Архивная обработка документов

Комплексная архивная обработка документов – это комплекс услуг по повышению эффективности работы с архивными документами.

Основными направлениями анализа являются:

• разработка и внедрение в организациях номенклатур дел, положений, инструкций и регламентов в области формирования, хранения и использования документов;
• комплексная архивная обработка документов по личному составу и документов по основной деятельности предприятия в соответствии с требованиями законодательства и архивных органов;
• отбор документов на уничтожение с истекшими сроками хранения с составлением акта установленного образца;
• обработка документов и иных информационных материалов, составляющих государственную тайну;
• систематизация, подготовка и переплет документов в архиве;
• внедрение эффективных автоматизированных систем учета наличия и передвижения документов;
• передачу документов на государственное хранение с предоставлением акта приема-передачи дел.

Ваш архив можно сделать более эффективным, чем он есть сейчас.

Комплексная архивная обработка документов обеспечивает:

• быстрый поиск документов;
• удобную и прозрачную работу с документацией;
• своевременное и легальное уничтожение документов, утративших актуальность.

Документы бесценны – их обработку можно доверить только профессионалам «Делис Архив».

Важные особенности архивной обработки в «Делис Архив»:

• архивная обработка документов может осуществляться как на территории заказчика, так и в хранилищах «Делис Архив»;
• наши специалисты обладают глубокими знаниями законодательства в области архивной обработки и всеми необходимыми навыками;
• компанией «Делис Архив» наработан опыт реализации сложных проектов, в том числе федерального масштаба;
• применяется комплексный подход, учитывающий все аспекты формирования, движения и хранения документации;
• мы готовы обработать ваш архив на очень привлекательных условиях.

Стоимость услуг определяется индивидуально в зависимости от конкретного проекта – предполагаемых видов и объемов работ и может быть рассчитана менеджерами «Делис Архив» только после оценки архива заказчика.

Преимущества обработки документов силами «Делис Архив»:

• специалисты «Делис Архив» входят в состав экспертной комиссии Росархива и Главного архивного управления Московской области;
• индивидуальный подход в решении сложных задач;
• бессрочные гарантии на все виды архивных услуг – мы ориентированы на долгосрочные отношения с нашими заказчиками;
• собственный штат узкопрофильных специалистов и материально-техническая база «Делис Архив» позволяет нам обрабатывать документы без привлечения сторонних организаций;
• обеспечиваем строгую конфиденциальность всех процессов в рамках архивной обработки документов.

Нам доверяют предприятия, деятельность которых сопряжена с использованием сведений, составляющих государственную тайну. Мы входим в реестр операторов персональных данных. Обработка документов осуществляется исключительно в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ.

Выделение дел к уничтожению — это экспертная оценка ценности архивных документов, по итогам которой выявляется документация с истекшим сроком хранения для законной утилизации. Данная услуга позволяет уменьшить объемы архива любой компании.

В рамках услуги выделения дел к уничтожению наша компания:

• проведет экспертизу ценности документации;
• отберет документы для уничтожения;
• составит акт, соответствующий требованиям законодательства.

Вместо того чтобы выполнять непрофильную работу, доверьте выделение дел к уничтожению профессиональной команде узкопрофильных специалистов компании «Делис Архив». Наши опытные сотрудники исключат риск ошибок при оценке документации и выполнят задачу точно в срок.

Уничтожение документов осуществляется на промышленном шредере или путем сжигания. Мы работаем как на территории заказчика и на своей территории. Процедура проводится с соблюдением полнейшей конфиденциальности. После утилизации документов вам будет предоставлен акт о физическом уничтожении документации.

Многолетний опыт компании, а также обширная база различных отраслевых перечней и других документов позволяют нам успешно реализовывать нестандартные проекты.

Стоимость выделения дел к уничтожению определяется индивидуально в зависимости от конкретного проекта – предполагаемых видов и объемов работ и может быть рассчитана менеджерами «Делис Архив» только после оценки архива заказчика.

Экспресс-аудит – бесплатная услуга по оценке корпоративного архива предприятия, в результате которой вы получите практические рекомендации по улучшению процедур и инфраструктуры.

