Справочник

Наступает время, когда организации необходимо избавиться от старых бумаг, у которых истек срок хранения или они были испорчены. Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения?

Электронный архив представляет собой систему для хранения документов в электронном виде. Понятие электронного архива появилось не так давно, а сама технология электронного архивирования уже успела зарекомендовать себя как быстрый, доступный и надежный способ хранения документов в удобном для потребителя формате.

Сканирование документов – важный инструмент для оптимизации документооборота любой организации. Процедура сканирования помогает решить целый ряд проблем, которые могут возникнуть при работе с бумажными носителями.

Уничтожение конфиденциальных документов является необходимым процессом для любой организации. Основной критерий – это уничтожение без возможности восстановления, поэтому очень важно подойти к этой процедуре максимально ответственно.

Хранение и учет архивных документов для каждой организации является привычной и постоянной работой. Большая часть документов ежедневно проходит через несколько структурных подразделений организации и потом уходит в архивное хранение.

Значительную часть документооборота организации составляют бухгалтерские документы. Если в ходе проверок будет выявлено, что нарушались условия их хранения или уничтожения, сотрудники бухгалтерии могут нести ответственность (гражданско-правовую, административную или уголовную). Поэтому необходимо точно знать, как правильно хранить бухгалтерские документы.

Хранение и ведение кадровой документации в организации является очень серьезным и важным процессом. Не только потому, что при проверке кадровые документы первыми проверяются государственными органами, но и еще потому, что в этих документах находится вся информация о взаимоотношениях между работником и организацией.

Экспертная комиссия – это специально сформированный совещательный орган, который организовывает и проводит оценку ценности документа.  

Электронным архивом пользуется все больше компаний, остальные же либо не знают обо всех его достоинствах, либо не понимают, как им пользоваться. Преимущества электронного архива очевидны, а вот с его созданием и ведением могут возникнуть вопросы. Для того чтобы ответить на них, необходимо вспомнить, что такое электронный архив.

Документооборот в компании постоянно функционирует на протяжении всей жизнедеятельности организации. Наступает время, когда появляются документы, срок хранения которых истек. Предприятие имеет право самостоятельно провести утилизацию документов или обратиться к атсуорсинговым компаниям. Тот или иной способ предполагает процедуру по выбору документов к уничтожению. Правильно выполненный шаг по определению нужных документов будет способствовать оптимизации документооборота и развитию всей компании в целом.