Сдача документов в архив при ликвидации

Оглавление

1. Классификация документов для архивирования
   
2. Порядок передачи документов в государственный архив
   
3. Рекомендации при выборе посредника-архивиста
   

Классификация документов для архивирования 

Завершению ликвидационной процедуры с последующим исключением из регистрационного реестра сопутствует сдача в архив комплекта документации. Согласно п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», при ликвидации коммерческих компаний и госучреждений необходимо архивировать документы, классифицируемые на три группы. Рассмотрим каждую из них подробнее.

По основной деятельности

Такие документы подлежат постоянному хранению для организаций с государственным участием. Для остальных компаний срок может иным, он регламентируется архивным законодательством РФ.

Например, в эту группу входят:

• - Приказы по основной деятельности и журналы их регистрации.
  - Решения о создании обособленных структурных подразделений, филиалов и представительств.
  - Различные виды годовой отчетности.
  - Штатные расписания и т.д.

По личному составу

Документы по личному составу подлежат хранению в течение 75 лет, созданные с 2003 года — 50 лет.

В группу входит документация, подтверждающая трудовые правоотношения между сотрудником и работодателем:

• - Трудовые договоры и дополнительные соглашения.
  - Приказы и распоряжения о кадровых перестановках, включая приём, увольнение, перемещение по служебной лестнице, сведения о замещении, внутреннем совместительстве и совмещении профессий.
  - Информация о начисляемых выплатах по фонду оплаты труда, отражаемая в личных карточках сотрудников и расчётно-платёжных ведомостях.
  - Личные дела.
  - Карточки Т-2 и т.д.

Текущие

В группу входят документы с ограниченным сроком хранения — от 1 до 10 лет, который не истёк на момент ликвидации.

Среди них:

• - Квартальная финансовая, статистическая и налоговая отчётности.
  - Первичная документация — накладные, акты выполненных работ, авансовые отчёты, кассовые ордера, счета-фактуры.
  - Иные материалы по деятельности юридического лица. 

При ликвидации по инициативе налогоплательщика ликвидатор обязан передать документы по кадровому учёту и начислению зарплаты в государственный или муниципальный архив на основании заключённого договора. Если компания ликвидируется по причине банкротства, то обязанность по архивации возлагается на конкурсного управляющего (п. 2 ст. 129 регулирующего несостоятельность закона № 127-ФЗ).

Порядок передачи документов в государственный архив

Процесс подготовки документов к архивации при ликвидации компании подразумевает определённый порядок. Он включает следующие этапы:

1. Экспертиза ценности. Проводится анализ содержания документов, их особенностей, сроков хранения. При упорядочении также важно выявить недостающие документы и осуществить комплекс мер по их восстановлению.

2. Комплексное упорядочение и оформление дел. Архивные правила требуют соответствующей обработки документов перед подачей — соблюдения хронологического порядка формирования томов, нумерации листов, оформления обложки и переплёта, составления сопроводительного реестра и сопутствующих документов. 

3. Заключение договора с архивом. Перед сдачей документации нужно оплатить госпошлину за каждое дело, размер которой установлен принимающим архивом в конкретном регионе РФ.

4. Готовность документации к сдаче проверяется назначенным куратором, который контролирует корректность оформления согласно установленным правилам.

5. Привлечение экспертов. После получения положительного заключения куратора к делу подключается эксперт госархива для подтверждения или опровержения сделанных выводов по итогам выборочной проверки. Для окончательного решения по готовности принять материалы на государственное хранение назначается экспертная комиссия.

6. Принятие дел архивом. Приёму предшествует одобрение экспертной комиссии и подписание научно-справочного аппарата к фонду. Факт приёма-передачи фиксируется двусторонним актом.

Отметим, что передача в государственный архив документов, связанных со страховым стажем и начислением зарплаты персоналу, — не право, а обязанность лиц, принявших решение о ликвидации организации. Это связано с назначением и возможностью перерасчёта пенсий при корректировках пенсионного законодательства. Источником финансирования выступают активы компании, а при недостаточности — личное имущество учредителей (п. 2 ст. 62 ГК РФ). Игнорирование требования влечёт наложение штрафов в размере, зависящем от организационно-правовой формы собственности ликвидируемой компании (ст. 13.25 КоАП РФ) — до 300 тысяч рублей.

Рекомендации при выборе посредника-архивиста

Чтобы снизить нагрузку в ходе ликвидационного процесса, воспользуйтесь услугами специализированной организации-архивиста. При выборе внешнего исполнителя отдавайте предпочтение компаниям, соответствующим следующим критериям:

• - Наличие большого опыт в архивном деле и взаимодействия с государственными архивами разных уровней.
  - Применение комплексного подхода, который предполагает архивацию под ключ — от систематизации и обработки до приёма архивным фондом с вручением передаточного акта и отчёта.
  - Наличие собственных архивных площадей для архивирования  и хранения документов временного срока хранения с последующим их уничтожением.
  - Опыт представления интересов клиента перед кураторами, экспертами и комиссиями при возникновении спорных моментов на каждом этапе процедуры.
  - Опыт сокращения затрат организации за счет оптимизации процесса.

ООО «Делис Архив» более 20 лет оказывает полный спектр архивных услуг, гарантирует комплексную обработку документов с передачей в госархив. Мы помогаем клиентам экономить ресурсы, предлагаем эффективные подходы к управлению документами.

Наша компания работает по всей России и имеет собственные архивные хранилища в ряде регионов. Переложив бумажную и административную работу на нас, вы сможете сократить затраты связанные с процедурой ликвидации.