию электронных копий документов клиентов
Обучим ваших сотрудников методикам сканирования документов и предоставим всю необходимую инфраструктуру во временное пользование на проект


Специалист по формированию электронного архива документов выполнит:

Подготовительные работы

Оценка типов и объёмов документов, подлежащих сканированию, а также требований к функционалу системы электронный архив документов

Сканирование

Перевод бумажного документа в электронный вид

Текстовое распознавание

Перевод графических образов в редактируемый (машинописный) вид для быстрого поиска слова или значения в тексте сканированного документа

Индексация

Обработка документов по заданному составу полей, осуществляя поиск документов по различным параметрам

Формирование электронных книг

Создание удобных и привычных для использования документов офисного типа (PDF, DOC)

Настройка системы и экспорт данных

Установка и настройка системы электронный архив документов с загрузкой в нее графических образов документов и индексных таблиц

Передача системы и обучение пользователей

Передача клиенту системы в соответствии с определенными параметрами и обучение пользователей

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение

Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами


1 / 3
Конфиденциальность и безопасность
  • Сохранность важной документации
  • Современные системы безопасности и контроля доступа
  • Своевременное уничтожение документов
безопасность хранения документов
2 / 3
Современные центры хранения
  • Современные архивохранилища класса «А»
  • Обеспечение внутреннего климатического режима
  • Современная система учета документов
Современные центры хранения документов
3 / 3
Сокращение затрат
  • Повышение эффективности персонала клиентов
  • Оптимизация расходов на хранение и обслуживание документов
  • Уменьшение общего объема подлежащих хранению документов
Сокращение затрат хранения документов
Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации
На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия
Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO

Реализованные проекты

Этапы создания электронного архива документов и принципы его ведения

Электронным архивом пользуется все больше компаний, остальные же либо не знают обо всех его достоинствах, либо не понимают, как им пользоваться. Преимущества электронного архива документов очевидны, а вот с его созданием и ведением могут возникнуть вопросы.

Формирование электронного архива документов в организации

Организация электронного архива документов предоставит много возможностей для вашей компании: постоянный доступ к документам, освобождение большого количества места, защита информации и др. Применение современных подходов при работе с документами поможет оптимизировать документооборот, что положительно скажется на работе всей компании. Для того чтобы работа по созданию электронного архива документов на предприятии проходила быстро и на высоком уровне, необходимо довериться специалисту по формированию электронного архива документов и следовать следующим этапам:

  • Подготовка прототипа системы. У любого клиента еще до внедрения и подписания договора имеется возможность ознакомиться с прототипом необходимой ему системы «Электронный архив».
  • Разработка технического задания. По результатам изучения ваших потребностей подготавливается подробное техническое задание, и дальнейшая настройка системы осуществляется строго в соответствии с ним.
  • Подготовка документов к сканированию. Этот этап включает в себя систематизацию документов, их идентификацию, сортировку по различным критериям, принятым в компании, изъятие файлов, скрепок, скоб.
  • Сканирование и индексация документов. После того как документы были подготовлены к процессу перевода в электронный вид, их следует отсканировать. Для этого необходимо выбрать тип сканирующего оборудования, который подойдет для документов. Теперь нужно определиться с форматом, в который будут переведены бумажные документы. Затем следует верификация электронных документов, которая заключается в визуальном осмотре информации. Как только все документы оцифрованы, им необходимо задать атрибуты, благодаря которым будет осуществляться их поиск.
  • Настройка системы в соответствии с разработанным техническим заданием и загрузка в нее образов и индексных параметров документов.
  • Обучение сотрудников работе с системой.
  • Наладка процесса последующего наполнения архива поступающими материалами.

Конечно, создать электронный архив документов самостоятельно возможно, но при этом неизбежна потеря времени, а также из-за отсутствия практического опыта у сотрудников организаций существует риск допустить ошибки на каком-нибудь важном этапе, что может сказаться на качестве полученного результата.

В связи с этим многие предприятия обращаются к организациям, которые специализируются на реализации проектов по созданию электронных каталогов и их наполнению. Услуги по переводу бумажных оригиналов в электронный вид не бесплатны, но польза, которую в дальнейшем будет приносить внедрение электронного архива, стоит того!

Ведение электронных архивов

После того как весь объем документации отсканирован и загружен в информационную систему, компания может начинать пользоваться оцифрованной информацией: печатать документы, передавать сотрудникам и другим лицам, редактировать информацию и др.

По мере поступления новых документов в архив компании их также следует провести через этап подготовки и сканирования, затем загрузить в архив.

Многие задаются вопросом, как организовать электронный архив с документами, имеющими юридическую силу? Благодаря принятым в РФ законам электронная документация при правильном оформлении может иметь ту же юридическую силу, что и бумажный носитель с подписями и печатью. Теперь для владельцев электронного архива стало возможным производить обмен документами между государственными органами и контрагентами.

Применяя юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) при формировании электронного архива документов, можно:

  • гарантировать юридическую силу электронного документа;
  • выполнять полноценные и безопасные взаимоотношения с другими организациями;
  • легко и быстро вести дела с налоговыми службами;
  • обеспечить договорную документацию юридической силой;
  • рационально использовать электронную подпись;
  • отказаться от бумажного хранения и ручного ввода.

Другие услуги

Полезные материалы


Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Ольга Куликова, руководитель отдела по работе с клиентами
8 800 707 87 00Работаем по всей России