Передача документов в архив при ликвидации
Процесс ликвидации организации всегда сопряжён с большой нагрузкой. Помимо текущей отчётности, компания обязана опубликовать соответствующие сведения в официальном издании, уведомить контрагентов, окончательно рассчитаться с персоналом и предоставить ликвидационный баланс налоговому органу. Передача документов в архив в упорядоченном состоянии также вменена в обязанность ликвидатору, но полномочия по архивации вы вправе делегировать специализированной организации.
Оглавление
- Классификация документов для архивирования
- Порядок передачи документов в государственный архив
- Рекомендации при выборе посредника-архивиста
Классификация документов для архивирования
Завершению ликвидационной процедуры с последующим исключением из регистрационного реестра сопутствует сдача в архив комплекта документации. Согласно п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», при ликвидации коммерческих компаний и госучреждений необходимо архивировать документы, классифицируемые на три группы. Рассмотрим каждую из них подробнее.
По основной деятельности
Такие документы подлежат постоянному хранению для организаций с государственным участием. Для остальных компаний срок может иным, он регламентируется архивным законодательством РФ.
Например, в эту группу входят:
-
Приказы по основной деятельности и журналы их регистрации.
-
Решения о создании обособленных структурных подразделений, филиалов и представительств.
-
Различные виды годовой отчетности.
-
Штатные расписания и т.д.
По личному составу
Документы по личному составу подлежат хранению в течение 75 лет, созданные с 2003 года — 50 лет.
В группу входит документация, подтверждающая трудовые правоотношения между сотрудником и работодателем:
-
Приказы и распоряжения о кадровых перестановках, включая приём, увольнение, перемещение по служебной лестнице, сведения о замещении, внутреннем совместительстве и совмещении профессий.
-
Информация о начисляемых выплатах по фонду оплаты труда, отражаемая в личных карточках сотрудников и расчётно-платёжных ведомостях.
-
Личные дела.
-
Карточки Т-2 и т.д.
Текущие
В группу входят документы с ограниченным сроком хранения — от 1 до 10 лет, который не истёк на момент ликвидации.
Среди них:
-
Квартальная финансовая, статистическая и налоговая отчётности.
-
Первичная документация — накладные, акты выполненных работ, авансовые отчёты, кассовые ордера, счета-фактуры.
-
Иные материалы по деятельности юридического лица.
При ликвидации по инициативе налогоплательщика ликвидатор обязан передать документы по кадровому учёту и начислению зарплаты в государственный или муниципальный архив на основании заключённого договора. Если компания ликвидируется по причине банкротства, то обязанность по архивации возлагается на конкурсного управляющего (п. 2 ст. 129 регулирующего несостоятельность закона № 127-ФЗ).
Порядок передачи документов в государственный архив
Процесс подготовки документов к архивации при ликвидации компании подразумевает определённый порядок. Он включает следующие этапы:
-
Экспертиза ценности. Проводится анализ содержания документов, их особенностей, сроков хранения. При упорядочении также важно выявить недостающие документы и осуществить комплекс мер по их восстановлению.
-
Комплексное упорядочение и оформление дел. Архивные правила требуют соответствующей обработки документов перед подачей — соблюдения хронологического порядка формирования томов, нумерации листов, оформления обложки и переплёта, составления сопроводительного реестра и сопутствующих документов.
-
Заключение договора с архивом. Перед сдачей документации нужно оплатить госпошлину за каждое дело, размер которой установлен принимающим архивом в конкретном регионе РФ.
-
Готовность документации к сдаче проверяется назначенным куратором, который контролирует корректность оформления согласно установленным правилам.
-
Привлечение экспертов. После получения положительного заключения куратора к делу подключается эксперт госархива для подтверждения или опровержения сделанных выводов по итогам выборочной проверки. Для окончательного решения по готовности принять материалы на государственное хранение назначается экспертная комиссия.
-
Принятие дел архивом. Приёму предшествует одобрение экспертной комиссии и подписание научно-справочного аппарата к фонду. Факт приёма-передачи фиксируется двусторонним актом.
Отметим, что передача в государственный архив документов, связанных со страховым стажем и начислением зарплаты персоналу, — не право, а обязанность лиц, принявших решение о ликвидации организации. Это связано с назначением и возможностью перерасчёта пенсий при корректировках пенсионного законодательства. Источником финансирования выступают активы компании, а при недостаточности — личное имущество учредителей (п. 2 ст. 62 ГК РФ). Игнорирование требования влечёт наложение штрафов в размере, зависящем от организационно-правовой формы собственности ликвидируемой компании (ст. 13.25 КоАП РФ) — до 300 тысяч рублей.
Рекомендации при выборе посредника-архивиста
Чтобы снизить нагрузку в ходе ликвидационного процесса, воспользуйтесь услугами специализированной организации-архивиста. При выборе внешнего исполнителя отдавайте предпочтение компаниям, соответствующим следующим критериям:
-
Наличие большого опыт в архивном деле и взаимодействия с государственными архивами разных уровней.
-
Применение комплексного подхода, который предполагает архивацию под ключ — от систематизации и обработки до приёма архивным фондом с вручением передаточного акта и отчёта.
-
Наличие собственных архивных площадей для архивирования и хранения документов временного срока хранения с последующим их уничтожением.
-
Опыт представления интересов клиента перед кураторами, экспертами и комиссиями при возникновении спорных моментов на каждом этапе процедуры.
-
Опыт сокращения затрат организации за счет оптимизации процесса.
ООО «Делис Архив» более 20 лет оказывает полный спектр архивных услуг, гарантирует комплексную обработку документов с передачей в госархив. Мы помогаем клиентам экономить ресурсы, предлагаем эффективные подходы к управлению документами.
Наша компания работает по всей России и имеет собственные архивные хранилища в ряде регионов. Переложив бумажную и административную работу на нас, вы сможете сократить затраты связанные с процедурой ликвидации.
Оставьте заявку или закажите звонок на
нашем сайте — и мы обсудим детали сотрудничества.
Все благодарности
Смотреть отзывы
