Хранение бухгалтерских документов

Хранение документов бухгалтерского учета

В процессе деятельности любого юридического лица возникает потребность в хранении и упорядочении документов бухгалтерского учета, в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов РФ.

Оглавление

1. Законодательная база
2. Место хранения бухгалтерских документов
3. Сроки хранения
4. Начало сроков хранения
5. Ликвидация по истечении сроков
6. Ответственность
7. Почему нам доверяют хранение бухгалтерских документов?

Законодательная база

Хранение первичных бухгалтерских документов регламентируется рядом законодательных актов и требований, нарушение которых может повлечь за собой штрафы и другую ответственность.

Так как деятельность бухгалтерии многозадачна и включает в себя налоговую отчётность, кадровые вопросы, трудовые отношения и т. п., она подпадает под действие сразу нескольких законодательных актов. В результате требования некоторых из них могут идти внахлёст друг с другом, что зачастую приводит к путанице. В этом случае всегда выбирайте более строгий вариант. В частности, по срокам хранения документов бухгалтерского учёта выбирают больший.

При организации процесса подготовки документации к хранению и последующему использованию после передачи в архив руководствуются следующими законами и нормами: Законом № 402 (с последующими изменениями, внесёнными Законом № 444), Законом № 125 от 22 октября 2004 г., перечнем документации, оговорённым приказом № 236 Росархива, Налоговым кодексом (в частности, ст. 23).

Место хранения бухгалтерских документов 

До истечения календарного года и до момента передачи в архив, бухгалтерские документы находятся на оперативном хранении непосредственно в структурных подразделениях организации. Обычно такое хранение организовано в сейфах или шкафах с назначением ответственных лиц. Все материалы хранятся в том же виде, как они были сформированы в текущем делопроизводстве. Обложки таких дел содержат данные по их наименованию, датам начала и конца, сроку хранения.

Когда практическая необходимость в оперативных материалах истекла, их размещают в архиве организации или передают на хранение во внешний архив, помещение которого должно быть пожаробезопасным и хорошо охраняемым. В нём должен поддерживаться микроклимат, способствующий требованию к продолжительному сохранению бумажных носителей. В помещениях архива необходимо периодически проводить профилактическую санитарную  обработку во избежание развития грибков и появления грызунов.

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов подробно оговаривает перечень, разработанный Росархивом и зарегистрированный Минюстом РФ. Согласно ему, основная масса бухгалтерских материалов должна храниться не менее 5 лет. Также определён вид бухгалтерской отчётности и документации для постоянных и долговременных периодов хранения. 

Для части материалов существует правовое противоречие по срокам. Например, это касается документов, являющихся основанием для расчёта налогов или страховых взносов. По ним каждый нормативный акт предусматривает свои сроки, а именно: Закон о хранении документов бухгалтерского учёта (ст. 29) — 5 лет и более, Налоговый кодекс — 4–6 лет в зависимости от их предназначения. Здесь следует руководствоваться большим значением.

Хранение документов бухгалтерского учёта, которые подтверждают убыток, также имеет особенности. Вследствие того, что сам убыток может переноситься на более поздний период для уменьшения налогооблагаемой базы, документы необходимо хранить в течение всего срока его списания.

Начало исчисления сроков хранения

Датой начала исчисления сроков хранения первичных бухгалтерских документов нужно считать первое число года, идущего за годом окончания документа. Срок хранения документов привлекаемых к судебным и иным разбирательства исчисляется с 1 января следующего года с момента вынесения окончательного решения по делу.  

Помимо этого, есть свои нюансы в оперативном сохранении документации по амортизации и безнадёжной задолженности, что оговаривается статьями 23 и 252 Налогового кодекса и письмом Министерства финансов № 03-03-06/1/2598 соответственно.

Сохранение электронной документации законодательными актами отдельно не оговорено. Поэтому сроки стоит принимать такие же, как и по бумажному варианту.

Ликвидация документов по истечении сроков

По завершении установленного срока хранения документация может быть уничтожена. Для этого может создаваться экспертная комиссия из сотрудников самой организации или данная задача может быть передана специалистам аутсорсинговой компании. Специалисты проводят оценку значимости материалов, определяют их сроки хранения, подготавливают соответствующий акт.

Уничтожение производится путём измельчения бумажных носителей — шредированием, после чего составляется акт об уничтожении.

Ответственность за сохранность

 Основная ответственность за утрату бухгалтерских документов возлагается на руководство организации и главного бухгалтера.

За отсутствие требуемой документации руководитель, главный бухгалтер и предприятие могут быть оштрафованы. Сумма штрафа зависит от вида документации, налогового периода, повторности нарушения, наличия доказательств умышленного уничтожения бумаг в корыстных целях.

В случае обнаружения факта пропажи бухгалтерских документов создаётся комиссия для проведения расследования. А она по его результатам составляет акт, который и должен стать разъяснением причин потери бумаги как для руководства, так и для контрольных органов.

Почему нам доверяют хранение бухгалтерского архива?

Архивная компания «Делис Архив» обладает огромным опытом оценки, обслуживания и надёжного хранения бухгалтерских документов. Мы имеем профессиональный персонал, оборудованный архив, лучшие программные комплексы для учёта и поиска необходимых архивных материалов, надёжную охрану. Хранить документы в «Делис Архив» выгодно и безопасно с учётом того, что наши услуги избавляют организации от ряда проблем, связанных с подбором и предоставлением документов по запросам налоговых органов.

Доверьте хранение бухгалтерских документов нам — и ваши документы будут в полной сохранности!

Предлагаем пробный период — если за первые  3 месяца обслуживания вы не получите желаемый результат, то мы возместим все ваши затраты на услуги хранения за этот период и бесплатно доставим ваши архивные документы в офис по любому адресу в Москве.

Чтобы уточнить цены на услуги и оставить заявку, заполните форму на сайте или свяжитесь с нами по телефону — и мы расскажем обо всех возможных вариантах сотрудничества.