Систематизация архива

Оглавление

1. Зачем нужна систематизация документов
   
2. Как проходит процесс
   
3. Достоинства обращения в «Делис Архив»
   

Зачем нужна систематизация документов

Процедура необходима для:

• - приведения документов юридического лица в порядок;

• - проверки комплектности и полноты наличия дел;

• - составления описи;

• - внедрения системы контроля за перемещением и использованием документов;

• - оптимального использования помещений, требуемых для хранения архивных данных;

• - быстрого поиска любой архивной информации;

• - соблюдения внутренних регламентов и контроля исполнительской дисциплины. 

Систематизация необходима, когда грядет большая проверка или в архивных делах компании невозможно разобраться. Вместо того чтобы самостоятельно ломать голову над кипой старых бумаг, лучше доверить их упорядочение специалистам.

Как проходит процесс

Систематизация архивной документации выполняется в определенном порядке:

• 1. Первым делом необходимо разделить бумаги по срокам хранения и типам. Ценные документы и с длительными сроками хранения рекомендуется передать в архив организации или на внешнее хранение в «Делис Архив». Остальные типы дел можно оставить на территории организации в помещении с подходящими условиями.

• 2. Определяются признаки для систематизации. Рассматривается множество показателей: принадлежность к департаменту или отделу, виду, типу, дате создания, кто является контрагентом, автором и т.д.

• 3. Распределение документов. В случае работы с россыпью бумажные носители информации систематизируются и формируются в дела в соответствии с согласованными требованиями, составляется номенклатура.

• 4. Передача и размещение в архиве. Дела, подлежащие длительному хранению, передаются в архив.

Систематизированные документы должны располагаться в строгом порядке согласно описям. Папки размещаются на полках вертикально, чтобы можно было быстро и просто сориентироваться в большом объеме данных.

Достоинства обращения в «Делис Архив»

Систематизация архива – трудоемкая работа, требующая специальных знаний и большого количества времени. Наши специалисты профессионально выполнят сортировку в соответствии с действующим законодательством. Доверьте наведение порядка в архивной документации своей организации экспертам «Делис Архив».

Также мы предоставляем сопутствующие услуги: архивное хранение, оцифровку, аутсорсинг, экспертизу ценности, индексацию и многое другое. Для получения детальной информации свяжитесь с нами, используя контактные данные на сайте.