Электронный архив бухгалтерских документов

Делаем жизнь бухгалтеров легче

Формирование электронного архива бухгалтерских документов поможет оптимизировать работу любой организации

Статистика показывает, что до 95% запросов на предоставление документов могут быть исполнены без привлечения бумажного оригинала (при наличии их электронных копий). Доверив создание электронного архива бухгалтерской документации специалистам «Делис Архив» вы сможете:

Сократить время на поиск, как отдельного документа, так и их групп, связанных общими поисковыми параметрами (контрагент, тема, услуга, поставщик, проект и т.д.)
Обеспечить контроль доступа своих сотрудников к информации, с учетом установленных прав
Гарантировать своевременный сбор информации и документов из всех точек присутствия
Более чем на 90% сократить необходимость использования бумажных оригиналов документов
Предотвратить риск утраты бумажных оригиналов
Организовать обмен данными между различными информационными системами

Особенности создания электронного архива бухгалтерской документации с «Делис Архив»:

Разработаем подробное техническое задание и проведем демонстрацию прототипа работающей системы
Имеем многолетний опыт разработки, настройки, внедрения и технической поддержки различных информационных систем
Можем предоставить облачное клиентское решение по работе с образами документов
Проведем обучение ваших специалистов, предоставим всю необходимую техническую документацию
Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации
На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия
Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO

Специалист по формированию электронного архива документов выполнит:

Подготовительные работы

Оценка типов и объёмов документов, подлежащих сканированию, а также требований к функционалу системы электронный архив документов

Сканирование

Перевод бумажного документа в электронный вид

Текстовое распознавание

Перевод графических образов в редактируемый (машинописный) вид для быстрого поиска слова или значения в тексте сканированного документа

Индексация

Обработка документов по заданному составу полей, осуществляя поиск документов по различным параметрам

Формирование электронных книг

Создание удобных и привычных для использования документов офисного типа (PDF, DOC)

Настройка системы и экспорт данных

Установка и настройка системы электронный архив документов с загрузкой в нее графических образов документов и индексных таблиц

Передача системы и обучение пользователей

Передача клиенту системы в соответствии с определенными параметрами и обучение пользователей

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора

Электронный архив бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы составляют до 80 % от всего документооборота организаций. Учётные бланки и первичные документы занимают много места и требуют особых условий хранения, которые исключают риск потери, повреждения и попадания в руки злоумышленников.

Материалы на физических носителях пылятся в офисах или отправляются в архивы с системами пожаротушения, вентиляции и защитой от несанкционированного доступа. Но такие варианты хранения не позволяют быстро получать документы для налоговой проверки, сверки с контрагентами, подготовки бумаг в суд.

Поиск нужных данных отнимает полезное время у персонала. Управленцам, юристам, финансистам, бухгалтерам организаций гораздо удобнее работать с нужными данными в цифровом формате. Но такие файлы занимают много места на компьютерах и требуют структурного хранения.

Мы предлагаем техническое решение, которое избавит вас от долгих поисков документов и их утраты — это система электронный архив от «Делис Архив».

Оглавление

  1. Цифровые хранилища для бухгалтерских документов

  2. Как архив переводят в электронный формат

  3. Преимущества сотрудничества с «Делис Архив»

Цифровые хранилища для бухгалтерских документов

Компания «Делис Архив» организует цифровые архивы для структурного хранения документов в электронном формате. На отбор, сортировку, экспорт, восстановление и получение нужных материалов в системе уходит считанные минуты. Для работы с актуальными данными не нужно ехать в офис, архив или делать запрос в филиал вашей компании. К нашему сервису возможно подключение из любой точки мира.

Ещё к преимуществам создания электронного архива для компании относятся:

  • Работа с любыми документами, в том числе подписанные ЭП.

В систему можно загрузить документы любых размеров, форматов и видов: счета-фактуры, договоры, УПД, отчёты, акты, инвентаризационные описи, кассовые ордеры, чеки и т. д.

  • Удобная поисковая система.

С помощью специальных фильтров в хранилище организован быстрый поиск по разным параметрам: реквизитам, ИНН, типу, дате, сроку действия документа, названию организации контрагента, словам и фразам из текста и т. д.

  • Надёжная защита данных.

Первичные и другие документы в наших архивах защищены от посторонних лиц. Круг пользователей, которые могут работать с финансовыми сведениями, определяет администратор. Вход в систему защищен. Возможно разграничение прав доступа для каждого посетителя на совершение действий, например на редактирование и удаление данных. В истории архива сохраняется информация о создании и изменении файлов, сотрудниках, которые просматривали, работали с документами и получали их на руки.

  • Контроль сроков хранения.

За нарушение сроков хранения документов бухгалтерского учета законом предусмотрены штрафы. Поэтому мы продумали в архиве возможность контроля сроков. А для удаления неактуальных данных не нужен шредер — подготовка акта и уничтожение файлов занимает несколько минут.

  • Автоматизация процессов.

Электронный архив упрощает документооборот, позволяя обрабатывать за рабочий день в разы больше, чем при работе с бумагой. Возможны конвейерная загрузка больших объёмов данных с их автоматическим распознаванием и идентификацией, массовая пересылка данных и вывод на печать.

Как архив переводят в электронный формат

Первичную загрузку документов в электронный архив выполняют наши сотрудники. Они выезжают к клиенту, помогают организовать подготовку файлов для загрузки в архив. Возможно сканирование и перевод в электронный вид документов на бумажных носителях.

Специалисты компании выполняют резервное копирование данных, настраивают и делают выгрузку цифровых данных в электронный архив из «1С», сервисов ЭДО и т. д. Затем наши сотрудники обучают персонал клиента, чтобы они могли самостоятельно создавать, хранить и обрабатывать электронные документы.

Преимущества сотрудничества с «Делис Архив»

“Делис Архив” занимается разработкой и обслуживанием корпоративных архивов более 20 лет. Эксперты компании имеют опыт внедрения хранилищ с ежедневной загрузкой до сотен тысяч документов.

Нам доверяют крупные организации: ПАО «Уралмашзавод», Почта Банк, пенсионные фонды «Будущее» и «Лукойл-гарант» и многие другие.

На все услуги мы даём бессрочную гарантию. Если вы хотите воспользоваться нашим предложением, оставьте заявку на сайте. Мы свяжемся с вами, чтобы ответить на все вопросы и согласовать условия заказа.


Другие услуги

Смежные услуги



8 800 707 87 00Работаем по всей России