Утилизация документов в Санкт-Петербурге (СПб) по выгодным ценам

Утилизация документов в СПб

Оперативный вывоз и уничтожение документов

Почему необходимы услуги по утилизации документов в СПб?

Наличие промышленного оборудования с собственного автотранспорта позволяет «Делис Архив» уничтожать любые объемы документов в сжатые сроки. Оказание услуг по утилизации документов в СПб решает следующие задачи:

Освобождение офисных и архивных площадей

Обеспечение противопожарной безопасности

Снижение рисков штрафных санкций со стороны проверяющих органов

Гарантированная ликвидация документов, содержащих конфиденциальную информацию и персональные данные

Предварительная стоимость на услуги по уничтожению документов

Наименование услуги

Единица услуги

Ориентировочная стоимость в руб. без НДС.*

Отбор дел на уничтожение с истекшими сроками хранения

Дело

от 50 рублей

Составление акта о выделении дел на уничтожение по архивным правилам

Позиция

от 15 рублей

Конфиденциальное уничтожение документов на шредере, с учетом погрузочных работ и предоставления автотранспорта

Кг

от 9 рублей

*Опубликованные цены не являются публичной офертой. Полный перечень видов услуг и их финальную стоимость уточняйте у менеджеров.
*Итоговая стоимость и состав услуг у каждого Заказчика могут быть индивидуальными, в зависимости от объема документов, состава сервисов, срочности оказания услуг, условий погрузки документов.

Оказание услуг по утилизации документов в СПб

Уничтожение документов осуществляется конфиденциально. Представитель заказчика может присутствовать при их измельчении и контролировать технологический процесс до самого конца. При необходимости, наши архивисты отберут документы на уничтожение и подготовят акт о выделении дел на уничтожение.

Погрузка, транспортировка и уничтожение документов осуществляется «Делис Архив»

Оперативное уничтожение: до 2 тонн документов в час, до 40 тонн в день

Производительность оборудования зависит от размера итоговой фракции

По факту измельчения предоставляется Акт

Узнайте за 2 минуты, как освободить офис от бумаг, избежать штраф и гарантировать безопасность данных:

✂️ Освободить офис от архивных документов и систем их хранения. Обеспечить противопожарную безопасность. Снизить риски штрафных санкций со стороны проверяющих органов.

1:44

Этот ролик посмотрели 5505 раз!

Полный комплекс услуг по уничтожению документов

Предварительная оценка

Выявление документов, подлежащих уничтожению, определение причин уничтожения

Согласование объема и состава работ

Наши эксперты согласовывают с вами необходимые виды услуг и состав работ, их стоимости и сроки выполнения

Транспортировка документов

Упаковка документов, подлежащие уничтожению, погрузка и вывоз документов в наш цех по уничтожению

Взвешивание документов

Документы взвешиваются на промышленных весах, вес документов фиксируется

Уничтожение документов

Промышленным шредером осуществляется физическое уничтожение документов с соблюдением требований конфиденциальности

Предоставление акта

Составляем акт федерального образца, подтверждающий физическое уничтожение выделенных к ликвидации документов

Утилизация документов в СПб

Любой документ, который участвует в делопроизводстве компании, имеет свой срок хранения. Когда он истекает, встаёт вопрос об уничтожении. Просто выбрасывать архивные документы запрещено — нужно правильно подготовить дела и соблюсти все требования закона к утилизации. Расскажем, как оформляют и проводят эту процедуру в Санкт-Петербурге, Москве и других городах России.

Оглавление

Когда можно уничтожить документы
Как правильно утилизировать документы
Уничтожение электронных архивов
Способы утилизации

Когда можно уничтожить документы

Какие документы и сколько нужно хранить, регламентируют приказ Росархива № 236, законы об архивном деле и бухгалтерском учёте. Прежде всего это определяется важностью информации, которую они содержат. Документы могут иметь постоянный или временный срок хранения, а в отношении некоторых закон устанавливает особые сроки: «до минования надобности», «до ликвидации организации», «до замены новыми» и т. д.

Уничтожать документы раньше установленного срока нельзя. За этим следят налоговые и другие контролирующие органы. Если документы не сохранены, можно получить штраф или другие негативные последствия. При возникновении спора с ведомствами или контрагентами компания не сможет доказать свою правоту.

Когда срок хранения прошёл к концу, документы можно утилизировать. Закон не предписывает сразу их уничтожать, но при большом документообороте бумаги занимают много места. А ещё создаётся риск их потери или даже утечки конфиденциальной информации.

