Архивная обработка документов

Удобная и прозрачная работа с документами любого предприятия

Услуги по архивной обработке документов – зачем нужны?

Архивная обработка документов – это решение, обеспечивающее удобную и прозрачную работу с документами любого предприятия, которое позволит вам:

Обеспечить сохранность особо ценных документов
Вести учет документов в соответствии с требованиями архивного законодательства РФ
Систематизировать архив и осуществлять быстрый поиск нужной информации
Своевременно уничтожать документы с истекшими сроками хранения
Уменьшить объем хранимой документации
Подготовить документы по личному составу к передаче в госархив

Предварительная стоимость на услуги архивной обработки


Наименование услуги Единица услуги Ориентировочная стоимость в руб. без НДС.*
Комплексная систематизация дел

Дело

от 35 рублей

Проведение полистной экспертизы ценности дел

Дело

от 110 рублей

Научно-техническая обработка документов с постоянными и долговременными сроками хранения по правилам Росархива

Дело

от 180 рублей

Составление описи

Дело

от 42 рублей

Оформление дел по архивным правилам

Дело

от 70 рублей

Составление предисловия к описи

Предисловие

от 1500 рублей

Составление исторической справки

Справка

от 3500 рублей

Отбор дел на уничтожение с истекшими сроками хранения

Дело

от 50 рублей

Конфиденциальное уничтожение документов на шредере, с учетом погрузочных работ и предоставления автотранспорта

Комплекс

от 4000 рублей

Переплетные работы по архивным правилам

Дело до 4см.

от 170 рублей

*Опубликованные цены не являются публичной офертой. Полный перечень видов услуг и их финальную стоимость уточняйте у менеджеров.
*Итоговая стоимость и состав услуг у каждого Заказчика могут быть индивидуальными и зависят от объема документов, состава сервисов, места обработки документов, срочности оказания услуг.

На все работы предоставляется бессрочная гарантия "Делис Архив".




Услуги по архивной обработке документов - полный комплекс

Подготовительные работы

Оценка типов и объёмов документов, подлежащих упорядочению, подготовка заключения с указанием перечня необходимых работ и определения их стоимости.

Экспресс-аудит корпоративного архива

Анализ на соответствие состояния архива требованиям законодательства, оценка общего объёма хранимой документации с разбивкой по классификации, срокам хранения и объемов документов, подлежащих уничтожению.

Систематизация документооборота

Разработка и внедрение новых регламентов, номенклатур дел, положений, инструкций и регламентов в области формирования, хранения и использования документов.

Комплексная архивная обработка документов

Комплексная архивная обработка документов по личному составу и документов по основной деятельности предприятия в соответствии с требованиями законодательства и архивных органов.

Отбор документов на уничтожение

Экспертиза ценности документов, отбор документов на уничтожение с истекшими сроками хранения с составлением акта установленного образца.

Переплетные работы

Систематизация, подготовка и переплет документов в архиве.

Внедрение автоматизированных систем учета

Внедрение эффективных автоматизированных систем учета наличия и передвижения документов.

Передача документов на государственное хранение

Подготовка и передача документов на государственное хранение с предоставлением акта приема-передачи дел.

Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации
На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия
Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение

Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами
  • Наши преимущества

1 / 3
Конфиденциальность и безопасность
  • Сохранность важной документации
  • Современные системы безопасности и контроля доступа
  • Своевременное уничтожение документов
безопасность хранения документов
2 / 3
Современные центры хранения
  • Современные архивохранилища класса «А»
  • Обеспечение внутреннего климатического режима
  • Современная система учета документов
Современные центры хранения документов
3 / 3
Сокращение затрат
  • Повышение эффективности персонала клиентов
  • Оптимизация расходов на хранение и обслуживание документов
  • Уменьшение общего объема подлежащих хранению документов
Сокращение затрат хранения документов
Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации
На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия
Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO

Реализованные проекты

Архивная обработка документов

Архивная обработка документов (архивация) — комплекс мер для упорядочения и систематизации документов, сформированных в процессе деятельности компании. Обязательность процедуры для организаций закреплена на законодательном уровне. Но она ещё и полезна с практической точки зрения, поскольку помогает навести порядок в делах организации.

Архивация— трудоёмкий процесс, требующий знаний законодательства, действующих правил и особенностей процесса. Поэтому доверить её лучше профессионалам, имеющим профильное образование и большой опыт в архивном деле.

