Архивное хранение документов
22 октября 2004 года был принят закон «Об архивном деле в Российской Федерации», согласно которому хранение документов в архиве должно осуществляться на территории юридического лица, а также носители информации могут быть переданы для размещения на внеофисное хранение в профильные организации, оказывающие услуги в области архивного дела.
С момента основания любого предприятия у него накапливаются большие объемы документов разной важности и срока хранения (до 75 лет). Правильная организация хранения документов в архиве значительно упростит работу фирмы и освободит ее сотрудников от ненужной информации и действий.
Виды и порядок хранения документов в архиве
Документы имеют не только срок хранения, но и вид хранения в зависимости от их жизненного цикла и назначения:
- Хранение носителей информации, не законченных текущим делопроизводством – данные хранятся на рабочих местах персонала, и происходит их пополнение новыми материалами по мере поступления.
- По окончанию календарного года большинство файлов переходят в статус «оконченные делопроизводством», после чего они могут быть переданы в собственное хранилище организации или внешнему поставщику услуг вне офисного хранения.
Хранение документов в архиве — достаточно серьёзное и ответственное дело. Это не просто «собрать бумагу в коробку или папку и убрать на дальнюю полку». К каждой группе подлежащих размещению документов обязательно составляется опись, и присваивается уникальный идентификатор и/или архивный номер. Помещение для хранения должно быть безопасным, обязательно должен быть назначен ответственный сотрудник, контролирующий срок и условия хранения бумаг. Особо важные документы должны содержаться в металлических сейфах.
Требования к помещению архива
Организация хранения документов в архиве подразумевает не только порядок и систематизацию в папках и/или коробках, но и специальное помещение.
Требования по организации помещения хранения архива Москва:
- Безопасность — подразумевается не только защищенность от доступа посторонних лиц, но и защищенность от возгораний, избыточной влажности, перегрева и солнечных лучей;
- Хранение документов в архиве должно осуществляться в помещении, не содержащем коммуникации (трубы водоснабжения (канализации), электрические щитки, розетки и т.д.);
- Архив — это не склад старой мебели, покрышек и бытовых принадлежностей организации, он предназначен только для размещения документов и должен быть оснащен специальными стеллажами и оборудованием.
Также в регламенте хранение архива Москва прописывается расстояние между стеллажами и полками (1,2 и 0,75 м соответственно) и требования к освещенности архивного помещения, что подразумевает непопадание прямых солнечных лучей на размещенные в хранилище бумаги.
Если вы доверите хранение документов в Москве «Делис Архив», вы получите не только профессиональный подход к решению любой задачи, но современные архивные хранилища, достойные ваших секретов.
Все благодарности
Смотреть отзывы
