Депозитарное хранение документов
Депозитарное хранение архивных документов в «Делис Архив» - качественный сервис на выгодных условиях:
Попробуйте наши услуги ничем не рискуя!
Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение
Экономить с нами легко
Узнайте за 2 минуты, как сэкономить на работе с документами в 2 раза:
Архивное хранение документов и дел в Москве и Санкт-Петербурге. Услуги хранения документов.
1:59
Этот ролик посмотрели 54 300 раз!
Все благодарности
Смотреть отзывы
Если вам не понравятся услуги, вернем деньги!
Если в течение первых 3 месяцев с даты подписания договора хранения мы не оправдали ваши ожидания, мы за свой счет вернем документы по любому адресу в г. Москва, а также все деньги, которые были потрачены вами в счет оплаты услуг за хранение архивных коробов.
Депозитарное хранение документов
Большинство
компаний с интенсивным документооборотом сталкивается с проблемой организации хранения документации и необходимостью создания архива. Несмотря на это, немногие из них имеют возможность выделить и оснастить всем необходимым собственное архивное помещение, а также привлечь в штат архивариуса. Поэтому в качестве альтернативы собственного помещения организации активно передают свои документы на депозитарное хранение в «Делис Архив».
Согласно закону № 125 от 1 октября 2004 г., депозитарное хранение архивных документов – это обеспечение внеофисного хранения документации в архивах специализирующихся на этом компаний, в государственных архивах, а также в библиотеках и музеях на основе заключенного договора между организацией и исполнителем с сохранением всех прав собственника на хранимый документ и возможностью распоряжаться им на свое усмотрение.
Оглавление
Особенности
Организация-собственник, заключив с компанией-исполнителем договор, передает последней предварительно отсортированные и подшитые в дела документы (отбор, сортировку и подшивку при необходимости также можно возложить на исполнителя) в бумажном и/или цифровом формате. Принимающая сторона, в свою очередь, обязуется хранить материалы в соответствии со всеми требованиями законодательства и рекомендациями Росархива.
Все переданные материалы маркируются штрихкодом, размещаются в архивные короба, ячейки или выделенные хранилища.
Опись документов, наименование организации, сроки хранения, даты поступления, место расположения в архиве заносятся в специализированный программный комплекс. При этом короба обезличены для максимальной безопасности от несанкционированного доступа.
Заказчик вправе запросить любой из архивных документов. Для этого необходимо оформить заявку с печатью организации на имя исполнителя, где требуется также уточнить, на какой срок принимается документация.
Доступ к материалам может предоставляться только тем должностным лицам, личности которых согласованы между передающей и принимающей стороной. Факт приемки и передачи материалов в архив отображается в соответствующем бланке или акте.
Требуемые технические условия
В архивных хранилищах должны поддерживаться температурный режим и влажность, при которых бумажные материалы могут сохраняться долгий срок без разрушения. Необходима изоляция от ультрафиолетовых лучей, которые также негативно влияют на целостность бумажных носителей.
Периодически требуется проведение профилактических мероприятий для предотвращения появления грибка и плесени.
Помещение должно соответствовать всем нормам пожарной безопасности.
В архиве должны быть установлены сигнализация и посты охраны. Уборка помещений может производиться только под наблюдением работников охраны или ответственных должностных лиц.
Преимущества депозитарного хранения в архиве «Делис Архив»
Депозитарное
хранение архивных документов можно назвать отличной альтернативой организации архива собственными силами. «Делис Архив» обеспечит полную сохранность переданной документации в соответствии со всеми нормами законодательства при оперативном доступе к ним по заявке клиента. Также обеспечивается и доставка затребованных заказчиком материалов. Стоимость приемки и хранения документов в «Делис Архив» зачастую меньше текущих расходов организаций на самостоятельную организацию и содержание архива, а также поддержание штата собственных специалистов. Это приведет к высвобождению средств, которые могут быть направлены клиентами на развитие бизнеса или модернизацию производства. То есть наблюдается прямая выгода. Особенным аспектом являются оперативность и отсутствие путаницы. Документация в архив поступает после тщательной сортировки с изъятием материалов, требующих уничтожения (дубликаты, копии и т. п.).
Каждый документ зафиксирован в описи и электронном списке, по которым он оперативно может быть найден в архиве. Запрошенный материал заказчик получает либо в день заявки, либо на следующий день после ее подачи. Скан-копии предоставляются в тот же день по защищенным каналам связи. Чаще всего в попытках самостоятельной организации процесса хранения документов организации не могут достичь желаемых результатов, а просто впустую расходуют бюджет. В результате чего депозитарное хранение архивных документов предстает в весьма выгодном свете. Архивные работники аутсорсинговой компании оперативно проводят экспертизу хранимых материалов на соответствие срокам хранения согласно требованиям законодательства и в случае их истечения производят уничтожение документов с составлением всех необходимых актов.
Почему стоит доверить депозитарное хранение ваших документов «Делис Архив»?
«Делис Архив» является одной из самых крупных и опытных на территории России. Миллиарды единиц хранимой документации, лучшие архивные помещения, соответствующие всем нормам, профессиональные работники и тысячи довольных клиентов стали важным положительным фактором выбора «Делис Архив» как надежного исполнителя. Качество работы наших специалистов, стоимость услуг и условия хранения вас приятно удивят!