Ликвидировать документы совсем не просто — нужно провести экспертизу ценности, выделить дела на уничтожение и правильно документально оформить процедуру. Важен и выбор способа утилизации, особенно для носителей конфиденциальной информации. Он должен быть надёжным, чтобы злоумышленники не могли восстановить данные и не наносить вреда окружающей среде.

В Санкт-Петербурге и Ленинградской области за уничтожением документов вы можете обратиться в компанию «Делис Архив», которая окажет услугу под ключ: от проведения экспертизы ценности до отправки на перерабатывающее производство в СПб и непосредственно утилизацию.

Как правильно утилизировать документы

Процедура уничтожения состоит из последовательных этапов, включает довольно трудоёмкую подготовку, которая требует знания архивного дела. Поэтому к ней привлекают специалистов, имеющих профильное образование или опыт.

Перечислим основные этапы:

На предприятии создаётся экспертная комиссия (ЭК) по приказу руководителя. В неё входят ответственные лица компании — обычно это заместитель руководителя, кадровик, главный бухгалтер, юрист. Если организация обязана комплектовать госархив, в комиссию включается сотрудник этого архива (по согласованию).
Комиссия проводит экспертизу ценности на основе номенклатуры дел — перечня дел со сроками хранения. В рамках экспертизы отбираются документы в архив, а также те, срок хранения которых истёк. Отбор предусматривает полный полистный просмотр.
Руководитель должен утвердить описи дел по основной деятельности и личному составу. Только после этого проводится отбор дел на уничтожение, составляется акт. В него вносится перечень дел, которые планируется утилизировать, даты, количество томов, сроки хранения. Дело можно включить в акт, если срок хранения истёк до 1 января текущего года. К примеру, если договор, который нужно хранить 5 лет, заключён в 2021 году, а его делопроизводство окончено в 2022, уничтожить его можно не ранее 1 января 2028 года.
После утверждения руководителем акта о выделении дел на уничтожение с истекшими сроками хранения, документы можно передавать на утилизацию. О проведении процедуры также составляют акт, в котором фиксируют её дату и время, а также количество и вес уничтоженных документов. Оба акта должны храниться в компании.

Во время отбора и уничтожения должен соблюдаться необходимый уровень конфиденциальности. Если вы отдаёте эту процедуру на аутсорсинг, обязательно проверьте, чтобы у компании-исполнителя были все необходимые правоустанавливающие документы и разрешения на работу с документами, содержащую конфиденциальную информацию и персональные данные.

Уничтожение электронных архивов

Как и бумажные, электронные документы утилизируют по истечении срока хранения. Их удаляют программными средствами или физическими способами, уничтожая сам носитель (диск, флешку).

Алгоритм процедуры такой же, как при удалении бумажной документации: экспертиза ценности, утверждение описи дел по основной деятельности и личному составу, составление актов на уничтожение и по факту проведённой утилизации. В этом случае обязательно указывают способ уничтожения, например измельчение носителя в шредере. Электронные документы могут выделяться к уничтожению отдельным актом или вместе с бумажными.

Способы утилизации

Документы уничтожают безвозвратно — и не только оригиналы, но и дубликаты, электронные и резервные копии. Конкретных требований к способу утилизации в законе нет, компании могут провести процедуру и самостоятельно. Но на практике это грозит ошибками, которые могут обойтись довольно дорого. Утечка конфиденциальных данных, уничтожение документов с действующим сроком хранения, потеря носителей информации — это только некоторые из возможных последствий.

Именно поэтому лучше передать эту задачу архивным компаниям, которые специализируются на уничтожении документов и имеют лицензию ФСТЭК. Самым производительным и надёжным способом признают шредирование — измельчение документов на специальном оборудовании.

Компания «Делис Архив» предлагает уничтожение документов в СПб на промышленном шредере с высоким уровнем секретности. На нём бумаги измельчаются без возможности восстановления. Производительность оборудования очень высокая — до 2000 кг материалов в час. В Петербурге процедура может проводиться в присутствии заказчика, в том числе онлайн по видео.

Если вы нуждаетесь в утилизации документов в СПб или другом городе России, свяжитесь с нами по телефону или закажите звонок через форму на сайте. Мы рассчитаем стоимость работы и подготовим для вас коммерческое предложение. Своевременное уничтожение документации с полным соблюдением конфиденциальности позволит вам освободить площади, минимизирует риск нарушения закона и штрафных санкций.