Основными направлениями анализа являются:

• проверка соответствия состояния архива требованиям законодательства;
• оценка общего объёма хранимой документации с разбивкой по классификации и срокам хранения;
• процессы формирования, движения и учёта документов;
• объемы документов, подлежащих уничтожению;
• оценка рисков утраты/повреждения документов и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
• эффективность использования площадей и оборудования, выделенных под хранение и обработку документов.

Важные особенности экспресс-аудита:

• аудит проводится по месту хранения документов;
• результаты аудита являются строго конфиденциальными и не подлежат разглашению;
• итоги оценки будут представлены в виде независимого экспертного заключения, которое будет содержать наиболее существенные выводы относительно текущего состояния корпоративного архива;
• на оценку малого или среднего предприятия потребуется от 1 часа до 5-ти часов;
• оценка архива крупного предприятия потребует значительно больших временных и человеческих ресурсов:  в зависимости от масштаба и целей проекта аудит может занять до 3-х рабочих дней;
• для проведения экспресс-аудита достаточно будет присутствие любого из следующих специалистов: главный бухгалтер или финансовый директор, начальник отдела кадров, специалист службы безопасности, архивист или делопроизводитель, административный директор.

Специалисты «Делис Архив» готовы поделиться профессиональными знаниями и передать успешные технологии

• мы не навязываем свои услуги, оставляя выбор за вами;
• не станем скрывать от вас реального положения дел в корпоративном архиве;
• ориентированы на бизнес-результат.

Основная задача обследования – подготовка рекомендаций по усовершенствованию и оптимизации существующих бизнес-процессов в области хранения и использования документов.

Типовой отчет по результатам экспресс-аудита содержит следующую информацию:

• общий объём архивных единиц (документов, дел);
• количество формируемых архивных единиц в год;
• основные группы документов и процессы их формирования, движения, учета и хранения;
• приблизительный объем документов к уничтожению;
• оценка текущего состояния документов;
• оценка условий хранения документов;
• заключение по выявленным рискам и нарушениям;
• пути оптимизации корпоративного архива;
• перечень законодательных и нормативных актов регламентирующих порядок формирования, ведения и использования документов организаций в РФ.

«Делис Архив» имеет большой опыт в оформлении и передаче дел на хранение в государственные архивы. Успешно выполненные нами проекты позволяют быстро, качественно и безопасно осуществить передачу документов по личному составу и основной деятельности организации на хранение в государственные и муниципальные архивы в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Документы по личному составу всех организаций передаются на государственное хранение в случае ликвидации (добровольной или по решению суда), если нет правопреемника или вышестоящей организации.

Документы по основной деятельности в обязательном порядке передают на государственное хранение организации, являющиеся источниками комплектования архивного фонда РФ. Организации, не относящиеся к источникам комплектования, могут передать документы по основной деятельности после ликвидации на основании договора с государственным архивом.

Документы передаются на хранение в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным архивом. Упорядочение документов производится силами организации или за ее счет с привлечением сторонних специалистов.

Подготовка документов к передаче в государственный архив производится в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных Приказом № 526 от 31 марта 2015 г. Министерством культуры РФ.

Этапы подготовки документов

Этап 1. Экспертиза ценности документов

Цель экспертизы – отбор документов, подлежащих хранению. Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра дел. Процессом проведения экспертизы ценности занимаются архивисты компании «Делис Архив».

Этап 2. Формирование дел для передачи на государственное хранение

После проведения экспертизы ценности документы, отобранные на хранение, формируются в дела в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Этап 3. Оформление дел

После того как дела сформированы, необходимо их оформить. Оформление дел включает в себя:

• нумерацию листов;
• составление внутренних описей;
• подшивку или переплет дел;
• оформление обложки;
• оформление листа заверителя.

Этап 4. Составление описи дел и научно-справочного аппарата к ней

После завершения формирования и оформления дел необходимо составить опись дел и предисловие к ней, а также историческую справку к фонду, в которой будет отражена история организации.

После прохождения всех этапов подготовки документов необходимо подать заявление и документы, подтверждающие факт ликвидации в муниципальный или государственный архив.

Компания «Делис Архив» оформит и передаст дела на архивное хранение в государственные органы с составлением акта о приеме-передаче дел.