Электронный архив

Электронный архив

Бумажные документы занимают много места, а работа с ними отнимает немало времени. Поэтому организации переходят на цифровой документооборот. Для удобной работы с файлами нужна система хранения, организованная в соответствии с правилами Росархива, ГОСТ Р 54989-2012 и Приказа Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526.

Электронный архив от компании «Делис Архив» — оптимальное решение для размещения цифровых документов. Он позволяет организовать безопасное хранение информации с возможностью удалённого управления ею.

1. Зачем нужен электронный архив

2. Почему для создания электронного архива лучше обращаться к профессионалам

3. Этапы создания электронного архива

4. Безопасное хранение носителей в «Делис Архив»

5. Преимущества сотрудничества с «Делис Архив»

Зачем нужен электронный архив

Создание электронного хранилища дает компании широкие возможности управления данными. Информационная база с удобной поисковой системой и средствами обработки файлов решает много задач:

• Освобождает полезное время сотрудников, которое они прежде тратили на поиск, классификацию, приведение в порядок документации. С помощью поисковика персонал за несколько секунд найдет нужные материалы в архиве по виду документа, ключевым словам, статусу файла, номеру бланка, контрагенту и другим параметрам.

• Позволяет выполнять с документами различные операции: удаленный просмотр, копирование, редактирование, массовую загрузку и выгрузку, печать и т. д. А многопользовательский режим разрешает работать с базой и документами сразу нескольким сотрудникам, причем из любой точки мира.

• Дает возможность контролировать сроки хранения и своевременно избавляться от просроченных документов. И, напротив, исключает риск удаления тех из них, у которых по закону еще не вышел срок хранения.

• Обеспечивает безопасность хранения документов за счет защищённого доступа к ним, разграничения прав отдельных сотрудников и подразделений, резервного копирования файлов.

Сформировать единую базу можно для компании любого уровня и любого объема документооборота.

Почему для создания электронного архива лучше обращаться к профессионалам

Хранилище для документов любая организация может выбрать и внедрить самостоятельно, но это достаточно трудоемко. Понадобятся ресурсы на поиск, классификацию, подготовку, сканирование документов, настройку ПО. Кроме того, необходимы знания хотя бы основных правил архивного дела, чтобы не нарушить законодательство и не получить штрафы. 

Важный аргумент в пользу обращения к профессионалам — безопасность процедуры. При проведении подготовки, оцифровки, формирования и ведения базы документов необходимо исключить риск их потери, порчи, утечки информации. Данные сформированного архива должны быть тщательно проверены на наличие всех документов, их читаемость, отсутствие ошибок загрузки и оформления.

Создание архива специалистами «Делис Архив» гарантирует быстрый результат, соблюдение норм законодательства и обеспечение безопасности. Мы используем только надежное ПО и зашифрованные каналы связи. Доступ к архиву имеют только те сотрудники, которым заказчик разрешает работать с документами и только в рамках установленных прав. Высокий уровень защиты персональной и конфиденциальной информации подтверждает выданная нам лицензия ФСТЭК.

Этапы создания электронного архива

Специалисты «Делис Архив» создают электронное хранилище по техническому заданию, которое составляют после обсуждения с клиентом объёма, условий и требований к функциональности ПО. ТЗ определяет основные характеристики будущего электронного архива: структуру, маршрутизацию источников, уровни доступа сотрудников, интеграцию с операторами ЭДО, «1C», SAP и другими учётными системами.

Эксперты готовят прототип архива, чтобы заказчик мог проверить IT-решение на соответствие запросам. Выбор программного обеспечения зависит от технических требований к корпоративной базе. Это может быть ПО «Делис Архив» или IT-продукты других разработчиков. Доступно облачное решение для хранения и управления электронными копиями.

Этапы создания архива на основе бумажных и цифровых документов ЭДО:

1. Подготовка бумажных документов к оцифровке. Осуществляется силами компании или наших специалистов. Бумаги нужно расшить, освободить от скрепок, замятий и заломов.

2. Доставка материалов из офисов компании в наши хабы или подготовка станций сканирования на территории клиента.

3. Прием документов по описи.

4. Проверка читаемости, целостности, количества источников. Тестирование электронных носителей с документами на вирусы. 

5. Сканирование бумаг с распознаванием текста и сохранением в удобных для работы форматах (pdf, doc). Если файлы плохо читаются, мы доводим четкость и контрастность изображения до приемлемого уровня.

6. Сверка копий после оцифровки с оригиналами.

7. Создание резервных дубликатов файлов.

8. Настройка ПО по техническому заданию.

9. Формирование каталога. Для классификации и быстрого опознания источников в хранилище электронные материалы индексируют. В дальнейшем это упрощает их поиск по различным параметрам: дате заливки и создания, контрагентам, имени файла, типу документа и т. д.

10. Обучение персонала размещению данных в архиве и работе с ними.

В дальнейшем обученные сотрудники добавляют новые документы в базу самостоятельно. Впрочем, при возникновении трудностей мы всегда готовы прийти на помощь.

Безопасное хранение носителей в «Делис Архив»

Электронные носители можно оставить на хранение в «Делис Архив». Хранилища нашей компании — это охраняемые объекты с системами пожаротушения, сигнализации, видеонаблюдения. Они расположены в Москве и Московской области, Санкт-Петербурге. Носители в архивах компании не подвержены негативным внешним воздействиям — вибрации, высоким температурам, пыли, ударам, статическому напряжению, магнитным полям, ультрафиолету.

Система охраны и допуска к содержимому архивных хранилищ соответствует требованиям Роскомнадзора и ФСТЭК. Поэтому мы принимаем к размещению различные файлы.

Преимущества сотрудничества с «Делис Архив» 

Компания «Делис Архив» предлагает рациональную систему хранения электронных документов по доступным ценам. Содержание у нас цифровых носителей поможет вам сэкономить собственные ресурсы и не бояться за безопасность данных. Организация электронной базы упростит и ускорит работу с документами, освободит полезное время сотрудников для решения других задачи.

Чтобы вы могли оценить удобство работы с электронным архивом, мы бесплатно создадим прототип информационной системы. Вы наглядно увидите её достоинства, а тестовый период позволит вам избежать затрат на услугу, если она вам не подойдет.

Кроме того, мы даём бессрочную гарантию на все работы и всегда готовы предоставить консультационную и техническую поддержку.

Чтобы узнать, сколько будет стоить организация архива для вашей компании, позвоните нам или оставьте заявку на сайте. Точная стоимость зависит от ряда условий: объема, формата первичных документов, необходимости в подготовке и оцифровке бумаг, способа хранения и других. Наш менеджер свяжется с вами и предложит наиболее выгодное для вас решение.