Хранение бухгалтерских документов

Хранение документов бухгалтерского учета

В процессе активной деятельности организации накопление и хранение первичной бухгалтерской документации является закономерным результатом. И правильное сохранение ее обязательно для любой организации независимо от величины предприятия, чего требуют соответствующие законы и нормы.

Оглавление

1. Законодательная база
2. Место хранения бухгалтерских документов
3. Сроки хранения
4. Начало сроков хранения
5. Ликвидация по истечении сроков
6. Ответственность
7. Почему нам доверяют хранение бухгалтерских документов?

Законодательная база

Хранение первичных бухгалтерских документов регламентируется рядом законодательных актов и требований, нарушение которых может повлечь за собой штрафы и ответственность.

Стоит отметить следующий момент: так как деятельность бухгалтерии многозадачна и включает в себя налоговую отчетность, кадровые вопросы, трудовые отношения и т. п., она подпадает под действие сразу нескольких законодательных актов. В результате требования некоторых из них могут идти внахлест друг с другом, что зачастую приводит к некоторой путанице. Поэтому в данном случае всегда выбирается более строгий вариант. В частности, по срокам хранения документов бухгалтерского учета выбирается больший.

При организации процесса подготовки документации для сохранения, оперативного хранения и передачи в архив руководствуются следующими законами и нормами: Законом № 402 (с последующими изменениями, внесенными Законом № 444), Законом № 125 от 22 октября 2004 г., перечнем документации, оговоренным приказом № 236 Росархива, Налоговым кодексом (в частности, ст. 23).

Место хранения бухгалтерских документов 

До истечения календарного года и до момента передачи в архив бухгалтерские документы находятся на оперативном хранении непосредственно в структурных подразделениях организации. Обычно такое хранение осуществляется в сейфах или шкафах с назначением ответственных лиц. Все материалы подшиваются в дела – папки по 250 листов (скоросшиватели – для кратковременного сохранения и брошюрованные – для материалов для более длительного срока). К каждому делу прилагается обложка с необходимыми данными по подразделению, ответственному лицу, датами начала и конца использования, сроками сохранения и примечаниями.

Когда практическая надобность в оперативных материалах истекла, они размещаются в архив организации или передаются на хранение во внешний архив, помещение которого должно быть пожаробезопасным и хорошо охраняемым. В нем должен поддерживаться микроклимат, способствующий длительному сохранению бумажных носителей (температура в пределах 17–19 градусов и влажность порядка 50–55%). В помещениях архива периодически необходимо проводить обработку во избежание развития грибков и появления грызунов.

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов подробно оговаривает перечень, разработанный Росархивом и зарегистрированный Минюстом РФ. Согласно ему, основная масса бухгалтерских материалов должна храниться не менее 5 лет с момента окончания. Также определен вид бухгалтерской отчетности и документации для постоянных и долговременных сроков хранения. 

Для части материалов существует правовое противоречие по срокам. Например, это касается документов, являющихся основанием для расчета налогов или страховых взносов. По ним каждый нормативный акт предусматривает свои сроки, а именно: Закон о хранении документов бухгалтерского учета (ст. 29) – 5 лет и более, Налоговый кодекс – 4–6 лет в зависимости от их предназначения. Здесь следует руководствоваться большим сроком.

Хранение документов бухгалтерского учета и документы, которые подтверждают убыток вследствие того, что сам убыток может переноситься на более поздний период для уменьшения налогооблагаемой базы, необходимо хранить в течение всего срока его списания.

Начало исчисления сроков хранения

Датой начала исчисления сроков хранения первичных бухгалтерских документов нужно считать первое число года, идущего за годом окончания использования документа. Это может быть год, следующий за годом окончания действия договоров, за годом после принятия на учет первички, за годом последнего использования материалов налогового учета и т. п.

Помимо этого, есть свои нюансы в оперативном сохранении документации по амортизации и безнадежной задолженности, что оговаривается статьями 23 и 252 Налогового кодекса и письмом Министерства финансов № 03-03-06/1/2598 соответственно.

Сохранение электронной документации законодательными актами отдельно не оговорено. Поэтому сроки стоит принимать такие же, как и по бумажному варианту.

Ликвидация документов по истечении сроков

По завершении установленного срока хранения документация может быть уничтожена. Для этого создается экспертная комиссия из сотрудников самой организации или специалистов аутсорсинговой компании, которая проводит оценку ценности материалов, осуществляет отбор документации на уничтожение, составляет акт на материалы, которые следует уничтожить.

Уничтожение производится путем измельчения бумажных носителей – шредированием, после чего составляется акт об уничтожении.

Ответственность за сохранность

 Основная ответственность за утрату бухгалтерских документов возлагается на руководство организации и главного бухгалтера.

За отсутствие требуемой документации руководитель, главный бухгалтер и предприятие могут быть оштрафованы. Сумма штрафа зависит от вида документации, налогового периода, повторности нарушения, наличия доказательств умышленного уничтожения документации в корыстных целях.

В случае обнаружения факта пропажи бухгалтерских документов создается комиссия для проведения расследования. А она, в свою очередь, по результатам расследования составляет акт, который и должен стать разъяснением причин потери бумаги как для руководства, так и для контрольных органов.

Почему нам доверяют хранение бухгалтерского архива?

Архивная компания «Делис Архив» обладает огромным опытом оценки, обслуживания и надежного хранения бухгалтерских документов. Для этого мы имеем профессиональный персонал, оборудованный архив, лучшие программные комплексы для учета и поиска необходимых архивных материалов, надежную охрану. Хранить документы в «Делис Архив» выгоднее и безопаснее с учетом того, что наши услуги позволяют организациям избавиться от ряда проблем, связанных с подбором и предоставлением документов по запросам налоговых органов. 

Доверьте хранение бухгалтерских документов нам, и ваши документы будут в полной сохранности!