Оглавление

  1. Почему необходима архивная обработка и что входит в услугу
  2. Этапы архивации документов
  3. Преимущества архивной обработки в «Делис Архив»

Почему необходима архивная обработка и что входит в услугу 

Процесс архивной обработки документов регламентирован ФЗ № 125 от 22.10.2004 года и соответствующими Правилами. Типовым Перечнем и другими правовыми актами утверждены допустимые сроки хранения документов. Например, бухгалтерская и налоговая отчётности хранятся не менее 5 лет. Для данных по личному составу этот период может достигать и 75 лет.

Помимо соблюдения законодательных норм, архивация решает и многие другие задачи: обеспечивает порядок в офисе, упрощает учёт, документооборот, облегчает поиск информации.

Услуги по архивной обработке могут включать следующие виды работ:

  • Архивация. Выполняется для систематизации дел и приведения их в соответствие с законодательными нормами. Исполнители-архивисты классифицируют документы по категориям (бухгалтерские, кадровые, управленческие), определяют сроки хранения. Архивация защищает заказчика от утраты информации и штрафов и позволяет подготовить материалы к передаче в Госархив.

  • Депозитарное архивное хранение. Клиенты получают возможность освободить офисные помещения от многочисленных бумаг, передав данную функцию профессиональной организации. 

  • Оцифровка. Оказание услуги предполагает перевод документов из бумажной формы в электронный вид. Многим организациям  удобнее пользоваться электронными версиями документов, поскольку это упрощает поиск и классификацию сведений.

  • Систематизация. Включает меры по обработке и организации хранения документации на всех видах носителей с привязкой к месту хранения .

  • Архивный переплёт. Услуга улучшает сохранность документации, способствует экономии места.

  • Экспресс-аудит корпоративного архива. Проводится анализ состояния архива, его соответствия требованиям законодательства с подготовкой перечня рекомендаций. 

  • Отбор и уничтожение документации. Утилизация проводится после окончания срока хранения бумаг, установленного законом, на основании подготовленного архивистами акта. Списанные бумаги уничтожаются в шредере, информация заносится в соответствующий акт.

  • Подготовка и передача документов на государственное хранение. Заказчику предоставляется акт приёма-передачи дел.

Этапы архивации документов

Процесс архивации включает следующие этапы:

  • Экспертиза ценности. Этап подготовки предполагает анализ содержания документов, их особенностей, определение срока хранения. Документы классифицируют на категории: учредительные (устав, приказы), финансово-хозяйственные (первичка, коммерческие договоры, чеки, регистры, отчёты), кадровые (приказы, личные дела, контракты с работниками, сведения о зарплате). На этом этапе выявляют недостающую документацию, подлежащую восстановлению.

  • Систематизирование и оформление дел. Исполнители формируют из отсортированных документов дела, выполняют переплёт, нумеруют листы, составляют опись, ставят архивный штамп, подшивают лист заверительной надписи. На документы постоянного и долгосрочного хранения составляются отдельные описи.

  • Сканирование, оцифровка дел, анкет, чертежей, документов большого формата. Структурирование цифровых носителей информации.

  • Составление акта и уничтожение бумаг с истекшим сроком хранения.

  • Передача документов в частные и государственные архивы.

  • Депозитарное хранение в электронном и бумажном форматах или организация архива на территории компании.

Преимущества архивной обработки в «Делис Архив» 

Компания «Делис Архив» более 20 лет оказывает полный спектр архивных услуг для отечественных и зарубежных компаний.

Преимущества сотрудничества с нами:

  • Оказание услуг сотрудниками с профильным образованием в сфере делопроизводства, историко-архивного дела и большим опытом работы, включая проекты федерального масштаба. Наши специалисты являются экспертами в профильных рабочих группах, оказывают консультационные услуги.

  • Наличие собственных хранилищ, полностью оборудованных для обработки и размещения деловой документации, в том числе особо ценной.

  • Обслуживание с учётом особенностей организации-заказчика, строгая конфиденциальность процессов.

  • Бессрочная гарантия на оказываемые услуги.

  • Приемлемые цены. Стоимость архивирования документов у специализированных организаций зачастую меньше расходов на привлечение к процессу собственных сотрудников.

Сколько стоят наши услуги, зависит от конкретного проекта и определяется индивидуально. Формирование стоимости осуществляется после оценки архива клиента и обсуждения поставленной задачи.

Если ваша организация нуждается в архивной обработке документов, оставьте заявку или закажите звонок на нашем сайте — мы обсудим детали сотрудничества и предложим лучшее для вас решение.


8 800 707 87 00Работаем по всей России