Депозитарное хранение документов

Оглавление

1. Хранение архивов в депозитарии
   
2. Условия предоставления услуги депозитарного хранения
   

Хранение архивов в депозитарии

Законодательство Российской Федерации обязывает собственников деловой документации сохранять некоторые её виды в течение определённого периода. Например, первичные документы должны быть доступны для проверки фискальными органами в течение 5 лет, а кадровые при особых условиях — 75 лет.

Депозитарное хранение архивных документов — услуга, позволяющая передать функцию по учёту и хранению документации любого юридического лица в специализированную архивную компанию. Депозитарное хранение документов имеет ряд преимуществ:

• - Снижение расходов на содержание собственного архива, включая аренду помещения, оборудование, персонал, материалы и т. д.
  - Освобождение пространства в офисе для более эффективного использования.
  - Предотвращение рисков утраты важной документации из-за халатности работников, пожара, потопа и других причин порчи.
  - Упрощение работы с документами благодаря профессиональной систематизации, инвентаризации и каталогизации.
  - Оперативный доступ к информационным носителям по запросу.
  - Широкий состав дополнительных услуг (контроль сроков хранения, подбор, доставка, оцифровка, уничтожение).
  - Соблюдение нормативных требований по хранению документов, в том числе архивных.

На депозитарное хранение можно передать как бумажные, так и электронные носители информации. В зависимости от типа и ценности они размещаются в специальных хранилищах, оборудованных современными системами охраны, пожаротушения, климат-контроля и т. д.

Условия предоставления услуги депозитарного хранения

Сдача деловых  бумаг в депозитарный архив на хранение осуществляется в рамках договора. В договоре указываются права и обязанности сторон, порядок хранения, доступа, возврата и уничтожения, ответственность за нарушение договора и т. д.

Перед отправкой документации следует оценить объём, ценность передаваемых носителей информации, согласовать с архивным депозитарием стоимость хранения и иных услуг. 

До заключения договора на депозитарное хранение документов необходимо установить перечень документов, планируемых к передаче во внешний архив, а также определить срок, в течение которого их необходимо хранить. При необходимости нужно определить, какие бумажные оригиналы лучше отсканировать для создания электронного архива.

Порядок передачи документов на депозитарное хранение:

• 1. Дела или папки маркируются штрих-кодом, заносятся в опись и упаковываются в специальные архивные коробки. Далее короба доставляются  в хранилище. Эти работы можно выполнить своими силами или доверить специалистам архивной компании. 

• 2. Организация, предоставляющая услугу депозитарного хранения, принимает документы на учёт и размещает в соответствующих ячейках или полках в хранилище. При необходимости производит оцифровку, если это предусмотрено договором.

• 3. Стороны договора подписывают акт приёма-передачи, в котором фиксируется факт передачи документов на хранение и их состояние.

Клиент может получить доступ к собственным архивам по запросу в любое время. Для этого нужно заполнить заказ указав штрих-код необходимого к выдаче/доставке короба или дела, дату и тип получения (доставка или самовывоз). 

Компания «Делис Архив» предоставляет услуги по депозитарному хранению, архивной обработке и управлению документацией государственным и коммерческим организациям. Мы также проводим оцифровку бумажных носителей информации и создаём электронные архивы. Закажите обратный звонок и получите бесплатную консультацию и предварительный расчёт стоимости депозитарного хранения и других услуг.

Предлагаем пробный период — если за первые  3 месяца обслуживания вы не получите желаемый результат, то мы возместим все ваши затраты на услуги хранения за этот период и бесплатно доставим ваши архивные документы в офис по любому адресу в Москве.

Чтобы уточнить цены на услуги и оставить заявку, заполните форму на сайте или свяжитесь с нами по телефону — и мы расскажем обо всех возможных вариантах сотрудничества.