Утилизация документов в СПб

Оглавление

1. Когда можно уничтожить документы
   
2. Как правильно утилизировать документы
   
3. Уничтожение электронных архивов
   
4. Способы утилизации
   

Когда можно уничтожить документы

Какие документы и сколько нужно хранить, регламентируют приказ Росархива № 236, законы об архивном деле и бухгалтерском учёте. Прежде всего это определяется важностью информации, которую они содержат. Документы могут иметь постоянный или временный срок хранения, а в отношении некоторых закон устанавливает особые сроки: «до минования надобности», «до ликвидации организации», «до замены новыми» и т. д.

Уничтожать документы раньше установленного срока нельзя. За этим следят налоговые и другие контролирующие органы. Если документы не сохранены, можно получить штраф или другие негативные последствия. При возникновении спора с ведомствами или контрагентами компания не сможет доказать свою правоту. 

Когда срок хранения прошёл к концу, документы можно утилизировать. Закон не предписывает сразу их уничтожать, но при большом документообороте бумаги занимают много места. А ещё создаётся риск их потери или даже утечки конфиденциальной информации.

Ликвидировать документы совсем не просто — нужно провести экспертизу ценности, выделить дела на уничтожение и правильно документально оформить процедуру. Важен и выбор способа утилизации, особенно для носителей конфиденциальной информации. Он должен быть надёжным, чтобы злоумышленники не могли восстановить данные и не наносить вреда окружающей среде.

В Санкт-Петербурге и Ленинградской области за уничтожением документов вы можете обратиться в компанию «Делис Архив», которая окажет услугу под ключ: от проведения экспертизы ценности до отправки на перерабатывающее производство в СПб и непосредственно утилизацию.

Как правильно утилизировать документы 

Процедура уничтожения состоит из последовательных этапов, включает довольно трудоёмкую подготовку, которая требует знания архивного дела. Поэтому к ней привлекают специалистов, имеющих профильное образование или опыт.

Перечислим основные этапы:

1. На предприятии создаётся экспертная комиссия (ЭК) по приказу руководителя. В неё входят ответственные лица компании — обычно это заместитель руководителя, кадровик, главный бухгалтер, юрист. Если организация обязана комплектовать госархив, в комиссию включается сотрудник этого архива (по согласованию).

2. Комиссия проводит экспертизу ценности на основе номенклатуры дел — перечня дел со сроками хранения. В рамках экспертизы отбираются документы в архив, а также те, срок хранения которых истёк. Отбор предусматривает полный полистный просмотр.

3. Руководитель должен утвердить описи дел по основной деятельности и личному составу. Только после этого проводится отбор дел на уничтожение, составляется акт. В него вносится перечень дел, которые планируется утилизировать, даты, количество томов, сроки хранения. Дело можно включить в акт, если срок хранения истёк до 1 января текущего года. К примеру, если договор, который нужно хранить 5 лет, заключён в 2021 году, а его делопроизводство окончено в 2022, уничтожить его можно не ранее 1 января 2028 года.

4. После утверждения руководителем акта о выделении дел на уничтожение с истекшими сроками хранения, документы можно передавать на утилизацию. О проведении процедуры также составляют акт, в котором фиксируют её дату и время, а также количество и вес уничтоженных документов. Оба акта должны храниться в компании.

Во время отбора и уничтожения должен соблюдаться необходимый уровень конфиденциальности. Если вы отдаёте эту процедуру на аутсорсинг, обязательно проверьте, чтобы у компании-исполнителя были все необходимые правоустанавливающие документы и разрешения на работу с документами, содержащую конфиденциальную информацию и персональные данные.

Уничтожение электронных архивов

Как и бумажные, электронные документы утилизируют по истечении срока хранения. Их удаляют программными средствами или физическими способами, уничтожая сам носитель (диск, флешку).

Алгоритм процедуры такой же, как при удалении бумажной документации: экспертиза ценности, утверждение описи дел по основной деятельности и личному составу, составление актов на уничтожение и по факту проведённой утилизации. В этом случае обязательно указывают способ уничтожения, например измельчение носителя в шредере. Электронные документы могут выделяться к уничтожению отдельным актом или вместе с бумажными.

Способы утилизации 

Документы уничтожают безвозвратно — и не только оригиналы, но и дубликаты, электронные и резервные копии. Конкретных требований к способу утилизации в законе нет, компании могут провести процедуру и самостоятельно. Но на практике это грозит ошибками, которые могут обойтись довольно дорого. Утечка конфиденциальных данных, уничтожение документов с действующим сроком хранения, потеря носителей информации — это только некоторые из возможных последствий.

Именно поэтому лучше передать эту задачу архивным компаниям, которые специализируются на уничтожении документов и имеют лицензию ФСТЭК. Самым производительным и надёжным способом признают шредирование — измельчение документов на специальном оборудовании.

Компания «Делис Архив» предлагает уничтожение документов в СПб на промышленном шредере с высоким уровнем секретности. На нём бумаги измельчаются без возможности восстановления. Производительность оборудования очень высокая — до 2000 кг материалов в час. В Петербурге процедура может проводиться в присутствии заказчика, в том числе онлайн по видео. 

Если вы нуждаетесь в утилизации документов в СПб или другом городе России, свяжитесь с нами по телефону или закажите звонок через форму на сайте. Мы рассчитаем стоимость работы и подготовим для вас коммерческое предложение. Своевременное уничтожение документации с полным соблюдением конфиденциальности позволит вам освободить площади, минимизирует риск нарушения закона и штрафных санкций.