«Делис Архив» имеет большой опыт в оформлении и передаче дел на хранение в государственные архивы. Успешно выполненные нами проекты позволяют быстро, качественно и безопасно осуществить передачу документов по личному составу и основной деятельности организации на хранение в государственные и муниципальные архивы в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Документы по личному составу всех организаций передаются на государственное хранение в случае ликвидации (добровольной или по решению суда), если нет правопреемника или вышестоящей организации.
Документы по основной деятельности в обязательном порядке передают на государственное хранение организации, являющиеся источниками комплектования архивного фонда РФ. Организации, не относящиеся к источникам комплектования, могут передать документы по основной деятельности после ликвидации на основании договора с государственным архивом.
Документы передаются на хранение в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным архивом. Упорядочение документов производится силами организации или за ее счет с привлечением сторонних специалистов.
Подготовка документов к передаче в государственный архив производится в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных Приказом № 526 от 31 марта 2015 г. Министерством культуры РФ.
Этапы подготовки документов
Этап 1. Экспертиза ценности документов
Цель экспертизы – отбор документов, подлежащих хранению. Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра дел. Процессом проведения экспертизы ценности занимаются архивисты компании «Делис Архив».
Этап 2. Формирование дел для передачи на государственное хранение
После проведения экспертизы ценности документы, отобранные на хранение, формируются в дела в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
Этап 3. Оформление дел
После того как дела сформированы, необходимо их оформить. Оформление дел включает в себя:
- нумерацию листов;
- составление внутренних описей;
- подшивку или переплет дел;
- оформление обложки;
- оформление листа заверителя.
Этап 4. Составление описи дел и научно-справочного аппарата к ней
После завершения формирования и оформления дел необходимо составить опись дел и предисловие к ней, а также историческую справку к фонду, в которой будет отражена история организации.
После прохождения всех этапов подготовки документов необходимо подать заявление и документы, подтверждающие факт ликвидации в муниципальный или государственный архив.
Компания «Делис Архив» оформит и передаст дела на архивное хранение в государственные органы с составлением акта о приеме-передаче дел.